Приложение к Распоряжению от 24.05.2004 г № 179-Р Положение
Положение об управлении протокольно-организационной работы администрации города Самары
1.Общие положения
1.1.Управление протокольно-организационной работы (далее - Управление) является структурным подразделением администрации г. Самары.
1.2.В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Самарской области, Уставом города и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления г. Самары, а также настоящим Положением.
1.3.Положение об Управлении утверждается главой администрации г. Самары.
1.4.Общее руководство деятельностью Управления осуществляет заместитель главы администрации, курирующий данное направление.
1.5.Работники Управления являются муниципальными служащими, назначаются и освобождаются от должности главой администрации города.
2.Задачи Управления
Основными задачами Управления являются:
2.1.Документационное обеспечение деятельности администрации города.
2.2.Организация перспективного и текущего планирования работы администрации города и ее структурных подразделений.
2.3.Обеспечение взаимодействия заместителей главы администрации города, глав администраций районов, руководителей структурных подразделений, руководителя аппарата Самарской Городской Думы в целях реализации основных направлений деятельности, определенных Главой города, главой администрации города.
2.4.Координация деятельности и организация взаимодействия администраций районов, структурных подразделений администрации города и Самарской Городской Думы по вопросам организационного, информационного обеспечения, согласованию распорядительных документов.
2.5.Обеспечение установленного порядка подготовки, контроля и прохождения распорядительных документов в администрации города.
2.6.Обеспечение единой системы организации делопроизводства и документооборота, правил и порядка работы с документами.
2.7.Осуществление регистрации документов и проведение учетно-справочной работы, отправка документов адресатам.
2.8.Контроль за прохождением, сроками исполнения и оформлением документов, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов.
2.9.Организация контроля за исполнением поручений Главы города, главы администрации города, Самарской Городской Думы в соответствии с компетенцией Управления.
2.10.Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, копировально-множительных работ.
2.11.Анализ текущей деятельности администрации города и структурных подразделений по вопросам протокольно-организационной работы.
2.12.Содействие избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период подготовки и проведения на территории города референдумов и выборов всех уровней.
2.13.Организация взаимодействия с аппаратом Администрации Самарской области по решению вопросов совместной деятельности.
2.14.Изучение, обобщение и внедрение в практику работы передового отечественного и зарубежного опыта:
- организационного обеспечения деятельности администрации города;
- совершенствования технического обеспечения повышения эффективности работы с документами.
2.15.Иные задачи по обеспечению деятельности администрации города, возложенные на Управление в соответствии с действующим законодательством.
3.Функции Управления
Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
3.1 Документационное и организационное обеспечение деятельности администрации города:
3.1.1.Прием, учет, регистрация, отправка входящих и исходящих документов, первичная обработка распорядительных документов администрации города.
3.1.2.Подготовка, проведение лингвистической экспертизы, представление проектов распорядительных документов на согласование.
3.1.3.Регистрация, рассылка, формирование дел, текущее хранение, изготовление и выдача ксерокопий распорядительных и иных документов.
Регистрация и передача распорядительных документов в Комитет по управлению имуществом города Самары и Департамент строительства и архитектуры администрации города Самары в соответствии с компетенцией для дальнейшей рассылки заявителям.
(абзац введен Распоряжением Главы администрации города Самары от 19.09.2005 N 224-р)
3.1.4.Подготовка и сдача документов в архив по вопросам, входящим в компетенцию Управления.
3.1.5.Соблюдение правил прохождения и оформления документов.
3.1.6.Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных, копировально-множительных работ.
3.1.7.Составление сводной номенклатуры дел администрации города, определение номенклатуры дел по функциональным разделам.
3.1.8.Работа с уведомлениями от организаций и физических лиц о проведении митингов, пикетов, шествий, демонстраций и заявками на проведение культурно-массовых мероприятий на территории города.
3.1.9.Разработка предложений по совершенствованию организационной структуры администрации города и структурных подразделений.
3.1.10.Подготовка совещаний, проводимых Главой города, главой администрации города.
3.1.11.Протоколирование рабочих совещаний, проводимых Главой города, главой администрации города, заместителем главы администрации города по организационным вопросам.
3.1.12.Организация совещаний с главными специалистами (помощниками заместителей главы администрации) для решения оперативных вопросов.
3.1.13.Организация и проведение методических совещаний, семинаров с отделами организационной работы администраций районов, структурными подразделениями администрации города.
3.1.14.Обновление справочной базы данных праздничных дат, дней рождения и предоставление оперативной информации руководителям администрации города и структурных подразделений.
3.1.15.Изучение работы районных администраций по оформлению и контролю исполнения распорядительных документов, оказание практической помощи.
3.1.16.Обеспечение сохранности документов.
3.1.17.Оказание методической и консультационной помощи структурным подразделениям администрации города, администрациям районов по вопросам организации делопроизводства, повышения исполнительской дисциплины.
3.1.18.Осуществление ежемесячного мониторинга рассылки заявителям распорядительных документов Комитетом по управлению имуществом города Самары и Департаментом строительства и архитектуры администрации города Самары на основании ежемесячных отчетов указанных структурных подразделений администрации города.
(подпункт 3.1.18 введен Распоряжением Главы администрации города Самары от 19.09.2005 N 224-р)
3.2.Организационное обеспечение деятельности Коллегии, администрации города:
3.2.1.Составление планов работы Коллегии администрации города.
3.2.2.Подготовка материалов к заседаниям Коллегии.
3.2.3.Организация проведения заседаний Коллегии.
3.3.Организация перспективного ежемесячного и недельного планирования администрации города.
3.4.Контрольно-аналитические функции:
3.4.1.Контроль за выполнением задач, поставленных Главой города, главой администрации города на рабочих совещаниях, и подготовка соответствующей информации.
3.4.2.Контроль за исполнением администрацией города Постановлений Самарской Городской Думы.
3.4.3.Координация работы консультационных общественных советов при Главе города и подготовка соответствующей информации.
3.4.4.Контроль за выполнением решений Коллегии администрации города и подготовка соответствующей информации.
3.4.5.Организация и проведение плановых и текущих проверок деятельности отделов организационной работы администраций районов, структурных подразделений администрации города.
3.4.6.Организация контроля за исполнением текущих планов работы администраций районов и структурных подразделений администрации города.
3.4.7.Контроль за исполнением и прохождением проектов распорядительных документов.
3.4.8.Осуществление текущего контроля исполнения распорядительных документов структурных подразделений администрации города и администраций районов.
3.5.Содействие избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период подготовки и проведения на территории города референдумов, выборов всех уровней:
3.5.1.Организация деятельности рабочей группы содействия избирательным комиссиям.
3.5.2.Обеспечение выполнения всех избирательных действий, предусмотренных законодательством о выборах.
4.Обеспечение деятельности Управления
4.1.Управлению предоставляется право:
4.1.1.Запрашивать и получать в установленном порядке от должностных лиц учреждений, организаций материалы, необходимые для выполнения возложенных на Управление задач.
4.1.2.Созывать совещания с участием специалистов структурных подразделений администрации города, администраций районов для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию Управления.
4.1.3.Привлекать научные организации и специалистов к решению проблем, относящихся к ведению Управления.
4.1.4.Присутствовать на заседаниях Самарской Городской Думы, совещаниях, проводимых Главой города и главой администрации города и заседаниях Коллегии.
4.1.5.Пользоваться в установленном порядке банками данных структурных подразделений администрации города.
4.1.6.На основании Регламента администрации города требовать своевременного представления необходимых материалов к заседаниям Коллегии администрации города, совещаниям и другим мероприятиям, проводимым Главой города, главой администрации города и его заместителями, и возвращать исполнителям проекты распорядительных и иных документов, оформленные с нарушением установленного порядка, для доработки.
5.Руководитель Управления
5.1.Руководитель Управления назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города по представлению заместителя главы администрации города, курирующего данное направление.
5.2.Руководитель Управления:
5.2.1.Организует работу Управления, определяет обязанности начальников отделов, утверждает должностные инструкции работников Управления.
5.2.2.Осуществляет контроль за выполнением работниками Управления должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины.
5.2.3.Вносит заместителю главы администрации города представление о назначении и освобождении от должности работников Управления.
5.2.4.Вносит на согласование заместителю главы администрации города предложения о поощрении работников Управления и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.
5.2.5.Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.
5.2.6.Вносит на рассмотрение заместителя главы администрации города документы по вопросам, входящим в компетенцию Управления.
5.2.7.Обеспечивает работников Управления в установленном порядке и в полном объеме служебной информацией, необходимой для выполнения ими должностных обязанностей.
5.2.8.Вносит предложения по повышению квалификации работников Управления.
5.2.9.Несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Управление.
5.3.В отсутствие руководителя Управления его обязанности в соответствии с ходатайством руководителя Управления выполняет один из начальников отдела.
5.4.Штатное расписание Управления утверждается главой администрации города по представлению заместителя главы администрации города, курирующего данное направление.
5.5.Ликвидация и реорганизация Управления осуществляется по решению Главы города в порядке, установленном действующим законодательством.
Заместитель Главы
администрации города
В.И.ПАРХОМЕНКО