Приложение к Приказу от 21.01.2009 г № 4 Концепция
Концепция информатизации управления государственной архивной службы самарской области до 2015 года
Настоящая Концепция разработана в целях совершенствования работы в области информатизации архивных учреждений Самарской области и направлена на реализацию государственной политики в сфере информатизации архивной отрасли на территории Самарской области в соответствии с задачами модернизации государственного управления.
Развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий (далее - ИКТ) является глобальной тенденцией мирового развития. Применение ИКТ в архивной отрасли имеет большое значение для повышения качества жизни человека в современном обществе, эффективного функционирования архивов и качества оказываемых ими услуг.
Стратегической целью развития и использования информационных и коммуникационных технологий в государственных архивных учреждениях Самарской области является построение информационного пространства, представляющего собой:
глобальное пространство, в котором обмен информацией не будет иметь ни временных, ни пространственных, ни политических границ, где с помощью нужной обработки данных и поддержки знания будут приниматься более продуманные и обоснованные решения с целью улучшения качества жизни во всех ее аспектах;
пространство знания, в котором главным условием благополучия каждого человека становится знание, полученное благодаря беспрепятственному доступу к информации и умению с ней работать.
Развитие информационного архивного пространства обеспечит:
повышение качества и доступности государственных услуг, оказываемых населению;
адресное получение услуг;
сокращение времени на получение услуг и информации;
открытость архивных документов для человека;
повышение эффективности принимаемых управленческих решений и межведомственного взаимодействия;
осуществление мониторинга потребностей и удовлетворенности населения качеством услуг и деятельностью органов исполнительной власти и государственных архивных учреждений Самарской области.
Информатизация архивного дела в Самарской области направлена на развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования документов архивного фонда Самарской области и защиту его информационных ресурсов.
При разработке Концепции учитывались отраслевые научно-методические разработки, практический опыт отечественных архивных учреждений по работе с компьютерными технологиями, деятельность зарубежных архивов в сфере информатизации.
Концепция определяет основные цели и принципы работы управления государственной архивной службы Самарской области, государственных архивных учреждений, архивных отделов органов местного самоуправления в области информатизации, а также основные направления их деятельности в этой сфере. Ее разработка вызвана необходимостью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.
В настоящей Концепции используются следующие понятия:
база данных - объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и т.д.), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины;
владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных действующим законодательством;
государственная услуга - финансируемая за счет средств соответствующего бюджета и осуществляемая на безвозмездной (возмездной) основе деятельность уполномоченных органов исполнительной власти (органов местного самоуправления) и подведомственных им организаций, выражающаяся в совершении действий, влекущих возникновение, изменение или прекращение правоотношений либо возникновение документированной информации (документа) в целях реализации физическими и юридическими лицами своих прав (законных интересов) или исполнения возложенных на них обязанностей, предусмотренных действующим законодательством;
данные - отдельные факты, характеризующие объекты, процессы и явления предметной области, а также их свойства;
информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;
информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
информационная безопасность - состояние защищенности информационной среды общества, обеспечивающее ее формирование, использование и развитие в интересах граждан, организаций, государства;
информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) - комплекс методов, способов и средств, обеспечивающих создание, хранение, обработку, передачу, защиту и отображение информации, ориентированных на повышение эффективности и производительности труда;
информационное обеспечение - система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией;
информационные процессы - процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации;
информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);
информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;
консолидированная услуга - система государственных (государственных и муниципальных) услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам в Самарской области, нацеленная на совместное достижение общего социально значимого конечного результата путем интеграции деятельности и ресурсов органов исполнительной власти Самарской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций;
нормативная правовая база знаний - интегрирует в едином месте информацию о нормативных правовых документах федерального, регионального и муниципального уровней, в которой правовые акты имеют компьютерное представление в виде семантической сети, что позволяет человеку получать релевантную информацию, не обладая при этом специальными познаниями в области информационных технологий и юриспруденции;
пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к системам и средствам информационного обеспечения за необходимой ему фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующийся ею;
реестр консолидированных услуг - систематизированный перечень консолидированных услуг, оказываемых гражданам.
1.ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с регламентом деятельности управления государственной архивной службы Самарской области, утвержденным распоряжением Правительства Самарской области от 14.09.2005 N 156-р, на управление возложена функция проведения единой государственной политики в области организации учета, хранения, комплектования и использования архивных документов на территории Самарской области. Целью этой функции является реализация единой государственной политики в области организации и ведения архивного дела на территории Самарской области, направленной на сохранение, пополнение и использование архивного фонда, являющегося неотъемлемой частью историко-культурного наследия региона.
В соответствии с этим важнейшими задачами государственных архивных учреждений Самарской области являются:
отбор в состав архивного фонда документальных комплексов, представляющих научно-историческую ценность для развития интеллектуального потенциала Самарской области;
организация нормативного хранения и централизованного государственного учета документов архивного фонда Самарской области;
обеспечение органов государственной власти и органов местного самоуправления сведениями о составе, содержании и месте хранения документов архивного фонда Самарской области и путях получения информации, что является обеспечением конституционного права граждан и организаций на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам архивного фонда Самарской области.
Приоритетным направлением в деятельности управления и госархивов является предоставление государственных услуг по исполнению запросов от граждан и организаций.
Управлением оказываются консолидированные услуги, указанные в приложении к настоящей Концепции.
2.ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОБЛЕМЫ,
ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ ЕЕ РЕШЕНИЯ КОМПЛЕКСНЫМ МЕТОДОМ.
НОРМАТИВНАЯ ПРАВОВАЯ БАЗА
Применение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) имеет решающее значение для повышения эффективности государственного и муниципального управления. Важным результатом внедрения ИКТ является сокращение сроков и повышение качества решения органами государственной власти и органами местного самоуправлении аналитических и прогнозных задач экономического и социального развития на основе внедрения электронного документооборота и формирования совместно используемых информационных ресурсов и создание правовых, организационных и технологических условий для реального обеспечения прав граждан на свободный поиск и получение информации.
В управлении государственной архивной службы Самарской области формируются и развиваются принципы и положения региональной политики в области информатизации, которые получили свое отражение в Концепции формирования в Самарской области электронного правительства до 2010 года, утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 05.09.2007 N 159, Стратегии социально-экономического развития Самарской области на период до 2020 года, одобренной постановлением Правительства Самарской области от 09.10.2006 N 129 и др.
Для полноценного и своевременного оказания управлением консолидированных услуг в сфере своей ответственности, а также повышения эффективности функционирования систем государственного управления необходимо выработать подход к созданию единого информационного пространства, которое объединит разрозненные информационные ресурсы архивных учреждений Самарской области.
Несмотря на реализованные мероприятия, имеются следующие нерешенные проблемы:
отсутствие единой системы электронного документооборота и электронных архивов в управлении государственной архивной службы Самарской области, государственных архивных учреждениях;
отсутствие единой системы ведения баз данных о составе и содержании документов архивного фонда Самарской области;
высокий процент устаревшего компьютерного оборудования, которое необходимо заменить на современную компьютерную технику;
отсутствие современного портального решения, обеспечивающего пользователям единообразие интерфейсов и единую навигацию на сайтах государственных архивных учреждений Самарской области - это не позволяет перейти к оказанию информационных услуг населению, в том числе по реализации принципа "единого окна";
недостаточный уровень инфраструктуры телекоммуникаций управления и государственных архивных учреждений Самарской области. Это не обеспечивает оперативного информационного обмена и оперативного доступа к совместно используемым информационным ресурсам архивных учреждений Самарской области, сформированным в настоящее время;
недостаточное количество и недостаточный уровень подготовки кадров в государственных архивных учреждениях Самарской области по использованию современных ИКТ - это тормозит внедрение единой системы электронного документооборота, формирование общедоступных информационных ресурсов.
Создание единого информационного пространства в сфере архивного дела позволит:
повысить качество услуг, оказываемых государственными архивными учреждениями Самарской области гражданам и организациям в рамках реализации государственной политики в области организации и ведения архивного дела на территории Самарской области;
обеспечить доступность информационных ресурсов архивного фонда Самарской области широкому кругу пользователей;
обеспечить концентрацию ресурсов, выделяемых из бюджета Самарской области и привлекаемых из внебюджетных источников, при решении задач в области развития и использования ИКТ в сфере архивного дела;
проводить единую техническую политику при решении задач в области развития и использования ИКТ в целях совершенствования деятельности управления государственной архивной службы Самарской области;
повысить эффективность расходования бюджетных средств на развитие и использование ИКТ, в том числе за счет координации работ и ликвидации дублирования мероприятий в области развития и использования ИКТ, реализуемых в рамках различных программ и проектов, использования типовых и стандартных решений;
обеспечить эффективное межведомственное взаимодействие в области развития и использования ИКТ как между управлением государственной архивной службы Самарской области и государственными архивными учреждениями, так и с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и органами местного самоуправления.
В основу разработки настоящей Концепции легли следующие нормативные правовые акты:
Конституция Российской Федерации.
Гражданский кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 07.02.2008 N Пр-212;
федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)", утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 28.01.2002 N 65;
Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 N 632-р;
Концепция региональной информатизации до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.07.2006 N 1024-р;
Типовая программа развития и использования информационных и коммуникационных технологий в субъектах Российской Федерации, утвержденная распоряжением Правительства Российской Федерации от 03.07.2007 N 871-р;
Закон Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области";
Стратегия социально-экономического развития Самарской области на период до 2020 года, одобренная постановлением Правительства Самарской области от 09.10.2006 N 129;
Концепция формирования в Самарской области электронного правительства до 2010 года, утвержденная постановлением Правительства Самарской области от 05.09.2007 N 159;
постановление Правительства Самарской области "О разработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области" от 16.01.2008 N 2.
Кроме того, при разработке Концепции использовались следующие документы:
приказ руководителя аппарата Правительства Самарской области об утверждении Методических рекомендаций по формированию реестра консолидированных услуг, оказываемых населению Самарской области органами исполнительной власти и органами местного самоуправления в Самарской области, от 10.04.2008 N 4-п;
письмо аппарата Правительства Самарской области от 21.03.2008 N АП-8/103 и др.
3.ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КОНЦЕПЦИИ
(СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ В РАМКАХ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО
РАЗВИТИЯ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ)
Все важнейшие события истории государства и человека, имеющие правовое значение, остаются в истории в качестве архивных документов. Государство охраняет и защищает важнейшие документы в установленном законом порядке.
Хранение, классификация и предоставление информации гражданам и организациям по их требованию - это те государственные услуги, которые государственные архивные учреждения оказывают населению.
От того, насколько эффективно и грамотно организована работа в государственных архивных учреждениях, насколько комфортно архивные учреждения области предоставляют государственные услуги гражданам, зависит отношение и доверие общества к государству, которое в этом случае олицетворяет государственная архивная служба Самарской области.
Основной целью настоящей Концепции является реализация положений Концепции формирования в Самарской области электронного правительства до 2010 года.
В условиях проведения государственной политики в сфере архивного дела в Самарской области Концепция определяет следующие основные цели:
повышение уровня использования ИКТ во всех направлениях деятельности архивной отрасли Самарской области;
создание высококвалифицированного кадрового резерва в сфере ИКТ в государственных архивных учреждениях Самарской области;
создание условий для развития информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивной отрасли в целях обеспечения предоставления государственных услуг гражданам и хозяйствующим субъектам вне зависимости от места их проживания и (или) места регистрации (местонахождения).
Достижение указанных целей обеспечивается решением следующих задач:
создание и развитие архитектуры электронного правительства в органе исполнительной власти Самарской области для повышения эффективности функционирования систем государственного управления и взаимодействия с органами местного самоуправления;
повышение уровня доступности ИКТ для населения, прежде всего в сельской местности и в малых городах;
повышение уровня квалификации и профессиональной подготовки работников архивной отрасли Самарской области в сфере развития и использования ИКТ и предоставления на их основе качественно новых услуг;
развитие у населения навыков использования ИКТ и подготовка государственных гражданских служащих, работников бюджетной сферы и служащих органов местного самоуправления к использованию ИКТ в профессиональной деятельности;
формирование нормативной правовой базы, обеспечивающей эффективное использование ИКТ в системах государственного управления;
обеспечение информационной поддержки реализации Концепции;
поддержка органов местного самоуправления в развитии ИКТ и разработке регламентов консолидированных услуг;
повышение оперативности и качества предоставления консолидированных государственных услуг, создание условий для предоставления государственных услуг по принципу "одного окна".
4.ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ
Внедрение и развитие ИКТ в управлении государственной архивной службы Самарской области проводится с учетом приоритета эффективной реализации государственных услуг для граждан и организаций, в том числе консолидированных услуг.
В соответствии с целями Концепция определяет развитие различных видов взаимодействия, основывающихся на ИКТ:
взаимодействие между государством и гражданами (G2C, Government-to-Citizen),
взаимодействие между государством и бизнесом (G2B, Government-to-Business),
взаимодействие между различными ветвями и уровнями государственной власти (G2G, Government-to-Government), включающее, в частности, взаимодействие управления государственной архивной службы Самарской области со своими сотрудниками (G2E, Government-to-Employees).
Информатизация управления государственной архивной службы Самарской области должна быть ориентирована на достижение такого уровня межведомственного взаимодействия, при котором гражданам и организациям будет достаточно однократно представить управлению, являющемуся для данной информации первичным администратором, требуемую для оказания услуги информацию. Впоследствии эта информация должна представляться первичным администратором по запросу с соблюдением требований к информационной безопасности и защите персональных данных иным органам исполнительной власти или государственным архивным учреждениям, так чтобы заявителю более не приходилось предоставлять данную информацию в виде справок или анкет. При этом основным средством идентификации запроса гражданина должна выступать информация социальной карты жителя Самарской области.
Концепция включает описание трех уровней архитектуры комплекса ИКТ управления государственной архивной службы Самарской области:
базовая программно- аппаратная инфраструктура - состоит из сетевой, компьютерной и программной инфраструктуры, включает кабельную сеть, серверное оборудование;
внешние системы, ориентированные на взаимодействие с иными ветвями государственной власти и совместную деятельность, а также на взаимодействие с гражданами и организациями, - web-портал управления, система электронного документооборота, автоматизированное рабочее место руководителя;
внутренние системы, направленные на оптимизацию и повышение эффективности внутренних процессов, - тематические и учетные базы данных, видеодокументы (инициативное документирование мероприятий, спектакли, видеодокументы заседаний Самарской Губернской Думы, собраний органов политических партий, новостные сюжеты и т.д.), фонодокументы (воспоминания ветеранов, значимых лиц), фотодокументы на пленочном носителе, электронные копии документов архивного фонда Самарской области, документы систем электронного документооборота, базы данных, базы знаний, электронные выставки и презентации.
В настоящее время в управлении государственной архивной службы Самарской области работает 22 компьютера, объединенных в локальную сеть, с выделенным сервером на базе Microsoft Windows Small Business Server 2003 с подключением к информационно-телекоммуникационной сети общего пользования Интернет (далее - сеть Интернет) по технологии ADSL. В государственных архивных учреждениях Самарской области работает 68 компьютеров, из них 35 включены в локальную сеть в территориально удаленных друг от друга зданиях. Больше половины компьютеров нуждается в замене на современные. Между архивами взаимодействие происходит посредством электронной почты. В сети Интернет с 2000 года работает портал управления с сайтами государственных архивных учреждений.
Целевое состояние развития ИКТ в архивной отрасли Самарской области, которое предполагается достигнуть в результате реализации Концепции, предусматривает к 2015 году:
разработку ведомственной целевой программы "Электронные самарские архивы";
объединение локальных сетей управления и государственных архивных учреждений Самарской области в единую корпоративную сеть передачи данных на основе оптоволоконных соединений с подключением к КСПД и системе электронного документооборота Правительства Самарской области;
развитие и поддержку web-портала "Самарские архивы" с целью всестороннего информирования граждан и организаций о деятельности архивных учреждений Самарской области, оказания государственных услуг в электронном виде и реализации принципов электронного правительства;
создание единого центра хранения и защищенного доступа информационных архивных ресурсов и информационно- поисковой системы о составе и содержании документов архивного фонда Самарской области на базе Регионального центра управления государственными и муниципальными информационными системами и ресурсами;
обеспечение стандартизации используемых программных решений за счет лицензирования и использования типовых решений.
5.ПРЕДЛАГАЕМЫЕ РЕШЕНИЯ
В соответствии с основными принципами информатизации архивной отрасли Самарской области Концепция содержит следующие описания применяемого управлением государственной архивной службы Самарской области подхода к информатизации исходя из заявленных в Концепции целей.
Для повышения эффективности системы государственного управления, оптимизация процесса принятия управленческих решений и межведомственного информационного взаимодействия, поддержки проведения административной реформы необходимо:
развитие и объединение локальных сетей управления и государственных архивных учреждений Самарской области в единую корпоративную сеть передачи данных с применением современных ИКТ технологий на основе оптоволоконных соединений с подключением к корпоративной системе передачи данных Правительства Самарской области;
развитие и модернизация компьютерной техники, лицензирование системного программного обеспечения;
внедрение системы электронного документооборота Правительства Самарской области;
развитие портала "Самарские архивы" для расширения возможности доступа граждан к информации о деятельности органов государственной власти для реализации своих конституционных прав на получение информации и повышения качества предоставления государственных услуг гражданам и организациям Самарской области при одновременной минимизации использования бумажных носителей;
создание единой информационно-поисковой системы о составе и содержании документов архивного фонда Самарской области, обеспечивающей полнотекстовой поиск по всем документам архивного фонда Самарской области;
создание различных тематических и учетных баз данных о составе и содержании документов архивного фонда Самарской области с размещением в режиме онлайн-доступа на web-портале "Самарские архивы";
создание и внедрение автоматизированного рабочего места руководителя для организации более эффективного процесса принятия управленческих решений на основе текущих показателей результативности деятельности управления;
внедрение комплексной системы информационной безопасности;
повышение квалификации сотрудников в сфере ИКТ.
5.1.Разработка ведомственной целевой программы "Электронные самарские архивы".
Для реализации основной стратегической цели Концепции информатизации на основе принципов информатизации необходима разработка ведомственной целевой программы "Электронные самарские архивы". Это позволит объединить усилия органов государственной власти и органов местного самоуправления Самарской области в реализации Концепции информатизации в сфере архивного дела, существенно повысить эффективность расходования бюджетных средств на развитие и использование ИКТ в архивной отрасли, в том числе за счет координации работ и ликвидации дублирования мероприятий в области развития и использования ИКТ, реализуемых в рамках различных программ и проектов, использования типовых и стандартных решений.
Также разработка ВЦП "Электронные архивы" позволит обеспечить концентрацию ресурсов, выделяемых из бюджета Самарской области и привлекаемых из внебюджетных источников, при решении задач в области развития и использования ИКТ в сфере архивного дела, проводить единую техническую политику при решении задач в области развития и использования ИКТ в целях совершенствования деятельности управления государственной архивной службы Самарской области.
Одним из важнейших результатов реализации ВЦП будет обеспечение эффективного межведомственного взаимодействия в области развития и использования ИКТ как между управлением государственной архивной службы Самарской области и государственными архивными учреждениями, так и с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и органами местного самоуправления.
Также создание ВЦП должно привлечь дополнительные средства на реализацию заявленных целей из федерального бюджета, областного бюджета, бюджетов органов местного самоуправления и внебюджетных источников.
5.2.Объединение локальных сетей управления и государственных архивных учреждений Самарской области с подключением к корпоративной сети передачи данных и автоматизированной информационной системе делопроизводства и документооборота Правительства Самарской области.
В соответствии с Концепцией формирования в Самарской области электронного правительства до 2010 года, утвержденной постановлением Правительства Самарской области от 05.09.2007 N 159, для обеспечения эффективного и безопасного внутриведомственного и межведомственного информационного взаимодействия государственных архивных учреждений, управления государственной архивной службы, архивных отделов органов местного самоуправления с другими ведомствами необходимо подключение вышеперечисленных организаций к сети Интернет, оборудование высокоскоростных каналов связи.
Основной задачей при этом является объединение всех архивных учреждений области в единую сеть, позволяющую быстро и оперативно обмениваться данными.
При этом следует учесть, что необходимо установить оперативную связь между управлением государственной архивной службы Самарской области, его подведомственными архивными учреждениями и 36 архивными отделами органов местного самоуправления Самарской области (всего 42 объекта).
При создании инфраструктуры системы целесообразно в максимально возможной степени использовать уже имеющуюся вычислительную технику. Подключение к сети Интернет может осуществляться в зависимости от технических условий: в ряде случаев возможно использование обычных телефонных каналов, так как объемы передаваемых данных относительно невелики.
Кроме того, при оборудовании каналов связи и организации информационного обмена необходимым является использование современных средств защиты информации и обеспечения безопасного информационного обмена с использованием информационных систем. Доступ к информационным ресурсам должен осуществляться исключительно с применением сертифицированных отечественных средств и технологий защиты информации и электронно-цифровой подписи.
5.3.Развитие и поддержка web-портала "Самарские архивы".
В соответствии с Концепцией административной реформы в Российской Федерации приоритетным направлением в части создания электронного правительства Самарской области становится предоставление информации о государственных услугах и государственных услуг в электронной форме.
Решение этой задачи должно быть осуществлено посредством создания системы порталов государственных услуг, объединяющих в единое информационное пространство данные о государственных услугах, оказываемых федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами власти на муниципальном уровне (в т.ч. и оказываемых в электронном виде).
Для повышения доступности и качества государственных услуг, оказываемых государственными архивными учреждениями Самарской области, а также для обеспечения возможности их предоставления в электронной форме предполагается разработка современного web-портала государственной архивной службы Самарской области с обязательным разделом "Государственные услуги". Раздел "Государственные услуги" web-портала будет являться составной частью регионального портала государственных услуг.
Данный портал, который может быть разработан на основе баз знаний нормативных правовых документов и регламентов государственных услуг, должен обеспечивать возможность предоставления по запросу пользователя актуальных, достоверных, легкодоступных и исчерпывающих сведений о порядке предоставления государственных услуг, требований, предъявляемых к заявителям и представляемым документам, а также возможность получения государственных услуг в электронном виде. Также на сайтах портала могут размещаться информация по истории самарского края, выставки документов, статьи.
Предполагается в рамках web-портала "Самарские архивы" на базе сайтов государственных архивных учреждений организовать региональную электронную площадку для общения лиц, заинтересованных в краеведческой, исторической тематике (школьники, студенты, историки, краеведы и пр.). В рамках этой площадки планируется размещать информационные материалы по истории Самарской области, гостевую книгу, возможно создание регионального архивного форума.
Предоставление государственных услуг в рамках данного портала будет осуществляться исключительно с использованием современных средств обеспечения информационной безопасности.
Идентификацию пользователей на портале предполагается осуществлять с использованием "Социальной карты жителя Самарской области".
5.4.Создание информационно-поисковой системы о составе и содержании документов архивного фонда Самарской области и единого центра хранения и доступа информационных архивных ресурсов.
В настоящее время в государственных архивах создается автоматизированная учетная база данных "Архивный фонд", которая является официальной отраслевой базой данных о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации. Ее заполнение курируется Федеральным архивным агентством и является обязательным для всех архивных учреждений на территории Российской Федерации. Кроме этого, создаются отдельные тематические базы данных. Однако все это разрозненные, стихийные базы данных, доступ к которым возможен только в автономном режиме.
Для реализации одной из тактических задач деятельности управления, а именно - удовлетворения потребностей и реализации прав пользователей в получении информации, содержащейся в документах архивного фонда Самарской области, необходимо создание единой информационно-поисковой системы о составе и содержании документов архивного фонда Самарской области, а также единого центра хранения и доступа информационных архивных ресурсов. Размещение этого центра возможно на базе Регионального центра управления государственными и муниципальными информационными системами и ресурсами для обеспечения более эффективного расходования бюджетных ресурсов и обеспечения типового однообразия хранимых форматов электронных ресурсов. Потребуется разработать регламенты доступа к размещаемой информации.
Процесс создания единой информационно-поисковой системы о составе и содержании документов архивного фонда Самарской области (далее - ЕИПС ССД АФ СО) обязательно должен содержать следующие этапы:
оцифровка научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Самарской области,
оцифровка документов архивного фонда Самарской области (создание массива электронных образов),
создание программного обеспечения для ЕИПС ССД АФ СО с возможностью авторизованного защищенного доступа к информационным ресурсам архивной службы через web-портал.
5.5.Мониторинг предоставления государственных услуг управлением государственной архивной службы Самарской области.
Помимо внедрения регламентов оказания государственных услуг управлением государственной архивной службы Самарской области одной из важнейших задач является разработка системы мониторинга и контроля исполнения регламентов предоставления услуг, позволяющей фиксировать принятые по каждому из регламентов решения, а также контролировать предоставление государственных услуг.
В связи с вышесказанным необходима разработка автоматизированных рабочих мест (АРМ) руководителей ОИВ, позволяющих отслеживать в реальном времени состояние контролируемых показателей и являющихся средствами поддержки принятия управленческих решений. При этом прежде всего необходима среда (набор инструментальных программных средств), обеспечивающая решение задач сбора оперативной информации для формирования показателей результативности деятельности, пополнения соответствующих баз данных, визуализацию формируемых показателей на рабочих местах в различных настраиваемых формах.
Проведение мониторинга предоставления государственных услуг позволит осуществлять контрольные функции за оказанием государственных услуг и повысить прозрачность деятельности органов власти, а также даст возможность получения информации об эффективности исполнения регламентов предоставления государственных услуг.
Таким образом, реализация мероприятий по осуществлению мониторинга предоставления государственных услуг направлена на повышение:
качества и доступности государственных услуг;
степени удовлетворенности населения государственными услугами;
прозрачности деятельности органов власти.
5.6.Повышение квалификации сотрудников в сфере ИКТ.
В целях организации повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки специалистов архивной отрасли в сфере ИКТ:
определение, формулирование и описание компетенций, связанных с ИКТ в архивной отрасли, для персонала государственных архивных учреждений Самарской области;
разработка и распространение учебных программ и учебно-методических материалов для данных компетенций.
Под компетенцией подразумеваются знание, умение, навык или их комбинация с заданной степенью детализации с учетом требуемой работодателем сложности, нестандартности и степени ответственности при выполнении работ (объект, предназначенный для изучения и освоения).
В то же время внедрение ИКТ в работу государственных архивных учреждений способствует повышению компетентности пользователей.
6.ОЦЕНКА ТРЕБУЕМЫХ РЕСУРСОВ
Финансирование Концепции осуществляется за счет средств областного бюджета, в том числе с учетом софинансирования из бюджетов иных уровней, а также за счет средств внебюджетных источников. Также включаются объемы предоставляемых из областного бюджета субсидий на развитие ИКТ архивным отделам органов местного самоуправления.
Ресурсное обеспечение Концепции должно быть рассчитано на основе анализа затрат и длительности выполнения каждого мероприятия Концепции.
7.РИСКИ РЕАЛИЗАЦИИ
Существуют следующие риски реализации, которые могут затруднить достижение определенных в Концепции целей:
административные (возникают как внутри одного ведомства, так и между различными органами государственной власти, включают в себя срыв мероприятий и недостижение целевых показателей, повышение вероятности неконтролируемого влияния негативных факторов на реализацию Концепции, утрату платежных и иных документов);
технологические (несовместимость существующих и внедряемых информационных систем, появление новых технологий, недостаточный учет требований по информационной безопасности);
макроэкономические (рост инфляции, препятствующий осуществлению проектов внедрения в рамках бюджетных средств и в предусмотренные сроки);
финансовые (недостаточное финансирование);
законодательные риски (изменения законодательства, вносящие коррективы в условия реализации Концепции, а также недостаточность правовой основы для внедрения отдельных технологий, в частности отсутствие законодательного определения электронного документа);
кадровые (недостаточная обеспеченность квалифицированными специалистами).
8.ЦЕЛЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
(ОЦЕНКА СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
РЕАЛИЗАЦИИ КОНЦЕПЦИИ)
Основной стратегической целью работы управления государственной архивной службы Самарской области является обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства. Одной из тактических задач является удовлетворение потребностей и реализация прав пользователей в получении информации, содержащейся в документах архивного фонда Самарской области. Выполнение этой задачи в сфере информатизации характеризуется двумя показателями:
количество электронных версий документов - характеризует участие государственных архивов в информационном обеспечении органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, а также граждан по всем направлениям их деятельности. Источник - статистическая отчетность о результатах деятельности государственных архивов;
количество введенных записей в базы данных - в государственных архивах создается автоматизированная учетная база данных "Архивный фонд", кроме этого, создаются отдельные тематические БД. В перспективе планируется создание единой информационно-поисковой системы по документам архивного фонда Самарской области. Источник - статистическая отчетность о результатах деятельности государственных архивов.