Приложение к Распоряжению от 17.02.2010 г № 1855-Р/1 Положение
Положение об управлении по оргработе и связям с общественностью мэрии городского округа тольятти
I.Общие положения
1.1.Наименование органа мэрии: Управление по оргработе и связям с общественностью (далее - Управление) мэрии городского округа Тольятти (далее - Мэрия).
1.2.Управление образовано Распоряжением мэра городского округа Тольятти от 04.05.2008 N 2629-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов Мэрии городского округа Тольятти". Изменение структуры Управления производится на основании распоряжения Мэрии.
Прекращение деятельности Управления в общей структуре Мэрии осуществляется на основании решения Думы городского округа Тольятти. Прекращение деятельности структурного подразделения в составе Управления осуществляется на основании распоряжения Мэрии об организационной схеме функционального подчинения и составе органов Мэрии городского округа Тольятти.
1.3.Управление подчиняется руководителю аппарата Мэрии.
1.4.Управление и его структурные подразделения осуществляют свою деятельность на основе Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, а также настоящего Положения.
1.5.Штатное расписание и условия оплаты труда работников Управления утверждаются мэром городского округа Тольятти.
1.6.Положение об Управлении разрабатывается руководителем Управления и утверждается распоряжением Мэрии.
Настоящее Положение изменяется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав и ответственности, возложенных на Управление.
1.7.Управление имеет бланки и штампы установленного образца.
II.Основные цели и задачи управления
Основной целью деятельности Управления является: оперативное информирование жителей городского округа о деятельности Мэрии городского округа Тольятти в целях формирования и осуществления единой информационной политики, организационное обеспечение деятельности Мэрии, а также осуществление контроля документооборота в Мэрии.
Для достижения поставленной цели Управлению необходимо выполнение следующих задач:
1.Подготовка и проведение организационных (конференции, совещания, встречи), торжественных и официальных мероприятий, проводимых Мэрией и мэром городского округа Тольятти;
2.Осуществление необходимых организационных мероприятий при подготовке и проведении референдумов и выборов всех уровней;
3.Осуществление взаимодействия с Думой городского округа Тольятти, органами государственной власти Самарской области, с органами местного самоуправления других муниципальных образований;
4.Организация работы коллегии Мэрии и осуществление контроля по исполнению решений коллегии;
5.Организация работы с письменными, устными обращениями граждан (в т.ч. обращений граждан по информационным системам общего пользования (через сеть Интернет)), обращениями, поступившими во время "прямых эфиров", различных встреч мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата Мэрии;
6.Организация сбора и оперативного доведения до средств массовой информации городского округа и области информации о деятельности Мэрии, в том числе нормотворческой, о деятельности органов Мэрии, муниципальных учреждений и предприятий, а также о деятельности мэра и заместителей мэра по основным вопросам жизнеобеспечения городского округа Тольятти;
7.Разработка и реализация соглашений по реализации основных направлений государственной политики в сфере межнациональных отношений, этноконфессиональных и общественно-политических отношений на территории городского округа Тольятти;
8.Организация и обеспечение взаимодействия с уполномоченным по правам человека, общественными, этническими, патриотическими и религиозными организациями различного уровня с целью осуществления мер профилактики проявлений национального и религиозного экстремизма;
9.Оказание содействия органам территориального общественного самоуправления, участие в организации работы Совета председателей органов ТОС;
10.Информационное обеспечение деятельности Мэрии по вопросам государственно-конфессиональных отношений, состоянию межэтнической и межконфессиональной ситуации в городском округе Тольятти и области;
11.Взаимодействие с муниципальными предприятиями, муниципальными учреждениями и муниципальными автономными учреждениями, находящимися в ведомственном подчинении Управления;
12.Организация, контроль и совершенствование форм и методов работы с документами и создание единой системы документооборота в Мэрии.
Оценка деятельности Управления осуществляется на основании целевых показателей эффективности и (или) результативности, утверждаемых распоряжением Мэрии.
III.Основные функции управления
3.1.Для решения задачи N 1 "Подготовка и проведение организационных (конференции, совещания, встречи), торжественных и официальных мероприятий, проводимых Мэрией и мэром городского округа Тольятти" Управление выполняет следующие функции:
3.1.1.Организует и контролирует подготовку, проведение встреч, конференций, совещаний, торжественных и официальных мероприятий, проводимых мэром и Мэрией городского округа;
3.1.2.Координирует деятельность служб, задействованных в подготовке и проведении организационных мероприятий, обеспечивает и контролирует выполнение плана подготовки мероприятий;
3.1.3.Формирует годовой, ежемесячный и еженедельный планы организационно-массовых мероприятий, а также публичных мероприятий, проводимых в городском округе Тольятти.
3.2.Для решения задачи N 2 "Осуществление необходимых организационных мероприятий при подготовке и проведении референдумов и выборов всех уровней" Управление выполняет следующие функции:
3.2.1.Обеспечивает проведение организационных мероприятий по подготовке и проведению референдумов и выборов всех уровней;
3.2.2.Участвует в подготовке и проведении заседаний Штаба и рабочей группы содействия избирательным комиссиям, планировании их работы, осуществляет контроль за исполнением поручений.
3.3.Для решения задачи N 3 "Осуществление взаимодействия с Думой городского округа Тольятти, органами государственной власти Самарской области, с органами местного самоуправления других муниципальных образований" Управление выполняет следующие функции:
3.3.1.Осуществляет общую координацию информационного взаимодействия с Думой городского округа Тольятти;
3.3.2.Выполняет организационные мероприятия, оказывает консультативную помощь при оформлении и направлении документов для рассмотрения на заседаниях Думы городского округа Тольятти;
3.3.3.Контролирует соблюдение процедуры подготовки, согласования и исполнения по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Думы городского округа Тольятти;
3.3.4.Осуществляет контроль по исполнению решений Думы городского округа Тольятти в части выполнения рекомендаций, данных мэру, Мэрии;
3.3.5.Обобщает и анализирует сведения о результатах контроля по своевременному исполнению решений Думы городского округа Тольятти.
3.4.Для решения задачи N 4 "Организация работы коллегии Мэрии и осуществление контроля по исполнению решений коллегии" Управление выполняет следующие функции:
3.4.1.Осуществляет сбор и формирование предложений в ежеквартальные планы работы Коллегии Мэрии;
3.4.2.Контролирует соблюдение процедуры подготовки, согласования и исполнения по вопросам, рассматриваемым на заседаниях коллегии Мэрии;
3.4.3.Организует подготовку и проведение заседаний коллегии Мэрии;
3.4.4.Обобщает и анализирует сведения о результатах контроля по своевременному исполнению решений коллегии Мэрии.
3.5.Для решения задачи N 5 "Организация работы с письменными, устными обращениями граждан (в т.ч. обращений граждан по информационным системам общего пользования (через сеть Интернет)), обращениями, поступившими во время "прямых эфиров", различных встреч мэра, заместителей мэра" Управление выполняет следующие функции:
3.5.1.Осуществляет прием граждан, регистрацию и учет письменных (в т.ч. обращений граждан по информационным системам общего пользования (через сеть Интернет)) и устных обращений граждан;
3.5.2.Организует прием граждан мэром, заместителями мэра и руководителем аппарата Мэрии;
3.5.3.Осуществляет учет по контрольно-регистрационным карточкам письменных и устных обращений граждан к мэру, заместителям мэра и руководителю аппарата Мэрии при помощи автоматизированной компьютерной системы "ДЕЛО".
3.6.Для решения задачи N 6 "Организация сбора и оперативного доведения до средств массовой информации городского округа и области информации о деятельности Мэрии, в том числе нормотворческой, о деятельности органов Мэрии, муниципальных учреждений и предприятий, а также о деятельности мэра и заместителей мэра по основным вопросам жизнеобеспечения городского округа Тольятти" Управление выполняет следующие функции:
3.6.1.Готовит пресс-релизы для СМИ городского округа и области;
3.6.2.Своевременно оповещает СМИ городского округа и области о предстоящих мероприятиях, организуемых Мэрией городского округа, а также об итогах проведенных мероприятий;
3.6.3.Обеспечивает выполнение утвержденных медиа-планов, графиков, PR-проектов по освещению деятельности мэра, заместителей мэра и руководителя аппарата Мэрии;
3.6.4.Организует и проводит пресс-конференции, брифинги, круглые столы мэра, заместителей мэра и руководителей органов Мэрии;
3.6.5.Организует и проводит прямые линии в печатных СМИ, на телевидении, радио, прямые эфиры в электронных СМИ с участием мэра, заместителей мэра и руководителей органов Мэрии;
3.6.6.Организует и проводит публичные выступления мэра, заместителей мэра и руководителя аппарата Мэрии;
3.6.7.Организует опубликование нормативных правовых актов органов местного самоуправления в муниципальной газете;
3.6.8.Организует опубликование комментариев специалистов органов Мэрии по нормативным правовым актам органов местного самоуправления;
3.6.9.Готовит ответы, опровержения совместно с руководителями соответствующих органов Мэрии на негативные материалы по деятельности Мэрии городского округа, размещенные в СМИ;
3.6.10.Организует проведение социологических исследований по актуальным темам городского округа Тольятти.
3.7.Для решения задачи N 7 "Разработка и реализация соглашений по реализации основных направлений государственной политики в сфере межнациональных отношений, этноконфессиональных и общественно-политических отношений на территории городского округа Тольятти" Управление выполняет следующие функции:
3.7.1.Организует и контролирует подготовку, проведение встреч, круглых столов, форумов, конференций, совещаний, знаменательных исторических памятных дат, проводимых Мэрией и мэром городского округа с религиозными лидерами, конфессиями, конгрегациями и деноминациями, с национально-культурными, патриотическими, иными общественными объединениями и их руководителями, с представителями иностранных государств;
3.7.2.Обеспечивает проведение организационных мероприятий по подготовке и проведению гражданских форумов, общественных слушаний, совещаний, собраний, круглых столов, переговорных площадок;
3.7.3.Организует исполнение межведомственных соглашений, соглашений о сотрудничестве между Мэрией городского Тольятти и религиозными конфессиями;
3.7.4.Осуществляет взаимодействие с национально-культурными объединениями.
3.8.Для решения задачи N 8 "Организация и обеспечение взаимодействия с уполномоченным по правам человека, общественными, этническими, патриотическими и религиозными организациями различного уровня с целью осуществления мер профилактики проявлений национального и религиозного экстремизма" Управление выполняет следующие функции:
3.8.1.Оказывает консультативную помощь представителям общественных, этнических, патриотических и религиозных организаций, фондов, научных центров, городского социума в осуществлении контактов с другими органами Мэрии городского округа Тольятти;
3.8.2.Осуществляет взаимодействие с центрами национальных культур;
3.8.3.Организует взаимодействие уполномоченного по правам человека в Самарской области, общественных правозащитных организаций с гражданами, оказавшимися в трудной жизненной ситуации для восстановления нарушенных прав и оказания практической помощи;
3.8.4.Обеспечивает взаимодействие с ГУ "Дом Дружбы народов" Самарской области и с региональными и всероссийскими этническими, правозащитными и патриотическими организациями.
3.9.Для решения задачи N 9 "Оказание содействия органам территориального общественного самоуправления, участие в организации работы Совета председателей органов ТОС" Управление выполняет следующие функции:
3.9.1.Организует взаимодействие Мэрии городского округа Тольятти и органов территориального общественного самоуправления;
3.9.2.Участвует в организации работы по планированию, подготовке и проведению заседаний Совета председателей органов ТОС.
3.10.Для решения задачи N 10 "Информационное обеспечение деятельности Мэрии по вопросам государственно-конфессиональных отношений, состоянию межэтнической и межконфессиональной ситуации в городском округе Тольятти и области" Управление выполняет следующие функции:
3.10.1.Подготавливает проекты ответов и заключений на обращения в Мэрию граждан по вопросам этнической и конфессиональной ситуации в городском округе;
3.10.2.Подготавливает материалы информационно-аналитического и справочного характера, результатов мониторинга и социологических исследований, прогнозирования по вопросам состояния межэтнических и межконфессиональных отношений, по проблемным социальным ситуациям в городском округе; доводит информацию до руководителей органов Мэрии. Осуществляет непосредственное взаимодействие с экспертами, учеными, философами, лидерами общественных и религиозных объединений;
3.10.3.Изучает материалы, связанные с деятельностью иностранных миссионеров на территории городского округа, готовит информационные материалы;
3.10.4.Содействует организации прямого общения лидеров религиозных и этнических объединений со средствами массовой информации на тематических пресс-конференциях, переговорных площадках.
3.11.Для решения задачи N 11 "Взаимодействие с муниципальными предприятиями, муниципальными учреждениями и муниципальными автономными учреждениями, находящимися в ведомственном подчинении Управления" Управление выполняет следующие функции:
3.11.1.Осуществляет координацию уставной деятельности муниципальных предприятий, муниципальных учреждений и муниципальных автономных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении Управления (далее - МП, МУ и МАУ), в том числе процедуры их учреждения (создания), изменения существующего типа, реорганизации и ликвидации;
3.11.2.Вносит предложения руководителю аппарата по вопросам учреждения (создания, в т.ч. изменения существенного типа), реорганизации, ликвидации МП, МУ и МАУ, с обоснованием и заключением об отсутствии негативных социально-экономических последствий в случае реализации указанных предложений.
3.12.Для решения задачи N 12 "Организация, контроль и совершенствование форм и методов работы с документами и создание единой системы документооборота в Мэрии" Управление выполняет следующие функции:
3.12.1.Организует и контролирует создание единой системы документооборота в Мэрии и ее органах (структурных подразделениях);
3.12.2.Организует и проводит проверки правильности оформления документов в органах (структурных подразделениях) Мэрии городского округа в соответствии с Регламентом по делопроизводству Мэрии;
3.12.3.Консультирует сотрудников Мэрии, работников муниципальных предприятий и учреждений по вопросам оформления документов и организации документооборота;
3.12.4.Участвует в разработке регламентов, инструкций, порядков, иной нормативной, регламентирующей и методической документации по делопроизводству;
3.12.5.Участвует в согласовании проектов постановлений и распоряжений Мэрии на предмет соответствия оформления проекта требованиям и правилам делопроизводства;
3.12.6.Контролирует соблюдение сроков подготовки проектов распорядительных документов, муниципальных контрактов и договоров в Мэрии городского округа Тольятти, а также сроков исполнения принятых распорядительных документов и договоров Мэрии;
3.12.7.Разрабатывает и организует систему контроля соблюдения порядка работы с иными видами документов Мэрии городского округа и сроков их исполнения;
3.12.8.Организует и проводит проверки в органах (структурных подразделениях) Мэрии, муниципальных предприятиях и учреждениях городского округа по соблюдению технологии работы с документами;
3.12.9.Организует и разрабатывает номенклатуру дел Мэрии;
3.12.10.Контролирует формирование архива Мэрии для последующей передачи документов на хранение в Управление по делам архивов Мэрии;
3.12.11.Организует проведение консультационных семинаров и совещаний с работниками служб документационного обеспечения органов (структурных подразделений) Мэрии, муниципальных предприятий и учреждений;
3.12.12.Контролирует организацию работы с почтой, поступающей на имя каждого заместителя мэра и руководителя аппарата Мэрии; контролирует обеспечение заместителей мэра и руководителя аппарата Мэрии необходимой информацией; контролирует исполнение поручений заместителей мэра и руководителя аппарата Мэрии;
3.12.13.Принимает участие в разработке или организует самостоятельную разработку проектов муниципальных правовых актов, аналитических справок, материалов, докладов и других документов по вопросам, поручаемым заместителями мэра и руководителем аппарата Мэрии;
3.12.14.Участвует в организационных мероприятиях, заседаниях, совещаниях по поручению заместителей мэра;
3.12.15.Контролирует проведение телефонных переговоров непосредственного руководителя (мэра, заместителя мэра, руководителя аппарата Мэрии), фиксирование в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передачу и прием по приемно-переговорным устройствам, своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи;
3.12.16.Контролирует обеспечение рабочего места руководителя (мэра, заместителя мэра, руководителя аппарата Мэрии) необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе своего непосредственного руководителя.
IV.Структура управления
4.1.В состав Управления входят:
- организационный отдел;
- общественная приемная (отдел);
- отдел информационной политики;
- отдел взаимодействия с общественными объединениями;
- канцелярия (отдел).
V.Руководство управлением
5.1.Управление возглавляет руководитель Управления.
5.2.Руководитель Управления:
- от имени Управления осуществляет права Управления;
- организует работу Управления, утверждает плановые показатели работы Управления, осуществляет общее методическое руководство работой Управления, контролирует и анализирует ее состояние;
- проводит разграничение компетенций и распределяет задания между отделами, входящими в состав Управления;
- визирует проекты нормативных правовых актов, подписывает документы в пределах своей компетенции;
- вносит на рассмотрение руководителю аппарата Мэрии предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
- осуществляет взаимодействие с вышестоящими руководителями, а также с другими структурными подразделениями Мэрии, государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями и организациями городского округа Тольятти в пределах компетенции Управления.
5.3.В соответствии с действующим законодательством, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти руководитель Управления несет ответственность за:
- принятие решений, а также разработку и визирование проектов документов, противоречащих действующему законодательству и муниципальным правовым актам городского округа Тольятти;
- своевременное и качественное выполнение планов работы Управления;
- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди работников Управления.
Руководитель Управления по оргработе
и связям с общественностью
Д.В.ШЕВЕЛЕВ