Приложение к Распоряжению от 18.04.2012 г № 4662-Р/1 Положение
Положение о порядке ведения личных дел работников мэрии городского округа тольятти, руководителей муниципальных учреждений и предприятий городского округа тольятти
I.Общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников мэрии городского округа Тольятти (муниципальных служащих и работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности мэрии городского округа Тольятти, не являющихся муниципальными служащими) и руководителей муниципальных учреждений и предприятий городского округа Тольятти (далее - Положение).
1.2.В личные дела работников мэрии городского округа Тольятти (далее - работник мэрии), руководителей муниципальных учреждений и предприятий городского округа Тольятти (далее - руководитель организации) вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу (службу), ее прохождением и увольнением.
1.3.Уполномоченным органом мэрии городского округа Тольятти по формированию, ведению и хранению личных дел работников мэрии городского округа Тольятти и руководителей муниципальных учреждений и предприятий является Управление муниципальной службы и кадровой политики мэрии городского округа Тольятти (далее - кадровая служба).
1.4.Формирование, ведение и хранение личных дел работников органов мэрии, наделенных правами юридического лица, осуществляется специалистами по кадровой работе указанных органов (далее - специалист).
II.Структура личного дела
2.1.Личное дело работника мэрии содержит:
- письменное заявление о приеме на работу;
- собственноручно заполненную и подписанную гражданином анкету установленной формы с приложением фотографии;
- копию паспорта;
- копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии распоряжений представителя нанимателя (работодателя) о приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую должность, освобождении от должности, прекращении трудового договора;
- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор или о прекращении трудового договора;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- аттестационный лист работника мэрии, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- копии документов о включении работника мэрии в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
- копии решений о поощрении работника мэрии, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания, его снятия или отмены;
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении работника мэрии от занимаемой (замещаемой) должности;
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой (замещаемой) должности связано с использованием таких сведений;
- копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копию страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан.
2.2.К личным делам работников мэрии, являющихся муниципальными служащими, кроме документов, указанных в п. 2.1 настоящего Положения, приобщаются следующие документы:
- письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
- экзаменационный лист и копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина;
- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
- сведения муниципального служащего о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а в случаях, предусмотренных законодательством и муниципальными правовыми актами, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами.
К личным делам муниципальных служащих приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2.3.Личное дело руководителя организации содержит перечень документов, указанных в п. 2.1 настоящего Положения.
2.4.В личное дело вносятся письменные объяснения работника мэрии, руководителя организации, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
2.5.В личное дело работника мэрии, руководителя организации не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства о жилищных условиях, дуплетные экземпляры и черновики документов).
2.6.Работники мэрии, руководители организации обязаны информировать кадровую службу (специалиста) обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело в соответствии с настоящим Положением, не позднее 5 дней с момента их наступления.
III.Порядок ведения личных дел работников мэрии, руководителей организаций
3.1.Личное дело работника мэрии, руководителя организации формируется в течение 5 дней после издания распоряжения нанимателя (работодателя) о приеме на работу (назначении на должность) и заключении трудового договора.
3.2.Документы, приобщенные к личному делу работника мэрии, руководителя организации, брошюруются, страницы нумеруются. К личному делу прилагается опись документов.
3.3.В сформированное личное дело работника мэрии, руководителя организации документы включаются в хронологической последовательности.
3.4.Документы личного дела помещаются в специальную папку.
3.5.Личные дела работников мэрии, руководителей организаций хранятся кадровой службой (специалистом) как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.
3.6.После увольнения работника мэрии, являвшегося муниципальным служащим, его личное дело хранится в кадровой службе (специалиста) в течение 10 лет. По истечении указанного срока личное дело уволенного муниципального служащего сдается на хранение в архив.
3.7.При переводе работника мэрии, являющегося муниципальным служащим, на должность муниципальной службы в другой орган местного самоуправления либо при поступлении на государственную гражданскую службу кадровая служба (специалист) по запросу муниципального служащего либо по запросу кадровой службы по новому месту службы передает личное дело муниципального служащего в соответствующий орган местного самоуправления либо государственный орган.
3.8.Личные дела работников мэрии, руководителей организации, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой (специалистом) в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
IV.Порядок работы с личным делом работника мэрии, руководителя организации
4.1.При работе с личным делом работника мэрии, руководителя организации специалист кадровой службы (специалист) обязан соблюдать требования, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации, Самарской области и муниципальными правовыми актами о персональных данных.
4.2.Наниматель (работодатель) разрешает доступ к личному делу работника мэрии, руководителя организации только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица имеют право получать только те документы, которые необходимы им для выполнения конкретной функции. Предоставление персональных данных работников мэрии, руководителей организации осуществляется на основании мотивированного запроса уполномоченного лица. Перечень уполномоченных лиц и форма мотивированного запроса утверждается распоряжением (приказом) нанимателя (работодателя).
4.3.Специалист кадровой службы (специалист), виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных работников мэрии, руководителей организаций, в нарушении порядка ведения личных дел, установленных настоящим Положением, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
V.Обязанности кадровой службы (специалиста)
5.В обязанности кадровой службы (специалиста) входит:
а) приобщение документов, указанных в пунктах 2.1, 2.2 настоящего Положения, к личным делам работников мэрии, руководителей организаций в течение 5 рабочих дней с момента поступления;
б) обеспечение сохранности и учета личных дел работников мэрии, руководителей организации;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников мэрии, руководителей организации;
г) ознакомление работников мэрии, руководителей организации с документами их личного дела не реже одного раза в год;
д) проверка соответствия сведений, вносимых в личное дело документам, предъявляемым при поступлении на работу (службу) и при внесении изменений в указанные документы;
е) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, включенных в Перечень должностей муниципальной службы в органах местного самоуправления городского округа Тольятти, при назначении на которые граждане и при замещении которых муниципальные служащие обязаны предоставлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, для размещения в информационно-коммуникационной сети Интернет на официальном сайте мэрии городского округа Тольятти и опубликования средствами массовой информации в порядке, определяемом нормативными правовыми актами Российской Федерации;
ж) информирование муниципальных служащих об обращениях средств массовой информации о предоставлении сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера указанных муниципальных служащих.
VI.Права работников мэрии, руководителей организаций
6.Работники мэрии, руководители организаций имеют право:
а) получать полную информацию об обработке персональных данных (в том числе автоматизированной);
б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащейся в личном деле, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
г) дополнять персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
д) требовать от представителя нанимателя (работодателя) уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные муниципального служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
е) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя (работодателя) при обработке и защите его персональных данных.