Приказ от 29.11.2012 г № 88
Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги «Экспертиза ценности документов»
Приказ
от 29 ноября 2012 г. N 88
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
"ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и Постановлением Правительства Самарской области от 27.01.2011 N 16 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг органами исполнительной власти Самарской области, разработке и принятии административных регламентов осуществления муниципального контроля органами местного самоуправления в Самарской области" приказываю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Экспертиза ценности документов".
2.Признать утратившим силу Приказ управления государственной архивной службы Самарской области от 29.06.2010 N 53 "Экспертиза ценности документов".
3.Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя управления государственной архивной службы Самарской области (Пантюхину).
4.Опубликовать настоящий Приказ в средствах массовой информации и разместить на официальном сайте управления государственной архивной службы Самарской области.
5.Настоящий Приказ вступает в силу с момента его официального опубликования.
Руководитель управления
А.Г.САФОНОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
"ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ"
I.Общие положения
Общие сведения о государственной услуге
1.Административный регламент управления государственной архивной службы Самарской области по предоставлению государственной услуги "Экспертиза ценности документов" (далее - Регламент) направлен на повышение качества предоставления государственной услуги "Экспертиза ценности документов" (далее - государственная услуга) и устанавливает порядок предоставления государственной услуги управлением государственной архивной службы Самарской области (далее - Управление) с участием подведомственных Управлению государственных бюджетных учреждений Самарской области (далее - государственные архивы Самарской области) и муниципальных архивов в Самарской области, а также стандарт предоставления государственной услуги при осуществлении Управлением полномочий по проведению экспертизы ценности документов, включаемых в состав архивного фонда Самарской области и других архивных документов.
В состав архивного фонда Самарской области входят находящиеся на территории Самарской области архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах (далее - документы или архивные документы).
2.Экспертиза ценности документов проводится совместно с собственником или владельцем (фондообразователем) архивных документов с участием государственного архива Самарской области или муниципального архива в Самарской области, источником комплектования которого собственник или владелец (фондообразователь) архивных документов является, и предусматривает изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Самарской области.
3.Получателями государственной услуги являются физические и юридические лица, являющиеся собственниками или владельцами документов, либо иные уполномоченные на это собственниками или владельцами архивных документов физические и юридические лица.
4.Заявителями на предоставление государственной услуги (далее - заявители) являются физические и юридические лица, являющиеся получателями государственной услуги, а также их законные и (или) уполномоченные представители (физические или юридические лица), имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
Порядок информирования о правилах
предоставления государственной услуги
5.Информирование о правилах предоставления государственной услуги, в том числе о порядке и способах получения информации о ходе предоставления государственной услуги осуществляется Управлением.
Местонахождение Управления и его почтовый адрес: 443096, город Самара, улица Мичурина, дом 13.
Время начала, окончания служебного дня и перерыва для отдыха:
начало служебного дня - 9.00, перерыв для отдыха и питания - с 13.00 до 13.48, окончание служебного дня - 18.00 (кроме пятницы). В пятницу режим служебного времени с 9.00 до 17.00.
В предпраздничные дни продолжительность служебного времени сокращается на 1 час.
Адрес электронной почты Управления: office@regsamarh.ru
Телефон для справок: (846) 2650862, 2639954, 2650869.
Факс: (846) 3414470.
6.Информация о месте нахождения, графике работы Управления, номерах телефонов должностных лиц, осуществляющих информирование о порядке предоставления государственной услуги, а также текст Регламента, извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, размещаются:
1) на официальном сайте Управления в сети Интернет по адресу: www.regsamarh.ru;
2) в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг): http://www.gosuslugi.ru;
3) в региональной системе Единого портала государственных и муниципальных услуг "Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области" (далее - Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области): http://www.pgu.samregion.ru, http://www.uslugi.samregion.ru;
4) на информационных стендах, расположенных непосредственно в местах предоставления государственной услуги в помещениях Управления и государственных архивов Самарской области.
7.Информация о местонахождении, режимах работы, контактных телефонах, почтовых адресах и адресах электронной почты государственных архивов Самарской области, участвующих в предоставлении государственной услуги, приведена в приложении N 1 к Регламенту, а также размещается на официальном сайте Управления в сети Интернет по адресу: www.regsamarh.ru.
8.На официальном сайте Управления размещен ежегодный график подготовки и проведения заседаний Экспертно-проверочной комиссии при Управлении, на которых подлежат рассмотрению вопросы, связанные с определением состава документов архивного фонда Самарской области, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных архивов Самарской области и муниципальных архивов в Самарской области.
9.Информирование о порядке и (или) ходе предоставления государственной услуги осуществляется:
1) заместителем руководителя Управления;
2) иными должностными лицами Управления, в должностные обязанности которых входит организация предоставления государственной услуги (необходимые сведения с указанием фамилии, имени, отчества, должности, номера телефона, графика работы и адреса электронной почты размещаются на официальном сайте Управления).
Указанная информация предоставляется должностными лицами Управления при личном обращении заявителя в устной форме, с использованием телефонной связи, при письменном обращении с использованием почтовой связи, в электронном виде, в том числе с использованием средств сети Интернет.
10.Информирование при личном обращении в Управление осуществляется должностными лицами Управления, указанными в пункте 9 Регламента, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления.
Время приема заявителя не должно превышать 30 минут. Должностное лицо Управления, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
11.Информирование по телефону осуществляется должностными лицами Управления, указанными в пункте 9 Регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Управления.
Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Управления и фамилии, имени, отчестве, должности соответствующего должностного лица Управления, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки должностное лицо Управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заявителя по интересующим его вопросам. Время телефонного разговора не должно превышать 15 минут.
Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Управления, осуществляющее информирование или консультацию, предлагает заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Управление.
12.Письменное информирование при обращении заявителя в Управление осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя. Руководитель Управления для подготовки ответа определяет ответственного исполнителя в соответствии с его должностным регламентом. Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем Управления и направляется заявителю в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
13.Наименование государственной услуги: экспертиза ценности документов.
Наименование органа, предоставляющего государственную услугу
14.Предоставление государственной услуги осуществляет управление государственной архивной службы Самарской области совместно с государственными архивами Самарской области.
Управление предоставляет государственную услугу через Экспертно-проверочную комиссию (далее - ЭПК), действующую при Управлении.
Государственные архивы Самарской области осуществляют экспертизу ценности архивных документов посредством изучения состава и содержания документов, их экспертной оценки и рассмотрения представленных заявителями описей дел постоянного и временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу; справочного аппарата к описям (титульный лист, содержание (оглавление), предисловие или дополнение к предисловию, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели); актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - описи и акты).
Участие иных органов государственной власти, органов государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и организаций, обращение в которые необходимо для предоставления государственной услуги и участвующих в предоставлении государственной услуги, не предусмотрено.
В многофункциональных центрах предоставление государственной услуги не осуществляется.
Управление и государственные архивы Самарской области не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, которые включены в перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления органами исполнительной власти Самарской области государственных услуг и предоставляемых организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, утвержденный Правительством Самарской области.
Результат предоставления государственной услуги
15.Результатом предоставления государственной услуги являются:
- решение ЭПК об утверждении/отказе в утверждении описей дел постоянного хранения и о включении документов, внесенных в описи, в состав архивного фонда Самарской области;
- решение ЭПК о согласовании/отказе в согласовании описей дел временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
- решение ЭПК о согласовании/отказе в согласовании актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с отметкой "ЭПК".
Срок предоставления государственной услуги
16.Принятие решения по вопросам экспертизы ценности документов проводится в соответствии с графиком подготовки и проведения заседаний ЭПК, утвержденным руководителем Управления.
Срок подготовки заключения специалистом государственного архива Самарской области на представленные заявителем описи и акты - 10 дней с момента регистрации документов в государственном архиве Самарской области.
Подготовленные в установленном порядке описи и акты представляются после их рассмотрения государственными архивами Самарской области, участвующими в предоставлении государственной услуги, на рассмотрение ЭПК не позднее, чем за 10 дней до проведения очередного заседания.
Решение ЭПК о согласовании (несогласовании)/утверждении (неутверждении) представленных описей и актов оформляется протоколом ЭПК в течение 15 дней со дня проведения заседания.
Правовые основания для предоставления государственной услуги
17.Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038; N 27, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 30, ст. 4587; N 49, ст. 7061);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 20; "Российская газета", 2009, 20 мая);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 46; 2011, N 25);
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2011, N 38);
Закон Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области" ("Волжская коммуна", 2005, 17 мая; 2006, 14 октября; 2007, 16 мая; 2011, 14 декабря);
Закон Самарской области от 16.03.2007 N 16-ГД "О наделении органов местного самоуправления на территории Самарской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела" (Волжская коммуна, N 47(25845), 20.03.2007);
Постановление Правительства Самарской области от 09.04.2008 N 79 "Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Самарской области" ("Волжская коммуна", 2008, 15 апреля; 2009, 21 августа; 2010, 16 июня).
Тексты федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации доступны на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru). На Официальном интернет-портале правовой информации могут быть размещены (опубликованы) правовые акты Правительства Российской Федерации, других государственных органов исполнительной власти Российской Федерации, законы и иные правовые акты Самарской области.
Исчерпывающий перечень документов (информации),
необходимых в соответствии с законодательными
или иными нормативными правовыми актами для предоставления
государственной услуги, которые заявитель
должен представить самостоятельно
18.Основанием для предоставления государственной услуги является обращение заявителя в адрес Управления, государственного архива Самарской области следующими способами:
1) по почте;
2) при непосредственном обращении в Управление, государственный архив Самарской области;
3) через официальный сайт Управления;
4) через Единый портал государственных и муниципальных услуг или Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области.
Форма заявления размещена на официальном сайте Управления, Портале государственных и муниципальных услуг Самарской области.
19.Для решения вопроса утверждения (согласования) описей и актов заявителем вместе с сопроводительным письмом направляются (представляются):
- историческая справка к фонду или дополнение к исторической справки к фонду - в 4 экземплярах;
- описи дел постоянного хранения - в 4 экземплярах;
- описи дел временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу - в 3 экземплярах;
- справочный аппарат к описям (титульный лист, содержание (оглавление), предисловие или дополнение к предисловию, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели) - в 4 экземплярах к описям дел постоянного хранения; в 3 экземплярах к описям дел временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с отметкой "ЭПК" - в 2 экземплярах.
20.При направлении документов, указанных в пункте 19 Регламента, государственными архивами Самарской области на рассмотрение ЭПК к ним прилагаются заключения специалиста государственного архива Самарской области, курирующего получателя государственной услуги (далее - куратор).
Не допускается требовать от заявителя документы, представление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление государственной услуги.
Исчерпывающий перечень документов и информации,
необходимых в соответствии с законодательными или иными
нормативными правовыми актами для предоставления
государственной услуги, которые находятся в распоряжении
государственных органов, органов государственных
внебюджетных фондов, органов местного самоуправления,
организаций и запрашиваются органом, предоставляющим
государственную услугу, в органах (организациях),
в распоряжении которых они находятся, если заявитель
не представил такие документы и информацию самостоятельно
21.Документы и информация, необходимые для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления, организаций и запрашиваются органом, предоставляющим государственную услугу, в органах (организациях), если такие документы не были предоставлены заявителем самостоятельно, не предусмотрены.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в приеме документов, необходимых для предоставления
государственной услуги
22.Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, не имеется. Документы подлежат приему в обязательном порядке.
Исчерпывающий перечень
оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
23.Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
1) отсутствие критерия ценности документов личного происхождения;
2) оформление представленных на рассмотрение ЭПК описей и актов с нарушением требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 17 Регламента, а также требований следующих нормативных и методических документов:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477;
Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утвержденные Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263;
Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
3) представление на рассмотрение ЭПК неполного количества экземпляров описей и актов;
4) неполнота состава документов в описях, предусмотренных номенклатурой дел.
Перечень услуг, которые являются необходимыми
и обязательными для предоставления государственной
услуги, в том числе сведения о документе (документах),
выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими
в предоставлении государственной услуги
24.Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги, отсутствуют.
Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
государственной услуги и способы ее взимания в случаях,
предусмотренных федеральными законами, принимаемыми
в соответствии с ними иными нормативными правовыми
актами Российской Федерации и нормативными
правовыми актами Самарской области
25.Предоставление государственной услуги Управлением и государственными архивами Самарской области, участвующими в предоставлении государственной услуги, осуществляется бесплатно.
26.Государственные архивы Самарской области осуществляют дополнительно проведение платных работ по составлению описей и актов на договорной основе, в том числе:
- по отбору документов в состав архивного фонда Самарской области и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
запроса о предоставлении государственной
услуги и при получении результата предоставления
государственной услуги
27.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 минут, а с 1 января 2014 года - 15 минут.
Регистрация запроса на предоставление государственной услуги осуществляется в день его поступления либо в случае поступления запроса, направленного в электронной форме, в нерабочий или праздничный день - в следующий за ним первый рабочий день.
Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга, к залу ожидания, местам
для заполнения запросов о предоставлении государственной
услуги, информационным стендам с образцами
их заполнения и перечнем документов, необходимых
для предоставления государственной услуги
28.Вход в здание, где располагается Управление или государственный архив Самарской области, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.
29.Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности соответствующего специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.
Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам.
30.Места ожидания приема и оформления запросов заявителей в Управлении и государственных архивах Самарской области должны быть оснащены стульями, столами, канцелярскими принадлежностями, оборудованы информационными стендами с образцами заполнения анкеты-заявления, перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и указанием порядка их оформления и представления.
При организации приема заявителей должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости. Помещения, в которых проводится прием заявителей, должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационных стендах в помещениях Управления и государственных архивов Самарской области, предназначенных для ожидания и приема заявителей (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на официальном сайте Управления. Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному восприятию этой информации гражданами. На информационных стендах должна быть размещена информация, указанная в пункте 6 Регламента.
Показатели доступности и качества государственной услуги
31.Показателями доступности и качества государственной услуги являются:
1) наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги в сети Интернет на официальном сайте Управления, на Едином портале государственных и муниципальных услуг и Портале государственных и муниципальных услуг Самарской области (определяется отсутствием в календарном году жалоб заявителей, связанных с информированием о предоставлении государственной услуги, а также степенью удовлетворенности заявителей качеством и доступностью государственной услуги по результатам опроса заявителей);
2) предоставление государственной услуги в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги, в том числе доля заявлений, рассмотренных в установленные сроки, от общего количества заявлений, рассмотренных за календарный год;
3) возможность получения заявителем информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;
4) доля запросов, принятых с использованием информационно-телекоммуникационной сети общего пользования, в том числе посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг и Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области, в общем количестве поступивших запросов;
5) сокращение доли обоснованных жалоб в общем количестве поступивших жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц Управления, государственных архивов Самарской области при предоставлении государственной услуги;
6) снижение времени ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги.
Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления государственной услуги в электронной форме
32.При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляется:
1) обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Управления, Едином портале государственных и муниципальных услуг и Портале государственных и муниципальных услуг Самарской области;
2) обеспечение возможности подачи заявителем запроса на предоставление государственной услуги с использованием официального сайта Управления, Единого портала государственных и муниципальных услуг и Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области;
3) иные действия, осуществляемые при предоставлении государственной услуги в электронной форме в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Самарской области.
Состав административных процедур, предоставляемых в электронном виде, а также действий заявителя по получению информации о предоставлении государственной услуги в электронном виде определяются в соответствии с содержанием этапов перехода на предоставление государственной услуги в электронном виде, установленных Перечнем государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти Самарской области, а также органами местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами Самарской области, утвержденным постановлением Правительства Самарской области.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
Последовательность административных процедур
при предоставлении государственной услуги
33.Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием и регистрацию описей и актов, поступивших от заявителей, и передачу их на исполнение;
2) подготовку к рассмотрению представленных описей и актов на заседании ЭПК;
3) рассмотрение представленных описей и актов на заседании ЭПК и оформление решения ЭПК.
Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 2 к Регламенту.
Прием и регистрация описей и актов, поступивших
от заявителей, и передача их на исполнение
34.Основанием для начала административной процедуры является получение государственным архивом Самарской области описей и актов с сопроводительным письмом заявителя.
Запрос (заявление) о предоставлении государственной услуги и документы заявителя, направленные (представленные) в Управление, регистрируются и после рассмотрения руководителем Управления передаются директору государственного архива Самарской области по профилю содержания запроса в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
35.Сотрудник государственного архива Самарской области, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, регистрирует поступившие описи и акты и в день поступления направляет их куратору.
36.Куратор проверяет комплектность и правильность оформления описей и актов, поступивших на рассмотрение, полноту и качество их содержания.
37.Куратор готовит заключение на представленные описи и акты и направляет его вместе с представленными описями и актами:
1) на доработку при выявлении некомплектности описей и актов и (или) их несоответствия требованиям, указанным в пункте 23 Регламента;
2) секретарю ЭПК вместе с сопроводительным письмом заявителя в случае надлежащего оформления описей и актов и их соответствия требованиям, указанным в пункте 23 Регламента.
38.Срок подготовки куратором заключения на описи и акты не может превышать 10 дней с момента их регистрации в государственном архиве Самарской области.
39.Описи и акты, направленные на доработку, поступают на повторное рассмотрение в государственный архив Самарской области вместе с сопроводительным письмом заявителя, их представившего. Срок повторного рассмотрения описей и актов куратором и подготовки заключения не может превышать 10 дней с момента их регистрации.
40.Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является подготовленное куратором заключение на представленные описи и акты и направление их заявителю либо секретарю ЭПК.
Подготовка к рассмотрению представленных
описей и актов на заседании ЭПК
41.Основанием для начала административной процедуры является получение Управлением описей и актов с заключением куратора заявителя.
42.Секретарь ЭПК в день поступления описей и актов:
- регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;
- включает рассмотрение вопроса о согласовании/утверждении представленных описей и актов в повестку дня очередного заседания ЭПК согласно графику;
- направляет описи и акты с необходимыми приложениями и рабочей карточкой председателю ЭПК на рассмотрение.
43.Председатель ЭПК направляет представленные описи и акты экспертам для рассмотрения и составления заключения. Описи и акты направляются экспертам на рассмотрение не позднее 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК.
44.Состав группы экспертов при ЭПК утверждается приказом Управления.
45.Эксперт готовит заключение на представленные описи и акты. В ходе подготовки заключения эксперт проверяет правильность оформления описей и актов, полноту и качество их содержания.
46.При выявлении некомплектности представленных описей и актов и (или) их несоответствий их требованиям, указанным в пункте 23 Регламента, описи и акты возвращаются экспертом ЭПК на доработку вместе с заключением и сопроводительным письмом.
46.В день проведения заседания ЭПК эксперт представляет свое заключение на описи и акты.
47.Продолжительность выполнения административной процедуры определяется графиком проведения заседаний ЭПК и составляет не менее 5 дней со дня регистрации секретарем ЭПК документов, направленных (представленных) государственным архивом Самарской области.
48.Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является заключение эксперта на рассмотренные описи и акты.
Рассмотрение представленных описей и актов
на заседании ЭПК и оформление решения ЭПК
49.Председатель ЭПК может принять решение о необходимости присутствия на заседании ЭПК представителя организации, направившей описи и акты на согласование (утверждение). В этом случае председатель ЭПК дает поручение секретарю ЭПК обеспечить явку представителя организации на заседание ЭПК.
50.Рассмотрение представленных описей и актов на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК.
51.Решение ЭПК о согласовании (несогласовании)/утверждении (неутверждении) представленных описей и актов оформляется протоколом ЭПК в течение 15 дней со дня проведения заседания ЭПК. Протокол ЭПК подписывается секретарем и председателем ЭПК и утверждается руководителем Управления или лицом, его замещающим.
52.Решение ЭПК направляется заявителю в виде выписки из протокола заседания ЭПК. Выписка подписывается секретарем и председателем ЭПК и заверяется печатью ЭПК. Выписка направляется вместе с представленными описями и актами.
Максимальный срок выполнения действия - 3 дня со дня оформления протокола заседания ЭПК.
53.Критерием принятия решения на заседании ЭПК является соответствие представленных документов требованиям, указанным в пункте 23 Регламента.
54.Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации является направление заявителю выписки из протокола заседания ЭПК.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением регламента
55.Контроль за предоставлением государственной услуги в целом осуществляет руководитель Управления.
56.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных Регламентом по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется на постоянной основе заместителем руководителя Управления, а также должностным лицом Управления, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
57.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.
58.Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами Самарской области.
59.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления и государственных архивов Самарской области.
60.Плановые проверки осуществляются не реже одного раза в три года. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).
61.Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению (в устной или письменной форме), поступившему в Управление.
62.Результаты проверки оформляются в виде справки (акта проверки), в которой указываются выявленные нарушения или недостатки (либо их отсутствие), а также предложения по их устранению.
63.Должностные лица Управления, по вине которых допущены нарушения положений Регламента, несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
64.Заявители, направившие заявления о предоставлении государственной услуги, могут осуществлять контроль за ходом ее предоставления путем получения необходимой информации лично во время приема, по телефону, по письменному обращению, по электронной почте, через Портал государственных и муниципальных услуг Самарской области и официальный сайт Управления в сети Интернет. Срок получения такой информации во время приема должностным лицом Управления не может превышать 30 минут, а с 1 января 2014 года - 15 минут. Ответ на письменное обращение о ходе предоставления государственной услуги направляется Управлением или государственным архивом Самарской области, в адрес которых направлено данное обращение, не позднее двух рабочих дней со дня его регистрации. Ответ на обращение заявителя о ходе предоставления государственной услуги, сделанное по телефону или электронной почте, не может превышать одного рабочего дня.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, должностных лиц органа, предоставляющего государственную услугу, государственных служащих
65.Заявители и иные уполномоченные лица имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) Управления, должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, повлекших за собой нарушение прав и законных интересов заявителя, в досудебном (внесудебном) порядке.
66.Заявитель или его законный представитель вправе направить в Управление жалобу в письменной или электронной форме на нарушение порядка предоставления государственной услуги, содержащую требование о восстановлении или защите нарушенных прав или законных интересов заявителя органом, предоставляющим государственную услугу, должностными лицами, государственными гражданскими служащими при получении данным заявителем государственной услуги (далее - жалоба).
67.Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта Управления, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг Самарской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
68.Все жалобы фиксируются специалистом Управления, ответственным за прием документов, в специальном журнале учета жалоб.
69.Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
нарушение срока предоставления государственной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления государственной услуги;
отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;
отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;
затребование с заявителя при предоставлении государственной платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области;
отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
70.Особенности подачи и рассмотрения жалоб могут устанавливаться нормативными правовыми актами Самарской области.
71.Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в Управление жалобы в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.
Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
72.Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
73.Жалоба на решения и действия (бездействие) должностных лиц, государственных гражданских служащих Управления, руководства или сотрудников государственных архивов Самарской области может быть направлена в Управление:
заместителю руководителя Управления или иному должностному лицу Управления, ответственному за организацию предоставления государственной услуги (необходимые сведения с указанием фамилии, имени, отчества, должности, номера телефона, графика работы и адреса электронной почты размещаются на официальном сайте Управления);
руководителю Управления.
74.Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу.
75.Жалоба на нарушение Управлением порядка предоставления государственной услуги может быть направлена в Правительство Самарской области, Губернатору Самарской области.
76.Сроки рассмотрения жалобы.
Жалоба заявителя в связи с получением государственной услуги, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.
77.По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:
удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, а также в иных формах;
отказывает в удовлетворении жалобы.
78.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
79.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.