Распоряжение Мэра городского округа Тольятти Самарской области от 04.05.2006 № 136-1/р
О создании постоянно действующей центральной экспертной комиссии мэрии городского округа Тольятти
МЭР ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 4 мая 2006 г. N 136-1/р О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Обархивном деле в Российской Федерации", в соответствии с требованиями"Государственной системы документационного обеспечения управления" и"Основных правил работы ведомственных архивов", произошедшимикадровыми изменениями, принятием Устава городского округа Тольяттисчитаю необходимым: 1. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию(ЦЭК) мэрии городского округа Тольятти. 2. Утвердить Положение о постоянно действующей центральнойэкспертной комиссии мэрии городского округа Тольятти (приложение N 1). 3. Утвердить персональный состав ЦЭК мэрии городского округаТольятти: Председатель: Мелехина Г.И. - руководитель аппарата. Заместитель председателя: Степанова Н.А. - заведующий канцелярией (отделом). Секретарь комиссии: Миронова В.А. - документовед I категории бюро по документообороту и контролю канцелярии (отдела). Члены комиссии: Исаев С.Н. - начальник Правого управления; Малежина М.Н. - главный бухгалтер бухгалтерии (управления); Виноград М.Р. - начальник Управления по делам архивов; Горшков С.И. - начальник Управления персонала и муниципальной службы. 4. ЦЭК обеспечить ежегодную разработку номенклатуры дел и ееуточнение, упорядочение документов мэрии и предоставление описей надела постоянного и долговременного хранения для согласования иутверждения экспертно-проверочной комиссией Управления государственнойархивной службы Самарской области. 5. Распоряжения мэра г. Тольятти от 31.10.2001 N 1274-1/р "Осоздании постоянно действующей экспертной комиссии мэрии г. Тольятти"и от 15.12.2004 N 3114-1/р "О внесении изменений в Распоряжение мэраг. Тольятти от 31.10.2001 N 1274-1/р "О создании постоянно действующейэкспертной комиссии мэрии г. Тольятти" считать утратившими силу. 6. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю засобой Мэр Н.Д.УТКИН Приложение N 1 к Распоряжению мэра городского округа Тольятти от 4 мая 2006 г. N 136-1/р ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ I. Общие положения 1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК)создается для организации и проведения методической и практическойработы по экспертизе ценности документов мэрии, отбору и подготовке кпередаче на государственное хранение документов Архивного фондаРоссии, включая управленческую, аудиовизуальную, машиночитаемую идругую документацию, образующуюся в процессе деятельности мэрии. 2. Постоянно действующая ЦЭК является экспертно-административныморганом при мэрии городского округа Тольятти. Решения ЦЭК носятрекомендательный характер. На основании решений ЦЭК мэр издаетраспоряжения. В необходимых случаях издается распоряжение обутверждении решений ЦЭК после предварительного согласования их сУправлением государственной архивной службы Самарской области. 3. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом "Обархивном деле в РФ", законодательными и иными нормативными правовымиактами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актамигородского округа Тольятти, в том числе Уставом городского округаТольятти, нормативно-методическими документами Росархива и Управлениягосударственной архивной службы Самарской области, типовыми иведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящимПоложением. 4. Центральную экспертную комиссию возглавляет руководительаппарата мэрии. Ее секретарем является лицо, ответственное за архивмэрии. Персональный состав ЦЭК утверждается распоряжением мэра. ЧленамиЦЭК являются квалифицированные сотрудники органов (структурныхподразделений) мэрии, включая представителей канцелярии и органауправления архивным делом в городском округе. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекатьсяпредставители любых сторонних организаций. II. Основные задачи ЦЭК 5. Основными задачами ЦЭК являются: 5.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел иформировании дел. 5.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии подготовки их к архивному хранению. 5.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов кпередаче на государственное хранение, аудиовизуальной и другойдокументации. III. Основные функции ЦЭК В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняетследующие функции. 6. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документовучреждения для дальнейшего хранения или уничтожения. 7. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизеценности документов мэрии, ее структурных подразделений и поподготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел,дает экспертную оценку проектам нормативных методических документов поназванным вопросам. 8. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам мэрии: - по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, повозможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, другихдокументов в состав Архивного фонда России; - по инициативному документированию (записи воспоминанийстарейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной историисвоего учреждения; 9. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: 9.1. На утверждение ЭПК Управления государственной архивнойслужбы Самарской области через Управление по делам архивов мэрии, азатем на утверждение руководителю аппарата мэрии описи дел постоянногохранения управленческой и специальной документации. 9.2. На согласование ЭПК Управления государственной архивнойслужбы Самарской области через управление по делам архивов мэрии, азатем на утверждение руководителю аппарата мэрии: - сводную номенклатуру дел мэрии; - описи дел по личному составу; - акты об утрате или неисправимом повреждении документовпостоянного срока хранения. 9.3. На рассмотрение ЭПК Управления государственной архивнойслужбы Самарской области через управление по делам архивов мэрии: - предложения об изменении сроков хранения категорий документов,установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов,не предусмотренных перечнем. 9.4. На согласование управлению по делам архивов мэрии иутверждение руководителю аппарата мэрии: - акты об утрате или неисправимом повреждении документов поличному составу; - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения. 10. Совместно со службами канцелярии и кадров проводит длясотрудников мэрии консультации по вопросам работы с документами,участвует в проведении мероприятий по повышению их деловойквалификации. IV. Права ЦЭК Центральная экспертная комиссия имеет право: 11. В пределах своей компетенции давать рекомендации органам(структурным подразделениям) и отдельным сотрудникам мэрии по вопросамразработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве,экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянногосрока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформлениядокументов. 12. Запрашивать от руководителей органов (структурныхподразделений) мэрии: - объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожениядокументов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числедокументов по личному составу; - предложения и заключения, необходимые для определения сроковхранения документов. 13. Приглашать на свои заседания руководителей органов(структурных подразделений) мэрии и заслушивать их о ходе подготовкидокументов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечениясохранности документов Архивного фонда России, о причинах утратыдокументов. 14. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов иэкспертов специалистов органов (структурных подразделений) мэрии,представителей учреждений Государственной архивной службы России,сторонних организаций. 15. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработкинекачественно и небрежно подготовленные документы. 16. В установленном порядке представлять интересы мэрии в органахФедерального архивного агентства России. V. Организация работы ЦЭК 17. Экспертная комиссия мэрии работает в тесном контакте суправлением по делам архивов мэрии городского округа Тольятти.Получает от управления по делам архивов мэрии соответствующиеорганизационно-методические указания. 18. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководителемаппарата мэрии. 19. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на еезаседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-храз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие нарассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднеечем через 10 дней. 20. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаютсяправомочными, если в голосовании приняли участие не менее половиныприсутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеюттолько члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют правосовещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов, присутствующихна заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимаетпредседатель. 21. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование еедокументов, ответственность за их хранение, а также контроль заисполнением принятых ЦЭК решений возлагается на секретаря комиссии.