Приложение к Распоряжению от 11.07.2007 г № 4715-1/Р Положение
Положение о бюро документооборота правового департамента мэрии городского округа тольятти
1.Общие положения
1.1.Бюро документооборота (далее - Бюро) Правового департамента (далее - Департамент) мэрии городского округа Тольятти.
1.2.Бюро образовано Распоряжением мэра городского округа Тольятти от 08.06.2006 N 167-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов мэрии городского округа Тольятти". Изменение структуры Бюро и упразднение Бюро осуществляются распоряжением мэра городского округа Тольятти.
1.3.Бюро непосредственно руководит заведующий Бюро, который непосредственно подчиняется руководителю Департамента.
1.4.Бюро осуществляет свою деятельность на основе Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, в том числе Устава городского округа Тольятти, Положения о муниципальной службе в городском округе Тольятти, Положения о Департаменте, настоящего Положения, а также правил, инструкций, методических рекомендаций учреждений Государственной архивной службы РФ, действующих нормативных правовых актов по вопросам документационного обеспечения.
1.5.Штатное расписание и условия оплаты труда работников Бюро утверждаются мэром городского округа. В настоящее Положение вносятся изменения в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав, ответственности, возложенных на Бюро.
1.6.Местонахождение Бюро: 445011, Российская Федерация, Самарская область, г. Тольятти, пл. Свободы, 4.
2.Основные цели и задачи Бюро
Основными целями деятельности Бюро являются: организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения Департамента), организация единого порядка работы с документами в Департаменте, осуществление контроля за документационным обеспечением Департамента.
Для достижения поставленных целей Бюро решает следующие задачи:
1.Осуществление работы с входящими в Департамент документами;
2.Осуществление работы с исходящими из Департамента документами;
3.Осуществление мониторинга работы Департамента с органами государственной власти и судебными органами, органами местного самоуправления;
4.Осуществление работы с факсами, телеграммами, телефонограммами, поступающими в Департамент и исходящими из Департамента;
5.Осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями Департамента сроков исполнения документов;
6.Решение иных организационных вопросов.
3.Основные функции Бюро
3.1.Для решения задачи N 1 "Осуществление работы с входящими в Департамент документами" Бюро осуществляет следующие функции:
3.1.1.Осуществляет прием документов в Департаменте от органов государственной власти, организаций и граждан по вопросам компетенции Департамента, в том числе документов об исполнительном производстве, судебных повесток, исковых заявлений, определений (постановлений) и решений судов;
3.1.2.Проводит проверку правильности оформления поступивших документов в соответствии с правилами и требованиями делопроизводства;
3.1.3.Регистрирует документ, проставляет штамп, содержащий номер и дату регистрации;
3.1.4.Направляет документ руководителю Департамента для наложения резолюции;
3.1.5.Документы с резолюцией руководителя Департамента направляет в соответствующее структурное подразделение Департамента на исполнение;
3.1.6.Каждый факт передачи документа исполнителю и возвращения от исполнителя фиксирует в журнале регистрации (в электронном варианте), указывая сведения об исполнении;
3.1.7.Снимает исполненные документы с контроля;
3.1.8.Передает пакеты исполненных документов в канцелярию (отдел) мэрии в установленном порядке.
3.2.Для решения задачи N 2 "Осуществление работы с исходящими из Департамента документами" Бюро осуществляет следующие функции:
3.2.1.Осуществляет проверку документов, предназначенных для отправки адресатам, на полноту и правильность оформления в соответствии с требованиями ГОСТов, инструкций, правил и требований делопроизводства;
3.2.2.Регистрирует документы, подписанные руководителем Департамента (его заместителем) либо иным уполномоченным лицом;
3.2.3.Отправляет документы адресату (в том числе направляет документы об исполнительном производстве, судебные повестки, исковые заявления, определения (постановления) и решения судов органам мэрии, принимавшим участие в данных делах);
3.2.4.Ведет архив исходящих из Департамента документов.
3.3.Для решения задачи N 3 "Осуществление мониторинга работы Департамента с прокуратурой, органами государственной власти и судебными органами, органами местного самоуправления" Бюро осуществляет следующие функции:
3.3.1.Ведет реестр судебных дел, в которых принимает участие мэрия, ее органы (структурные подразделения), организации, уполномоченные выступать от имени мэрии городского округа;
3.3.2.Ведет архив судебных дел, законченных производством;
3.3.3.Ведет реестр актов прокурорского реагирования (представлений и протестов);
3.3.4.Ведет учет изданных муниципальных правовых актов (постановлений и распоряжений мэра, распоряжений заместителей мэра).
3.4.Для решения задачи N 4 "Осуществление работы с факсами, телеграммами, телефонограммами, поступающими в Департамент и исходящими из Департамента" Бюро осуществляет следующие функции:
3.4.1.Осуществляет прием факсов, телеграмм, телефонограмм, направляет их руководителю Департамента для наложения резолюции;
3.4.2.Передает факсы, телеграммы, телефонограммы на исполнение согласно резолюции руководителя Департамента, а также осуществляет передачу подобных сообщений органам и организациям;
3.4.3.Формирует архив входящих и исходящих факсов, телеграмм, телефонограмм.
3.5.Для решения задачи N 5 "Осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями Департамента сроков исполнения документов" Бюро осуществляет следующие функции:
3.5.1.Осуществляет контроль исполнения документов структурными подразделениями Департамента на всех этапах работы с документами;
3.5.2.Фиксирует контрольные сроки на все зарегистрированные документы, требующие исполнения;
3.5.3.Направляет напоминания исполнителям (структурным подразделениям Департамента) об истечении контрольного срока;
3.5.4.Представляет отчет руководителю Департамента по не исполненным в установленный срок документам.
3.6.Для решения задачи N 6 "Решение иных организационных вопросов" Бюро осуществляет следующие функции:
3.6.1.Доводит информацию о проведении совещаний, заседаний, иных организационных мероприятий до сведения руководителей структурных подразделений Департамента;
3.6.2.Решает вопросы транспортного обслуживания сотрудников Департамента.
4.Права Бюро
4.1.Мероприятия по организации работы Бюро планируются и выполняются по заданиям руководителя Департамента. Планы мероприятий Бюро разрабатываются заведующим Бюро поквартально и помесячно, утверждаются руководителем Департамента. Контроль за выполнением планов мероприятий Бюро осуществляет руководитель Департамента.
4.2.Бюро имеет право:
- запрашивать от структурных подразделений Департамента сведения, необходимые для осуществления задач и функций Бюро;
- возвращать исполнителям (работникам Департамента) на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований документооборота;
- вносить предложения руководителю Департамента о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников Департамента, нарушающих установленные правила работы с документами;
- участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами в Департаменте, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
- пользоваться информационными банками данных, имеющимися в мэрии городского округа.
5.Структура Бюро
5.1.Инспекторы Бюро назначаются на должность на условиях трудового договора и освобождаются от должности на основании распоряжения мэра городского округа Тольятти по согласованию с заведующим Бюро, руководителем Департамента в соответствии с действующим законодательством.
5.2.Бюро в своей работе взаимодействует со всеми структурными подразделениями Департамента, иными органами (структурными подразделениями) мэрии, физическими и юридическими лицами в пределах своей компетенции.
6.Руководство Бюро
6.1.Бюро руководит заведующий Бюро.
6.2.Заведующий Бюро назначается на должность на условиях трудового договора и освобождается от должности распоряжением мэра городского округа Тольятти по согласованию с руководителем Департамента в соответствии с действующим законодательством.
6.3.Положение о Бюро разрабатывается заведующим Бюро и утверждается распоряжением мэра городского округа. Должностную инструкцию заведующего Бюро, должностные инструкции инспекторов Бюро утверждает мэр городского округа.
6.4.Заведующий Бюро имеет право:
- запрашивать и получать в установленном порядке информацию по вопросам своей компетенции;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в соответствии с должностными обязанностями;
- требовать от инспекторов Бюро неукоснительного соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, установленного в мэрии городского округа Тольятти, порядка работы со служебной информацией;
- вносить руководителю Департамента предложения по вопросам, относящимся к своей компетенции;
- подготавливать и вносить руководителю Департамента предложения по совершенствованию деятельности Бюро, по выдвижению кандидатур на вакантные должности инспекторов в Бюро, обеспечению Бюро необходимыми документами, техническими средствами, о поощрении или применении дисциплинарных взысканий к инспекторам Бюро;
- по поручению руководителя Департамента принимать участие в совещаниях, семинарах, иных мероприятиях при рассмотрении на них вопросов, входящих в компетенцию Бюро;
- подписывать отчеты, письма, докладные и служебные записки, исходящие из Бюро;
- участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности;
- повышать квалификацию и продвигаться по службе.
6.5.Заведующий Бюро обязан:
- соблюдать и исполнять требования Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти;
- исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих руководителей, изданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;
- исполнять требования, отраженные в должностной инструкции заведующего Бюро, разрабатывать должностные инструкции на своих подчиненных;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленного в мэрии городского округа Тольятти;
- соблюдать нормы служебной этики;
- поддерживать необходимый для должности уровень квалификации.
- обеспечивать соблюдение законности в деятельности Бюро.
6.6.В соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти заведующий Бюро несет ответственность за:
- выполнение Бюро возложенных на Бюро задач и функций в соответствии с настоящим Положением;
- своевременное и качественное выполнение планов работы Бюро;
- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностной инструкции заведующего Бюро.
Заведующий
бюро документооборота
Л.А.КИРИЛЛОВА
Согласовано
Руководитель
Правового департамента
С.Н.ИСАЕВ
Начальник
методического отдела
Е.А.ТУПИКОВА
Руководитель
Управления персонала
и муниципальной службы
С.И.ГОРШКОВ