Распоряжение от 13.11.2009 г № 274-Р
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области, утвержденную распоряжением Правительства Самарской области от 10.12.2008 N 324-р
ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 10.12.2008 N 324-р
В целях совершенствования организации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти Самарской области:
Внести в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области, утвержденную распоряжением Правительства Самарской области от 10.12.2008 N 324-р, следующие изменения:
раздел 5 изложить в следующей редакции:
"5. Порядок подготовки и оформления резолюций
Губернатора области и вице-губернатора области, поручений
Губернатора - председателя Правительства области
5.1. Проекты резолюций Губернатора области и вице-губернатора области по рассмотренным документам, поручений Губернатора - председателя Правительства области (далее - резолюция, поручение) оформляются на листах формата А4, А5, А6 с использованием соответствующих электронных шаблонов по установленной форме (приложение N 7).
5.2. Подготовка проектов резолюций, поручений осуществляется в следующем порядке:
проекты резолюций готовятся ответственными за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора области соответственно, проекты поручений - ответственным должностным лицом;
в проекте резолюции, поручения указываются исполнители резолюции, поручения, дата выполнения и при необходимости - контроль исполнения;
если в проекте резолюции, поручения предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или помечается словом "созыв";
исполнители, указанные в резолюции, поручении после первого лица, направляют ему свои предложения не позднее 5 дней до окончания срока исполнения, указанного в резолюции, поручении, а первое лицо, в свою очередь, подготавливает окончательный документ с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их обращений (служебных записок) по данному вопросу;
если проект резолюции, поручения предусматривает несколько поручений, то резолюция, поручение разбивается на пункты в соответствии с количеством заданий. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.
5.3.Копии оформленных резолюций, поручений в обязательном порядке рассылаются:
в организации или должностным лицам, указанным в резолюции, поручении;
в управление по работе с обращениями граждан, если резолюция, поручение даны по письму гражданина.
В случае необходимости оформленные резолюции, поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в тексте резолюции, поручения.
Если резолюция, поручение направляется более чем в 10 адресов, то к ней прилагается указатель рассылки.
5.4.Подписанная резолюция с документом, по которому она дана, передается в управление делопроизводства и документооборота соответствующими ответственными за делопроизводство с указанием даты передачи для регистрации и последующей рассылки (если срочно, то пишется и время передачи).
Подписанное поручение (вместе с документом, если оно дано по документу) передается в управление делопроизводства и документооборота ответственным должностным лицом с указанием даты передачи для регистрации и последующей рассылки (если срочно, то пишется и время передачи).
Вносить правки, изменения и дополнения в тексты резолюций, поручений после их подписания не допускается.
Каждой резолюции, поручению присваивается соответствующий регистрационный номер, состоящий из индекса органа исполнительной власти, готовившего проект, а также раздела номенклатуры дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года. Указанный регистрационный номер проставляется также на каждом документе, по которому дана резолюция, поручение.
5.5.Подлинник резолюции, поручения, на котором проставлена отметка об отправке ее копий адресатам, вместе с подлинниками документов направляется в соответствующий орган исполнительной власти для исполнения. Оформленная резолюция, поручение регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота.
5.6.Замена разосланных резолюций, данных Губернатором области или вице-губернатором области, производится ответственным за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора области соответственно, а поручений Губернатора - председателя Правительства области - ответственным должностным лицом.
5.7.Переадресовка оформленных резолюций, даваемых Губернатором области или вице-губернатором области, поручений Губернатора - председателя Правительства области осуществляется управлением делопроизводства и документооборота.
5.8.Сведения об оформленных резолюциях, поручениях вводятся в автоматизированную систему управлением делопроизводства и документооборота, а информация о ходе выполнения резолюций, поручений - их исполнителями.
5.9.Аналогичным образом подготавливаются и оформляются резолюции руководителей органов исполнительной власти и их заместителей по рассмотренным документам.";
пункт 14.1 дополнить абзацем следующего содержания:
"поручений Губернатора - председателя Правительства области, оформленных в соответствии с разделом 5.";