Приложение к Приказу от 31.03.2010 г № 459 Административный регламент
Административный регламент министерства имущественных отношений самарской области по оказанию государственной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» 1. общие положения
1.1.Наименование государственной услуги.
"Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - государственная услуга).
1.2.Наименование органа исполнительной власти, непосредственно предоставляющего государственную услугу.
Государственную услугу предоставляет министерство имущественных отношений Самарской области (далее - министерство).
1.3.Нормативные правовые акты, регулирующие порядок предоставления государственной услуги.
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Законом Самарской области от 12.05.2005 N 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области";
Законом Самарской области от 03.04.2002 N 15-ГД "О порядке управления и распоряжения собственностью Самарской области";
постановлением Правительства Самарской области от 20.06.2007 N 79 "Об утверждении Положения о министерстве имущественных отношений Самарской области".
1.4.Описание результатов предоставления государственной услуги.
1.4.1.Результатом предоставления государственной услуги является выдача архивных справок и (или) копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее - копий, архивных копий).
1.4.2.В целях настоящего Регламента используются следующие основные понятия:
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
1.4.3.Архивными документами, подтверждающими право на владение землей (далее - архивные документы), применительно к настоящему Регламенту являются:
свидетельство о государственной регистрации права на недвижимое имущество;
решения суда, в том числе в случаях принудительного обращения объектов в собственность Самарской области;
решения министерства о предоставлении земельных участков (в том числе приказы министерства о предоставлении земельных участков в аренду;
приказы министерства о предоставлении земельных участков в собственность;
приказы министерства о предоставлении земельных участков в постоянное (бессрочное) пользование; приказы министерства о внесении изменений в вышеуказанные приказы);
договоры аренды земельных участков, акты приема-передачи имущества к указанным договорам, а также дополнительные соглашения к ним;
договоры купли-продажи земельных участков, акты приема-передачи имущества к указанным договорам, а также дополнительные соглашения к ним;
договоры постоянного бессрочного пользования, акты приема-передачи имущества к указанным договорам, а также дополнительные соглашения к ним).
1.5.Описание заявителей на получение результатов предоставления государственной услуги.
Заявителями на получение результатов предоставления государственной услуги являются:
физические лица, чьи права и свободы непосредственно затрагиваются указанными в пункте 1.4.3 документами;
юридические лица, если указанные в пункте 1.4.3 документы непосредственно касаются прав и обязанностей этих юридических лиц либо если получение юридическим лицом копий указанных в пункте 1.4.3 документов необходимо в связи с взаимодействием с министерством при осуществлении этим юридическим лицом своей уставной деятельности;
органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти Самарской области, органы местного самоуправления;
суды и правоохранительные органы (далее - заявители).
2.Требования к порядку предоставления
государственной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.
2.1.1.Для получения информации по процедуре предоставления государственной услуги заинтересованными лицами используются следующие формы консультирования:
индивидуальное консультирование лично;
консультирование в электронном виде;
индивидуальное консультирование по почте;
индивидуальное консультирование по телефону.
2.1.2.Контактные координаты министерства (справочные телефоны, почтовый адрес министерства, адрес электронной почты, адрес сайта в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - интернет-сайт министерства) представлены в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
График проведения консультаций представлен в приложении N 2 к настоящему Регламенту.
2.1.3.Индивидуальное консультирование лично.
Время ожидания заинтересованного лица при индивидуальном устном консультировании не может превышать 30 минут.
Индивидуальное устное консультирование каждого заинтересованного лица сотрудником министерства, осуществляющим индивидуальное консультирование лично, (далее - сотрудник) не может превышать 20 минут.
В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий индивидуальное устное консультирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного консультирования.
2.1.4.Консультирование в электронном виде.
Консультирование в электронном виде осуществляется посредством:
размещения консультационно-справочной информации на интернет-сайте министерства;
индивидуального консультирования по электронной почте;
размещения консультационно-справочной информации на Региональном портале государственных и муниципальных услуг Самарской области (далее - портал).
При консультировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица, а также на бумажном носителе, по почтовому адресу, указанному в обращении, в срок, не превышающий 30 дней с момента поступления обращения.
Датой поступления обращения является дата регистрации входящего сообщения.
2.1.5.Индивидуальное консультирование по почте.
При консультировании по письменным обращениям ответ на обращение заинтересованного лица направляется почтой в адрес заинтересованного лица в срок, не превышающий 30 дней с момента поступления письменного обращения.
Датой получения обращения является дата регистрации входящего обращения.
2.1.6.Индивидуальное консультирование по телефону.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, осуществляющего индивидуальное консультирование по телефону.
Время разговора не должно превышать 20 минут.
В том случае, если сотрудник, осуществляющий индивидуальное консультирование по телефону, не может ответить на вопрос по содержанию, связанному с предоставлением государственной услуги, он обязан проинформировать заинтересованное лицо об организациях либо структурных подразделениях, которые располагают необходимыми сведениями.
2.1.7.На стендах в местах предоставления государственной услуги должны размещаться следующие информационные материалы:
информация о порядке предоставления государственной услуги;
текст настоящего Регламента с приложениями и извлечения из нормативных правовых актов;
месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса интернет-сайта и электронной почты министерства;
схема размещения должностных лиц и режим приема ими граждан, номера кабинетов, в которых предоставляется государственная услуга, фамилии, имена, отчества и должности соответствующих должностных лиц;
выдержки из нормативных правовых актов по наиболее часто задаваемым вопросам;
требования к письменному запросу и образец запроса о предоставлении сведений об объектах имущества;
перечень документов, представляемых получателями государственной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;
перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;
порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих государственную услугу.
Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом (размером не меньше 14), без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.
2.1.8.В сети Интернет на сайте министерства должны размещаться следующие информационные материалы:
полное наименование и почтовый адрес министерства;
справочные телефоны, по которым можно получить консультацию по порядку предоставления государственной услуги;
адреса электронной почты;
административный регламент предоставления государственной услуги;
информационные материалы (полная версия), содержащиеся на стендах в местах предоставления государственной услуги;
образец запроса на выдачу копий.
2.2.Условия и сроки предоставления государственной услуги.
2.2.1.Выдача копий архивных документов осуществляется в течение 30 дней, если иные сроки не предусмотрены в соответствии с действующим законодательством.
2.2.2.Выдача заявителям копий архивных документов осуществляется по их запросу бесплатно.
2.2.3.Архивные справки и (или) копии документов, подтверждающих право на владение землей, либо мотивированный отказ в выдаче копий направляются министерством заявителю.
2.3.Порядок подачи обращения о получении государственной услуги.
2.3.1.Обращение о предоставлении государственной услуги можно передать:
лично;
почтовым отправлением;
в электронном виде.
2.3.2.Перечень документов, представляемых заявителем (его уполномоченным представителем), при обращении в министерство:
оригинал заявления (запроса) на выдачу копии (копий) архивных документов;
копия документа, удостоверяющего личность заявителя;
копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (в случае если заявление (запрос) на выдачу копий подается от имени юридического лица);
копия документа, подтверждающего полномочия представителя физического или юридического лица.
2.3.3.Запрос на выдачу копий архивных документов должен содержать:
а) для заявителя - физического лица:
фамилию, имя, отчество заявителя и его уполномоченного представителя (если интересы заявителя представляет уполномоченный представитель);
реквизиты документа, удостоверяющего личность физического лица и его уполномоченного представителя (если интересы заявителя представляет уполномоченный представитель);
реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя (если интересы заявителя представляет уполномоченный представитель);
адрес места жительства (фактического пребывания) заявителя;
подпись заявителя или его уполномоченного представителя (если интересы заявителя представляет уполномоченный представитель);
б) для заявителя - юридического лица либо иного субъекта гражданских прав:
полное наименование заявителя и фамилию, имя, отчество его уполномоченного представителя;
реквизиты документа, удостоверяющего личность уполномоченного представителя заявителя;
реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя;
место нахождения (место регистрации);
подпись уполномоченного представителя заявителя;
в) обязательные сведения:
характеристики архивного документа, позволяющие его однозначно определить (номер документа, наименование документа, наименование субъекта, которому осуществлялось предоставление земельного участка, адресные ориентиры земельного участка, кадастровый номер земельного участка);
количество экземпляров копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей;
способ получения результатов услуги (почтовое отправление, личное обращение, в электронном виде через портал);
способ направления информационного сообщения при получении результатов услуги лично (почтовое отправление, телефонная или электронная связь).
2.4.Требования к порядку получения результатов государственной услуги.
2.4.1.Порядок получения результатов государственной услуги.
Результаты государственной услуги могут быть получены заявителем (его уполномоченным представителем) следующими способами:
лично (график выдачи результатов услуги представлен в приложении N 2 к настоящему Регламенту);
почтовым отправлением в адрес заявителя (его уполномоченного представителя), указанный в запросе на выдачу копий;
в электронном виде через портал.
2.4.2.Перечень документов, представляемых заявителем (его уполномоченным представителем), при получении результата услуги лично.
Для получения результатов услуги юридическое лицо должно представить:
копию заявления (запроса) на выдачу копий архивных документов;
оригинал документа, подтверждающего полномочия представителя;
оригинал документа, удостоверяющего личность представителя.
Для получения результатов услуги физическое лицо должно представить:
копию заявления (запроса) на выдачу копий архивных документов;
оригинал документа, удостоверяющего личность заявителя;
оригиналы документа, подтверждающего полномочия представителя, и документа, удостоверяющего личность представителя (если интересы заявителя представляет уполномоченный представитель).
2.4.3.Перечень документов, подготавливаемых сотрудником для предоставления результатов услуги при личном обращении:
архивные справки и (или) копии документов, подтверждающих право на владение землей, а также сопроводительное письмо;
второй экземпляр сопроводительного письма.
2.5.Основания для отказа в предоставлении государственной услуги.
2.6.Требования к местам предоставления государственной услуги.
Места предоставления государственной услуги должны отвечать следующим требованиям.
Здание, в котором расположено министерство, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа заинтересованных лиц.
Вход в здание министерства должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании и режиме работы министерства.
В помещениях для работы с заинтересованными лицами размещаются информационные стенды.
Сотрудники, предоставляющие государственную услугу, обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками (бейджами) с указанием фамилии, имени, отчества и должности, крепящимися с помощью зажимов к одежде, либо настольными табличками аналогичного содержания.
Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заинтересованных лиц и оптимальным условиям работы специалистов.
Места ожидания в очереди на консультацию или получение результатов государственной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями или скамьями (банкетками). Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.
Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заинтересованными лицами.
Рабочие места сотрудников, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.
На территории, прилегающей к зданию министерства, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Количество парковочных мест определяется исходя из интенсивности и количества заинтересованных лиц, обратившихся в министерство за определенный период. На стоянке должно быть не менее 5 машиномест. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
3.Административные процедуры
3.1.Прием запроса от заявителя (его уполномоченного представителя) при личном обращении.
Прием запроса от заявителя (его уполномоченного представителя) при личном обращении осуществляется сотрудником, ответственным за прием входящей корреспонденции.
Предварительно заявитель (его уполномоченный представитель) может получить консультацию сотрудника министерства в отношении комплектности и правильности оформления представляемых документов в соответствии с графиком проведения консультаций о порядке предоставления государственной услуги (приложение N 2 к настоящему Регламенту).
3.2.Обработка документов при получении запроса по почте.
Прием запроса, его регистрация и доведение до ответственного за обработку осуществляются в порядке общего делопроизводства.
Ответственный за обработку осуществляет проверку соответствия требованиям комплектности и соответствия установленным правилам оформления представленных документов.
Затем ответственный за обработку передает представленные документы лицу, ответственному за формирование результатов государственной услуги.
Максимальный срок выполнения данных действий составляет один рабочий день.
3.3.Формирование результатов государственной услуги.
3.3.1.Ответственный за формирование результатов услуги должен приступить к ее предоставлению не позднее 5 рабочих дней, следующих за днем регистрации обращения в министерство имущественных отношений.
Ответственный за формирование результатов услуги осуществляет поиск требуемого документа в архиве (архивохранилище) министерства.
После того как необходимый документ найден, ответственный за формирование результатов услуги осуществляет подготовку необходимых документов.
3.3.2.Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.
Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе"). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.
После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события.
К архивной справке прилагаются копии документов, подтверждающих сведения, приведенные в архивной справке.
3.3.3.Архивные копии изготавливаются путем дословного воспроизведения всего текста документа (ксерокопирование).
3.3.4.Подготовленные исполнителями архивные справки и копии архивных документов сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются.
Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью министерства "для документов".
3.3.5.После этого ответственный за формирование результатов услуги составляет текст сопроводительного письма и осуществляет его визирование. Затем ответственный за формирование результатов услуги передает сформированный пакет документов должностному лицу, уполномоченному на заверение копий документов печатью министерства "для документов".
С момента заверения копии документа печатью министерства "для документов" и подписания сопроводительного письма уполномоченным должностным лицом соответствующий пакет документов передается ответственному за выдачу результатов услуги.
3.3.6.В случае отсутствия в архиве (архивохранилище) документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке министерства, но без надписи "Архивная справка".
В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.
Ответственный за формирование результатов услуги отражает данный факт в тексте сопроводительного письма.
3.4.Подготовка результатов предоставления услуги к выдаче.
Ответственный за выдачу результатов услуги осуществляет сортировку полученных пакетов документов в соответствии со способом предоставления результатов услуги, выбранным заявителем (его уполномоченным представителем), и осуществляет регистрацию исходящих пакетов документов (сопроводительных писем) в порядке общего делопроизводства.
В случае, если способ предоставления - личное обращение, ответственный за выдачу результатов услуги в порядке общего делопроизводства осуществляет подготовку информационного сообщения о времени и месте выдачи результатов услуги и направляет его заявителю (его уполномоченному представителю).
После этого ответственный за выдачу результатов услуги размещает сформированные пакеты документов в соответствующей папке для выдачи заявителю (его уполномоченному представителю) при личном обращении.
В случае, если способ предоставления - почтовое отправление, ответственный за выдачу результатов услуги осуществляет передачу сформированного пакета документов на отправку заявителю (его уполномоченному представителю).
В случае, если услуга предоставляется в электронном виде, то ответственный за выдачу результатов услуги осуществляет их передачу через портал.
4.1.Досудебное обжалование.
4.1.1.Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) должностным лицом министерства в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.
4.1.2.Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является поступление письменного обращения с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба).
В жалобе указываются:
фамилия, имя, отчество заинтересованного лица;
полное наименование юридического лица (в случае обращения организации);
контактный почтовый адрес; предмет жалобы;
личная подпись заинтересованного лица.
Письменная жалоба должна быть написана разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.
Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней, если иной срок не установлен действующим законодательством.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о применении дисциплинарных или административных мер ответственности к сотруднику, ответственному за действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента и повлекшие за собой жалобу заинтересованного лица.
4.1.3.Письменные жалобы не рассматриваются в следующих случаях:
в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;
текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению);
жалоба повторяет текст предыдущего обращения, на которое заинтересованному лицу давался письменный ответ по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В случае поступления такой жалобы заинтересованному лицу направляется уведомление о ранее данных ответах или копии этих ответов.
Обращения заинтересованных лиц, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
4.1.4.Все обращения об обжаловании действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, фиксируются в журнале учета жалоб с указанием:
совершенных действий по предоставлению государственной услуги;
принятых решений и (или) примененных административных мерах ответственности к сотруднику, ответственному за действие (бездействие) и решение, осуществляемое (принятое) в ходе предоставления государственной услуги, повлекшее за собой жалобу заинтересованного лица.
4.1.5.Результатом досудебного обжалования является принятие решения и необходимых мер в ходе рассмотрения жалобы и направление письменных ответов заинтересованным лицам.
4.2.Обжалование в судебном порядке.
Заинтересованные лица могут обжаловать в судебном порядке действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, в том числе в порядке досудебного обжалования, в установленном законодательством Российской Федерации порядке в соответствии с подведомственностью дел, установленной процессуальным законодательством Российской Федерации.
5.1.Порядок и формы контроля предоставления государственной услуги в министерстве.
Текущий контроль соблюдения и исполнения сотрудниками министерства положений настоящего Регламента и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия решений сотрудниками осуществляет министр.
5.2.Ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.
Сотрудники министерства, указанные в настоящем Регламенте, несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.
Порядок и периодичность проведения проверок выполнения министерством положений настоящего Регламента и иных законодательных и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, устанавливает управление организации деятельности министерства и информационных технологий по согласованию с министром и в соответствии с планом работы министерства на текущий год.
Плановые проверки могут проводиться не чаще чем один раз в полугодие и не реже чем один раз в три года.
6.Переходные положения
В соответствии с Концепцией единой системы информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, одобренной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет", предоставление информации в электронном виде через портал осуществляется с момента создания и запуска "Регионального портала государственных и муниципальных услуг Самарской области".