Приложение к Приказу от 03.06.2013 г № 11-Н Положение
Положение об информационной системе «Электронная регистратура самарской области» 1. общие положения
Настоящее Положение об информационной системе "Электронная регистратура Самарской области" (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
2.Определения терминов и сокращения
Сокращения
| Сокращение | Определение |
| АРМ | Автоматизированное рабочее место |
| ЕНП | Единый номер полиса обязательного медицинского страхования |
| ИС "Электронная регистратура" | Информационная система "Электронная регистратура Самарской области" |
| МЗ СО | Министерство здравоохранения Самарской области |
| МИАЦ | Государственное бюджетное учреждение здравоохранения "Самарский областной медицинский информационно-аналитический центр" |
| МИС | Медицинская информационная система |
| МО | Медицинская организация |
| ОМС | Обязательное медицинское страхование |
| ПМСП | Первичная медико-санитарная помощь |
| РФ | Российская Федерация |
| СМО | Страховая медицинская организация |
| СНИЛС | Страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета Пенсионного фонда Российской Федерации |
| ФИО | Фамилия, Имя, Отчество |
| ЦТО | Центр телефонного обслуживания |
Определения терминов
| Термин | Определение |
| Авторизированный пользователь | Посетитель сайта, который прошел процесс авторизации на сайте. Авторизация необходима для работы некоторых сервисов сайта и/или для работы с данными, предназначенными только для конкретного авторизированного пользователя |
| Инфомат | Информационный терминал для получения услуги записи на прием к врачу |
| Личный кабинет | Дополнительный функциональный раздел ИС "Электронная регистратура", доступный только для авторизированного пользователя и обеспечивающий доступ к отдельным персонифицированным данным, связанным с использованием ИС "Электронная регистратура" |
| Медицинская организация (МО) | Государственные учреждения здравоохранения Самарской области, подведомственные министерству здравоохранения Самарской области, а также иные юридические лица независимо от организационно-правовой формы, осуществляющие в качестве основного (уставного) вида деятельности медицинскую деятельность на основании лицензии, выданной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, и заключившие с уполномоченной МЗ СО организацией соглашение по использованию ИС "Электронная регистратура" |
| Первичная медико-санитарная помощь | Медицинская помощь, приближенная к месту жительства или работы (обучения) граждан, представляющая собой, как правило, первый уровень контакта граждан с системой здравоохранения и первый этап непрерывного процесса охраны здоровья, являющаяся основой системы оказания медико-санитарной помощи и включающая мероприятия по профилактике, диагностике, лечению заболеваний и состояний, медицинской реабилитации, наблюдению за течением беременности, формированию здорового образа жизни и санитарно-гигиеническому просвещению населения |
| Портал | Портал здравоохранения Самарской области (http://www.zdravportal63.ru) или Региональный социальный портал государственных и муниципальных услуг (http://www.suprema63.ru) |
| Расписание | График, содержащий указание о дате и времени приема граждан врачом медицинской организации |
| Реестровая запись ИС "Электронная регистратура" (или талон на прием к врачу) | Запись в Реестре обращений ИС "Электронная регистратура", содержащая сведения о резервировании временного промежутка в расписании рабочего времени врача для посещения гражданином с целью получения медико-санитарной помощи |
| Услуга | Услуга, предоставляемая медицинской организацией для осуществления записи граждан на прием к врачу с использованием ИС "Электронная регистратура" |
| Центр телефонного обслуживания (ЦТО) | Центр телефонного обслуживания граждан, обеспечивающий прием и обработку телефонных обращений граждан для записи на прием к врачу на региональном уровне |
3.Назначение ИС "Электронная регистратура"
ИС "Электронная регистратура" предназначена для предоставления гражданам в электронном виде государственной услуги "Прием заявок (запись) на прием к врачу" в соответствии с пунктом 19 сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг, предоставляемых в электронном виде учреждениями субъектов Российской Федерации и муниципальными учреждениями и организациями, утвержденного Распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р.
Требования настоящего Положения распространяются на МО, оказывающие ПМСП и консультативную помощь в амбулаторных условиях.
4.Оператор ИС "Электронная регистратура"
Оператором ИС "Электронная регистратура" является государственное бюджетное учреждение здравоохранения МИАЦ.
Отдельные функции Оператора ИС "Электронная регистратура" могут быть переданы иным организациям в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и законодательством Самарской области.
Оператор обеспечивает:
бесперебойное функционирование ИС "Электронная регистратура";
защиту информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий на серверах Оператора с момента ее поступления в ИС "Электронная регистратура";
регламентированный доступ к ИС "Электронная регистратура";
возможность размещения информации в ИС "Электронная регистратура".
МИАЦ является уполномоченной организацией по заключению соглашений по использованию ИС "Электронная регистратура" с юридическими лицами независимо от организационно-правовой формы, осуществляющими в качестве основного (уставного) вида деятельности медицинскую деятельность на основании лицензии, выданной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, за исключением государственных учреждений здравоохранения Самарской области, подведомственных МЗ СО (далее - Учреждения).
МЗ СО, МИАЦ и МО обеспечивают конфиденциальность сведений, содержащихся в ИС "Электронная регистратура", хранение и защиту таких сведений в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
5.Архитектура ИС "Электронная регистратура", состав и виды информации, подлежащей размещению в ИС "Электронная регистратура"
ИС "Электронная регистратура" представляет собой распределенную информационную систему, включающую в себя следующие компоненты:
подсистему интеграции;
интернет-сайт "Электронная регистратура Самарской области" (http://ereg.medlan.samara.ru);
АРМ оператора ЦТО;
подсистему формирования статистики (www.stat.regtalon.ru).
Подсистема интеграции не хранит информацию и является инструментом передачи данных, введенных пользователем через сайт (или инфомат), в МИС МО, с последующей передачей из МИС МО необходимого набора данных по запросу для отображения на сайте.
Данные о зарезервированном времени на конкретного гражданина (реестровая запись) вносятся в базу данных МИС той МО, в которую производится запись.
Расписание врачей формируется в МИС МО.
МИС МО должна предоставлять ИС "Электронная регистратура" следующие сведения о гражданине, желающем записаться на прием к врачу в МО:
а) страховой номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования (при наличии);
б) фамилию, имя, отчество;
в) дату рождения;
г) пол;
д) адрес места жительства (с указанием кода по общероссийскому классификатору административно-территориальных образований);
е) серию, номер паспорта (свидетельства о рождении) или удостоверения личности, дату выдачи указанных документов;
ж) серию и номер полиса ОМС и наименование СМО, его выдавшей;
з) сведения о наличии льгот по внеочередному обслуживанию;
и) наименование МО, в которую гражданин подает заявку на посещение;
к) сведения об обслуживаемых участках.
6.Участники информационного взаимодействия при работе с ИС "Электронная регистратура"
Участниками информационного взаимодействия при работе с ИС "Электронная регистратура" являются:
пользователи - физические лица (далее - пользователь);
юридические лица:
МЗ СО;
МИАЦ;
МО;
ЦТО.
Права участников информационного взаимодействия определяются в соответствии с их полномочиями (должностными обязанностями).
Субъектами, обязанными представлять информацию для размещения в ИС "Электронная регистратура" и обеспечивать ее достоверность и актуальность, являются МО, оказывающие ПМСП и консультативную помощь в амбулаторных условиях.
Субъектом, обязанным обеспечивать доступ к информации, содержащейся в ИС "Электронная регистратура", а также защиту указанной информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий является Оператор.
Внутренний регламент работы регистратуры МО не должен противоречить настоящему Положению.
7.Порядок подачи гражданином заявки на прием к врачу
Работа с ИС "Электронная регистратура" возможна в двух режимах - анонимном и авторизованном. Анонимный режим доступен пользователю сразу после обращения к ИС "Электронная регистратура" через сайт или портал.
В анонимном режиме пользователю доступны справочная информация о МО, врачах, их специальности и расписание их работы.
Авторизация возможна на любом этапе работы с ИС "Электронная регистратура" (выбор района, выбор МО, просмотр расписания). Для перехода в авторизованный режим пользователю необходимо ввести в форму авторизации на порталах, интернет-сайте http://www.ereg.medlan.samara.ru или инфомате следующие данные:
номер полиса ОМС (без серии);
дату рождения;
номер документа, удостоверяющего личность (в случае, если по указанным выше данным не удается идентифицировать гражданина).
По введенным пользователем данным выполняется проверка информации о прикреплении полиса к МО и наличии в МО медицинской карты амбулаторного больного путем запроса к базе МИС МО и определяется, состоит ли гражданин на диспансерном учете и у какого именно специалиста.
В случае если указанные сведения пользователя верифицируются, дальнейшая работа с ИС "Электронная регистратура" выполняется в авторизованном режиме. В противном случае выводится уведомление о невозможности электронной записи на прием к врачу и пользователь может продолжать работу только в анонимном режиме. Для записи на прием пользователь должен обратиться непосредственно в регистратуру МО.
В авторизованном режиме пользователю доступны дополнительные функциональные возможности ИС "Электронная регистратура", такие как:
возможность быстрого перехода к просмотру расписания МО, в которых есть медицинская карта пользователя (при наличии информации об амбулаторной карте пациента в МИС МО);
возможность быстрого перехода к просмотру расписания МО прикрепления;
возможность быстрого перехода к просмотру расписания своего участкового врача с последующей записью на прием (при наличии в МИС МО информации о прикреплении пользователя к участку и участковых врачах);
возможность просмотра активных талонов, истории записи на прием через ИС "Электронная регистратура", просмотра и редактирования контактных данных через Личный кабинет.
Подача пользователем заявки на прием к врачу представляет собой процесс внесения реестровой записи посредством ИС "Электронная регистратура" в МИС МО, содержащей сведения о резервировании временного промежутка в расписании рабочего времени врача МО.
Пользователь после авторизации должен выбрать МО, специализацию врача, дату и время приема врачом в соответствии с представленным расписанием.
Перейти к просмотру расписания отдельного специалиста пользователь может несколькими способами:
выбрать интересующий район, выбрать МО из предложенного списка, выбрать необходимого специалиста по специальности или участку;
воспользоваться функцией поиска МО по адресу и наименованию;
воспользоваться функцией поиска врача по специальности, ФИО, номеру участка;
воспользоваться функцией быстрого перехода к расписанию МО, в которых есть его медицинская карта (фильтр по МО прикрепления и фильтр по наличию медицинской карты), функция доступна только в авторизованном режиме работы ИС "Электронная регистратура";
воспользоваться функцией быстрого перехода к расписанию врачей своего участка (фильтр по участку прикрепления), функция доступна только в авторизованном режиме работы ИС "Электронная регистратура";
использовать комбинацию перечисленных выше способов.
Для резервирования времени приема пользователю необходимо выбрать доступное для записи время приема специалиста на интересующую дату, указать свои идентификационные данные (если работа с сервисом до этого велась в анонимном режиме), при необходимости получения уведомлений об изменениях в расписании ввести в предложенной экранной форме свои контактные данные (номер сотового телефона и/или адрес электронной почты), после чего подтвердить формирование талона с указанными на экране данными.
О факте сохранения реестровой записи пользователь уведомляется в обязательном порядке одним из следующих способов:
направлением талона на прием к врачу на адрес электронной почты;
соответствующим сообщением в Личном кабинете.
Из Личного кабинета пользователь может в любое время распечатать талон на прием к врачу.
В случае необходимости пользователь может отменить свою запись на прием к врачу через Личный кабинет.
Обо всех изменениях в реестровой записи по инициативе МО пользователь должен быть обязательно и немедленно оповещен МО в соответствии с внутренним регламентом МО. Ответственность за соблюдение данного требования возлагается на руководителя МО.
Подача заявки пользователем на прием к врачу в электронном виде с целью получения ПМСП и консультативной помощи в обязательном порядке должна быть доступна к следующим врачам:
врачу-терапевту участковому;
врачу-педиатру участковому;
врачу общей практики (семейному врачу);
врачу-стоматологу;
врачу-хирургу;
врачу-акушеру-гинекологу.
Подача заявки пользователем на прием к врачу в электронном виде возможна к специалисту одного профиля не чаще чем 1 раз в день.
Подача заявки на прием к врачу в электронном виде возможна не менее чем за 3 часа до времени предполагаемого приема.
МО обязаны обеспечить актуализацию расписания всех врачей МО и возможность записи на прием через сеть Интернет к врачам вышеуказанных специальностей, оказывающих ПМСП и консультативную помощь.
МО имеет право предоставлять возможность записи на прием через сеть Интернет к врачам других специальностей в дополнение к вышеуказанным, в частности к врачам узких специальностей, для пациентов, состоящих на диспансерном учете.
Запись на прием к врачу с помощью ИС "Электронная регистратура" может осуществляться гражданином по его телефонному обращению в МО или ЦТО. Для подачи заявки на прием к врачу гражданин представляет следующую информацию:
ФИО;
номер полиса ОМС (старого образца или ЕНП), или СНИЛС, или паспортные данные;
номер контактного телефона;
наименование МО (при обращении в ЦТО);
специальность и ФИО врача, к которому необходимо записаться на первичный прием;
желаемую дату и время приема.
На основании сведений, полученных от гражданина, регистратор МО или ЦТО вносит реестровую запись в ИС "Электронная регистратура".
8.Порядок работы МО с ИС "Электронная регистратура"
8.1.Порядок формирования расписания приема граждан врачами
Расписание составляется МО на период 2 недели или более.
Для предоставления возможности электронной записи на прием к врачу в ИС "Электронная регистратура" размещается не менее 25% от числа всех талонов на прием.
Расписание приема граждан врачами МО включает следующие параметры:
наименование и N кабинета, ФИО врача;
специализацию (профиль) врача;
даты и временные интервалы приема врача.
Своевременное размещение актуальных расписаний приема граждан врачами МО обеспечивает руководитель МО. Расписания должны поступать в ИС "Электронная регистратура" для возможности формирования реестровых записей за 2 недели до начала действия расписаний.
8.2.Порядок работы МО в случае невозможности приема врачом по инициативе МО
Если прием врачом записанного пользователя стал невозможен по инициативе МО, пользователь информируется об этом по электронной почте или по указанному номеру телефона с предложением альтернативного времени приема. Для изменения параметров записи пользователя на прием к врачу работник регистратуры МО должен внести соответствующие изменения в реестровую запись, включающие данные о дате и времени приема, номер кабинета и ФИО врача.
8.3.Порядок работы МО в случае отсутствия связи
между МО и ИС "Электронная регистратура"
Оператор ИС "Электронная регистратура" и МО обеспечивают функционирование каналов связи в зоне своей ответственности и в случае отсутствия связи принимают меры по ее восстановлению в кратчайшие сроки.
При отсутствии связи между МО и ИС "Электронная регистратура" предоставление услуги по записи на прием в указанную МО через ИС "Электронная регистратура" и ЦТО приостанавливается до полного восстановления связи с сервером МО. На период отсутствия связи на странице выбора МО, рядом с наименованием учреждения, отображается статус "нет связи с сервером", и расписание МО недоступно для просмотра.
Запись на прием к врачу при отсутствии связи между МО и ИС "Электронная регистратура" возможна посредством телефонного или личного обращения гражданина в регистратуру МО.
После восстановления связи с сервером все изменения в расписании врачей МО, произошедшие за период отсутствия связи, автоматически передаются в ИС "Электронная регистратура".
9.Порядок информирования граждан о возможностях
ИС "Электронная регистратура"
Информирование граждан о возможностях записаться на прием к врачу с помощью сети Интернет осуществляется посредством:
публикации информации в периодических печатных изданиях;
размещения информации в сети Интернет: на Порталах, официальных сайтах МЗ СО, МИАЦ, МО;
размещения информации на информационных стендах МО;
представления информации сотрудниками МО при обращении гражданина лично или по телефону;
специалистами ЦТО по телефону;
специалистами "горячей линии" по вопросам записи на прием к врачу через электронную регистратуру.
На информационных стендах в МО должна размещаться следующая постоянно актуализируемая информация по вопросам электронной записи на прием к врачу:
адреса интернет-сайтов, на которых можно осуществить электронную запись на прием к врачу (http://www.ereg.medlan.samara.ru, http://www.gosuslugi.ru/, http://zdravportal63.ru);
адреса размещения ближайших инфоматов;
номер телефона ЦТО;
номер телефона "горячей линии" по вопросам записи на прием к врачу через ИС "Электронная регистратура";
контактная информация о сотруднике МО, ответственном за организацию предоставления Услуги.
При изменении условий и порядка осуществления записи на прием к врачу посредством ИС "Электронная регистратура" информация об изменениях должна быть выделена красным цветом и пометкой "Важно".
При размещении в МО инфомата обязательно наличие подробной инструкции по его использованию и/или присутствие специалиста-консультанта.
10.Мониторинг и контроль качества работы
ИС "Электронная регистратура"
Контроль за работой ИС "Электронная регистратура" осуществляется Оператором ИС "Электронная регистратура" посредством ежедневного, еженедельного и ежеквартального проведения проверок полноты и качества исполнения настоящего Положения Учреждениями и выявления дефектов в работе ИС "Электронная регистратура".
Для проведения ежедневного контроля работы ИС "Электронная регистратура" предусмотрена функция автоматического оповещения МО, Оператора ИС "Электронная регистратура" и МЗ СО об отсутствии актуализированного расписания врачей в ИС "Электронная регистратура" или отсутствии времени, доступного для записи на прием, в течение 3 календарных дней с текущей даты.
Еженедельно и ежеквартально Оператором ИС "Электронная регистратура" представляются отчеты в МЗ СО по результатам проводимого контроля. Уполномоченными специалистами МЗ СО осуществляется анализ отчетных данных для принятия мер по обеспечению бесперебойной качественной работы ИС "Электронная регистратура".
Обращения пользователей по поводу работы ИС "Электронная регистратура" принимаются:
по телефону "горячей линии" по вопросам работы электронной регистратуры (846) 956-18-15;
в разделе "Вопросы и ответы" в ИС "Электронная регистратура";
по электронной почте МИАЦ - miac@medlan.samara.ru;
по телефону МЗ СО (846) 333-00-16;
в разделе "Обратная связь" на сайте МЗ СО (http://www.minzdrav.samregion.ru);
по телефонам и адресам МО.
Работа с обращениями пользователей осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Модуль сбора статистики о работе ИС "Электронная регистратура" обеспечивает возможность:
формирования отчетов за произвольный период времени с дискретизацией по времени до одного дня (24 часа). Статистика доступна на произвольно выбранные даты в пределах трех лет, предшествующих моменту совершения запроса, но не ранее 1 января 2013 года;
просмотра сводных данных на едином экране виджетов (размещаются данные о количестве доступных и выданных талонов, невостребованных талонов, неприходов пользователей, а также процентное соотношение количества граждан, обратившихся в МО через ИС "Электронная регистратура" на порталах, через ЦТО, при помощи инфоматов и через регистратуру МО).
Подробная статистика предоставляется по паролю и имеет возможность группировки статистических данных по поставщику данных, по МО и по специальности.
11.Требования к межсистемному взаимодействию
Оператор ИС "Электронная регистратура" предоставляет технические требования для подключения МИС МО к ИС "Электронная регистратура", включая форматы данных и протоколы обмена данными.
МО обязаны обеспечить подключение МИС к ИС "Электронная регистратура".