Приложение к Постановлению от 27.06.2013 г № 2099-П/1 Административный регламент

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическим запросам» I. общие положения

1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическим запросам" (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Постановлением мэрии городского округа Тольятти от 15.09.2011 N 2782-п/1 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг".
1.2.Настоящий Регламент разработан с целью повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическим запросам" (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для заявителей муниципальной услуги, определения основных требований к предоставлению муниципальной услуги, в том числе установления сроков и последовательности выполнения действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.
1.3.Настоящий Регламент в рамках предоставления муниципальной услуги устанавливает следующую тематику тематических запросов:
а) записи актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть);
б) решение об изменении фамилии, имени;
в) подтверждение родства (ФИО, дата и место рождения, состав семьи);
г) уголовное дело (приговор);
д) гражданское дело (о расторжении брака, о разделе имущества, о взыскании, о наследстве, назначении опеки, признании недееспособным, о возмещении материального ущерба, выписка из реестра определений суда);
е) пребывание в детском доме (направление, пребывание, перевод, окончание пребывания);
ж) пребывание в эвакуации в годы Великой Отечественной войны;
з) подтверждение гражданства;
и) справка о переименовании объекта;
к) справка о реорганизации, создании, ликвидации, местонахождении, приватизации объекта;
л) учредительные документы, сведения об акционерах и акциях;
м) копии документов органов власти;
н) копии штатного расписания, приказа, договора, научной работы, отчета, акта, плана, протокола, решения, сметы расходов, договора, приложения, свидетельства;
о) ввод в эксплуатацию (акт приема, решение об утверждении акта, постановление об утверждении акта);
п) имущество организации. Учет. Движение (постановка на учет, состояние на балансе, передача с баланса на баланс, снятие с учета);
р) земельный участок (выделение, переоформление);
с) жилье (выделение, ордер, корешок ордера, выписка из похозяйственной книги, переоформление лицевого счета, бронирование);
т) жилье (присвоение статуса, изменение статуса, перепланировка, реконструкция, обмен);
у) нотариальное действие (выписка из реестра, свидетельство о праве наследования, наследственное дело, завещание, договор купли-продажи, договор дарения, доверенность, договор о предоставлении земельного участка в бессрочное пользование, договор застройки, установление опеки и попечительства);
ф) научно-техническая документация (архитектурно-планировочное задание, паспорт технический, проектная смета, схема).
1.4.Настоящий Регламент в рамках предоставления муниципальной услуги устанавливает следующие перечни основных поисковых данных об объекте и предмете запроса:
1.4.1.перечень поисковых данных об объекте запроса:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии);
б) предыдущие фамилия, имя, отчество (при наличии);
в) даты изменений фамилии, имени, отчества;
г) число, месяц, год рождения;
1.4.2.перечень поисковых данных о предмете запроса:
а) тема запроса;
б) запрашиваемый период или дата;
в) полное наименование организации;
г) дополнительная информация, уточняющая или детализирующая тему запроса.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги - "Предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическим запросам".
2.2.Сведения о заявителях, а также лицах, имеющих право выступать от имени заявителей:
2.2.1.Заявителями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица (граждане РФ, лица без гражданства, иностранные граждане) в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (далее - Заявитель);
2.2.2.За предоставлением муниципальной услуги от имени Заявителя могут обращаться их представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности любого вида и формы: нотариальной, приравненной к нотариальной, простой письменной, или без доверенности в соответствии с действующим законодательством РФ с целью соблюдения ограничений в использовании документов, содержащих сведения, составляющие охраняемую законодательством РФ тайну (в том числе усыновления, личную, семейную тайну, сведения о частной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу безопасности гражданина) (далее - полномочный представитель).
2.3.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:
2.3.1.Орган, предоставляющий муниципальную услугу, - мэрия городского округа Тольятти (далее - мэрия);
2.3.2.Мэрия городского округа Тольятти расположена по адресу: 445011, город Тольятти, площадь Свободы, дом 4;
2.3.3.Адрес официального портала мэрии городского округа Тольятти в информационно-коммуникационной сети "Интернет": portal.tgl.ru, тольятти.рф.
2.4.Орган мэрии, обеспечивающий предоставление муниципальной услуги:
2.4.1.Орган мэрии, обеспечивающий предоставление муниципальной услуги, - Управление по делам архивов мэрии городского округа Тольятти (далее - Управление) в лице уполномоченного структурного подразделения - отдела учета и использования документов АФ РФ (далее - Отдел);
2.4.2.Адрес Управления: 445020, Тольятти, ул. Белорусская, 33, 1 этаж, окно приема. Справочный телефон: 638206.
Адрес электронной почты: arxiv@tgl.ru.
Адрес раздела Управления на официальном портале мэрии:
http://www.tgl.ru/tgl/meria/arxiv/arc/general.htm.
График работы Управления:
Понедельник - пятница, с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 13.00. График приема заявителей в Управлении:
Понедельник - прием документов, выдача результата предоставления услуги; с 8 - 30 до 16 - 30, обед с 12.00 до 13.00, технические перерывы: с 10 - 00 до 10 - 15, с 14 - 45 до 15.00.
Суббота, воскресенье - выходные дни. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, сокращается на час;
2.4.3.Организации, участвующие в обеспечении предоставления муниципальной услуги:
- муниципальное автономное учреждение городского округа Тольятти "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МФЦ).
Адрес: 445011, г. Тольятти, ул. Мира, 84; ул. Юбилейная, 4.
График работы:
Понедельник - пятница - с 8.00 до 20.00, суббота - с 9.00 до 15.00.
Справочный телефон: 51-21-21.
Адрес электронной почты: info@mfc63.ru.
Адрес сайта МФЦ: http://mfc63.ru.
2.5.Результат предоставления муниципальной услуги.
2.5.1.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по содержанию тематического запроса;
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.
Информация из архивных документов по теме тематического запроса предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок, архивных копий; мотивированный отказ в предоставлении услуги - в виде письма-направления/уведомления по форме в соответствии с приложением к настоящему Регламенту.
2.6.Срок предоставления муниципальной услуги:
2.6.1.Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 календарных дней с момента регистрации запроса.
Руководитель Управления продлевает срок предоставления услуги не более чем на 5 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя или его полномочного представителя в случаях:
- исполнения запроса повышенной сложности (большой объем выявления документов, развернутые хронологические рамки запроса);
- отсутствия поисковых данных, необходимых для исполнения запроса, у заявителя.
Срок уведомления заявителя о продлении срока исполнения тематического запроса - не менее 5 календарных дней до истечения срока предоставления услуги.
Срок исправления технических ошибок, допущенных при оформлении решений, не должен превышать трех календарных дней с момента обнаружения ошибки и получения от любого заинтересованного лица в письменной форме заявления об ошибке в записях.
2.7.Правовые основания для предоставления услуги:
2.7.1.Правовой акт, предусматривающий основания для предоставления муниципальной услуги:
- п. 22 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- п. 5.7, п. 5.7.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
2.7.2.Правовые акты, устанавливающие (предусматривающие) документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги:
- ч. 3 ст. 25, ч. 3, ч. 5 ст. 26 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- п. 5.7, п. 5.8, п. 5.9, п. 5.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
2.7.3.Правовые акты, регламентирующие (регулирующие) процесс предоставления услуги:
- ч. 3 ст. 25, ч. 3, ч. 5 ст. 26 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- ст. 4, ст. 5, ст. 7, п. 1.3 ст. 8, п. 2 ст. 10, п. 4, п. 5 ст. 11, ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- п. 5.7, п. 5.8, п. 5.9, п. 5.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19.
2.8.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

N п/п	Наименование вида документа	Форма представления документа (оригинал/ копия), кол-во экз.	Основание представления документа (номер статьи, наименование нормативного правового акта)	Орган, уполномоченный выдавать документ	Источник представления документа (заявитель/орган, организация, участвующие в межведомствен. взаимодействии)
1	2	3	4	5	6
1	Документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность его полномочного представителя (может быть предоставлен один из следующих документов):		п. 5.10 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 18.01.2007 N 19
1.1	Паспорт гражданина РФ	Оригинал/ копия, 1 экз.	п. 5.10 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 18.01.2007 N 19	ФМС РФ	Заявитель
1.2	Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность	Оригинал/ копия, 1 экз.	п. 5.10 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 18.01.2007 N 19	Иностранные органы власти	Заявитель
1.3	Документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства	Оригинал/ копия, 1 экз.	п. 5.10 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 18.01.2007 N 19	Иностранные органы власти	Заявитель
1.4	Временное удостоверение личности	Оригинал/ копия, 1 экз.	п. 5.10 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 18.01.2007 N 19	ФМС РФ	Заявитель
2	Анкета-заявление физического лица, письмо-запрос юридического лица установленной формы	Оригинал, 1 экз.	п. 5.10 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 18.01.2007 N 19	Документ формируется заявителем или полномочным представителем	Заявитель или полномочный представитель

Формы анкет-заявлений физического лица, образец письма-запроса юридического лица являются приложениями к настоящему Административному регламенту (приложения N 5 - 6):
2.8.1.Полномочный представитель Заявителя в случае обращения за предоставлением муниципальной услуги дополнительно к документам, указанным в перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, представляет документ, удостоверяющий личность полномочного представителя, а также доверенность, подтверждающую его полномочия;
2.8.2.Требования к составлению анкеты-заявления физического лица по форме в соответствии с приложением N 5 к настоящему Административному регламенту.
Анкета-заявление физического лица составляется в отношении одного лица, по одной теме с предоставлением сведений по одной организации за один запрашиваемый период, подписывается Заявителем и/или полномочным представителем. В случае если Заявитель не может составить анкету-заявление в силу неграмотности или физических недостатков, заявление по его просьбе может быть составлено должностным лицом, ведущим прием, с отметкой "Записано со слов. Подпись. Дата".
Информация, содержащаяся в анкете-заявлении, должна быть исчерпывающая. Текст должен быть разборчивым, на русском языке, не допускается использование сокращений и аббревиатур без их расшифровки, а также внесение исправлений.
Внесенные Заявителем при заполнении анкеты исправления заверяются его подписью и датой;
2.8.3.Требования к составлению письма-запроса юридического лица: письмо-запрос юридического лица составляется на бланке письма с использованием реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и оформляется в соответствии с требованиями приложения N 6 к настоящему Административному регламенту;
2.8.4.В многолистовых документах, представляемых Заявителем или полномочным представителем, копированию подлежат следующие листы:
- паспорт - листы, содержащие сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, месте рождения Заявителя, органе, выдавшем паспорт, дате выдачи паспорта, адресе последнего места регистрации Заявителя;
2.8.5.Заявителю не может быть отказано в приеме дополнительных документов, уточняющих поисковую информацию по запрашиваемой теме, при наличии желания их подачи со стороны Заявителя. Дополнительные документы, сданные в подлинниках, возвращаются Заявителю при выдаче результата предоставления услуги;
2.8.6.Основанием для отказа в приеме документов или в предоставлении муниципальной услуги не является отсутствие возможности со стороны Заявителя представить соответствующие документы.
2.9.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
а) отсутствие у Заявителя или полномочного представителя соответствующих полномочий;
б) отсутствие полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктом 2.8 настоящего Регламента;
в) несоответствие оформления документов, представленных Заявителем, требованиям, установленным настоящим Регламентом;
г) отсутствие возможности установить личность заявителя (полномочного представителя).
2.10.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги. Основанием для отказа в предоставлении услуги является:
а) отсутствие в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений;
б) наличие в заявлении Заявителя вопроса, на который ему ранее многократно давались письменные ответы по существу и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что ранее направляемые обращения направлялись одному и тому же должностному лицу;
в) отсутствие у заявителя или его полномочного представителя подтвержденных прав на получение сведений, содержащихся в запрашиваемых архивных документах, составляющих охраняемую законодательством РФ тайну (в т.ч. личную, семейную тайну, сведения о частной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу для его безопасности).
2.11.Условия платности предоставления муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.12.Максимальные сроки ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
При обращении Заявителя в Управление сроки ожидания в очереди:
- при подаче запроса - не более 15 минут;
- при получении результата предоставления услуги - не более 15 минут.
2.13.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги составляет:
- при обращении заявителя на личном приеме - не более 15 минут;
- при направлении заявителем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, почтовым отправлением - не более 1 календарного дня с момента поступления документов в Управление.
2.14.Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
2.14.1.Динамика выявления документов для исполнения тематических запросов;
2.14.2.Доля граждан, лично обратившихся за муниципальной услугой, к общему количеству обратившихся за данной услугой;
2.14.3.Динамика исполненных тематических запросов по документам, хранящимся в Управлении, по отношению к соответствующему периоду предыдущего года;
2.14.4.Степень удовлетворенности граждан качеством и доступностью муниципальной услуги;
2.14.5.Степень удовлетворенности граждан качеством и доступностью муниципальной услуги, предоставляемой на базе МФЦ;
2.14.6.Среднее количество обращений заявителя в орган мэрии, необходимых для получения одной муниципальной услуги;
2.14.7.Превышение установленных нормативных сроков приема заявителя при подаче документов;
2.14.8.Превышение установленных нормативных сроков приема заявителя при выдаче результата предоставления услуги;
2.14.9.Превышение установленных нормативных сроков ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата услуги;
2.14.10.Превышение установленных нормативных сроков предоставления услуги в целом;
2.14.11.Превышение установленных нормативных сроков информирования заявителей об изменении порядка предоставления муниципальной услуги;
2.14.12.Отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей на качество предоставления муниципальной услуги;
2.14.13.Проведение мониторинга качества предоставления муниципальной услуги от общего количества муниципальных услуг;
2.14.14.Доля заявителей, которым услуга предоставлена в установленный срок;
2.14.15.Информация об услуге размещена в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)";
2.14.16.Снижение максимального срока ожидания при подаче запроса и получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.15.Способы предоставления муниципальной услуги:
2.15.1.Форма представления заявления и необходимых документов для предоставления муниципальной услуги:
на бумажном носителе - при личном обращении заявителя либо его полномочного представителя в Управление, в МФЦ, почтовым отправлением;
2.15.2.Форма предоставления результата муниципальной услуги:
- в бумажной форме - при личном обращении заявителя в Управление, МФЦ, почтовым отправлением.
2.16.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга:
2.16.1.Муниципальная услуга предоставляется в помещениях в здании, расположенном по адресу, указанному в пункте 2.4.2 настоящего Регламента;
2.16.2.Требования к помещениям должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы, СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", введенным в действие Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.2003 N 118;
2.16.3.В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование мест для хранения верхней одежды заявителей, возможность доступа к местам общего пользования;
2.16.4.На территории, прилегающей к местам предоставления муниципальной услуги, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. На стоянке должно быть не менее трех машино-мест. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;
2.16.5.Входы в здания для предоставления муниципальной услуги оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски;
2.16.6.Места ожидания в очереди оборудованы стульями, кресельными секциями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании;
2.16.7.Места предоставления муниципальной услуги оборудованы информационными стендами, которые должны содержать актуальную информацию, необходимую для получения муниципальной услуги, в том числе бланки заявлений и образцы их заполнения.
2.17.Описание порядка информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:
2.17.1.Информирование осуществляется в форме устных консультаций:
- при личном обращении в соответствии с графиком приема;
- по справочному телефону - и в форме письменного информирования:
- по почте (простыми письмами);
- посредством сети Интернет (путем размещения ответов на обращения, поступившие через электронный сервис, раздел "Обратная связь", системы обращений "Открытый город", open.tgl.ru);
- на информационных стендах Управления;
- путем размещения информации на официальном портале мэрии "Открытый город" - open.tgl.ru и сайте МФЦ.
2.17.2.Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- порядку предоставления муниципальной услуги;
- предоставлению перечня необходимых документов для оказания услуги;
- порядку, ходе оказания и сроках предоставления муниципальной услуги;
- порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;
- о наличии запрашиваемых архивных документов в Управлении.
2.17.3.При консультировании сотрудники Отдела в рамках своей компетенции в полной и корректной форме информируют Заявителей по интересующим их вопросам;
2.17.4.При устном обращении за информацией о ходе и сроках оказания муниципальной услуги Заявитель сообщает:
- входящий номер запроса, дату регистрации, указанные в расписке о приеме документов;
- при утрате расписки - фамилию лица, о котором сделан запрос, исходящий N, дату своего запроса (для юридических лиц).
Сотрудник Отдела уточняет запрашиваемую информацию с помощью АС СЭД "Дело", сообщает Заявителю административную процедуру, в которой находится его запрос, и планируемый срок выдачи результата услуги;
2.17.5.При консультировании Заявителей по вопросу наличия запрашиваемых архивных документов в Управлении в случае отсутствия их в Управлении сотрудник Отдела предоставляет сведения о предполагаемых местах хранения запрашиваемых документов, при наличии соответствующей информации;
2.17.6.Время консультирования на личном приеме - не более 10 минут;
2.17.7.Время оказания консультации по телефону - не более 5 минут;
2.17.8.Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Управления, имени, отчестве (или фамилии) специалиста, принявшего телефонный звонок;
2.17.9.При невозможности специалиста, принявшего телефонный звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок переадресуется на другое должностное лицо Управления в соответствии с его компетенцией;
2.17.10.Информация о предоставлении муниципальной услуги подготавливается Управлением. Периодичность планового обновления информации составляет не менее 1 раза в полгода; внеплановое обновление производится при необходимости в течение 3 календарных дней после изменения порядка предоставления муниципальной услуги. Ответственность за обновление и актуализацию информации о предоставлении муниципальной услуги несет Управление.
Информация о предоставлении муниципальной услуги размещается в бумажной и электронной формах соответственно:
- на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги, а также в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в разделе Управления по делам архивов на официальном портале мэрии городского округа Тольятти и на сайте МФЦ размещается следующая информация:
- информация в текстовом виде и в виде блок-схем, наглядно отображающая алгоритм выполнения административных процедур в рамках предоставления муниципальной услуги;
- информация о местонахождении, телефонах, адресах электронной почты, адресе раздела на официальном портале мэрии городского округа Тольятти Управления по делам архивов и МФЦ;
- перечень документов, необходимых для предоставления услуги;
- бланки заявлений и образцы их заполнения;
2.17.11.Подготовку информации о порядке предоставления услуги, подлежащей размещению на стендах в местах предоставления услуги, а также в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном портале мэрии и на сайте МФЦ, осуществляют: начальник Отдела, ведущий специалист и специалист 1 категории Отдела Управления;
2.17.12.Ответственность за обновление и актуализацию информации о предоставлении муниципальной услуги несет Управление; ответственность за своевременное размещение актуальной информации несет Отдел Управления, МФЦ.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.При предоставлении муниципальной услуги по предоставлению информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическим запросам выполняются следующие административные процедуры:
- прием, проверка и регистрация заявления и документов на предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическому запросу;
- рассмотрение заявления и документов на предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическому запросу;
- подготовка и согласование проекта решения о предоставлении муниципальной услуги;
- принятие решения о предоставлении муниципальной услуги;
- оформление результата предоставления муниципальной услуги;
- выдача результата предоставления муниципальной услуги заявителю.
Общие блок-схемы предоставления муниципальной услуги являются приложением к настоящему Административному регламенту (приложения N 11 - 12 ).
3.2.Прием, проверка и регистрация заявления и документов на предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическому запросу в Управлении:
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя или его полномочного представителя в Управление для получения муниципальной услуги либо направление заявителем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, почтовым отправлением в адрес Управления;
3.2.2.Выполнение административной процедуры осуществляет сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов;
3.2.3.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, устанавливает предмет обращения заявителя и принимает заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги;
3.2.4.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, а именно: срок действия документа, наличие записи об органе, выдавшем документ, дату выдачи, подписи и фамилии должностных лиц, оттиск печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в документе, подтверждающем полномочия представителя, в случае обращения полномочного представителя за предоставлением муниципальной услуги;
3.2.5.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, проверяет комплектность и правильность оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, удостоверяется, что:
- документы в установленных законодательством случаях нотариально удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц;
- тексты заявления и документов написаны разборчиво, без использования нерасшифрованных аббревиатур и сокращений, с указанием их мест нахождения;
- фамилии, имена и отчества (последнее - при наличии) физических лиц, адреса их места жительства написаны полностью;
- в заявлении и документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
- заявление и документы не исполнены карандашом;
- заявление и документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;
- оформление представленных документов соответствует требованиям, установленным п. 2.8 настоящего Административного регламента.
В случае необходимости представления копии документа и отсутствия ее у заявителя сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет копирование документа с оригинала, выполняет на таких копиях надпись об их соответствии оригиналам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов;
3.2.6.В случае если Заявитель на личном приеме не может составить анкету-заявление в силу неграмотности или физических недостатков, сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, по просьбе Заявителя оказывает содействие в оформлении заявления на предоставление муниципальной услуги в соответствии с требованиями Административного регламента, с отметкой на заявлении "Записано со слов. Подпись сотрудника. Дата";
3.2.7.В случае установления факта отсутствия полного комплекта необходимых документов, определенных пунктом 2.8 настоящего Административного регламента, либо ненадлежащего оформления документов, в том числе заявления гражданина или письма-запроса юридического лица, либо несоответствия оформления документов требованиям, установленным настоящим Административным регламентом, сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, устно, в случае личного обращения Заявителя в Управление, или письменно, в случае направления документов в Управление почтовым отправлением, по установленной форме (приложение N 7) уведомляет Заявителя или его полномочного представителя о наличии оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги в соответствии с п. 2.9 настоящего Административного регламента, разъясняет Заявителю содержание недостатков, выявленных в предоставленных документах, прерывает прием и возвращает документы Заявителя для устранения недостатков;
3.2.8.В случае надлежащего оформления заявления или письма-запроса и соответствия приложенных к нему документов указанным в качестве приложения к заявлению сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, уточняет у Заявителя предпочтительный способ получения результата предоставления муниципальной услуги (если он не указан в анкете-заявлении или письме-запросе ), после чего указывает эту информацию в графе "Способ получения результата" анкеты-заявления физического лица или в письме-запросе юридического лица. В случае направления Заявителем заявления и документов почтовым отправлением способ получения результата аналогичен способу направления;
3.2.9.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет ввод информации в АС СЭД "Дело" с указанием следующих сведений:
- фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) заявителя;
- даты рождения;
- документа, удостоверяющего личность;
- серии, номера и даты выдачи документа, удостоверяющего личность;
- фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии) представителя или наименования юридического лица, если заявление подается не лично Заявителем;
- адреса регистрации, адреса фактического проживания;
- номеров телефонов;
- способа получения результата услуги Заявителем.
Входящий регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в АС СЭД "Дело" в автоматическом режиме;
3.2.10.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, проставляет на заявлении или письме-запросе (в том числе на втором экземпляре представителя) входящий регистрационный N и дату регистрации с проставлением соответствующего штампа Управления;
3.2.11.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, оформляет расписку о приеме документов по установленной форме (приложение N 8), в которой указываются следующие сведения:
- наименование Управления;
- дата и номер регистрации заявления и документов в АС СЭД "Дело";
- срок оказания услуги;
- фамилия и инициалы сотрудника Управления, принявшего документы;
- справочный телефон Управления, по которому Заявитель может уточнить ход предоставления услуги;
3.2.12.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, выдает расписку Заявителю или его полномочному представителю (кроме способа обращения Заявителя за предоставлением услуги почтовым отправлением);
3.2.13.Принятые и зарегистрированные в течение рабочего дня до 16.30 заявления с пакетами документов сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, передает сотруднику Отдела, ответственному за ведение делопроизводства;
3.2.14.Результатом выполнения административной процедуры является:
- прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления услуги;
- мотивированный отказ в приеме и регистрации заявления и документов в соответствии с п. 2.9 Регламента.
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги;
3.2.15.Срок выполнения административной процедуры составляет:
- при личном обращении в Управление - не более 30 мин.;
- при обращении почтовым отправлением в Управление - не более 1 календарного дня с момента получения заявления и документов в Управление.
3.3.Прием, проверка и регистрация заявления и документов на предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическому запросу в МФЦ:
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является личное обращение Заявителя (или его полномочного представителя) в МФЦ для получения муниципальной услуги;
3.3.2.Выполнение административной процедуры осуществляет сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов;
3.3.3.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, устанавливает предмет обращения Заявителя и принимает заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги;
3.3.4.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, проверяет документ, удостоверяющий личность Заявителя, а именно: срок действия документа, наличие записи об органе, выдавшем документ, дату выдачи, подписи и фамилии должностных лиц, оттиск печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в документе, подтверждающем полномочия представителя, в случае обращения полномочного представителя за предоставлением муниципальной услуги;
3.3.5.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, проверяет комплектность и правильность оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, удостоверяется, что:
- документы в установленных законодательством случаях нотариально удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц;
- тексты заявления и документов написаны разборчиво, наименование юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения;
- фамилии, имена и отчества (последнее - при наличии) физических лиц, адреса их места жительства написаны полностью;
- в заявлении и документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
- заявление и документы не исполнены карандашом;
- заявление и документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковывать их содержание;
- форма представления документов соответствует требованиям, установленным Административным регламентом (копия/оригинал). В случае необходимости предоставления копии документа и отсутствия ее у Заявителя сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет копирование документа с оригинала, после чего в установленных законом случаях делает запись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов, проставляет соответствующий штамп (при наличии);
3.3.6.В случае установления факта отсутствия полного комплекта необходимых документов либо несоответствия документов требованиям, указанным в пункте 3.2.5 настоящего Административного регламента, сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, уведомляет Заявителя о наличии препятствий для приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, разъясняет Заявителю содержание недостатков, выявленных в представленных документах, и возвращает документы Заявителя для устранения недостатков;
3.3.7.В случае отсутствия у Заявителя оформленного заявления на предоставление услуги сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, оказывает содействие в оформлении заявления на предоставление муниципальной услуги в соответствии с требованиями Административного регламента, в том числе с использованием программных средств. В оформленном заявлении Заявитель собственноручно указывает свои фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии), ставит дату и подпись;
3.3.8.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет ввод информации в электронный журнал АИС МФЦ (далее - Электронный журнал) с указанием следующих сведений:
- фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии);
- даты рождения;
- документа, удостоверяющего личность;
- серии, номера и даты выдачи документа, удостоверяющего личность;
- фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии) представителя, если заявление подается не лично Заявителем;
- адреса регистрации, адреса фактического проживания;
- номеров телефонов;
3.3.9.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, уточняет у Заявителя предпочтительный способ получения результата предоставления муниципальной услуги, после чего указывает эту информацию в Электронном журнале;
3.3.10.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, регистрирует заявление на предоставление услуги и прилагаемые к нему документы в Электронном журнале;
3.3.11.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, производит сканирование документов, представленных Заявителем;
3.3.12.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, формирует расписку о приеме документов с использованием программных средств в двух экземплярах, в которой указываются:
- наименование МФЦ;
- дата и номер регистрации заявления и документов в Электронном журнале;
- информация о заявителе (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), данные документа, удостоверяющего личность);
- опись документов, принятых от Заявителя, с указанием их наименования, формы их представления, количества экземпляров каждого из принятых документов, количества листов в каждом экземпляре документов;
- срок оказания услуги;
- персональный логин и пароль для мониторинга предоставления муниципальной услуги в "персональном кабинете" на официальном Интернет-сайте МФЦ;
- фамилия и инициалы сотрудника МФЦ, принявшего документы;
- справочный телефон МФЦ, по которому заявитель может уточнить ход предоставления услуги;
3.3.13.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, ставит подпись на расписке о приеме документов и передает ее для подписания Заявителю;
3.3.14.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, выдает первый экземпляр расписки Заявителю. Второй экземпляр прилагается к заявлению;
3.3.15.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, формирует опись принятых документов с использованием программных средств;
3.3.16.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, передает документы в канцелярию с отметкой в Электронном журнале;
3.3.17.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, несет ответственность согласно действующему законодательству РФ за неразглашение сведений, составляющих охраняемую законодательством РФ тайну (в том числе усыновления, личную, семейную тайну, сведения о частной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу безопасности гражданина, а также любой конфиденциальной информации);
3.3.18.Результатом выполнения административной процедуры является зарегистрированное заявление на предоставление муниципальной услуги с приложенным пакетом документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
3.3.19.Срок выполнения административной процедуры составляет не более 15 минут.
3.4.Передача заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, из МФЦ в Управление:
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного заявления и пакета документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в канцелярию МФЦ;
3.4.2.Выполнение административной процедуры осуществляет сотрудник канцелярии МФЦ, курьер МФЦ;
3.4.3.Сотрудник канцелярии МФЦ производит отметку в Электронном журнале о получении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
3.4.4.Сотрудник канцелярии МФЦ формирует реестр передачи документов, представленных Заявителем, с указанием Управления, обеспечивающего предоставление муниципальной услуги, информации о Заявителе (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии)), номера регистрации заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в Электронном журнале, количества листов в документах, передаваемых в Управление, обеспечивающее предоставление муниципальной услуги;
3.4.5.Сотрудник канцелярии МФЦ осуществляет копирование описи принятых документов;
3.4.6.Сотрудник канцелярии МФЦ передает курьеру МФЦ документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, для доставки в Управление, обеспечивающее предоставление муниципальной услуги, с реестром передачи документов, оригиналом и копией описи принятых документов;
3.4.7.Курьер МФЦ передает документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, реестр передачи документов, оригинал и копию описи принятых документов специалисту Управления, обеспечивающего предоставление муниципальной услуги.
Специалист Управления, обеспечивающего предоставление муниципальной услуги, ставит отметку в реестре передачи документов и в оригинале, и копии описи представленных документов и возвращает реестр передачи документов и оригинал описи представленных документов курьеру МФЦ;
3.4.8.Курьер доставляет реестр передачи документов и опись документов в МФЦ;
3.4.9.Реестр передачи документов и опись документов с отметками о принятии документов Управлением, обеспечивающим предоставление муниципальной услуги, хранятся в канцелярии МФЦ;
3.4.10.Результатом выполнения административной процедуры является передача в Управление, обеспечивающее предоставление муниципальной услуги, документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
3.4.11.Срок выполнения административной процедуры составляет не более 2 календарных дней; в случае приема заявления и документов для предоставления муниципальной услуги в субботу передача документов в Управление осуществляется в первый рабочий день после выходного дня.
3.5.Рассмотрение заявления и пакета документов на предоставление информации из архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, по тематическому запросу в Управлении:
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, сотруднику Отдела, ответственному за ведение делопроизводства;
3.5.2.Выполнение административной процедуры осуществляют сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, начальник Отдела;
3.5.3.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, рассматривает в срок не более 1 календарного дня, с даты регистрации, документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, и архивные справочники для подготовки проекта решения о возможности исполнения услуги;
3.5.4.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, проверяет содержание всех документов на соответствие требованиям настоящего Регламента, с проведением анализа поисковых данных о предмете запроса по следующим критериям:
- тема запроса соответствует предмету услуги (предоставление информации по тематическому запросу) и определена в запросе;
- анкета-заявление физического лица или письмо-запрос юридического лица содержат исчерпывающие сведения об объекте запроса и предмете запроса по соответствующей теме запроса;
- сведения, уточняющие тему запроса, внесены заявителем или полномочным представителем в анкете-заявлении в графе "Дополнительная информация" или в письме-запросе;
3.5.5.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, распечатывает из АС СЭД "Дело" сведения о предыдущих обращениях Заявителя, подкрепляет их к заявлению;
3.5.6.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, проводит детализацию темы запроса в соответствии с предметом запроса, определяя следующее:
- предыдущие фамилии заявителя, даты их изменений;
- даты рождения детей (у заявителей-женщин);
- запрашиваемый период (дата);
- наименование организации и их изменения при реорганизации в пределах запрашиваемого периода;
- наличие и содержание дополнительной информации, сообщенной Заявителем, для уточнения темы запроса, запрашиваемого периода (даты);
- наименование награды или присвоенного звания;
- местонахождение организации за запрашиваемый период (район, район города, город);
- тему, предмет запроса предыдущих обращений Заявителя и тему, предмет поступившего запроса на повторность в части наименования организации, запрашиваемого периода (даты), данного ранее ответа. Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, фиксирует сведения, детализирующие тему запроса на анкете-заявлении или письме-запросе;
3.5.7.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет поиск в архивных справочниках информации о наличии архивных фондов (архивных документов) по поисковым данным о предмете запроса либо информации о предполагаемом месте хранения запрашиваемых документов в случае их отсутствия в Управлении и вносит в анкету-заявление или письмо-запрос следующие сведения:
- наименование или номер фонда/фондов, предполагаемых к просмотру;
- номер архивохранилища;
- наименование и адрес организации, в которой хранятся запрашиваемые документы, в случае их отсутствия в архиве;
3.5.8.В случае если на хранении имеются архивные документы для предоставления запрашиваемой информации и запрос является первичным, сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, принимает предварительное решение об исполнении запроса по архивным документам Управления, вносит в запрос запись о принятом решении: "к просмотру";
3.5.9.В случае если на хранении имеются архивные документы для предоставления запрашиваемой информации и запрос содержит частичный повтор, сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, принимает предварительное решение об исполнении запроса по архивным документам Управления, вносит в запрос запись о принятом решении: "частичный повтор";
3.5.10.В случае если запрос заявителя по результатам сравнения по теме и предмету запроса не является первичным и содержит вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в новом запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства, сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, принимает предварительное решение об отказе в предоставлении услуги в связи с повторностью запроса по одному и тому же вопросу, вносит в запрос запись: "полный повтор";
3.5.11.В случае если на хранении в Управлении не имеется архивных документов для предоставления запрашиваемой информации, но известно предполагаемое место нахождения документов по запрашиваемому предмету запроса, сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, принимает предварительное решение о направлении запроса по предполагаемому месту нахождения документов, вносит в запрос запись: "направление";
3.5.12.В случае если на хранении в Управлении не имеется архивных документов для предоставления запрашиваемой информации и неизвестно предполагаемое место нахождения документов по запрашиваемому предмету запроса, сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, принимает предварительное решение об отказе в предоставлении услуги в форме ответа об отсутствии в архиве документов для подтверждения запрашиваемых сведений, вносит в запрос запись: "об отсутствии";
3.5.13.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, вносит сведения по результатам анализа в АС "СЭД Дело" (предмет и детализированная тема запроса, номер фонда, номер архивохранилища, способ обращения Заявителя);
3.5.14.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, передает на рассмотрение начальнику Отдела запросы, по которым принято предварительное решение;
3.5.15.Начальник Отдела рассматривает в срок не более 1 календарного дня и утверждает проект предварительного решения о возможности и сроках исполнения услуги, принятое сотрудником Отдела, ответственным за ведение делопроизводства:
- положительное решение (об исполнении запроса по архивным документам, о направлении запроса по предполагаемому месту хранения);
- отрицательное решение (об отказе в предоставлении информации из архивных документов из-за отсутствия в архиве фондов или документов по запросу, об отказе в предоставлении информации из архивных документов в связи с многократностью обращений).
В случае если предварительное решение принято сотрудником неправильно, начальник Отдела вносит в запрос замечания по предварительному решению, заверяет подписью и датой, возвращает документы на доработку сотруднику Отдела, ответственному за ведение делопроизводства, в срок не более 1 рабочего дня, затем повторно рассматривает в срок не более 1 календарного дня;
3.5.16.Начальник Отдела определяет специалиста Отдела, ответственного за подготовку проекта решения, проставляет на запросе резолюцию, с указанием ФИО сотрудника Отдела, ответственного за подготовку проекта решения, срока исполнения, подписи, даты;
3.5.17.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в течение 1 рабочего дня из резолюции начальника Отдела в АС СЭД "Дело" следующие сведения:
- фамилию специалиста Отдела, ответственного за подготовку проекта решения;
- дату распределения (проставляется автоматически);
- срок исполнения;
3.5.18.Результатом выполнения административной процедуры является:
- принятие предварительного решения об исполнении запроса по архивным документам и передача документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, специалисту Отдела, ответственному за подготовку проекта решения;
- принятие предварительного решения о мотивированном отказе в предоставлении муниципальной услуги и передача документов, необходимых для предоставления услуги, специалисту Отдела, ответственному за подготовку проекта решения;
3.5.19.Срок выполнения административной процедуры составляет не более 7 календарных дней.
3.6.Подготовка и согласование проекта решения о предоставлении муниципальной услуги:
3.6.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, специалисту Отдела, ответственному за подготовку проекта решения;
3.6.2.Выполнение административной процедуры осуществляют: руководитель Управления, начальник Отдела, сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства;
3.6.3.В случае если поисковая работа по документам архива необходима, сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, организует в срок не более 4 календарных дней поиск информации из архивных документов по теме запроса;
3.6.4.Сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, изучает научно-справочный аппарат по теме запроса, выбирая необходимые для просмотра дела и/или печатные издания;
3.6.5.Сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, оформляет и подписывает заказ на выдачу дел из архивохранилища;
3.6.6.Сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, получает дела из архивохранилища с проставлением подписи в журнале выдачи и заказе на выдачу дел;
3.6.7.Сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, проводит поиск запрашиваемых сведений по теме запроса в архивных документах, изучая их содержание;
3.6.8.Сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, систематизирует сведения, полученные из архивных документов, для включения в текст архивной справки (архивной выписки) и/или изготовления архивных копий;
3.6.9.Сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, оформляет в срок не более 2 календарных дней проект решения о предоставлении муниципальной услуги по соответствующей форме архивной справки (архивной выписки, архивной копии) в соответствии с темой запроса, руководствуясь п. 5.9 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и др. архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила);
3.6.10.В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с п. 2.10 настоящего Административного регламента сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, подготавливает в течение 1 календарного дня мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги по следующим унифицированным формам:
- письмо об отсутствии в архиве запрашиваемых документов (приложение N 3);
- письмо об отказе в предоставлении услуги из-за многократности обращений по одному и тому же вопросу без сообщения дополнительных сведений и доводов (приложение N 4);
- письмо-направление (уведомление) о направлении запроса по предполагаемому месту нахождения документов (приложение N 2);
3.6.11.формирует и скрепляет комплект документов, являющихся проектом результата услуги, с отметкой на запросе о выданных архивных копиях, подписанием и проставлением соответствующих штампов;
3.6.12.Сотрудник Отдела, ответственный за подготовку проекта решения, передает оформленный проект результата услуги начальнику Отдела;
3.6.13.Начальник Отдела проводит в срок не более 1 календарного дня проверку комплекта документов, являющегося проектом результата услуги, на соответствие требованиям п. 5.9 Правил и п. 2.8 настоящего Административного регламента, руководствуясь следующими критериями:
- соответствие выбранной формы проекта результата услуги теме запроса;
- соответствие оформления результата услуги п. 5.9 Правил и нормам русского языка;
- соответствие содержания результата услуги сведениям, изложенным в архивных документах;
- наличие полноты, качества просмотра архивных документов;
- наличие полного комплекта проекта результата услуги;
3.6.14.Начальник Отдела визирует в срок не более 1 календарного дня комплект документов, являющийся проектом решения, и передает руководителю Управления.
В случае наличия замечаний к проекту решения начальник Отдела возвращает проект решения сотруднику Отдела, ответственному за подготовку проекта решения, для доработки в срок не более 1 календарного дня;
3.6.15.В случае если в проект решения о предоставлении муниципальной услуги внесены замечания, требующие доработки или переработки проекта, начальник Отдела определяет необходимость и возможность продления срока предоставления муниципальной услуги;
3.6.16.Начальник Отдела принимает решение о доработке или переработке проекта результата услуги, в т.ч. с продлением срока исполнения, и вносит срок доработки или переработки, в т.ч. с отметкой "продление";
3.6.17.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, подготавливает в течение 1 календарного дня уведомление о продлении срока исполнения в соответствии с п. 2 ст. 12 ФЗ-59 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" по установленной форме (приложение 9);
3.6.18.Руководитель Управления проверяет и подписывает в течение 1 рабочего дня уведомление о продлении срока исполнения услуги;
3.6.19.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует и отправляет заявителю уведомление о продлении срока исполнения услуги, с подкреплением копии уведомления к заявлению;
3.6.20.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в АС СЭД "Дело" сведения о продлении срока исполнения и направлении Заявителю;
3.6.21.Результатом выполнения административной процедуры является:
- проект решения о предоставлении муниципальной услуги, составленный сотрудником Отдела, согласованный начальником Отдела и направленный на рассмотрение руководителя Управления в срок не более 1 календарного дня;
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги, переданный на рассмотрение руководителя Управления;
3.6.22.Срок выполнения административной процедуры составляет не более 9 календарных дней.
3.7.Принятие решения о предоставлении муниципальной услуги:
3.7.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление проекта решения о предоставлении муниципальной услуги или мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги на рассмотрение руководителя Управления;
3.7.2.Ответственным за выполнение административной процедуры является руководитель Управления;
3.7.3.Руководитель Управления рассматривает представленный проект решения на основании критериев, указанных в п. 3.5 настоящего Регламента, и принимает решение о предоставлении муниципальной услуги или об отказе в предоставлении муниципальной услуги при наличии причин и оснований, указанных в п. 2.10 настоящего Регламента;
3.7.4.В случае принятия решения о предоставлении услуги руководитель Управления подписывает проект решения о предоставлении муниципальной услуги. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги руководитель Управления подписывает проект решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
3.7.5.Результатом выполнения административной процедуры является:
- принятие решения, согласованного с начальником Отдела, подписанного руководителем Управления в срок не более 1 календарного дня, о предоставлении муниципальной услуги;
- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги;
3.7.6.Срок выполнения административной процедуры составляет не более 1 рабочего дня.
3.8.Оформление решения о предоставлении муниципальной услуги:
3.8.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление подписанного руководителем Управления проекта решения о предоставлении муниципальной услуги или мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги начальнику Отдела;
3.8.2.Ответственными за выполнение административной процедуры являются начальник Отдела, сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства;
3.8.3.Начальник Отдела передает подписанное решение о предоставлении услуги или мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги сотруднику Отдела, ответственному за ведение делопроизводства;
3.8.4.Сотрудник Отдела, ответственный за делопроизводство, вносит в АС СЭД "Дело" следующие сведения о результате предоставления услуги:
- результат исполнения (положительный, отрицательный, направленный, об отсутствии);
- N, наименование фондов, использованных в результате просмотра.
Присвоение исходящего номера происходит в АС СЭД "Дело" в автоматическом режиме;
3.8.5.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, проставляет исходящий регистрационный номер и дату регистрации, полученные из АС СЭД "Дело", на документах, являющихся результатом оказания услуги, с проставлением ссылки на исходящий номер, дату письма-запроса юридического лица (при наличии);
3.8.6.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, формирует комплект документов подлинников, являющихся результатом услуги, для выдачи заявителю (изымает копии, документы-основания для оказания услуги: анкета-заявление или письмо-запрос );
3.8.7.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, формирует учетное дело Заявителя из изъятых документов в соответствии с номенклатурой дел Управления;
3.8.8.Результатом выполнения административной процедуры является оформление и регистрация документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (архивные справки, архивные выписки, архивные копии либо мотивированный отказ в предоставлении услуги, в т.ч. письма-направления и уведомления);
3.8.9.Срок выполнения административной процедуры составляет не более 1 рабочего дня.
3.9 Выдача результата предоставления услуги Заявителю в Управлении:
3.9.1.Основанием для начала административной процедуры является наличие у сотрудника Отдела, ответственного за ведение делопроизводства, оформленных и зарегистрированных документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (архивные справки, архивные выписки, архивные копии либо мотивированный отказ в предоставлении услуги, в т.ч. письма-направления и уведомления);
3.9.2.Выполнение административной процедуры осуществляют: сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, делопроизводитель Управления, сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов;
3.9.3.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, уточняет в АС СЭД "Дело" способ получения Заявителем результата услуги и сортирует комплект документов, являющихся результатом оказания услуги, по способу получения, в т.ч. отделяет для отправки почтой РФ письмо-направление в организацию по месту нахождения документов и уведомление Заявителю о направлении запроса;
3.9.4.В случае если Заявитель указал способ получения результата услуги в Управлении "почтой", то сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, оформляет почтовые конверты с помощью АС СЭД "Дело";
3.9.5.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, формирует с помощью АС СЭД "Дело" реестры на отправку результатов услуги почтой РФ.
Реестр с отметкой почтового отделения о приеме почтовой корреспонденции хранится у сотрудника Отдела, ответственного за ведение делопроизводства, согласно номенклатуре дел Управления;
3.9.6.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, вносит сведения в АС СЭД "Дело" о дате отправки/передачи для отправки почтой РФ результата услуги делопроизводителю Управления;
3.9.7.Делопроизводитель Управления отправляет результат услуги почтой РФ согласно подготовленным реестрам. В соответствии с п. 5.9 Правил результат услуги направляется почтой РФ простыми письмами;
3.9.8.В случае если заявитель указал способ получения результата услуги "лично", сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, сортирует документы, являющиеся результатом оказания услуги, по темам запросов и датам регистрации в хронологическом порядке для выдачи Заявителю или его полномочному представителю лично в Управлении;
3.9.9.При личном обращении Заявителя в Управление за получением результата услуги сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет проверку документа, удостоверяющего личность Заявителя или его полномочного представителя, а также наличие расписки о приеме документов на предоставление услуги;
3.9.10.Сотрудник Отдела, ответственный за ведение делопроизводства, выдает Заявителю или его полномочному представителю комплект документов, являющихся результатом предоставления услуги;
3.9.11.Заявитель или его полномочный представитель ставит подпись и дату получения результата услуги на анкете-заявлении или письме-запросе, которые хранятся в Управлении. Расписка о приеме документов хранению не подлежит согласно номенклатуре дел Управления;
3.9.12.Сотрудник Управления, ответственный за прием и регистрацию документов, вносит сведения в АС СЭД "Дело" о дате выдачи результата услуги;
3.9.13.Результатом выполнения административной процедуры является выдача Заявителю результата услуги в виде следующих возможных документов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, уведомлений о направлении запроса по месту нахождения документов, отказ в предоставлении услуги в форме ответа об отсутствии в архиве документов для подтверждения запрашиваемых сведений, отказ в предоставлении услуги в связи с многократностью обращений заявителя по вопросу, на который ранее давались письменные ответы по существу;
3.9.14.Срок выполнения административной процедуры составляет не более 1 рабочего дня (за исключением случая неявки в Управление Заявителя, извещенного надлежащим образом о сроке предоставления муниципальной услуги).
3.10.Прием МФЦ результата предоставления муниципальной услуги из Управления:
3.10.1.Основанием для начала административной процедуры является уведомление МФЦ Управлением о готовности результата предоставления муниципальной услуги;
3.10.2.Выполнение административной процедуры осуществляет курьер МФЦ, сотрудник канцелярии МФЦ;
3.10.3.После уведомления МФЦ Управлением о готовности результата предоставления муниципальной услуги, курьер МФЦ доставляет его в МФЦ из Управления в соответствии с реестром передачи документов;
3.10.4.Сотрудник канцелярии МФЦ производит отметку о получении результата предоставления муниципальной услуги в Электронном журнале;
3.10.5.Результатом выполнения административной процедуры является прием в МФЦ результата предоставления муниципальной услуги;
3.10.6.Срок выполнения административной процедуры составляет не более одного календарного дня с момента получения МФЦ уведомления Управления о готовности результата предоставления муниципальной услуги. В случае если срок выполнения административной процедуры выпадает на выходной день, то выполнение административной процедуры осуществляется в первый рабочий день после выходного дня;
3.11.Выдача результата предоставления муниципальной услуги Заявителю в МФЦ:
3.11.1.Основанием для начала административной процедуры является прием результата предоставления муниципальной услуги из Управления;
3.11.2.Выполнение административной процедуры осуществляют сотрудник канцелярии МФЦ, сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, сотрудник МФЦ, ответственный за информирование заявителей по телефону;
3.11.3.В случае если Заявитель указал в заявлении способ получения результата предоставления муниципальной услуги "почтовое отправление", то сотрудник канцелярии МФЦ готовит сопроводительное письмо и направляет результат предоставления муниципальной услуги Заявителю почтовым отправлением;
3.11.4.В случае если Заявитель указал в заявлении способ получения результата муниципальной услуги "личное обращение в МФЦ", то сотрудник МФЦ, ответственный за информирование Заявителей по телефону, производит уведомление заявителя о готовности результата предоставления муниципальной услуги (по мобильному телефону, по городскому телефону, e-mail, sms-уведомлением) в соответствии с информацией, указанной в заявлении.
Сотрудник МФЦ, ответственный за информирование заявителей по телефону, производит отметку об уведомлении Заявителя в Электронном журнале;
3.11.5.При личном обращении Заявителя в МФЦ за получением результата предоставления муниципальной услуги сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет проверку документа, удостоверяющего личность Заявителя или его полномочного представителя, а также наличия расписки о приеме документов на предоставление муниципальной услуги;
3.11.6.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, производит выдачу Заявителю результата предоставления услуги;
3.11.7.Заявитель ставит подпись и дату получения результата предоставления муниципальной услуги на экземпляре расписки о приеме документов от Заявителя, который хранится в МФЦ;
3.11.8.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, производит отметку в Электронном журнале о выдаче результата предоставления муниципальной услуги Заявителю;
3.11.9.Сотрудник МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов, сдает расписку о получении Заявителем результата предоставления муниципальной услуги в архив МФЦ;
3.11.10.Результатом выполнения административной процедуры является выдача результата предоставления муниципальной услуги Заявителю;
3.11.11.Срок выполнения административной процедуры составляет не более двух календарных дней (за исключением случая неявки в МФЦ Заявителя, извещенного надлежащим образом о готовности результата предоставления муниципальной услуги).