Приложение к Приказу от 02.07.2013 г № 45 Положение
Положение о государственном реестре уникальных документов архивного фонда самарской области 1. общие положения
1.1.Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Самарской области (далее - Государственный реестр).
1.2.Уникальными являются подлинные документы, представляющие самостоятельное культурно-историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Самарской области, прямо и непосредственно отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства, жизнь и деятельность исторических личностей, и которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным значением и высокой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и внешних признаков (далее - уникальные документы).
1.3.Государственный реестр ведется управлением государственной архивной службы Самарской области (далее - управление) в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивного фонда Самарской области, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального использования, улучшения доступа с применением новейших технических средств без дискриминации всех юридических и физических лиц.
1.4.Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы на всех видах носителей независимо от места их хранения и формы собственности.
1.5.Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания и экспертизы (оценки) документов.
2.Выявление и описание уникальных документов
2.1.Управление организует работу по выявлению, описанию и экспертизе (оценке) ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.
2.2.Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут подведомственные управлению государственные бюджетные учреждения Самарской области (далее - государственные архивы Самарской области) и муниципальные архивы в Самарской области, музеи, библиотеки, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы архивного фонда Самарской области, а также физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с государственными и муниципальными архивами Самарской области, либо по собственному желанию. Физические лица - собственники документов архивного фонда Самарской области, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы (оценки) ценности уникальных документов архивным учреждениям Самарской области.
2.3.Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Самарской области или Российской Федерации в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".
2.4.Выявление и описание уникальных документов проводится на основе методических указаний по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 09.10.2001 N 75, с учетом критериев определения их ценности, установленных управлением.
2.5.Комплексы уникальных документов описываются подокументно в листе учета и описания уникального документа по форме согласно приложению к настоящему Положению. К уникальным могут быть отнесены архивные фонды или коллекции документов, их части, если они почти полностью состоят из уникальных документов.
3.Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов
3.1.Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.
3.2.Экспертизу (оценку) ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных и муниципальных архивов Самарской области, музеев и библиотек, консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и др. научных дисциплин. Экспертиза (оценка) ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.
3.3.По результатам экспертизы (оценки) составляется заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.
3.4.Экспертные заключения рассматриваются методической комиссией управления один раз в квартал в соответствии с планом-графиком работы методической комиссии, ежегодно утверждаемым руководителем управления.
4.Представление предложений о включении документов
в Государственный реестр
4.1.Предложения о включении документов в Государственный реестр представляются в управление государственными и муниципальными архивами Самарской области, музеями, библиотеками, иными организациями - владельцами документов архивного фонда Самарской области, физическими лицами - собственниками документов (далее - заявители).
4.2.Предложения представляются в виде двух экземпляров листов учета и описания уникальных документов, заполненных в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов, для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 09.10.2001 N 75, и сопроводительного письма.
5.Включение документов в Государственный реестр
5.1.Поступившие предложения рассматривает методическая комиссия управления, которая принимает решение о включении или невключении документов в Государственный реестр. Срок рассмотрения предложений - три месяца со дня поступления документов.
5.2.Управление присваивает уникальному документу, подлежащему включению в Государственный реестр, регистрационный номер и проставляет его на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа в соответствующей графе. В случае отрицательного решения один экземпляр листа учета и описания уникального документа возвращается заявителю.
5.3.Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа хранятся в управлении постоянно, вторые экземпляры передаются организации, хранящей уникальный документ, или собственнику документа.
6.Внесение изменений в Государственный реестр
6.1.Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.п.), регистрируются в Государственном реестре.
6.2.Изменения вносятся на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в управление собственниками или организациями, хранящими уникальный документ.
6.3.После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа акты формируются в дело и хранятся постоянно.
7.Обеспечение сохранности документов, включенных
в Государственный реестр
7.1.Владельцы уникальных документов должны обеспечивать условия для сохранности этих документов.
7.2.При необходимости уникальные документы подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, устанавливаемом управлением.
7.3.На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от формы их собственности и места хранения, создаются страховой фонд (страховые копии в виде негативного микрофильма) и фонд пользования (в виде позитивного микрофильма, ксерокопии или электронной копии документа).
7.4.При отсутствии технических возможностей для изготовления страхового фонда и фонда пользования юридические и физические лица, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют управлению возможность бесплатно изготовлять и хранить страховые копии этих документов и фонд пользования на них.
7.5.Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.
7.6.Оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальный зал, экспонировать на выставках, а также копировать.
8.Пользование информацией Государственного реестра
8.1.Информация об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части архивного фонда Самарской области, доступ к которой осуществляется с согласия собственника.
8.2.Управление обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе листов их учета и описания.