Приложение к Распоряжению от 21.11.2013 г № 7838-Р/1 Положение
Положение об управлении по оргработе и связям с общественностью мэрии городского округа тольятти I. общие положения
1.1.Наименование органа мэрии: Управление по оргработе и связям с общественностью (далее - Управление) Мэрии городского округа Тольятти (далее - мэрия).
1.2.Управление создано в соответствии с Распоряжением мэрии городского округа Тольятти от 20.01.2012 N 340-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов Мэрии городского округа Тольятти".
Изменение статуса и прекращение деятельности Управления в общей структуре мэрии осуществляется на основании решения Думы городского округа Тольятти.
Изменение структуры Управления осуществляется на основании распоряжения мэрии городского округа Тольятти.
1.3.Управление непосредственно подчиняется заместителю мэра - руководителю аппарата мэрии.
1.4.Управление и его структурные подразделения осуществляют свою деятельность на основе Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, настоящего Положения.
1.5.Штатное расписание и условия оплаты труда работников Управления утверждаются мэром городского округа Тольятти.
Подбор и расстановка кадров в Управлении осуществляется кадровой службой мэрии совместно с руководителем Управления.
1.6.Положение об Управлении разрабатывается руководителем Управления и утверждается распоряжением мэрии городского округа Тольятти.
Настоящее Положение изменяется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав и ответственности, возложенных на Управление.
1.7.Управление имеет печать со своим наименованием, штампы и бланки, необходимые для осуществления деятельности Управления.
1.8.Место нахождения Управления: 445011, Российская Федерация, Самарская область, г. Тольятти, ул. Площадь Свободы, дом 4.
II.Основные цели и задачи управления
2.1.Основной целью деятельности Управления является: оперативное информирование жителей городского округа о деятельности мэрии городского округа Тольятти в целях формирования и осуществления единой информационной политики, организационное обеспечение деятельности мэрии, а также осуществление контроля документооборота в мэрии.
2.2.Для достижения поставленной цели Управлению необходимо решение следующих основных задач:
2.2.1.Подготовка и проведение организационных (конференции, совещания, встречи), торжественных и официальных мероприятий, проводимых мэрией и мэром городского округа Тольятти;
2.2.2.Организационно-протокольное обеспечение участия мэра в мероприятиях, проводимых на территории городского округа Тольятти;
2.2.3.Осуществление необходимых организационных мероприятий при подготовке и проведении референдумов и выборов всех уровней;
2.2.4.Осуществление взаимодействия с Думой городского округа Тольятти, органами государственной власти Самарской области, с органами местного самоуправления других муниципальных образований;
2.2.5.Организация работы Коллегии мэрии и осуществление контроля по исполнению решений Коллегии;
2.2.6.Организация работы с письменными, устными обращениями граждан (в т.ч. обращениями граждан по информационным системам общего пользования (через сеть Интернет)), обращениями, поступившими во время прямых эфиров, различных встреч мэра, заместителей мэра;
2.2.7.Организация сбора и оперативного доведения до средств массовой информации городского округа и области информации о деятельности мэрии, в том числе нормотворческой, о деятельности органов мэрии, муниципальных учреждений и предприятий, а также о деятельности мэра и заместителей мэра по основным вопросам жизнеобеспечения городского округа Тольятти;
2.2.8.Организация, контроль и совершенствование форм и методов работы с документами и создание единой системы документооборота в мэрии;
2.2.9.Осуществление обеспечения финансирования расходов, связанных с содержанием мэрии городского округа Тольятти, координация и контроль работы муниципальных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении Управления.
Оценка эффективности деятельности Управления осуществляется на основании показателей эффективности и (или) результативности его деятельности, утверждаемых распоряжением заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии.
III.Основные функции управления
3.1.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.1 "Подготовка и проведение организационных (конференции, совещания, встречи), торжественных и официальных мероприятий, проводимых мэрией и мэром городского округа Тольятти", Управление выполняет следующие функции:
3.1.1.Организует и контролирует подготовку, проведение встреч, конференций, совещаний, торжественных и официальных мероприятий, проводимых мэром и мэрией городского округа;
3.1.2.Координирует деятельность служб, задействованных в подготовке и проведении организационных мероприятий, обеспечивает и контролирует выполнение плана подготовки мероприятий;
3.1.3.Формирует годовой, ежемесячный и еженедельный планы организационно-массовых мероприятий, а также публичных мероприятий, проводимых в городском округе Тольятти.
3.2.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.2 "Организационно-протокольное обеспечение участия мэра в мероприятиях, проводимых на территории городского округа Тольятти", Управление выполняет следующие функции:
3.2.1.Взаимодействует с органами (структурными подразделениями) мэрии, органами государственной власти, организациями на территории городского округа Тольятти в части обеспечения участия мэра в мероприятиях;
3.2.2.Готовит для мэра городского округа Тольятти информационные материалы по мероприятиям, в которых мэр принимает участие;
3.2.3.Отрабатывает с исполнителями сценарии и другие планы мероприятий с участием мэра;
3.2.4.Формирует план мероприятий с участием мэра городского округа Тольятти;
3.2.5.Сопровождает мэра городского округа Тольятти на мероприятиях.
3.3.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.3 "Осуществление необходимых организационных мероприятий при подготовке и проведении референдумов и выборов всех уровней", Управление выполняет следующие функции:
3.3.1.Обеспечивает проведение организационных мероприятий по подготовке и проведению референдумов и выборов всех уровней;
3.3.2.Участвует в подготовке и проведении заседаний комиссии и рабочей группы содействия избирательным комиссиям, планировании их работы, осуществляет контроль за исполнением поручений.
3.4.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.4 "Осуществление взаимодействия с Думой городского округа Тольятти, органами государственной власти Самарской области, с органами местного самоуправления других муниципальных образований", Управление выполняет следующие функции:
3.4.1.Осуществляет общую координацию информационного взаимодействия с Думой городского округа Тольятти;
3.4.2.Выполняет организационные мероприятия, оказывает консультативную помощь при оформлении и направлении документов для рассмотрения на заседаниях Думы городского округа Тольятти;
3.4.3.Контролирует соблюдение процедуры подготовки, согласования и исполнения по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Думы городского округа Тольятти;
3.4.4.Осуществляет контроль по исполнению решений Думы городского округа Тольятти в части выполнения рекомендаций, данных мэру, мэрии;
3.4.5.Обобщает и анализирует сведения о результатах контроля по своевременному исполнению решений Думы городского округа Тольятти.
3.5.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.5 "Организация работы Коллегии мэрии и осуществление контроля по исполнению решений Коллегии", Управление выполняет следующие функции:
3.5.1.Осуществляет сбор и формирование предложений в ежеквартальные планы работы Коллегии мэрии;
3.5.2.Контролирует соблюдение процедуры подготовки, согласования и исполнения по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Коллегии мэрии;
3.5.3.Организует подготовку и проведение заседаний Коллегии мэрии;
3.5.4.Обобщает и анализирует сведения о результатах контроля по своевременному исполнению решений Коллегии мэрии.
3.6.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.6 "Организация работы с письменными, устными обращениями граждан (в т.ч. обращениями граждан по информационным системам общего пользования (через сеть Интернет)), обращениями, поступившими во время прямых эфиров, различных встреч мэра, заместителей мэра", Управление выполняет следующие функции:
3.6.1.Осуществляет прием граждан, регистрацию и учет письменных (в т.ч. обращений граждан по информационным системам общего пользования (через сеть Интернет)) и устных обращений граждан;
3.6.2.Организует прием граждан мэром, заместителями мэра;
3.6.3.Осуществляет учет по контрольно-регистрационным карточкам письменных и устных обращений граждан к мэру, заместителям мэра при помощи автоматизированной компьютерной системы "ДЕЛО".
3.7.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.7 "Организация сбора и оперативного доведения до средств массовой информации городского округа и области информации о деятельности мэрии, в том числе нормотворческой, о деятельности органов мэрии, муниципальных учреждений и предприятий, а также о деятельности мэра и заместителей мэра по основным вопросам жизнеобеспечения городского округа Тольятти", Управление выполняет следующие функции:
3.7.1.Готовит пресс-релизы для СМИ городского округа и области;
3.7.2.Своевременно оповещает СМИ городского округа и области о предстоящих мероприятиях, организуемых мэрией городского округа, а также об итогах проведенных мероприятий;
3.7.3.Обеспечивает выполнение утвержденных медиапланов, графиков, PR-проектов по освещению деятельности мэра, заместителей мэра;
3.7.4.Организует и проводит пресс-конференции, брифинги, круглые столы мэра, заместителей мэра и руководителей органов мэрии;
3.7.5.Организует и проводит прямые линии в печатных СМИ, на телевидении, радио, прямые эфиры в электронных СМИ с участием мэра, заместителей мэра и руководителей органов мэрии;
3.7.6.Организует и проводит публичные выступления мэра, заместителей мэра;
3.7.7.Организует опубликование нормативных правовых актов органов местного самоуправления в муниципальной газете;
3.7.8.Организует опубликование комментариев специалистов органов мэрии по нормативным правовым актам органов местного самоуправления;
3.7.9.Готовит ответы, опровержения совместно с руководителями соответствующих органов мэрии на негативные материалы по деятельности мэрии городского округа, размещенные в СМИ;
3.7.10.Организует проведение социологических исследований по актуальным темам городского округа Тольятти.
3.8.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.8 "Организация, контроль и совершенствование форм и методов работы с документами и создание единой системы документооборота в мэрии", Управление выполняет следующие функции:
3.8.1.Организует и контролирует создание единой системы документооборота в мэрии и ее органах (структурных подразделениях);
3.8.2.Организует и проводит проверки правильности оформления документов в органах (структурных подразделениях) мэрии городского округа в соответствии с Регламентом по делопроизводству мэрии;
3.8.3.Консультирует сотрудников мэрии, работников муниципальных предприятий и учреждений по вопросам оформления документов и организации документооборота;
3.8.4.Участвует в разработке регламентов, инструкций, порядков, иной нормативной, регламентирующей и методической документации по делопроизводству;
3.8.5.Участвует в согласовании проектов постановлений и распоряжений мэрии на предмет соответствия оформления проекта требованиям и правилам делопроизводства;
3.8.6.Контролирует соблюдение сроков подготовки проектов распорядительных документов, муниципальных контрактов и договоров в мэрии городского округа Тольятти, а также сроков исполнения принятых распорядительных документов и договоров мэрии;
3.8.7.Разрабатывает и организует систему контроля соблюдения порядка работы с иными видами документов мэрии городского округа и сроков их исполнения;
3.8.8.Организует ведение журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля по типовой форме;
3.8.9.Организует и разрабатывает номенклатуру дел мэрии;
3.8.10.Контролирует формирование архива мэрии для последующей передачи документов на хранение в Управление по делам архивов мэрии;
3.8.11.Организует проведение консультационных семинаров и совещаний с работниками служб документационного обеспечения органов (структурных подразделений) мэрии, муниципальных предприятий и учреждений;
3.8.12.Контролирует организацию работы с почтой, поступающей на имя каждого заместителя мэра; контролирует обеспечение заместителей мэра мэрии необходимой информацией; контролирует исполнение поручений заместителей мэра;
3.8.13.Принимает участие в разработке или организует самостоятельную разработку проектов муниципальных правовых актов, аналитических справок, материалов, докладов и других документов по вопросам, поручаемым заместителями мэра;
3.8.14.Осуществляет контроль за исполнением в установленные сроки и в полном объеме, поручений мэра городского округа Тольятти, губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, а также отдельных поручений мэра по вопросам обеспечения жизнедеятельности городского округа Тольятти;
3.8.15.Участвует в организационных мероприятиях, заседаниях, совещаниях по поручению заместителей мэра;
3.8.16.Контролирует проведение телефонных переговоров непосредственного руководителя (мэра, заместителя мэра), фиксирование в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передачу и прием по приемно-переговорным устройствам, своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи.
3.9.Для решения задачи, указанной в подпункте N 2.2.9 "Осуществление обеспечения финансирования расходов, связанных с содержанием мэрии городского округа Тольятти, координация и контроль работы муниципальных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении управления", Управление выполняет следующие функции:
3.9.1.Обеспечивает финансирование расходов, связанных с содержанием мэрии городского округа Тольятти, мероприятий и программ в части представительских расходов в пределах выделенных средств из муниципального бюджета на соответствующий финансовый год;
3.9.2.Выполняет предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации о размещении заказов и установленные муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти функции заказчика на размещению заказов на поставки товаров, выполнению работ, оказанию услуг для муниципальных нужд в пределах средств, предусмотренных Управлению ведомственной классификацией расходов бюджета городского округа Тольятти;
3.9.3.Обеспечивает формирование и утверждение муниципального задания и плана финансово-хозяйственной деятельности (далее - план ФХД) для муниципальных учреждений, бюджетной сметы для казенных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении;
3.9.4.Обеспечивает разработку в установленном порядке методических рекомендаций и нормативных документов по вопросам компетенции Управления;
3.9.5.Осуществляет координацию и контроль за уставной деятельностью муниципальных учреждений, находящихся в ведомственном подчинении Управления (далее - МУ), в том числе процедуры их учреждения (создания), изменения существующего типа, реорганизации и ликвидации;
3.9.6.Вносит предложения заместителю мэра - руководителю аппарата мэрии по вопросам учреждения (создания, в т.ч. изменения существенного типа), реорганизации, ликвидации МУ, с обоснованием и заключением об отсутствии негативных социально-экономических последствий в случае реализации указанных предложений.
3.10.Для решения возложенных на Управление задач выполняет следующие функции:
3.10.1.Осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности Управления;
3.10.2.Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов городского округа Тольятти по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
3.10.3.Организует и контролирует работу по рассмотрению и подготовке ответов на письменные обращения физических и юридических лиц в сроки, установленные Регламентом документооборота и делопроизводства в мэрии городского округа Тольятти.
IV.Структура управления
4.1.В структуру Управления входят следующие структурные подразделения:
- организационный отдел;
- общественная приемная (отдел);
- отдел информационной политики;
- протокольный отдел;
- канцелярия (отдел);
- сектор сопровождения деятельности муниципальных учреждений.
V.Руководство управлением
5.1.Управление возглавляет руководитель Управления.
5.2.Основные полномочия руководителя для выполнения возложенных на Управление задач и функций:
- организует работу Управления, осуществляет контроль за его деятельностью, утверждает его плановые показатели работы, осуществляет общее методическое руководство работой, контролирует и анализирует ее состояние;
- проводит разграничение компетенций и распределяет задания между структурными подразделениями, входящими в состав Управления;
- визирует проекты нормативных правовых актов, подписывает документы в пределах своей компетенции;
- вносит на рассмотрение заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
- осуществляет взаимодействие с вышестоящими руководителями, а также с другими структурными подразделениями мэрии, государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями и организациями городского округа Тольятти в пределах компетенции Управления;
- при приеме на работу работника (внесении изменений в Положение об Управлении) знакомит его с Положением об Управлении под роспись.
5.3.В соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти руководитель Управления несет ответственность за:
- своевременность и качество выполнения плана работ и показателей результативности деятельности Управления;
- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;
- причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;
- принятие решений, а также разработку и (или) визирование проектов документов, противоречащих действующему законодательству и муниципальным правовым актам городского округа Тольятти;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностной инструкции Управления.
Руководитель
Управления по оргработе
и связям с общественностью
А.А.АЛЕКСЕЕВ