Решение Думы города Новокуйбышевска Самарской области от 20.06.2002 № 111
О Положении об архивном отделе администрации г. Новокуйбышевска Самарской области
НОВОКУЙБЫШЕВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РЕШЕНИЕ от 20 июня 2002 г. N 111 О ПОЛОЖЕНИИ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. НОВОКУЙБЫШЕВСКА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ В целях исполнения действующего законодательства, активизацииразвития архивного дела в муниципальном образовании (г.Новокуйбышевск) и в соответствии с решением коллегии Госархива от26.09.01 "О Примерном положении об архивном отделе органа местногосамоуправления", руководствуясь ст.35 Устава города, Новокуйбышевскаягородская Дума решила: 1. Отменить решение Новокуйбышевской городской Думы N 10 от28.10.2000 г. "О Положении об архивном отделе администрации г.Новокуйбышевска Самарской области". 2. Утвердить в новой редакции Положение об архивном отделеадминистрации г. Новокуйбышевска Самарской области (приложение). Председатель Новокуйбышевской городской Думы, Глава города А.П.НЕФЕДОВ Утверждено Решением Новокуйбышевской городской Думы от 20 июня 2002 г. N 111 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. НОВОКУЙБЫШЕВСКА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Администрация г. Новокуйбышевска в целях эффективнойорганизации архивного дела в городе реализует полномочия по:организации и содержанию архивного отдела; обеспечению хранения, комплектования, учета и использованияархивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности,деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, атакже архивных фондов и архивных документов юридических и физическихлиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность; решению вопросов о передаче права собственности на архивные фондыи архивные документы, за исключением отнесенных к ведению РоссийскойФедерации, совместному ведению Российской Федерации и АдминистрацииСамарской области, ведению Администрации Самарской области. 1.2. Для решения задач по реализации полномочий в областиархивного дела Администрация города образует в своем составе архивныйотдел, выполняющий функции муниципального архива. 1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурнымподразделением Администрации города без статуса юридического лица,имеет свою круглую печать, угловой штамп и бланки со своимнаименованием. 1.4. Отдел руководит деятельностью муниципальных архивов -юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные и иныесчета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своимнаименованием и наименованием Администрации города, а также иныенеобходимые для осуществления деятельности печати, штампы или бланки. 1.5. Отдел руководствуется в своей деятельности КонституциейРоссийской Федерации, Основами законодательства Российской Федерацииоб Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением обАрхивном фонде Российской Федерации, другими законодательными актамиРоссийской Федерации и иными правовыми актами Самарской области,Уставом, постановлениями, решениями и распоряжениями органовпредставительной и исполнительной власти г. Новокуйбышевска, приказамии инструкциями Федеральной архивной службы России, Управлениягосударственной архивной службы Самарской области и настоящимПоложением. 1.6. Положение об Отделе утверждается Главой города посогласованию с Управлением государственной архивной службы Самарскойобласти. В Положении закрепляются организационно-правовой статусОтдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия поих реализации, ответственность за состояние, развитие исовершенствование архивного дела. 1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальныхслужащих - работников Отдела устанавливаются Главой города. 1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отделаосуществляется за счет средств бюджета Администрации города и, какправило, выделяется в нем отдельной строкой. 1.8.1. Дополнительно источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Администрации Самарской области (приреализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия вАдминистрации города; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивногодела администрации города, в т. ч. полномочий на хранение архивныхфондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственнойсобственности и расположенных на территории г. Новокуйбышевска); внебюджетные средства, в т. ч. от приносящей доход деятельностиОтдела, предусмотренной его учредительными документами; спонсорские и иные средства, полученные законным путем. 1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Отделаутверждается Главой города на основании перечня платных работ и услуг,разработанного Управлением государственной архивной службы Самарскойобласти. 1.10. Администрация города обеспечивает Отдел помещениями,отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранностидокументов; его содержание, техническое оснащение, оборудование,охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий трудаработников. При передаче помещения, в котором размещен Отдел, другиморганизациям Администрация города принимает решение о предварительномпредоставлении равноценного или более подходящего для размещениядокументов помещения. 2. Задачи и функции Основными задачами и функциями Отдела являются: 2.1. Обеспечение сохранности, учет архивных документов,подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч.: хранение иучет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Управлениегосударственной архивной службы Самарской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранениядокументов и обеспечению их физической сохранности;подготовка, представление администрации города и реализация предложений по обеспечениюсохранности документов, хранящихся в Отделе; 2.1.1. Отдел обеспечивает хранение: архивных фондов и архивных документов на различных видахносителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в составАрхивного фонда Самарской области, в т.ч. образовавшихся вдеятельности органов местного самоуправления с момента их образования,деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, атакже находящихся в совместном ведении муниципального образования иСамарской области; архивных фондов и архивных документов на различныхвидах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих всостав Архивного фонда Самарской области, образовавшихся в процесседеятельности органа местного самоуправления по реализации отдельныхгосударственных полномочий администрации города, которыми онанаделена; архивных фондов и архивных документов юридических ифизических лиц на различных видах носителей, переданных на законномосновании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения,входящих в негосударственную часть Архивного фонда Самарской области; документов на различных видах носителей по личному составуликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавшихна территории города Новокуйбышевска; печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фондыОтдела; учетных документов, архивных справочников и других материалов,необходимых для осуществления его практической деятельности; 2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией города можетпринимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей инеобходимых условий документы действующих муниципальных игосударственных организаций, общественных организаций и граждан надоговорных условиях; 2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фондаСамарской области поступают на хранение в Отдел в порядке и наусловиях договоров между собственниками документов и Отделом,действующим от имени Администрации города при наличии доверенности. 2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое,научное, социальное, экономическое, политическое или культурноезначение для муниципального образования, в т.ч.: составление списковорганизаций-источников комплектования Отдела, утверждаемыхадминистрацией города и согласовываемых с Управлением государственнойархивной службы Самарской области; систематическая работа по ихуточнению; отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения вОтдел; проведение в установленном порядке экспертизы ценностидокументов, хранящихся в Отделе. 2.3. Организационно-методическое руководство деятельностьюведомственных архивов и организацией документов в делопроизводствеорганов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядкереализации отдельных государственных полномочий администрации города всохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственногохранения документов, в т.ч. по личному составу; ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся ворганизациях-источниках комплектования и других организациях,находящихся на территории города Новокуйбышевска; рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах,экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источниковкомплектования Отдела и инструкций по делопроизводству; рассмотрение и представление в Управление государственнойархивной службы Самарской области поступивших от организаций описейдел постоянного хранения; рассмотрение и согласование описей дел по личному составуорганизаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке,установленном Управлением государственной архивной службы Самарскойобласти; изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов иделопроизводственных служб, распространение их положительного опыта; оказание организационно-методической помощи, проведениесовещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методикиработы с документами; разработка и реализация мероприятий по улучшению работыведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве,внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированныхсистем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственныхслужб. 2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления,организация использования архивных документов, удовлетворение правграждан на архивную информацию, в т.ч.: информирование органовместного самоуправления, иных организаций муниципального образования осоставе и содержании документов Отдела по актуальной тематике,исполнение запросов юридических и физических лиц на документнуюинформацию, в т.ч. на договорной основе; организация работы пользователей документами, изготовление копийдокументов по их запросам, подготовка документальных выставок,материалов для средств массовой информации, проведение встреч собщественностью и публикаторская деятельность; исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдачаархивных справок, заверенных копий и выписок из документов;рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; создание и совершенствование научно-справочного аппарата кдокументам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем,банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержаниидокументов. 2.5. Реализация отдельных государственных полномочийАдминистрации города в сфере архивного дела при наделении ими властиАдминистрацией Самарской области в установленном порядке, в т.ч.контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивногозаконодательства Российской Федерации. 3. Права Отделу для выполнения возложенных на него задач и функцийпредоставляется право: 3.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящимв компетенцию Отдела. 3.2. Вносить на рассмотрение Администрации города и Управлениягосударственной архивной службы Самарской области предложения поразвитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности,комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе,совершенствованию работы ведомственных архивов и организациидокументов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке ирассмотрении администрацией города вопросов архивного дела иделопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов. 3.3. Запрашивать и получать от организаций-источниковкомплектования независимо от их ведомственной подчиненностинеобходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов,организации документов в делопроизводстве. 3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными натерритории города Новокуйбышевска, независимо от их ведомственнойподчиненности и форм собственности требований федерального ирегионального архивного законодательства. 3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям,находящимся на территории города Новокуйбышевска, обязательные дляисполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов иорганизации документов в делопроизводстве. 3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках имероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурнымиподразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций. 3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссийорганизаций для участия в решении вопросов сохранности документов. 3.8. Ставить перед органами местного самоуправлениягосударственной власти вопросы о привлечении к ответственности занарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц,выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях,а также физических лиц. 3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные видыприносящей доход деятельности, заключать договоры и производитьрасчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услугпри наличии доверенности от администрации города. 3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местногосамоуправления, организациями муниципального образования, Управлениемгосударственной архивной службы Самарской области, Самарскимотделением Российского общества историков-архивистов, другимиобщественными организациями; создавать на общественных началах совет,утверждаемый Администрацией города, для рассмотренияорганизационно-методических и практических вопросов архивного дела. 4. Организация работы 4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты Отделаявляются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальныхдолжностей. Начальник Отдела назначается и освобождается Главойгорода. Это решение может согласовываться с Управлениемгосударственной архивной службы Самарской области. При смененачальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданнойкомиссией, включающей представителей Администрации города, а такжеУправления государственной архивной службы Самарской области. Актприема-передачи утверждается Администрацией города и представляется вУправление государственной архивной службы Самарской области. 4.2. Начальник Отдела: 4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональнуюответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций; 4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела вгороде перед администрацией и в установленном порядке - передУправлением государственной архивной службы Самарской области. 4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правиламии инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службыРоссии, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемыхАдминистрацией города с учетом рекомендаций Управления государственнойархивной службы Самарской области. 4.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется Главойгорода в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документыпри реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При еголиквидации или отсутствии правопреемника документы передаются напостоянное хранение в один из государственных архивов Самарскойобласти в установленном порядке.