Распоряжение Мэра города Тольятти Самарской области от 11.02.2005 № 366-1/р

Об утверждении Положения о бюро документооборота Департамента финансов мэрии г. Тольятти

МЭР ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 февраля 2005 г. N 366-1/р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЕПАРТАМЕНТА ФИНАНСОВ
МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
Для организации дальнейшей работы бюро документооборотаДепартамента финансов мэрии г. Тольятти, на основании Постановлениямэра г. Тольятти от 20.07.2001 N 2975-1/07-01 "О создании Департаментафинансов мэрии г. Тольятти", руководствуясь Уставом г. Тольятти,считаю необходимым:
1. Утвердить Положение о бюро документооборота Департаментафинансов мэрии г. Тольятти (приложение N 1).
2. Заведующему бюро документооборота Департамента финансов мэрииг. Тольятти Козловой Н.А. обеспечить работу бюро в соответствии сутвержденным Положением.
3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю засобой.
Мэр Н.Д.УТКИН
Приложение N 1
к Распоряжению мэра г. Тольятти
от 11 февраля 2005 г. N 366-1/р
ПОЛОЖЕНИЕ
О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЕПАРТАМЕНТА
ФИНАНСОВ МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
1. Общие положения
1.1. Бюро документооборота Департамента финансов мэрии г.Тольятти (далее по тексту - бюро).
1.2. Бюро образовано Постановлением мэра г. Тольятти от20.07.2001 N 2975-1/07-01 "О создании Департамента финансов мэрии г.Тольятти". Процедурные действия, связанные с изменением структуры иупразднением бюро, регламентируются Положением о мэрии г. Тольятти иУставом г. Тольятти.
1.3. Бюро руководит заведующий бюро, который подчинен директоруДепартамента финансов. Директор Департамента курирует деятельностибюро.
1.4. Бюро осуществляет свою деятельность на основе КонституцииРФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РоссийскойФедерации, Самарской области, правовых актов органов местногосамоуправления, в том числе Устава г. Тольятти, Положения о мэрии г.Тольятти, Положения о Департаменте финансов и настоящего Положения.
1.5. Структура, штатное расписание и условия оплаты трудаработников бюро утверждаются мэром города. Настоящее Положениеизменяется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав,ответственности, возложенных на бюро.
1.6. Место нахождения бюро: 445011, РФ, Самарская обл., г.Тольятти, пл. Свободы, 4.
2. Основные цели и задачи бюро
Основной целью деятельности бюро является:
Организация единой системы делопроизводства, а также единогопорядка работы с документами в Департаменте финансов мэрии.
Для достижения поставленной цели бюро необходимо решениеследующих задач:
1. Осуществление работы с входящими документами Департаментафинансов.
2. Осуществление работы с исходящими документам Департаментафинансов.
3. Осуществление работы с факсограммами департамента финансов.
4. Осуществление контроля за соблюдением структурнымиподразделениями Департамента финансов требований и правилделопроизводства.
5. Осуществление подписки и сортировки периодических изданий вДепартаменте финансов.
3. Функции бюро
3.1. Для решения задачи 1 "Осуществление работы с входящимидокументами Департамента финансов" бюро выполняет следующие функции:
3.1.1. Осуществляет прием входящих документов от предприятий,организаций и структурных подразделений мэрии.
3.1.2. Проводит проверку правильности оформления входящихдокументов в соответствии с требованиями и правилами делопроизводства.
3.1.3. Регистрирует входящие документы.
3.1.4. Направляет зарегистрированные документы директоруДепартамента для наложения резолюции.
3.1.5. Документы с резолюцией директора Департамента передаетисполнителям на исполнение. Фиксирует каждый акт передачи документаисполнителю и возвращения от него.
3.1.6. Ведет контроль сроков исполнения документов Департаментафинансов.
3.1.7. Оформляет исполненные документы в архив.
3.2. Для решения задачи 2 "Осуществление работы с исходящимидокументами Департамента финансов" бюро выполняет следующие функции:
3.2.1. Осуществляет проверку документов, предназначенных дляотправки из Департамента финансов на правильность оформления всоответствии с требованиями и правилами делопроизводства.
3.2.2. Регистрирует исходящие документы, подписанные директоромДепартамента.
3.2.3. Отправляет документы адресату.
3.2.4. Формирует архив исходящих документов.
3.3. Для решения задачи 3 "Осуществление работы с факсограммамиДепартамента финансов" бюро выполняет следующие функции:
3.3.1. Осуществляет прием факсограмм Департамента финансов.
3.3.2. Направляет факсограммы директору Департамента дляналожения резолюции.
3.3.3. Передает факсограммы на исполнение структурнымподразделениям Департамента финансов согласно резолюции директораДепартамента.
3.4. Для решения задачи 4 "Осуществление контроля за соблюдениемструктурными подразделениями Департамента финансов требований и правилделопроизводства" бюро выполняет следующие функции:
3.4.1. Осуществляет контроль на всех этапах работы сдокументами.
3.4.2. Ставит на контроль все зарегистрированные документы,требующие исполнения.
3.4.3. Направляет напоминания исполнителям за 3 дня до истеченияконтрольного срока.
3.5. Для решения задачи 5 "Осуществление подписки и сортировкипериодических изданий в Департаменте финансов" бюро выполняетследующие функции:
3.5.1. Направляет структурным подразделениям Департаментафинансов заявки на выписку периодических изданий.
3.5.2. Подготавливает единый реестр периодических изданий дляДепартамента финансов на утверждение директору Департамента.
3.5.3. Оформляет подписку периодических изданий для Департаментафинансов.
3.5.4. При поступлении периодических изданий проводит сортировкусогласно представленным заявкам от структурных подразделенийДепартамента финансов.
4. Права бюро
4.1. Ежеквартальные и ежемесячные планы работы бюроразрабатываются заведующим бюро, утверждаются директором Департаментафинансов. Контроль за выполнением планов работ бюро осуществляетдиректор Департамента финансов.
4.2. Бюро имеет право:
4.2.1. Вносить директору Департамента предложения по вопросам,отнесенным к компетенции бюро.
4.2.2. Запрашивать и получать в установленном порядке информациюи материалы в структурных подразделениях Департамента финансов,необходимую для выполнения задач и функций, определенных Положением обюро.
4.2.3. Принимать решения и участвовать в их разработке впределах компетенции бюро.
5. Структура бюро
5.1. Сотрудники бюро назначаются на должность и освобождаются отдолжности распоряжением мэра города в соответствии с Трудовым кодексомРФ по представлению заведующего бюро и согласованию с директоромДепартамента на условиях трудового договора.
5.2. В своей работе бюро взаимодействует со всеми структурнымиподразделениями мэрии, районными администрациями, Тольяттинскойгородской Думой.
6. Руководство бюро
6.1. Бюро возглавляет заведующий бюро.
6.2. Заведующий бюро назначается на должность и освобождается отдолжности распоряжением мэра города Тольятти согласно Трудовомукодексу РФ по представлению директора Департамента на основаниитрудового договора.
6.3. Положение о бюро разрабатывается заведующим бюро иутверждается распоряжением мэра города. Должностные инструкциизаведующего бюро и сотрудников бюро утверждаются мэром города.
6.4. Заведующий бюро имеет право:
- вносить директору Департамента предложения о поощрении либоприменении дисциплинарных взысканий к работникам бюро;
- запрашивать и получать в установленном порядке информацию иматериалы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в пределахсвоей компетенции;
- требовать от сотрудников бюро выполнения их должностныхобязанностей и письменного оформления отчета об их выполнении;
- выходить с предложениями к руководству о создании условий длявыполнения сотрудниками бюро их должностных обязанностей;
- участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности;
- повышать квалификацию и продвигаться по службе.
6.5. Заведующий бюро обязан:
- соблюдать и исполнять требования Конституции РФ,законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарскойобласти, правовых актов, регулирующих правоотношения в сфередеятельности органов местного самоуправления;
- исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящихруководителей в порядке подчиненности, отданных в пределах ихдолжностных полномочий, за исключением незаконных;
- исполнять требования, отраженные в должностной инструкции,заведующего бюро, разрабатывать должностные инструкции на своихподчиненных;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка,установленного в исполнительных органах местного самоуправления,порядок работы со служебной информацией;
- поддерживать необходимый для должности уровень квалификации;
- соблюдать нормы служебной этики.
6.6. В соответствии с законодательными и иными нормативнымиправовыми актами РФ и Самарской области, правовыми актами,регулирующими правоотношения в сфере деятельности органов местногосамоуправления г. Тольятти, в том числе Уставом г. Тольятти,
Положением о мэрии г. Тольятти, - заведующий бюро несетответственность за:
- выполнение бюро задач и функций, предусмотренных настоящимПоложением о бюро;
- своевременное и качественное выполнение планов работ бюро;
- подбор и расстановку кадров в бюро, состояние трудовой ипрофессиональной дисциплины среди подчиненных;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностныхобязанностей, изложенных в должностной инструкции заведующего бюро.
Заведующий бюро
документооборота Департамента
финансов мэрии г. Тольятти Н.А.КОЗЛОВА
Согласовано
Директор Департамента
финансов мэрии г. Тольятти В.В.КУШНАРЕВ
Начальник методического
отдела мэрии Е.А.ТУПИКОВА
Начальник Управления персонала
и муниципальной службы С.И.ГОРШКОВ
Начальник Правового
управления мэрии С.Н.ИСАЕВ