Распоряжение Главы администрации города Самары от 27.03.2002 № 71-р
Об утверждении Инструкции о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары
ГЛАВААДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САМАРЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 марта 2002 г. N 71-р
Об утверждении Инструкции о подготовке, оформлении ипрохождении
распорядительных документов в администрациигородского округа Самара
(В редакции Распоряжений Главы администрации города Самары
Распоряжения Администрации городского округа Самара
от 26.06.2015 N 170-р)
1. УтвердитьИнструкцию о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов вадминистрации городского округа Самара (прилагается).
2.Признать утратившим силу распоряжение Главы администрации города от 04.11.1997N 888-р "О порядке подготовки, оформления и прохождения распорядительныхдокументов в администрации города Самары".
3.Настоящее распоряжение направить в структурные подразделения администрациигорода, администрации районов города.
Главаадминистрации города Н.В.Колесников
Приложение
к распоряжению
Главыадминистрации города Самары
от 27 марта 2002г. N 71-р
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОДГОТОВКЕ,ОФОРМЛЕНИИ И ПРОХОЖДЕНИИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ ВАДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САМАРА
(В редакции Распоряжения Администрации городского округа Самара
от 26.06.2015 N 170-р)
1.Общие положения
1.1. НастоящаяИнструкция о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов вадминистрации городского округа Самара (далее - Инструкция) принимается с цельюупорядочения подготовки, оформления и прохождения правовых актов Главы Администрациигородского округа Самара.
(В редакции Распоряжения Главы городского округа Самара от 15.01.2007 № 1-р)
Распоряжения Администрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
1.2.Распорядительными документами администрации городского округа Самара являются:Постановления Главы Администрации городского округа Самара, Распоряжения ГлавыАдминистрации городского округа Самара.
(В редакции РаспоряженияГлавы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р) Распоряжения Администрации городского округа Самара от26.06.2015 N 170-р)
ПостановленияГлавы Администрации городского округа Самара, носящие нормативный характер,устанавливают, изменяют и (или) отменяют правовые нормы, обязательные длянеопределенного круга лиц, и рассчитаны на неоднократное применение.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
РаспоряженияГлавы Администрации городского округа Самара, носящие ненормативный характер,устанавливают, изменяют и (или) отменяют права и обязанности конкретных лиц, и(или) рассчитаны на однократное применение.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
2.Порядок подготовки проектов
распорядительныхдокументов
2.1. Проектыраспорядительных документов разрабатываются отраслевыми (функциональными) итерриториальными органами Администрации городского округа (в соответствии с ихкомпетенцией) по поручению Главы Администрации городского округа, первыхзаместителей (заместителей) Главы Администрации городского округа, вкомпетенции которых находится данный вопрос.
Правовойдепартамент Администрации городского округа осуществляет подготовку проектовпостановлений и распоряжений Администрации городского округа, подписываемыхГлавой Администрации городского округа, по собственной инициативе и непосредственнопо поручению Главы Администрации городского округа.
Недопускается подготовка проектов распорядительных документов работникамисторонних организаций.
(п. 2.1 в редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
2.2.Исполнитель проекта распорядительного документа определяется из числаруководителей структурных подразделений администрации Главой город.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
2.3.К проекту Постановления Главы города, носящему нормативный характер,прилагается пояснительная записка, которая должна содержать:
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
-обоснование необходимости подготовки данного правового акта и практическойзначимости ожидаемого результата;
-финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализациякоторого потребует дополнительных материальных и иных затрат);
-перечень законодательных актов, на основании которых подготовлен проект;
-анализ возможных последствий (финансовых, управленческих, правовых и других);
-сроки исполнения;
-наименование структурного подразделения администрации, которое подготовилопроект и дату его подготовки.
Кпроекту Постановления Главы города, распоряжения главы администрации городаприлагаются необходимые справочные материалы.
2.4.Пояснительная записка готовится на имя Главы города на бланке структурногоподразделения Администрации городского округа и подписывается егоруководителем.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
3.Требования к составлению проектов
распорядительныхдокументов
3.1. Проектыраспорядительных документов изготавливаются исполнителем на бланкахустановленного образца с надписью в правом верхнем углу "Проект N____".
(Пункт 3.1 в редакцииРаспоряжения Главы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р)
3.2.При составлении проекта распорядительного документа необходимо соблюдатьследующие требования:
3.2.1.Распорядительный документ должен иметь определенный комплекс реквизитов ипорядок их расположения в соответствии с ГОСТомР6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации".
3.2.2.Текст документа должен иметь поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее инижнее - 20 мм. Текст документов готовится с помощью компьютера, сиспользованием редактора MS Word, шрифта Arial, размер 12, печатается через одинарный межстрочныйинтервал.
3.2.3.Заголовок печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом, размер14, выравнивается по центру, не подчеркивается. Объем не должен превышать 5строк. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границылевого и правого полей, избегать переноса слов. В конце заголовка точка неставится. Заголовок не берется в кавычки.
3.2.4.Расстояние между заголовком и текстом - 2 - 3 интервала, между текстом иподписью - 4 - 5 интервалов.
3.2.5.При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующиестраницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставленыпосередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.2.6.Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают налицевой стороне последнего листа проекта документа в левом нижнем углу,например:
Мельников
21 16 07
3.2.7. Датаоформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц,год: 20.01.2002.
3.2.8.Проект распорядительного документа должен содержать пункты:
-об отмене, изменениях или дополнениях правовых актов либо их отдельных пунктов,если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
-о приведении в соответствие с вновь принятым правовым актом ранее изданныхправовых актов.
3.3.Текст проекта распорядительного документа, носящего нормативный характер,состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей (распорядительной).Текст проекта распорядительного документа, носящего ненормативный характер,может не содержать констатирующей части.
Вконстатирующей части указываются причины, основания, цели составлениядокумента.
Постановляющая(распорядительная) часть излагается по пунктам в повелительной форме("обязать", "поручить", "выделить"). В случаях,когда исполнителем является организация, не подчиненная городскойадминистрации, применяется рекомендательная форма ("предложить","рекомендовать").
Каждыйпункт должен содержать конкретную задачу по решению общего вопроса, названиеструктурного подразделения и срок исполнения.
3.4.Пункты текста нумеруются арабскими цифрами.
3.5.Если проект распорядительного документа имеет приложения, то об этомуказывается в тексте проекта. Приложения содержат в верхнем правом углу первоголиста отметку с указанием наименования распорядительного документа, его даты иномера по форме:
ПРИЛОЖЕНИЕ N
к Постановлению (Распоряжению)
Администрации городского округа
от _________ N ______
(В редакции Распоряжения Администрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
3.6. При наличиинескольких приложений к распорядительным документам на них проставляютсяпорядковые номера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д. Приложения нумеруютсяарабскими цифрами.
3.7.Приложение к проекту распорядительного документа визируется ответственнымисполнителем на оборотной стороне каждого листа и подписывается первымзаместителем (заместителем) Главы Администрации городского округа, вкомпетенции которого находится данный вопрос. В случае, если исполнителемраспорядительного документа является структурное подразделение, находящееся внепосредственном подчинении Главы города, то приложение визируется егоначальником.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
3.8.Название всех муниципальных должностей, кроме Главы города, следует писать сострочной буквы. Не допускается сокращение названий должностей.
3.9.Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Если втексте документа часто употребляется длинное название какого-либо учреждения,предприятия, организации и т.п., допускается его сокращение в следующемпорядке: после первого употребления этого названия, например: производственныйжилищно-ремонтный трест "Универсал", следует сделать пометку: (далее- ПЖРТ "Универсал") и в последующих случаях пользоваться указаннымсокращением.
3.10.К проекту распорядительного документа, имеющему ссылки на ранее принятыедокументы, необходимо прилагать их копии.
3.11.Проекты распорядительных документов, в случае необходимости, должны содержатьпункт о контроле за их выполнением.
Контрольвозлагается на одного или нескольких заместителей Главы Администрациигородского округа, руководителя Правового департамента Администрации городскогоокруга в соответствии с имеющейся компетенцией.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
4.Порядок прохождения и согласования проектов
распорядительныхдокументов
4.1. Прохождениеи согласование распорядительных документов осуществляется в порядке,установленном настоящей инструкцией, если иное не предусмотрено Регламентом,распоряжением Главы Администрации городского округа о порядке прохождения исогласования отдельных видов распорядительных документов.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
4.2.Проект распорядительного документа представляется в Отдел подготовки,прохождения и контроля распорядительных документов для регистрации как набумажном носителе, так и в электронном виде на магнитном носителе (диск 3,5).
(Пункт 4.2 в редакцииРаспоряжения Главы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р)
4.3.Работники Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документовобязаны:
-проверить соответствие представленных документов требованиям Регламента исоответствующих инструкций;
-возвратить исполнителям для доработки проекты распорядительных документов,оформленные с нарушением установленного порядка.
4.4.Согласование проектов распорядительных документов осуществляется через Отделподготовки, прохождения и контроля распорядительных документов с контролемпромежуточных сроков согласования.
Согласованиепроектов распорядительных документов с органами и организациями, не входящими вструктуру Администрации городского округа, осуществляется ответственнымисполнителем документа.
(Пункт 4.4 в редакцииРаспоряжения Главы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р)
4.5.Все визы согласования должны содержать наименование должности, подписьдолжностного лица, расшифровку подписи и дату визирования.
(Пункт 4.5 в редакцииРаспоряжения Главы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р)
4.6.Срок рассмотрения проекта распорядительного документа не должен превышать 2-хдней с момента получения на согласование.
Общийсрок рассмотрения распорядительных документов не должен превышать 30 дней.
(Пункт 4.6 в редакцииРаспоряжения Главы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р)
4.7.Визы согласования на номерном бланке располагают на оборотной стороне каждоголиста проекта распорядительного документа в нижней его части.
4.8.Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано",фактической должности лица, с которым согласовывается документ (включаянаименование структурного подразделения), личной подписи, расшифровки подписи(инициалов, фамилии) и даты согласования. Не допускается ставить предлог"За", надпись от руки "Зам" или косую черту переднаименованием должности.
4.9.Подписи согласования (визирования) располагаются на оборотной стороне каждоголиста проекта распорядительного документа в нижней его части в следующейпоследовательности:
(В редакции РаспоряженияГлавы администрации города Самары от 04.06.2004 г. N 200-р)
-первый заместитель Главы Администрации городского округа, в компетенции которогонаходится данный вопрос;
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
-заместитель Главы Администрации городского округа, в компетенции которогонаходится данный вопрос;
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
-руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара (вотношении проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округаСамара, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара);
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
-руководитель правовой службы отраслевого (функционального) и территориальногооргана Администрации городского округа (управления, отдела, сектора), заисключением проектов постановлений и распоряжений Администрации городскогоокруга Самара, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара;
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
-глава администрации района;
-руководитель структурного подразделения администрации города, указанный вкачестве исполнителя;
-заявитель.
Обязательнымив проекте распорядительного документа должны быть визы:
-первого заместителя (заместителя) Главы Администрации городского округагородского округа, в компетенции которого находится данный вопрос;
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
-руководителя Правового департамента Администрации городского округа Самара (вотношении проектов постановлений и распоряжений Администрации городскогоокруга, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара);
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
-руководителя правовой службы отраслевого (функционального) и территориальногооргана Администрации городского округа (управления, отдела, сектора), заисключением проектов постановлений и распоряжений Администрации городскогоокруга Самара, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Правовойдепартамент Администрации городского округа Самара осуществляет правовую и антикоррупционную экспертизу проектов постановлений ираспоряжений Администрации городского округа, подписываемых ГлавойАдминистрации городского округа Самара, на предмет их соответствиязаконодательству, требованиям юридической техники на заключительном этапесогласования указанных проектов в течение 7 рабочих дней со дня их поступленияв департамент.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Вслучае необходимости срок рассмотрения проекта постановления и распоряженияАдминистрации городского округа, подписываемого Главой Администрации городскогоокруга Самара, может быть продлен Правовым департаментом не более чем на 10рабочих дней.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Срокрассмотрения Правовым департаментом Администрации городского округа Самарапроекта постановления и распоряжения Администрации городского округа,подписываемого Главой Администрации городского округа Самара, может бытьсокращен по поручению Главы Администрации городского округа Самара онеобходимости сокращения срока рассмотрения проекта.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Вслучае если в результате проведения правовой и антикоррупционнойэкспертизы проекта Правовым департаментом Администрации городского округаСамара установлено несоответствие проекта законодательству, требованиямюридической техники, выявлен(ы) коррупциогенный(ые) фактор(ы), проект ссоответствующим заключением возвращается его исполнителю для устраненияимеющихся замечаний.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Исполнительпроекта обязан своевременно обеспечить его доработку с целью устранениявыявленных замечаний.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Послеустранения замечаний исполнитель проекта направляет его в Правовой департаментдля проведения правовой и антикоррупционнойэкспертизы.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
4.10.Согласованный проект распорядительного документа печатается Отделом подготовки,прохождения и контроля распорядительных документов на специальном бланкеустановленного образца.
Наоборотной стороне каждого листа распорядительного документа в верхней его частидолжен быть текст следующего содержания:
"Всесогласования и положительные заключения, предусмотренные действующимзаконодательством и правовыми актами органов местного самоуправления, получены.
Требования,предъявляемые к данному виду распорядительных актов органов местногосамоуправления, соблюдены.
Проектпостановления (распоряжения) готов к подписанию Главой Администрации городскогоокруга".
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Данныйтекст должен содержать следующие визы:,
-руководителя отраслевого (функционального) и территориального органаАдминистрации городского округа, ответственного за подготовку распорядительногоакта;
-руководителя правовой службы данного отраслевого (функционального) итерриториального органа (управления, отдела, сектора); при отсутствии правовойслужбы в отраслевом (функциональном) и территориальном органе данный текствизируется руководителем Правового департамента Администрации городского округаСамара (в отношении проектов постановлений и распоряжений Администрациигородского округа, подписываемых Главой Администрации городского округаСамара).
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Внижней части листа располагается виза заместителя Главы Администрациигородского округа по организационным вопросам.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
(В редакции РаспоряженияГлавы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р)
4.11.Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений, невлечет за собой повторного визирования.
4.12.При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнительдолжен заново согласовать проект.
4.13.Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта непрепятствуют дальнейшему движению проекта. Замечания, не учтенные исполнителем,излагаются на отдельном листе (лист разногласий).
4.14.Органы, входящие в структуру местного самоуправления городского округа(Департамент управления имуществом, Департамент строительства и архитектуры),представляют в Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительныхдокументов полностью согласованный проект распорядительного документа.
(Пункт 4.14 в редакцииРаспоряжения Главы городского округа Самара от15.01.2007 № 1-р)
5.Окончательное оформление распорядительных документов
5.1. Подписанныйпроект регистрируется в Отделе подготовки, прохождения и контроляраспорядительных документов администрации города, ему присваиваетсясоответствующий номер и дата.
5.2.Проекты распорядительных документов должны иметь листы рассылки, подготовленныеи подписанные исполнителем. В лист рассылки исполнителем включаются структурныеподразделения администрации города, организации, предприятия, учреждениягорода, администрации районов, которые указаны в проекте распорядительногодокумента как исполнители, должностные лица администрации города, заявители.
5.3.Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документызапрещается.
5.4.Отправку распорядительных документов осуществляет канцелярия по рассылочномулисту (прилагается) в 3-дневный срок, а по срочным вопросам - в течение суток смомента подписания.
6.Печати
6.1. Гербоваяпечать администрации города ставится начальником Отдела подготовки, прохожденияи контроля распорядительных документов администрации города на документах призаверении подлинности подписей Главы города.
(В редакции РаспоряженияАдминистрации городского округа Самара от 26.06.2015 N 170-р)
Гербоваяпечать ставится также на документах, где воспроизведение оттиска гербовойпечати специально предусматривается нормативным актом. Кроме того, применениепечати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридическихлиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств,материальных ценностей, а также на уставах (положениях) учреждений,организаций, предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.
Оттискпечати должен захватывать начало наименования должности лица, подписавшегодокумент.
6.2.Печать Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документовставится на копиях распорядительных документов и документах, выданных изаверенных архивом, направляемых в другие учреждения, организации при рассылкеи выдаче.
6.3.Обеспечивает хранение гербовой печати и печати Отдела подготовки, прохождения иконтроля распорядительных документов администрации города начальник отдела.
7.Ответственность за подготовку проектов
распорядительныхдокументов
7.1.Ответственность за содержание и качество подготовки проектов распорядительныхдокументов, а также соответствие внесенным в проект изменениям и дополнениямвозлагается на исполнителя, представившего проект распорядительного документа.
7.2.Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается наначальника Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительныхдокументов администрации города.
8.Формирование дел, архивное хранение
8.1. Позавершении календарного года распорядительные документы переплетаются и сдаютсяв архив.
8.2.Формирование распорядительных документов в дело осуществляется в соответствии сноменклатурой дел в Отделе подготовки, прохождения и контроля распорядительныхдокументов администрации города.
8.3.Контроль и практическую помощь в формировании дел в соответствии сустановленными требованиями осуществляет начальник Архивного отделаадминистрации города.
8.4.Оформление дел, составление их описей и передачу дел на архивное хранениеобеспечивает начальник Отдела подготовки, прохождения и контроляраспорядительных документов администрации города.
Начальник
Правовогоуправления О.А.Богорадникова