Распоряжение Правительства Самарской области от 10.12.2008 № 324-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Самарской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 10.12.2008 N 324-р Утратилo силу - Распоряжение Правительства Самарской области от 26.04.2013 г. N 253-р ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ В целях установления единых требований к документированиюдеятельности и организации работы с документами в органахисполнительной власти Самарской области: Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Самарской области. Губернатор - председатель Правительства Самарской области В.В.Артяков УТВЕРЖДЕНА распоряжением Правительства Самарской области от 10.12.2008 N 324-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Самарской области (далее - Инструкция) подготовлена на основеГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов", Типовой инструкции поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 08.11.2005 N 536, методических рекомендаций повнедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов" ВНИИДАД, Росархив,2003, в соответствии с Уставом Самарской области и Законом Самарскойобласти от 07.07.2000 N 28-ГД "О нормативных правовых актах Самарскойобласти". Инструкция устанавливает единый подход к оформлению и движениюдокументов, создаваемых в органах исполнительной власти Самарскойобласти (далее - органы исполнительной власти). В ней на основе действующего законодательства, нормативных иметодических документов сформулированы современные требования ксоставлению и оформлению документов, а также представлены образцыоформления основных видов документов. Инструкция рассчитана наиспользование в органах исполнительной власти средств компьютернойтехники и систем автоматизации документооборота. Применение Инструкции должно способствовать формированиюофициально-делового стиля документов в органах исполнительной власти,унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов,сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов. Инструкция предназначена для использования в органахисполнительной власти и их структурных подразделениях. Соблюдениетребований Инструкции является обязательным для сотрудников органовисполнительной власти и их подразделений. Инструкция может быть использована в работе органов местногосамоуправления муниципального района, городского округа, а также дляразработки собственных правил оформления документов. В Инструкции изложены основные требования к подготовке иоформлению документов (приложение N 1). Для отдельных видов документов особенности оформления ирасположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Инструкции. 1.2. Делопроизводство в органах исполнительной властиорганизуется с использованием автоматизированной системы,предназначенной для учета и сопровождения документов. 1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований Инструкции осуществляютсяуправлением делопроизводства и документооборота департаментаорганизационной деятельности и внешних связей аппарата ПравительстваСамарской области (далее - управление делопроизводства идокументооборота). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документамивозлагается на руководителей органов исполнительной власти. Ведение делопроизводства в органах исполнительной властиосуществляется помощниками руководителей органов исполнительнойвласти, иными сотрудниками, на которых возлагаются эти обязанности(далее - ответственный за делопроизводство). Ответственный заделопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных нанего функций, а также осуществляет контроль за общим состояниемделопроизводства, прохождением и исполнением документов в органеисполнительной власти и подразделениях. На ответственного за делопроизводство возлагаются следующиеосновные функции: прием поступающих документов, проверка соответствия количествадокументов, фактически полученных органом исполнительной власти,количеству документов, зарегистрированных в автоматизированнойсистеме, а также правильности их регистрации; передача документов на рассмотрение руководителю и послеполучения соответствующих указаний - исполнителю; учет и регистрация исходящих из органа исполнительной властидокументов, проверка правильности их оформления и передача наотправку; контроль за прохождением документов в подразделениях органаисполнительной власти с использованием автоматизированной системы; организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов, подготовка для руководителясводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; контроль за вводом исполнителями органа исполнительной власти вавтоматизированную систему информации о ходе и результатах исполнениядокументов; проверка наличия документов, находящихся на исполнении усотрудников органа исполнительной власти; ежегодная проверка наличия в органе исполнительной властидокументов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования"; печатание проектов резолюций, служебных писем за подписьюруководителя и других документов; списание в дело исполненных документов; составление номенклатуры дел органа исполнительной власти; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечениеиспользования дел, находящихся в делопроизводстве и законченныхделопроизводством; ознакомление сотрудников с копиями федеральных законов, актов(указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов(постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации,актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановленийи распоряжений Губернатора Самарской области (далее - Губернаторобласти) и Правительства Самарской области (далее - Правительствообласти), других документов и информационных материалов, поступивших ворган исполнительной власти; организация использования средств факсимильной связи икопировальной техники; проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросаморганизации работы с документами, в том числе и с использованиемавтоматизированной системы документооборота. 1.5. При работе с документами не разрешается вносить в нихисправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренныхнастоящей Инструкцией. 1.6. Работать с документами (оригиналами) вне служебных помещенийзапрещается. Исключением являются: суд, иные юрисдикционные органы,выездные семинары, совещания, иные органы исполнительной власти иорганы местного самоуправления и т.п. (с разрешения руководителяоргана исполнительной власти). 1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудникиобязаны передать через ответственного за делопроизводство находящиесяу них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику поуказанию руководителя подразделения. 1.8. При увольнении или переходе на работу в другое подразделениесотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственномуза делопроизводство. 1.9. Об утрате документа немедленно докладывается руководителюподразделения. По распоряжению руководителя подразделения проводитсяпроверка, о результатах которой информируется руководительсоответствующего органа исполнительной власти. 1.10. Переписка между подразделениями запрещается, за исключениемслучаев, определенных распоряжениями или указаниями руководителяоргана исполнительной власти. 1.11. Поступившие на рассмотрение в орган исполнительной властидокументы, а также принятые по ним в Правительстве области решения доопубликования документов в установленном законодательством Самарскойобласти порядке относятся к материалам, содержащим служебнуюинформацию. Информация, содержащаяся в документах, может использоватьсятолько в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностныхлиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.12. С содержанием документов могут быть ознакомлены тольколица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающаясодержание указанных документов, не подлежит разглашению(распространению) без разрешения руководителя органа исполнительнойвласти или его заместителя. 1.13. Взаимодействие с представителями средств массовойинформации, передача им какой-либо служебной информации или документовосуществляются в установленном порядке подразделением, специально нато уполномоченным, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию,поручению) руководителя аппарата Правительства области или егозаместителя. 1.14. Инструкция выдается органам исполнительной власти пореестру. Электронную версию Инструкции можно получить, обратившись вуправление делопроизводства и документооборота. 1.15. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдениетребований Инструкции, сохранность находящихся у них документов инеразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.16. Работа с секретными документами и шифротелеграммамиосуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а повопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - всоответствии с требованиями Инструкции. Обработка секретной информации, подготовка секретных документов иизготовление их копий осуществляются только на специальных техническихсредствах и в специальных помещениях. 1.17. Порядок использования средств компьютерной,копировально-множительной техники и факсимильной связи вподразделениях органов исполнительной власти определяется специальнымположением. 1.18. При наличии утвержденных регламентов использования вПравительстве области и органах исполнительной властиэлектронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) осуществляется ведениеэлектронного документооборота без использования бумажных носителей. 1.19. Движение документов информационно-справочного характератолько в электронном виде с использованием автоматизированной системыдопускается без использования средств ЭЦП. 2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции в аппарат Правительства области на имя Губернатора области и вице-губернатора области 2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределениепоступающей в аппарат Правительства области корреспонденциипроизводятся в централизованном порядке управлением делопроизводства идокументооборота. Письменные обращения граждан направляются для обработки ирегистрации в управление по работе с обращениями граждан контрольногодепартамента аппарата Правительства области (далее - управление поработе с обращениями граждан). Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей),имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаруженииповреждения конверта (бандероли) при отсутствии документов и (или)приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается вуправлении делопроизводства и документооборота, второй приобщается кпоступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним можно установить адрес отправителя или время отправки иполучения документов. 2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются нарегистрируемые в автоматизированной системе и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: материалы информационно-справочного и рекламного характера,присланные для сведения; копии документов; газеты, журналы, иные периодические издания; поздравительные открытки, приглашения и т.п. 2.3. Регистрация поступивших документов, за исключениемписьменных обращений граждан, производится в управленииделопроизводства и документооборота с вводом информации о них вавтоматизированную систему. На зарегистрированных документах в нижнейправой части лицевой стороны первого листа основного документапроставляется регистрационный штамп, в котором указываются датарегистрации документа, его входящий номер. Данные о зарегистрированных документах хранятся вавтоматизированной системе не менее 5 лет. 2.4. Поступающая корреспонденция (подлинники) направляютсяуправлением делопроизводства и документооборота в соответствии сустановленным порядком Губернатору области, вице-губернатору области ив органы исполнительной власти. Ошибочно поступившая в управлениеделопроизводства и документооборота секретная корреспонденцияпередается без регистрации в управление по защите государственнойтайны департамента по вопросам общественной безопасности (далее -управление по защите государственной тайны) по акту. 2.5. Письма Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации и его заместителей, письмаминистров и иных руководителей федеральных органов исполнительнойвласти, письма руководителей высших органов государственной властигосударств - участников Содружества Независимых Государств и иныхиностранных государств, письма посольств и представительствиностранных государств, адресованные Губернатору области, направляютсяГубернатору области, адресованные вице-губернатору области -вице-губернатору области. 2.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений Совета ФедерацииФедерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации),Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее- Государственная Дума), Самарской Губернской Думы (далее - ГубернскаяДума), распоряжений Председателя Совета Федерации, ПредседателяГосударственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации,депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы направляютсяГубернатору области для оформления поручений органам исполнительнойвласти. 2.7. Копии федеральных законов, актов палат ФедеральногоСобрания, актов Президента Российской Федерации, постановленийГубернской Думы направляются в органы исполнительной власти всоответствии с утвержденными указателями рассылки. 2.8. Зарегистрированные экземпляры законов Самарской областиостаются в управлении делопроизводства и документооборота. 2.9. Иная корреспонденция направляется непосредственноруководителям органов исполнительной власти в соответствии свопросами, отнесенными к сферам их ведения. 2.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой"Вручить лично" раскладываются в управлении делопроизводства идокументооборота по ячейкам для органов исполнительной власти. Пакет скорреспонденцией "Вручить лично" вскрывается самим адресатом илиуполномоченным им лицом. Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти,раскладывается по ячейкам в управлении делопроизводства идокументооборота без регистрации. 2.11. Зарегистрированные в управлении делопроизводства идокументооборота документы, корреспонденция с пометкой "Вручитьлично", а также перерегистрируемая корреспонденция передаются поназначению в течение рабочего времени в день их поступления или припоступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день,следующий за днем их поступления. При этом документы с отметками"Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаются внеочереди. Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и"Срочно", поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничныедни, вручаются органам исполнительной власти срочно в первый рабочийдень, следующий за днем их поступления. Ошибочно поступившая в орган исполнительной властикорреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующейпометкой ответственного за делопроизводство в управлениеделопроизводства и документооборота. 2.12. Документы с отметкой "Подлежит возврату" возвращаются вуправление делопроизводства и документооборота в пятидневный срок. 2.13. Документы, поступившие в управление делопроизводства идокументооборота после 17 ч. 30 мин. (в сокращенные рабочие дни -после 16 ч. 30 мин.), регистрируются на следующий рабочий день, кромедокументов, требующих немедленного решения. 2.14. Аналогичным образом производятся прием, обработка,регистрация и распределение поступающей корреспонденции в другихорганах исполнительной власти. 3. Организация работы с документами в органах исполнительной власти 3.1. Поступившая корреспонденция на имя Губернатора области,вице-губернатора области анализируется ответственными заделопроизводство Губернатора области и вице-губернатора областисоответственно и после доклада соответствующих материалов направляетсяими в органы исполнительной власти в соответствии с вопросами,отнесенными к сфере их ведения. Все документы, рассмотренные Губернатором области,вице-губернатором области, направляются для исполнения в органыисполнительной власти только через управление делопроизводства идокументооборота. 3.2. Оформление адресования подлинников документов и указаний наих исполнение осуществляется ответственными за делопроизводство. Рассмотрение документов ответственными за делопроизводствоосуществляется с учетом требований пункта 3.6 Инструкции. 3.3. Передача зарегистрированного документа из одного органаисполнительной власти в другой производится через управлениеделопроизводства и документооборота в следующем порядке: переадресация документов с поручениями Губернатора области ивице-губернатора области производится по указанию ответственного заделопроизводство Губернатора области или вице-губернатора областисоответственно; переадресация документов, направленных после регистрацииуправлением делопроизводства и документооборота в орган исполнительнойвласти, осуществляется управлением делопроизводства идокументооборота. Оформление переадресации обращений граждан осуществляется всоответствии с пунктом 13.4 Инструкции. 3.4. Зарегистрированные в автоматизированной системе ипоступившие в орган исполнительной власти подлинники документовежедневно сверяются ответственным за делопроизводство с перечнямидокументов в соответствующих электронных папках. 3.5. О поступивших в орган исполнительной власти документахдокладывается руководителю. Ответственным за делопроизводство в первуюочередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими осрочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки. 3.6. Руководители органов исполнительной власти рассматриваютдокументы в следующем порядке: документы, поступившие с 9.00 до 18.00 ч. текущего рабочего дня,рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни - до17.00 ч.); документы, поступившие после 18.00 ч. рабочего дня (после 17.00ч. сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10.00 ч. следующегорабочего дня с учетом срочности исполнения. Подлинники резолюций Губернатора области, вице-губернатора,содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы спометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно"рассматриваются руководителем органа исполнительной власти в течениечаса после их поступления. 3.7. Руководитель органа исполнительной власти даетнепосредственным исполнителям указания на необходимость исполнениядокументов, оформляя эти указания на бланке установленной формы.Данные об исполнителях и о сроках исполнения документов в обязательномпорядке вносятся ответственным за делопроизводство в электронныекарточки документов. После этого подлинники документов передаютсяисполнителю в соответствии с указаниями руководителя. Для электронных документов, не имеющих бумажного носителя,указания на необходимость исполнения документов оформляются вэлектронной форме. 3.8. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок(календарная дата) их исполнения. В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно",которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срокисполнения начиная с даты подписания. Если для выполнения поручения устанавливается срок более одногомесяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядокдоклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполненияи т.п.). Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению вмесячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если вследующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца),считая с даты подписания поручения (решения). Если последний деньисполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежитисполнению в предшествующий ему рабочий день. 3.9. Руководитель органа исполнительной власти с учетом важностисодержащихся в документах вопросов организует подготовку предложенийоб их решении и вносит эти предложения на рассмотрение Губернатораобласти или вице-губернатора области. 3.10. Регистрация исходящих документов за подписью руководителяоргана исполнительной власти ведется ответственным за делопроизводствов автоматизированной системе (в журнале регистрации исходящихдокументов) с вводом информации о них в автоматизированную систему. 3.11. Исполненные документы в 10-дневный срок передаютсяисполнителями ответственному за делопроизводство для формирования делв соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 3.12. Ответственный за делопроизводство не реже одного раза вмесяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников, сосведениями, занесенными в автоматизированную систему. 4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, распоряжений вице-губернатора области. Особенности согласования проектов соглашений (контрактов, договоров) 4.1. Постановление Губернатора области - правовой актнормативного или ненормативного характера, принимаемый Губернаторомобласти по вопросам, входящим в его компетенцию, постановлениеПравительства области - правовой акт, принятый на заседанииПравительства области. Распоряжениями Губернатора области, Правительства области ивице-губернатора области являются правовые акты ненормативногохарактера, издаваемые Губернатором области, Правительством области ивице-губернатором области по вопросам, входящим в их компетенцию. Текст проекта постановления Губернатора области, Правительстваобласти нормативного характера должен содержать указание наопубликование постановления Губернатора области, Правительства областив средствах массовой информации. 4.2. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области,Правительства области, вице-губернатора области разрабатываетсяорганом исполнительной власти (далее - разработчик проекта) попоручению Губернатора - председателя Правительства области (или лица,его замещающего), данному в устной или в письменной форме, или пособственной инициативе. К проекту прилагаются подлинники документов,послужившие основанием для его разработки. 4.3. Проекты актов Губернатора области, Правительства области,вице-губернатора области по кадровым вопросам, по вопросам награжденияПочетной грамотой Губернатора области, поощрения БлагодарностьюГубернатора области, направления Благодарственного письма Губернатораобласти разрабатываются управлением кадровой политики департаментагосударственного управления аппарата Правительства области. 4.4. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области,Правительства области, вице-губернатора области разрабатывается всоответствии с правилами оформления проектов постановлений ираспоряжений Губернатора области, Правительства области,вице-губернатора области (приложение N 2) и оформляется на оригиналесоответствующего бланка (образцы прилагаются). 4.5. Если в проекте акта Губернатора, Правительства области иливице-губернатора области упоминаются ранее принятые акты Губернатора,Правительства области или вице-губернатора области, они или извлеченияиз них прикладываются к документам, прилагаемым к проекту актаГубернатора области, Правительства области или вице-губернатораобласти. Проект, разрабатываемый в целях исполнения федеральныхнормативных правовых актов, законов и иных нормативных правовых актовСамарской области, должен содержать ссылку на соответствующие нормыуказанных актов. В проекте используются полные официальные наименования органов иорганизаций. 4.6. К проекту, оформленному в соответствии с пунктом 4.4Инструкции, прикладываются следующие документы: лист согласования (приложение N 3); поручение Губернатора - председателя Правительства области (лица,его замещающего), данное в письменной форме, - в случаях, когда проектразрабатывается по поручению Губернатора - председателя Правительстваобласти (лица, его замещающего), данному в письменной форме; пояснительная записка, подписываемая руководителем разработчикапроекта (лицом, его замещающим); постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти, распоряжения вице-губернатора области (извлечения из них) и(или) иные нормативные правовые акты (извлечения из них) - в случаях,указанных в пункте 4.5 Инструкции; судебные акты (извлечения из них) - в случае разработки проектапостановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти, распоряжения вице-губернатора области в целях их исполнения; финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта,реализация которого потребует материальных затрат); заключение государственной экологической экспертизы - в случаенеобходимости проведения государственной экологической экспертизырегионального уровня в соответствии с требованиями действующегозаконодательства. Пояснительная записка прикладывается к проекту нормативногохарактера, а также в случае разработки проекта по устному поручениюГубернатора - председателя Правительства области (лица, егозамещающего) или по инициативе органа исполнительной власти. В пояснительной записке указываются: необходимость принятия постановления (распоряжения) Губернатораобласти, Правительства области, вице-губернатора области; сведения о наличии устного поручения Губернатора - председателяПравительства области (лица, его замещающего) - в случае, когдаразработка проекта осуществляется по устному поручению Губернатора -председателя Правительства области (лица, его замещающего); нормативные правовые акты, регулирующие отношения в сфереразработки и принятия проекта; сведения о нормативных правовых актах, содержащих нормы ополномочиях Губернатора области, Правительства области иливице-губернатора области по принятию разрабатываемого проекта. 4.7. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области иПравительства области или распоряжение вице-губернатора области сприложением документов, указанных в пункте 4.6 Инструкции,направляется разработчиком проекта на согласование. Параллельно проект постановления (распоряжения), листсогласования и приложения к проекту постановления (распоряжения)создаются в автоматизированной системе сотрудником разработчикапроекта, непосредственно разработавшим проект. Все документы вобязательном порядке представляются в системе своими электроннымиобразами (копиями). Согласование осуществляется путем визирования листа согласования(приложение N 3) и полистного визирования проекта постановления(распоряжения) Губернатора области, Правительства области иливице-губернатора области. Согласование в автоматизированной системе осуществляется от лицаруководителей ответственными за делопроизводство в сроки,установленные в пункте 4.10 Инструкции. 4.8. Согласование проекта постановления (распоряжения)Губернатора области, Правительства области или вице-губернатораобласти осуществляется в следующем порядке: сотрудник разработчика проекта, непосредственно разработавшийпроект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти или вице-губернатора области, но не ниже консультанта -полистно; руководитель разработчика проекта (лицо, его замещающее) - листсогласования; руководитель территориального органа федерального органаисполнительной власти, органа местного самоуправления, иного органа,организации (лицо, его замещающее), указанных в тексте проектапостановления (распоряжения), - лист согласования; руководитель заинтересованного органа исполнительной власти(лицо, его замещающее) - лист согласования; руководитель соответствующего структурного подразделенияминистерства управления финансами Самарской области - проекты правовыхактов, предусматривающие расходование средств областного бюджета,полистно; руководитель заинтересованного структурного подразделенияаппарата Правительства Самарской области (лицо, его замещающее) - листсогласования и полистно; руководитель Главного правового управления аппарата Правительстваобласти (лицо, его замещающее) - лист согласования; два редактора-корректора - полистно; руководитель управления делопроизводства и документооборота -лист согласования; руководитель одного из управлений Главного правового управленияаппарата Правительства области (лицо, его замещающее) в соответствии сраспределением обязанностей, если визируется проект постановленияГубернатора области, Правительства области, носящий нормативныйхарактер, или правовой акт, не носящий нормативного характера, нозатрагивающий бюджетные правоотношения, - полистно; руководитель аппарата Правительства области - лист согласования; вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительстваобласти - лист согласования. 4.9. В случае, когда в соответствии с проектом распоряженияГубернатора области, Правительства области, вице-губернатора областипредусматривается образование групп, комиссий, советов и т.д.,допускается устное согласование указанного проекта лицами, включеннымив состав групп, комиссий, советов и т.д., о чем делаетсясоответствующая запись в листе согласования исполнителем, должностькоторого - не ниже консультанта. 4.10. Проект распоряжения Губернатора области, Правительстваобласти, вице-губернатора области подлежит рассмотрению в течение трехрабочих дней, следующих за днем поступления проекта распоряженияГубернатора области, Правительства области, вице-губернатора областина согласование. Проект постановления Губернатора области, Правительства областиподлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней, следующих за днемпоступления проекта постановления Губернатора области, Правительстваобласти на согласование. По проектам ведомственных целевых программ в Самарской области иобластных целевых программ в Самарской области министерствоэкономического развития, инвестиций и торговли Самарской области иминистерство управления финансами Самарской области в трехнедельныйсрок со дня получения проекта готовят заключения (пункт 2.6постановления Правительства Самарской области от 16.01.2008 N 2 "Оразработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарскойобласти" и пункт 4.2 постановления Правительства Самарской области от12.12.2007 N 253 "О разработке и реализации областных целевых программв Самарской области"). Срок проведения правовой экспертизы и согласования областныхцелевых и ведомственных целевых программ Главным правовым управлениемаппарата Правительства Самарской области - 10 рабочих дней. В случае, когда проект подлежит государственной экологическойэкспертизе регионального уровня, срок, указанный в абзацах первом ивтором настоящего пункта, определяется в соответствии с федеральнымзаконодательством. В случае, если проект требует дополнительного изучения,специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок,указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, может бытьувеличен по согласованию с разработчиком проекта. В случае, когда срок, указанный в абзацах первом и второмнастоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке,установленном в абзаце третьем настоящего пункта, разработчик проектавправе представить проект на утверждение Губернатору - председателюПравительства области (лицу, его замещающему), на рассмотрениезаседания Правительства области без соответствующей визы руководителя,не согласовавшего проект, с приложением служебной записки. 4.11. В случае, когда у лиц, согласовывающих проект, имеютсязамечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, вписьменной форме в виде отдельного документа (заключения) иприлагаются к проекту постановления (распоряжения) Губернатора областии Правительства области, распоряжения вице-губернатора области. При согласовании в автоматизированной системе заключения такжеприлагаются к проектам нормативных правовых актов. Замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первомнастоящего пункта, согласовываются разработчиком проекта с лицом, ихсделавшим. В случае, если замечания и (или) предложения не учтены (несняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернаторомобласти или на заседании Правительства области). 4.12. В случае, когда в процессе согласования проектапостановления (распоряжения) Губернатора области и Правительстваобласти, распоряжения вице-губернатора области в него вносятсяизменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные сизменением концепции проекта, проект подлежит повторному согласованиюв порядке, установленном в пунктах 4.7 - 4.10 Инструкции. 4.13. Проект считается согласованным со дня полученияразработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласованиялибо со дня снятия замечаний органом исполнительной власти,представившим замечания. При этом статус электронного согласования ипоследние версии сопроводительных документов в автоматизированнойсистеме должны соответствовать фактическому состоянию проекта.Ответственность за актуальность и достоверность информации осогласовании проекта в автоматизированной системе лежит наразработчике проекта. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со днясогласования проекта, если за этот срок не было изменений взаконодательстве по данному вопросу. 4.14. В Главное правовое управление аппарата Правительстваобласти проекты правовых актов и иных документов направляются после ихсогласования всеми заинтересованными органами исполнительной власти. Вслучае, если согласованное мнение заинтересованных органов по проектамправовых актов и иным документам отсутствует, указанные проекты идокументы направляются в Главное правовое управление аппаратаПравительства области с письменным обоснованием необходимости принятияпроекта правового акта или иного документа в представленной наэкспертизу редакции. Проекты правовых актов и иных документов, затрагивающих бюджетныеправоотношения, направляются на согласование в министерство управленияфинансами Самарской области после их согласования всемизаинтересованными органами исполнительной власти. 4.15. Проект, согласованный Главным правовым управлением аппаратаПравительства области, представляется разработчиком проекта вуправление делопроизводства и документооборота для лингвистическойэкспертизы и окончательной проверки правильности оформления проекта. Лингвистическая экспертиза - редактирование и корректорскаяправка текстов (стилистика, орфография, пунктуация) проектоворганизационно-распорядительной документации за подписью Губернатораобласти (лица, его замещающего) в соответствии с нормами русскогоязыка и требованиями, предъявляемыми Инструкцией. По результатам проверки руководитель управления делопроизводстваи документооборота ставит визу в листе согласования и передает проектруководителю аппарата Правительства области для визирования. В случаях, когда по результатам проверки выявлены нарушенияустановленного порядка разработки проекта, руководитель управленияделопроизводства и документооборота возвращает проект разработчикупроекта на доработку. Доработка проекта осуществляется в сроки, установленные в абзацахпервом и втором пункта 4.10 Инструкции, начиная со дня поступленияпроекта к разработчику проекта. Проект, завизированный руководителем аппарата Правительстваобласти, передается руководителю управления делопроизводства идокументооборота для организации его визирования вице-губернаторомобласти и подписания Губернатором - председателем Правительстваобласти (лицом, его замещающим). Согласованные проекты постановленийПравительства области руководителем управления делопроизводства идокументооборота вносятся в повестку дня заседания Правительстваобласти. 4.16. Ответственность за качество разработки проекта несетруководитель разработчика проекта. 4.17. Постановления (распоряжения) Губернатора области иПравительства области, подписанные Губернатором Самарской области,Губернатором - председателем Правительства области, распоряжениявице-губернатора области, подписанные вице-губернатором - первымзаместителем председателя Правительства Самарской области, передаютсяв управление делопроизводства и документооборота для оформления ивыпуска. Секретные постановления (распоряжения) передаются длярегистрации и хранения в управление по защите государственной тайны. Постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительстваобласти, распоряжения вице-губернатора области регистрируютсяраздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номерураспоряжений через дефис добавляется буква "р", к порядковому номерураспоряжений вице-губернатора области - через дефис буквы "рв". Указанные документы в виде электронных образов подлежатрегистрации в автоматизированной системе для дальнейшей работы. 4.18. Постановление (распоряжение) Губернатора области,Правительства области, распоряжение вице-губернатора областинаправляется лицам, указанным в листе рассылки, заполняемом иподписываемом сотрудником разработчика проекта (приложение N 4). Постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти, распоряжения вице-губернатора области, вносящие изменения и(или) дополнения в нормативные акты, направляются тем лицам, которымранее направлялись указанные акты Губернатора области, Правительстваобласти, вице-губернатора области. В случае, когда постановление (распоряжение) Губернатора области,Правительства области, распоряжение вице-губернатора областинаправляется лицам, не указанным в листе рассылки, сотрудникразработчика проекта должен внести в указатель листа рассылки Ф.И.О.указанных лиц и их почтовые адреса. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатораобласти, Правительства области, распоряжений вице-губернатора областиосуществляется по заявке разработчика проекта (приложение N 5) либо поуказанию руководителя департамента организационной деятельности ивнешних связей аппарата Правительства области, о чем делается отметкав соответствующем указателе листа рассылки. Рассылка электронных образов указанных документов происходитавтоматически в соответствии со сформированным на этапе согласования вавтоматизированной системе списком рассылки. 4.19. Подлинники постановлений (распоряжений) Губернатораобласти, Правительства области, распоряжений вице-губернатора области,пояснительные записки, листы согласования, заключения и листы рассылкиостаются в управлении делопроизводства и документооборота споследующей передачей по окончании текущего года в архив. 4.20. Контрольный департамент аппарата Правительства областипосле опубликования Закона Самарской области, постановления(распоряжения) Губернатора области, Правительства области вноситинформацию о печатном издании и реквизитах номера печатного издания, вкотором опубликованы указанные нормативные акты, в автоматизированнуюсистему, предназначенную для учета и сопровождения документов. 4.21. Согласование проектов соглашений (контрактов, договоров)(приложение N 6) осуществляется путем визирования листа согласования иполистного визирования экземпляра, остающегося в аппаратеПравительства Самарской области. Лист согласования к проекту соглашений (контрактов, договоров)визируют: руководитель органа исполнительной власти, разработавшегоуказанный проект (лицо, его замещающее); руководители заинтересованных органов исполнительной власти(лица, их замещающие); руководитель заинтересованного структурного подразделенияаппарата Правительства области (лицо, его замещающее); руководитель Главного правового управления аппарата Правительстваобласти (лицо, его замещающее); руководитель управления делопроизводства и документооборота. Полистное визирование проекта соглашения (контракта, договора)осуществляют: сотрудник разработчика проекта, но не ниже консультанта; два редактора-корректора; руководитель одного из управлений Главного правового управленияаппарата Правительства области в соответствии с распределениемобязанностей (лицо, его замещающее). 4.22. Проект соглашения (контракта, договора) подлежитрассмотрению в течение пяти рабочих дней, следующих за днемпоступления проекта соглашения (контракта, договора). В случае, когда проект соглашения (контракта, договора) требуетдополнительного изучения, специальной проверки, истребованиядополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящегопункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проектасоглашения (контракта, договора). В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первомнастоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке,установленном в абзаце первом настоящего пункта, разработчик проектасоглашения (контракта, договора) вправе представить проект соглашения(контракта, договора) на утверждение Губернатору - председателюПравительства области (лицу, его замещающему) без визы руководителя,не согласовавшего проект соглашения (контракта, договора). 4.23. В случае, когда у лиц, согласовывающих проект соглашения(контракта, договора), имеются замечания и (или) предложения, ониизлагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельногодокумента (заключения). Содержание замечаний и (или) предложений должно строгосоответствовать полномочиям и функциям органа исполнительной власти, вкоторый направлен на согласование проект соглашения (контракта,договора). 4.24. В случаях, когда в процессе согласования проекта соглашения(контракта, договора) в него вносятся изменения и (или) дополненияпринципиального характера, связанные с изменением концепции проектасоглашения (контракта, договора), проект соглашения (контракта,договора) подлежит повторному согласованию в порядке, установленном впункте 4.22 Инструкции. 4.25. Проект соглашения (контракта, договора) считаетсясогласованным со дня получения разработчиком проекта соглашения(контракта, договора) завизированного без замечаний листа согласованиялибо со дня снятия замечаний органов исполнительной власти, ихпредставивших. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со днясогласования проекта соглашения (контракта, договора), если за этотсрок не было изменений в законодательстве по данному вопросу. 4.26. Проект соглашения (контракта, договора), согласованныйГлавным правовым управлением аппарата Правительства области,представляется разработчиком проекта соглашения (контракта, договора)в управление делопроизводства и документооборота, которое организуетлингвистическую экспертизу и окончательную проверку правильностиоформления проекта. На основании результатов проверки руководитель управленияделопроизводства и документооборота ставит визу в листе согласования ипередает проект соглашения (контракта, договора) руководителю аппаратаПравительства области на визирование. В случаях, когда по результатам проверки выявлены нарушенияустановленного порядка разработки проекта соглашения (контракта,договора), руководитель управления делопроизводства и документооборотавозвращает проект соглашения (контракта, договора) разработчикупроекта на доработку. Доработка проекта соглашения (контракта, договора) осуществляетсяв сроки, установленные в абзаце первом пункта 4.22 Инструкции. Проект соглашения (контракта, договора) завизированныйруководителем аппарата Правительства области, передается руководителюуправления делопроизводства и документооборота для организации еговизирования вице-губернатором области и подписания Губернатором -председателем Правительства области (лицом, его замещающим) или длявнесения в повестку дня заседания Правительства области. Ответственность за качество разработки проекта соглашения(контракта, договора) несет руководитель разработчика проекта. 4.27. Соглашения, подписанные Губернатором области (лицом, егозамещающим), передаются исполнителю для дальнейшего подписаниясторонами Соглашения. 4.28. После подписания Соглашения всеми сторонами разработчикпроекта один экземпляр с визами возвращает в управлениеделопроизводства и документооборота для хранения. 5. Порядок подготовки и оформления резолюций Губернатора области и вице-губернатора области 5.1. Проекты резолюций Губернатора области и вице-губернатораобласти по рассмотренным документам оформляются на листах формата А5или А6 с использованием соответствующих электронных шаблонов поустановленной форме (приложение N 7). 5.2. Подготовка проектов резолюций Губернатора области ивице-губернатора области по рассмотренным документам осуществляется вследующем порядке: проекты резолюций Губернатора области и вице-губернатора областиготовятся ответственными за делопроизводство Губернатора области,вице-губернатора области соответственно; в проекте резолюции, содержащей поручение, указываютсяисполнители поручения, дата его выполнения и при необходимости -контроль исполнения поручения; если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматриваетсянесколько исполнителей, то определяется ответственный исполнительпоручения, который указывается первым или помечается словом "созыв"; исполнители, указанные в резолюции после первого лица, направляютему свои предложения не позднее 5 дней до окончания срока исполнения,указанного в резолюции, а первое лицо, в свою очередь, подготавливаетокончательный документ с указанием в нем всех позиций исполнителей(или с приложением их обращений (служебных записок) по данномувопросу; если проект резолюции предусматривает несколько поручений, торезолюция разбивается на пункты в соответствии с количествомпоручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указанияисполнителей. 5.3. Копии оформленных резолюций в обязательном порядкерассылаются: в организации или должностным лицам, указанным в резолюции; в управление по работе с обращениями граждан, если поручение данопо письму гражданина. В случае необходимости оформленные резолюции могут рассылатьсязаинтересованным организациям, не указанным в тексте резолюции. Если резолюция оформлена на листе формата А6 и направляется болеечем в 4 адреса или на листе формата А5 и направляется более чем в 10адресов, то к ней прилагается указатель рассылки. 5.4. Резолюция, подписанная Губернатором области иливице-губернатором области, вместе с документом, по которому она дана,передается в управление делопроизводства и документооборотасоответствующими ответственными за делопроизводство с указанием датыпередачи для регистрации и последующей рассылки (если срочно, топишется и время передачи). Вносить правки, изменения и дополнения в тексты резолюций послеих подписания не допускается. Каждой резолюции присваивается соответствующий регистрационныйномер, состоящий из индекса органа исполнительной власти, готовившегопроект, а также раздела номенклатуры дел и порядкового номерапоручения по единой нумерации с начала года. Указанный регистрационныйномер проставляется также на каждом документе, по которому данарезолюция. 5.5. Подлинник резолюции, на котором проставлена отметка оботправке ее копий адресатам, вместе с подлинниками документовнаправляется в соответствующий орган исполнительной власти дляорганизации контроля исполнения. Оформленная резолюция регистрируетсяв управлении делопроизводства и документооборота. 5.6. Замена разосланных резолюций, данных Губернатором областиили вице-губернатором области, производится ответственным заделопроизводство Губернатора области или вице-губернатора области. 5.7. Переадресация оформленных резолюций, даваемых Губернаторомобласти или вице-губернатором области, осуществляется управлениемделопроизводства и документооборота. 5.8. Сведения об оформленных резолюциях вводятся вавтоматизированную систему управлением делопроизводства идокументооборота, а информация о ходе выполнения поручений,содержащихся в резолюциях, - исполнителями этих поручений. 5.9. Аналогичным образом подготавливаются и оформляются резолюциируководителей органов исполнительной власти и их заместителей порассмотренным документам. 6. Особенности работы с законопроектами, вносимыми в Губернскую Думу в порядке законодательной инициативы 6.1. Разработка проектов законов Самарской области (далее -законопроекты) осуществляется в соответствии с утверждаемымиПравительством области планами законопроектной деятельности,программами деятельности Правительства области и иными актами. План законопроектной деятельности составляется аппаратомПравительства области на полугодие на основании предложений Главногоправового управления аппарата Правительства области и органовисполнительной власти Самарской области. Предложения Главного правового управления аппарата Правительстваобласти и органов исполнительной власти направляются в аппаратПравительства области в срок, указанный в обращении руководителяаппарата Правительства области. План законопроектной деятельности утверждается Губернатором -председателем Правительства области (лицом, его замещающим). В случае, когда возникает необходимость разработать проект законаСамарской области, не включенный в план законопроектной деятельности,такой проект закона Самарской области разрабатывается органомисполнительной власти (далее - разработчик законопроекта) по поручениюГубернатора области, данному в устной или письменной форме, или пособственной инициативе. 6.2. Координацию деятельности по организации разработки проектазакона Самарской области и его прохождению в Губернской Думеосуществляет ответственное лицо (статс-секретарь) органаисполнительной власти. 6.3. Проект закона Самарской области оформляется в двухэкземплярах (приложение N 8) как приложение к письму Губернатораобласти (или Правительства области, если законодательная инициативаПравительства области) на имя председателя Губернской Думы (далее -письмо Губернатора области) (приложение N 9). Вместе с законопроектом в 2-х экземплярах закона представляютсяследующие документы, предусмотренные статьей 8 Закона Самарскойобласти "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области": проект постановления Губернской Думы о принятии проекта законаСамарской области (приложение N 10); пояснительная записка, содержащая изложение предметазаконодательного регулирования и концепции предлагаемогозаконопроекта, подписанная руководителем органа исполнительной власти,подготовившего законопроект (приложение N 11); финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проектазакона Самарской области, реализация которого потребует материальныхзатрат), подписанное руководителем органа исполнительной власти,подготовившего законопроект (приложение N 12); справка о состоянии федерального и областного законодательства вданной сфере правового регулирования (приложение N 13); перечень нормативных правовых актов, принятие которых необходимодля реализации проекта закона Самарской области, если его реализациятребует принятия нормативных правовых актов (приложение N 14); перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения,дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области(приложение N 15). проект распоряжения Правительства области (если законодательнаяинициатива Правительства области) согласовывается вместе сзаконопроектом в течение семи дней (приложение N 16). А также представляется дискета, содержащая электронные копиивышеуказанных документов. 6.4. Разработчик законопроекта организует согласование проектазакона Самарской области и второго экземпляра письма Губернатораобласти (Правительства области). Согласование законопроекта осуществляется путем его полистноговизирования и визирования листа согласования к нему в следующемпорядке: руководитель разработчика законопроекта (лицо, его замещающее),руководитель заинтересованного органа исполнительной власти (лицо, егозамещающее), руководитель Главного правового управления аппаратаПравительства области (лицо, его замещающее), руководитель управленияделопроизводства и документооборота, руководитель аппаратаПравительства области (лицо, его замещающее), вице-губернатор области(лицо, его замещающее) - лист согласования; сотрудник разработчика законопроекта - не ниже консультанта,руководитель управления Главного правового управления аппаратаПравительства области (лицо, его замещающее), два редактора-корректора- полистно (экземпляр, остающийся в Правительстве области). Законопроект, затрагивающий бюджетные правоотношения,направляется на согласование в министерство управления финансамиСамарской области после его согласования со всеми заинтересованнымиорганами исполнительной власти. Второй экземпляр сопроводительного письма и постановленияГубернской Думы визируют: руководитель разработчика законопроекта (лицо, его замещающее); руководитель Главного правового управления аппарата Правительстваобласти (лицо, его замещающее); два редактора-корректора. 6.5. Законопроект с приложением сопроводительного письма и иныхдокументов подлежит рассмотрению руководителем аппарата Правительстваобласти, руководителем заинтересованного органа исполнительной власти,руководителем Главного правового управления аппарата Правительстваобласти, руководителем управления делопроизводства и документооборотав течение 7 рабочих дней, следующих за днем поступления законопроекта. В случае, когда законопроект требует дополнительного изучения,специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок,указанный в абзаце первом настоящего пункта, может быть увеличен посогласованию с разработчиком законопроекта. В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первомнастоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке,установленном в абзаце втором настоящего пункта, разработчик проектавправе представить законопроект на подпись Губернатору области (лицу,его замещающему) или на заседание Правительства области без визыруководителя заинтересованного органа исполнительной власти сприложением служебной записки. В тех случаях, когда у лиц, согласовывающих законопроект, имеютсязамечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, вписьменной форме в виде отдельного документа (заключения) иприлагаются к проекту закона Самарской области. Замечания и (или)предложения согласовываются разработчиком проекта закона с лицом, ихсделавшим. В случаях когда замечания и (или) предложения не учтены (несняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернаторомобласти или на заседании Правительства области. 6.6. Ответственность за качество разработки проекта законаСамарской области несет руководитель разработчика проекта закона. 7. Особенности организации работы с проектами законов Самарской области, поступившими из Губернской Думы, и проектами федеральных законов 7.1. Проекты законов Самарской области, поступившие из ГубернскойДумы, и проекты федеральных законов, поступившие на имя Губернатораобласти, рассматриваются органами исполнительной власти на основаниипоручения Губернатора области (лица, его замещающего). Органом исполнительной власти, ответственным за подготовкузаключения на законопроект, является орган исполнительной власти,руководитель которого указан первым в поручении Губернатора области(лица, его замещающего). Положительное или отрицательное заключение на федеральныйзаконопроект оформляется на бланке Правительства области (приложение N17) и подлежит согласованию с ответственным органом исполнительнойвласти, руководителем аппарата Правительства области, руководителямидругих органов исполнительной власти, указанными в порученииГубернатора области (лицами, их замещающими), и Главным правовымуправлением аппарата Правительства области. Согласованиеосуществляется путем визирования второго экземпляра проектазаключения. Органы исполнительной власти, руководители которых указаны впоручении Губернатора области (лица, его замещающего), Главноеправовое управление аппарата Правительства области в пределах срока,определенного органом исполнительной власти, направившим законопроект,вправе высказать свои замечания и предложения к законопроекту.Замечания и предложения к законопроекту оформляются на бланке органаисполнительной власти и подписываются его руководителем (лицом, егозамещающим). Проект заключения на законопроект подготавливается к сроку,определенному органом исполнительной власти, направившим законопроект,но не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления законопроектана заключение Губернатору области, если в поручении Губернатораобласти (лица, его замещающего) не указан иной срок. Органы исполнительной власти, руководители которых указаны впоручении Губернатора области (лица, их замещающие), вправе не даватьзаключение на проект закона Самарской области, внесенный Губернаторомобласти в порядке реализации права законодательной инициативы,принятый Губернской Думой в первом чтении и направленный на заключениеГубернатору области. В случае, если орган исполнительной власти принялрешение не давать заключение на указанный проект закона Самарскойобласти, он информирует об этом инициатора законопроекта. 7.2. Заключение на проект закона Самарской области, поступившийиз Губернской Думы, оформляется на бланке Губернатора области заподписью Губернатора области (или лица, его замещающего) (приложение N18) и подготавливается в сроки, указанные Губернской Думой, но непозднее одного месяца со дня поступления проекта закона Самарскойобласти в управление делопроизводства и документооборота. 8. Особенности организации работы с законами Самарской области, направленными Губернатору области для обнародования 8.1. Закон Самарской области, направленный Губернской ДумойГубернатору области для обнародования, регистрируется в управленииделопроизводства и документооборота и передается ответственному заделопроизводство Губернатора области для подготовки соответствующегопоручения Губернатора области (лица, его замещающего). Первый экземпляр закона Самарской области с приложениемуказанного поручения Губернатора области (лица, его замещающего) икопии соответствующего постановления Губернской Думы о его принятиинаправляется в орган исполнительной власти, к компетенции которогоотносится исполнение закона Самарской области. Об этом незамедлительноинформируется контрольный департамент аппарата Правительства области,на который возложена функция контроля за соблюдением сроков подготовкизакона Самарской области к обнародованию Губернатором области. Второй экземпляр закона Самарской области направляется в Главноеправовое управление аппарата Правительства области. В необходимых случаях копии закона Самарской области направляютсяв другие органы исполнительной власти. В течение 10 календарных дней со дня поступления закона Самарскойобласти в управление делопроизводства и документооборота органисполнительной власти обеспечивает согласование закона Самарскойобласти. 8.2. Согласование закона Самарской области осуществляется путемполистного визирования (оборотной стороны листа) закона Самарскойобласти (экземпляра, остающегося в Правительстве области)исполнителем, руководителем управления Главного правового управленияаппарата Правительства области. Руководителем, к компетенции которогоотносится исполнение закона Самарской области, руководителем Главногоправового управления аппарата Правительства области, руководителямидругих органов исполнительной власти (если копии закона Самарскойобласти были им направлены на согласование) согласование законаосуществляется путем проставления визы на оборотной стороне последнеголиста (с расшифровкой фамилии визирующего) или на отдельном листесогласования. 8.3. Согласованный закон Самарской области в 2-х экземплярахнаправляется ответственным органом исполнительной власти с приложениемкопии постановления Губернской Думы о его принятии руководителюуправления делопроизводства и документооборота аппарата Правительстваобласти для подготовки Губернатору области на подпись. 8.4. Закон Самарской области, подписанный Губернатором области в2-х экземплярах, передается в управление делопроизводства идокументооборота для его регистрации. Один экземпляр закона Самарскойобласти остается в управлении делопроизводства и документооборота,второй направляется в Губернскую Думу. Управление делопроизводства идокументооборота передает 2 экземпляра (ксерокопии) департаменту поинформационной политике и взаимодействию с институтами гражданскогообщества аппарата Правительства области для организации официальногоопубликования закона Самарской области в средствах массовой информациии 1 экземпляр (ксерокопию) - в контрольный департамент аппаратаПравительства области для проведения контрольных мероприятий. 8.5. Контрольный департамент аппарата Правительства области послеопубликования закона Самарской области вносит информацию о печатномиздании и реквизитах номера этого печатного издания, в которомопубликован закон Самарской области, в автоматизированную систему,предназначенную для учета и сопровождения документов. 8.6. В случае отклонения Губернатором области закона Самарскойобласти, принятого Губернской Думой, проект письменного обоснованияотклонения закона Самарской области разрабатывается ответственныморганом исполнительной власти в течение 5 календарных дней со дняпоступления по согласованию с Главным правовым управлением аппаратаПравительства области. Проект письменного обоснования отклонения закона Самарскойобласти разрабатывается по поручению Губернатора области, поинициативе ответственного органа исполнительной власти или Главногоправового управления аппарата Правительства области. Об отклонении Губернатором области закона Самарской областинезамедлительно информируется контрольный департамент аппаратаПравительства области в целях проведения контрольных мероприятий. 8.7. Проект письменного обоснования отклонения закона Самарскойобласти оформляется на бланке Губернатора области. 9. Подготовка материалов к заседаниям Правительства области 9.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства области иоформление принятых на заседаниях постановлений Правительства областиосуществляются в соответствии с Регламентом Правительства. 9.2. Материалы по вопросам, включенным в план заседанийПравительства области, представляются в Правительство областируководителями органов исполнительной власти, на которые возложена ихподготовка. Вопросы, связанные с рассмотрением проектов постановленийПравительства области, решения по которым принимаются исключительно назаседаниях Правительства области, включаются в проект повестки дняочередного заседания Правительства области по мере готовности проектовв соответствии с разделом 4 Инструкции с учетом времени, необходимогодля их подготовки к рассмотрению. 9.3. Подготовленные к заседанию Правительства области материалыпередаются в управление делопроизводства и документооборота аппаратаПравительства области для включения в повестку дня заседанияПравительства области не позднее чем за 15 календарных дней дозаседания. 9.4. К проекту постановления Правительства области прилагаютсяследующие документы: титульный лист, в котором указываются наименование вопроса,докладчик, время рассмотрения вопроса, список приглашенных нарассмотрение и завизировавших проект, перечень поступивших замечаний; лист согласования; пояснительная записка, справки, расчеты, обоснования и другиедокументы, требующиеся для рассмотрения данного вопроса; список рассылки постановлений. Явку лиц, приглашенных на заседание Правительства области пообсуждаемым вопросам, обеспечивают исполнители документа совместно суправлением делопроизводства и документооборота. Орган исполнительной власти, ответственный за подготовку вопросадля рассмотрения на заседании Правительства области: осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением вустановленном порядке материалов в Правительство области; проводит согласование с другими заинтересованнымигосударственными органами проектов подготавливаемых документов(проекты актов в обязательном порядке согласовываются свице-губернатором - первым заместителем председателя Правительстваобласти, руководителем аппарата Правительства области, руководителемГлавного правового управления аппарата Правительства области,руководителем управления делопроизводства и документооборота иполистно визируются исполнителем (не ниже консультанта), руководителемуправления Главного правового управления аппарата Правительстваобласти, двумя редакторами-корректорами). 9.5. Департамент организационной деятельности и внешних связейаппарата Правительства области готовит проект повестки дня заседанияПравительства области для визирования руководителем аппаратаПравительства и подписания Губернатором - председателем Правительстваобласти (лицом, его замещающим). Одобренный Губернатором - председателем Правительства областипроект повестки дня заседания Правительства и соответствующиематериалы рассылаются участникам заседания не позднее чем за 5 дней додаты заседания. 9.6. Во время рассмотрения вопросов на заседаниях Правительстваобласти управлением делопроизводства и документооборота ведетсястенографирование. Стенограмма оформляется в течение суток после заседания в двухэкземплярах (один из них полистно визируется сотрудником, готовившимстенограмму). Один экземпляр стенограммы с подлинником возвращается исполнителю(если данный проект принят с замечаниями) для доработки. Решения, принятые на заседании Правительства области, оформляютсяпротоколом (приложение N 19). Протокол заседания Правительства областиоформляется управлением делопроизводства и документооборота аппаратаПравительства области в течение 3 рабочих дней, визируетсяруководителем аппарата Правительства и представляется на подписьпредседательствовавшему на заседании. 9.7. Протоколам заседаний Правительства области присваиваютсяпорядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.Копии протоколов рассылаются членам Правительства области,руководителям иных органов исполнительной власти, другим должностнымлицам, поручения которым даны председательствовавшим на заседании. Контрольный департамент аппарата Правительства области вноситпротокол заседания Правительства области, а также поручения, внесенныев протокол, в автоматизированную систему, предназначенную для учета исопровождения документов, и обеспечивает контроль за соблюдениемсроков исполнения поручений в соответствии с требованиями раздела 14Инструкции. 9.8. Постановления дорабатываются работниками, подготовившимипроект, с учетом замечаний и поручений председательствующего назаседании на основании стенограммы заседания в недельный срок (еслипредседательствующим не установлен другой срок), затем визируютсяруководителем-исполнителем (на стенограмме в правом углу сверху) "Наподпись" и сдаются руководителю управления делопроизводства идокументооборота аппарата Правительства области для подписанияГубернатором - председателем Правительства Самарской области (лицом,его замещающим). 10. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых Губернатором области, вице-губернатором области 10.1. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами всрок до 3 дней. Протоколы совещаний Губернатора и вице-губернатора области(образцы прилагаются) составляются ответственными за делопроизводствоГубернатора области и вице-губернатора области при участии органовисполнительной власти с учетом рассмотрения на совещании вопросов,относящихся к сферам их ведения. 10.2. Протокол визируется готовившими его сотрудниками. Визыпроставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника. Протокол совещания подписывается председательствовавшим насовещании. Протоколы совещаний, проводимых Губернатором области ивице-губернатором, оформляются на листах формата А4 и включают в себяследующие разделы: резолютивная часть для утверждения протокола Губернаторомобласти; заголовок протокола совещания, который при необходимости можетсодержать перечень рассматриваемых в ходе совещания вопросов; название населенного пункта, в котором проходило совещание(например: г. Самара), и дата проведения совещания; раздел "Присутствовали:", который включает списокприсутствовавших на совещании лиц с указанием занимаемой должности, адля лиц, не относящихся к органам исполнительной власти, - с указаниемадреса местоположения организации или учреждения, а также контактноготелефона; раздел "Поручено:", в который включаются поручения Губернатораобласти с указанием в каждом исполнителей, даты его выполнения и принеобходимости - контроль исполнения поручения. Если в поручении предусматриваются несколько исполнителей, тоопределяется головной исполнитель поручения, который указываетсяпервым или помечается словом "созыв". Если поручение дано в адрес лица, не относящегося к органамисполнительной власти, то ответственным исполнителем порученияопределяется орган исполнительной власти, в компетенцию котороговходит данный вопрос, этот орган исполнительной власти указываетсяпервым, а прочие исполнители - после первого лица. Если поручение дано в адрес нескольких лиц и его целью являетсясовершение равнозначных действий всеми этими лицами (например: "Всемучастникам совещания", "Всем министрам", "Всем кураторам" и пр.), тоопределяется ответственный исполнитель, который указывается первым ипомечается словом "созыв". Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этомпроизводится соответствующая запись в решении. 10.3. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки,подписанный исполнителем и ответственным за делопроизводствоГубернатора области или вице-губернатора области. После подписанияпротокол передается в управление делопроизводства и документооборотадля регистрации, рассылки и хранения. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, тодопускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола. 10.4. Протокол регистрируется в автоматизированной системеуправления делопроизводства и документооборота. При этом емуприсваивается номер, который состоит из инициалов и фамилиипредседательствовавшего на совещании, индекса подразделения,ответственного за подготовку материалов к совещанию, а такжепорядкового номера в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" иномер экземпляра. 10.5. Копии протоколов совещаний, проводимых Губернаторомобласти, передаются управлением делопроизводства и документооборота вконтрольный департамент аппарата Правительства Самарской области, накоторый возложена функция контроля за соблюдением сроков исполненияпоручений, внесенных в протоколы совещаний, проводимых Губернаторомобласти. Контрольный департамент аппарата Правительства области вноситпоручения, внесенные в протокол совещания, в автоматизированнуюсистему, предназначенную для учета и сопровождения документов, иобеспечивает контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всоответствии с требованиями раздела 14 Инструкции. 11. Подготовка и оформление проектов приказов (распоряжений) органов исполнительной власти, их должностных лиц 11.1. Проекты приказов (распоряжений) готовятся на основанииуказаний руководителя органа исполнительной власти. Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовиткадровая служба органа исполнительной власти на основаниисоответствующих представлений или поручений. Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органаисполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. 11.2. Ответственность за подготовку проектов приказов(распоряжений), их согласование с заинтересованными сторонами несутруководители подразделений, которые разрабатывают проекты приказов(распоряжений). 11.3. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к нимвизируются исполнителем и руководителем подразделения, разработавшимпроект. Замечания по проекту приказа (распоряжения) излагаются вприлагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения)вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежитповторному визированию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителюоргана исполнительной власти, визируются исполнителями. 11.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланкахустановленной формы (приложение N 20) и представляются для подписи принеобходимости со справкой, которая должна содержать краткое содержаниеприказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а такжесведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем онсогласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. 11.5. Подписанные приказы (распоряжения) направляютсяответственному за делопроизводство для их оформления и выпуска.Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределахкалендарного года. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, поличному составу нумеруются отдельно. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти и ихруководителей, кроме нормативных правовых актов, содержащих сведения,составляющие государственную тайну, подлежат регистрации Главнымправовым управлением аппарата Правительства области согласнопостановлению Правительства области от 07.12.2005 N 143 "Обутверждении Порядка регистрации нормативных правовых актов органовисполнительной власти Самарской области" (далее - Порядок), котороеведет реестр нормативных правовых актов органов исполнительной властиСамарской области (далее - реестр). Регистрация нормативного правового акта включает в себя: юридическую экспертизу соответствия нормативного правового актафедеральному законодательству и законодательству Самарской области; принятие решения о необходимости регистрации нормативногоправового акта; занесение нормативного правового акта в реестр с присвоением емурегистрационного номера. Нормативные правовые акты представляются в Главное правовоеуправление аппарата Правительства области в трех экземплярах(подлинник и две копии, одна из которых - на магнитном носителе) непозднее десяти дней со дня их подписания (утверждения). К нормативному правовому акту прилагается пояснительная записка,содержащая: основания издания нормативного правового акта; сведения обо всех действующих нормативных правовых актах в даннойсфере правового регулирования; сведения о согласовании нормативного правового акта сзаинтересованными органами исполнительной власти и руководителямидругих государственных органов, если такое согласование являетсяобязательным. В случае, если нормативный правовой акт подписан лицом,исполняющим обязанности руководителя органа исполнительной власти, кпояснительной записке прилагается копия документа, подтверждающего егополномочия. На обороте каждого листа подлинника нормативного правового акта,представленного на регистрацию, проставляется виза сотрудникаразработчика проекта нормативного правового акта, непосредственноразработавшего проект, а также сотрудника, в служебные обязанностикоторого входит проведение юридической (правовой) экспертизынормативных правовых актов или проектов нормативных правовых актов. Пояснительная записка к нормативному правовому акту подписываетсяисполнителем. Регистрация нормативного правового акта производится Главнымправовым управлением аппарата Правительства области в течение 15 днейс момента его получения. В случае необходимости срок регистрации нормативного правовогоакта может быть продлен Главным правовым управлением аппаратаПравительства области до месяца. В регистрации нормативного правового акта может быть отказано,если при проведении юридической экспертизы установлено несоответствиеэтого акта федеральному законодательству и (или) законодательствуСамарской области. Нормативные правовые акты, в регистрации которых отказано,возвращаются Главным правовым управлением аппарата Правительстваобласти с указанием причин отказа. В течение десяти дней со дня получения отказа в регистрации органисполнительной власти или его руководитель издает соответствующийдокумент об отмене нормативного правового акта, в регистрации которогоотказано, и направляет копию такого документа в Главное правовоеуправление аппарата Правительства области. Нормативный правовой акт, представленный на регистрацию, можетбыть возвращен Главным правовым управлением аппарата Правительстваобласти без регистрации по запросу представившего его органаисполнительной власти или его руководителя. Нормативный правовой акт, представленный на регистрацию снарушением требований Порядка, может быть возвращен Главным правовымуправлением аппарата Правительства области без регистрации. В случае возвращения нормативного правового акта без регистрациивследствие несоответствия Порядку регистрации нарушения должны бытьустранены, а возвращенный нормативный правовой акт должен быть либоповторно представлен на регистрацию в течение месяца, либо отменен вустановленном порядке, а в Главное правовое управление аппаратаПравительства области должна быть направлена копия документа об отмененормативного правового акта. В течение трех дней после регистрации Главное правовое управлениеаппарата Правительства области направляет подлинник нормативногоправового акта с присвоенным ему регистрационным номером органуисполнительной власти или его руководителю, представившему нормативныйправовой акт на регистрацию. Зарегистрированный нормативный правовойакт в течение трех дней после получения направляется министром илируководителем иного органа исполнительной власти Самарской области дляофициального опубликования в изданиях, указанных в статье 4 ЗаконаСамарской области "О порядке опубликования и вступления в силу законови иных нормативных правовых актов Самарской области". В течение трех дней после опубликования нормативного правовогоакта информация о дате и источнике опубликования направляется органомисполнительной власти или его руководителем в Главное правовоеуправление аппарата Правительства области для занесения в реестр. Органы исполнительной власти и их руководители направляют дляисполнения нормативные правовые акты только после их регистрации иофициального опубликования, при этом официальное опубликованиенедопустимо без регистрации в Главном правовом управлении аппаратаПравительства области. В случае обнаружения несоответствия федеральному законодательствуи (или) законодательству Самарской области действующего нормативногоправового акта, не прошедшего регистрацию, Главное правовое управлениеаппарата Правительства области представляет Губернатору областипредложение об отмене действия такого акта и проект соответствующегонормативного правового акта. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью органаисполнительной власти и направляются адресатам согласно указателямрассылки, составленным и подписанным исполнителями. Копии приказов (распоряжений) в обязательном порядке направляютсяисполнителю приказа (распоряжения). Приказы нормативного характеранаправляются в прокуратуру Самарской области, а также в Минюст Россиии средства массовой информации для официального опубликования. Замена разосланного приказа (распоряжения) производится поуказанию руководителя органа исполнительной власти или егозаместителя, подписавшего приказ (распоряжение). 11.6. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в течениеодного года в органе исполнительной власти, а затем передаются наархивное хранение. 12. Организация работы с запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Губернской Думы 12.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениячленов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, ГубернскойДумы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее- запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и Самарской области о статусечлена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы иГубернской Думы. 12.2. По запросам готовится резолюция Губернатора области (лица,его замещающего) с необходимыми поручениями органам исполнительнойвласти. 12.3. В поручениях по запросам устанавливается дата представленияорганом исполнительной власти ответа на запрос, которая определяетсяисходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее чемчерез 15 календарных дней со дня поступления его Губернатору области(лицу, его замещающему). 12.4. В поручении по запросам (по решению Губернатора области илилица, его замещающего) даются указания о рассмотрении органомисполнительной власти в соответствии с его компетенцией запроса инаправлении ответа члену Совета Федерации, депутату ГосударственнойДумы или Губернской Думы, а копии ответа - управлению делопроизводстваи документооборота. В случае, когда Губернатор области (лицо, его замещающее)определяет необходимость личного ответа на запрос, в поручении органамисполнительной власти даются указания о представлении Губернаторуобласти (лицу, его замещающему) проекта соответствующего ответа. Сроквыполнения поручения устанавливается исходя из необходимостипредставления ответа на запрос не позднее 15 календарных дней со дняпоступления его Губернатору области (лицу, его замещающему). Копии оформленных на соответствующих бланках резолюций,содержащих поручения Губернатора области (лица, его замещающего),вместе с копиями запросов направляются для учета и контроля за ихисполнением в контрольный департамент аппарата Правительства области. 12.5. Проекты ответов Губернатора области (лица, его замещающего)на запросы обязательно визируются соответствующими органамиисполнительной власти, готовившими ответ, руководителем Главногоправового управления аппарата Правительства области, двумяредакторами-корректорами. 12.6. Обращения направляются Губернатором области (лицом, егозамещающим) в органы исполнительной власти или должностным лицам, кведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, длярассмотрения и подготовки ответа. В сопроводительных письмах, подготавливаемых органамиисполнительной власти (в соответствии со сферами их ведения),указываются сроки ответов на обращения и необходимость представлениякопий ответов Губернатору области. Срок представления ответа наобращение не должен превышать 30 календарных дней со дня поступленияобращения Губернатору области. 12.7. При работе с корреспонденцией, получаемой из ГубернскойДумы, сотрудники органов исполнительной власти должныруководствоваться следующим порядком: вся корреспонденция, направленная из Губернской Думы в адресГубернатора области, Правительства области, регистрируется вуправлении делопроизводства и документооборота и направляется нарассмотрение Губернатору области (лицу, его замещающему); корреспонденция, рассмотренная Губернатором области (лицом, егозамещающим), направляется для исполнения в орган исполнительной властитолько через управление делопроизводства и документооборота; ответы на поступившую корреспонденцию из органов исполнительнойвласти в адрес Губернской Думы направляются в сроки, установленныеГубернатором области (лицом, его замещающим), в иных случаях - втечение 30 дней со дня поступления корреспонденции. Срок подготовкидокументов для подписания или отклонения Губернатором области законовСамарской области не должен превышать 10 дней со дня их поступления; отправляемым через канцелярии органов исполнительной властиписьмам в ответ на корреспонденцию, поступившую из Губернской Думы,присваивается исходящий номер, установленный управлениемделопроизводства и документооборота при регистрации корреспонденции.Копии писем направляются в управление делопроизводства идокументооборота для закрытия дел. 13. Порядок работы с обращениями граждан 13.1. Прием, регистрация и организация своевременногорассмотрения письменных и устных обращений граждан, а также обращений,поступивших по информационным системам общего пользования,осуществляются управлением по организации работы с обращениями гражданконтрольного департамента аппарата Правительства Самарской области(далее - управление по организации работы с обращениями граждан). 13.2. Письменные обращения граждан Российской Федерации, а такжеиностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территорииСамарской области, поступившие в адрес Губернатора области иПравительства области, регистрируются в управлении по организацииработы с обращениями граждан в течение 3 дней с момента поступления.Информация о них вводится в специализированную информационную систему. На зарегистрированном письме (телеграмме) на лицевой сторонепервого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленногообразца с указанием даты поступления обращения, в котором указываетсярегистрационный номер, состоящий из буквенного индекса (первая буква -фамилия гражданина, если коллективное, то "Кол"), цифры 9 (номеруправления) и порядкового номера дела (например, И-9/121 илиКол-9/308). В верхнем правом углу письма ставится порядковый номер. 13.3. Зарегистрированные письменные обращения граждан взависимости от содержащихся в них вопросов в течение 7 дней со днярегистрации направляются с резолюциями или сопроводительными письмамив органы исполнительной власти, органы местного самоуправления илииные организации, к ведению которых относятся поставленные вопросы.Граждане, подавшие обращения, извещаются о принятом решении также втечение 7 дней со дня регистрации письменного обращения. 13.4. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан изодного органа исполнительной власти в другой производится черезуправление по организации работы с обращениями граждан с учетомтребований пункта 3.3 Инструкции. 13.5. Если по письменному обращению гражданина готовится проектрезолюции Губернатора области или другого должностного лица,содержащей необходимые поручения, то в нем при необходимостиуказывается срок исполнения поручения, порядок ответа автору письма и,если письмо контрольное, - Губернатору области или должностному лицу,направившему поручение, через управление по организации работы собращениями граждан. Если письменное обращение гражданина не требует докладаГубернатору области или другому должностному лицу, то оно направляетсяс сопроводительным письмом за подписью руководителя контрольногодепартамента аппарата Правительства области или руководителяуправления по организации работы с обращениями граждан на рассмотрениев органы исполнительной власти, органы местного самоуправления илииные организации, к ведению которых относится решение поставленныхвопросов. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядокответа автору письма и, если письмо контрольное, - Правительствуобласти. 13.6. Поступившие в органы исполнительной власти письменныеобращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня ихрегистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письменногообращения, требующего дополнительного изучения и проверки, может бытьпродлен Губернатором области или другим должностным лицом, но не болеечем на 30 дней. При этом исполнитель письменно обращается кГубернатору области или другому должностному лицу с просьбой опродлении срока. О принятом решении о продлении срока рассмотрения обращениясообщается автору письма. 13.7. В случае, если изложенные в устном обращении факты иобстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительнойпроверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть данустно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личногоприема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ посуществу поставленных в обращении вопросов. 13.8. Подготовленные ответы и другие документы, связанные срассмотрением письменных обращений граждан в органах исполнительнойвласти, направляются в управление по организации работы с обращениямиграждан. 13.9. Ответственность за качество и сроки подготовки ответовнесут руководители органов исполнительной власти, которым порученорассмотрение обращения. 13.10. Контроль за своевременным и полным рассмотрениемконтрольных письменных обращений граждан осуществляет управление поорганизации работы с обращениями граждан. О результатах рассмотрения письменных и устных обращений, покоторым было дано поручение Губернатора области или другогодолжностного лица, докладывается Губернатору области или другомудолжностному лицу руководителем контрольного департамента аппаратаПравительства области или руководителем управления по организацииработы с обращениями граждан, который вносит предложение о снятии сконтроля или дополнительном рассмотрении обращения. Письменные обращения, направленные исполнителям руководителемконтрольного департамента аппарата Правительства области илиуправления по организации работы с обращениями граждан, снимаются сконтроля руководителем контрольного департамента аппаратаПравительства области или руководителем управления по организацииработы с обращениями граждан. 13.11. Ответ на обращение, поступившее в орган исполнительнойвласти или должностному лицу по информационным системам общегопользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. 13.12. Информационно-справочную работу по поступившим обращениямграждан ведет управление по организации работы с обращениями граждан. 14. Контроль исполнения документов и поручений 14.1. Контролю подлежит исполнение: поручений Губернатора области, данных во исполнение указов,распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; поручений, содержащихся в актах Правительства РоссийскойФедерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации; поручений Губернатора области, данных во исполнение федеральныхзаконов; поручений Губернатора области, данных во исполнение актовпрокурорского реагирования; поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях)Губернатора области и Правительства области; поручений Губернатора - председателя Правительства области,содержащихся в протоколах заседаний Правительства области; поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатораобласти или вице-губернатора области; поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатораобласти или вице-губернатора области по рассмотренным документам; приказов (распоряжений) органа исполнительной власти и поручений,содержащихся в оформленных резолюциях руководителя органаисполнительной власти. 14.2. Органы исполнительной власти контролируют исполнениеперечисленных в пункте 14.1 Инструкции документов и поручений повопросам, относящимся к сфере их ведения, и незамедлительно вносят вэлектронную автоматизированную систему текущую информацию о ходеисполнения контролируемых документов и поручений. Контроль за выполнением постановлений (распоряжений) Губернатораобласти, Правительства области, приказов органов исполнительной властиможет не возлагаться в случае, если принятие соответствующегоправового акта не влечет необходимости осуществления конкретныхдействий органами исполнительной власти (должностными лицами органовисполнительной власти), связанных с его исполнением. Учет поручений и контроль за соблюдением сроков их исполненияосуществляются контрольным департаментом аппарата Правительстваобласти, ответственным за делопроизводство вице-губернатора области иответственными за делопроизводство органов исполнительной власти всоответствии с распределением функций контроля. Ответственность за исполнение поручений, а также за представлениеотчета об исполнении поручений в установленный срок несет руководительоргана исполнительной власти, на который возложено исполнениепоручения. В случае, если исполнение поручения возложено на сотрудникаоргана исполнительной власти, не являющегося его руководителем,ответственность за исполнение поручения также несет руководительданного органа исполнительной власти. Если в поручениипредусматривается более одного исполнителя, то ответственность заисполнение и представление отчета об исполнении несет головнойисполнитель, который указан первым или помечен словом "созыв". 14.3. Исполнение указов, распоряжений и поручений ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, федеральных законов, постановлений ираспоряжений Губернатора области, Правительства области, порученийпредседательствующего на заседаниях Правительства области, законовСамарской области, поручений по протоколам совещаний подпредседательством Губернатора области контролируется органамиисполнительной власти, на которые возложен контроль. Контроль засоблюдением сроков их исполнения осуществляется контрольнымдепартаментом аппарата Правительства области. 14.4. При поступлении в контрольный департамент аппаратаПравительства области указанные документы ставятся на контроль.Соответствующие сведения заносятся в автоматизированную систему,предназначенную для учета и сопровождения документов в Правительствеобласти. 14.5. Исполнение письменных поручений Губернатора области ивице-губернатора области, а также поручений Губернатора области ивице-губернатора области по итогам их поездок в города (районы)области или на предприятия контролируется соответствующими органамиисполнительной власти, которым поручено осуществление исполненияпоручения, о чем незамедлительно информируется контрольный департаментаппарата Правительства Самарской области или ответственный заделопроизводство вице-губернатора области. Исполнение поручений Губернатора области, вице-губернатораобласти по итогам проведения "прямых линий" или аналогичныхмероприятий на телевидении, в редакциях газет и других средствахмассовой информации осуществляется соответствующими подразделениямиаппарата Правительства области и органов исполнительной власти иконтролируется департаментом по информационной политике и связям собщественностью аппарата Правительства области с последующиминформированием граждан через средства массовой информации и сетьИнтернет. Ответы на вопросы читателей и телезрителей для опубликования всредствах массовой информации и сети Интернет готовит департамент поинформационной политике и связям с общественностью аппаратаПравительства Самарской области. 14.6. Поручения руководителей органов исполнительной власти, втом числе и содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых ими,берутся на контроль исполнителями, которым даны поручения, а такжеответственными за делопроизводство. 14.7. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии стребованиями пункта 3.8 Инструкции. Сроки исчисляются в календарныхднях начиная с даты подписания документов, содержащих поручения. Вслучае возложения контроля за исполнением поручений в постановлениях(распоряжениях) Губернатора области и Правительства области о внесенииизменений в нормативные правовые акты, срок исполнения определяется всоответствии с первоначальным документом (нормативным правовым актом,в который вносятся изменения). 14.8. При осуществлении своих функций контрольный департаментаппарата Правительства области получает сведения о ходе исполненияпоручений от их исполнителей, руководителей органов исполнительнойвласти. 14.9. По документам с указаниями, данными Губернатором областиили вице-губернатором области в связи с обращениями на их имя,органами исполнительной власти проводится работа в соответствии стребованиями Инструкции, установленными для работы с поручениямиГубернатора области, вице-губернатора области. 14.10. Головной исполнитель поручения представляет Губернаторуобласти или вице-губернатору области доклад об исполнении (продлениисрока исполнения) с необходимыми материалами за 5 дней до истечениясрока, если в поручении Губернатора области или вице-губернатораобласти не указан иной срок. Представляемый доклад должен бытьподписан руководителем органа исполнительной власти, к ведениюкоторого относится соответствующий вопрос. Головной исполнитель может устанавливать и согласовывать сисполнителями поручения сроки исполнения, но не позднее 5 дней доокончания срока исполнения поручения, если в поручении Губернатораобласти или вице-губернатора области не указан иной срок. Исполнители, указанные в поручении после головного исполнителя,передают ему свои отчеты не позднее 5 дней до окончания срокаисполнения, если в поручении Губернатора области или вице-губернатораобласти не указан иной срок, а головной исполнитель передает их вместесо своим отчетом в контрольный департамент аппарата Правительстваобласти или ответственному за делопроизводство вице-губернатораобласти в соответствии с распределением функций контроля. Головнойисполнитель, который помечен словом "созыв", готовит итоговый отчет суказанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их писем,обращений, служебных записок и пр.) по данному вопросу. Орган исполнительной власти в начале своего отчета об исполнениидокумента или поручения делает ссылку на реквизиты документа илипротокола (регистрационные номер и дату, наименование), а такжеуказывает поручение, на которое подготовлен данный доклад. В докладе об исполнении поручения Губернатора области иливице-губернатора области должны быть отражены конкретные результаты исодержаться сведения об информировании автора обращения к Губернаторуобласти или вице-губернатору области. Для более всестороннего ответапо существу к отчету должны быть приложены исходящие письма, которыенаправлялись в рамках исполнения данного поручения, входящие письма,которые поступали в адрес исполнителя в рамках исполнения данногопоручения, справки, таблицы, графики, рисунки, фотографии, схемы,чертежи и прочие документы, относящиеся к данному поручению. К докладуприлагается подлинник поручения (копии доклада и документа споручением Губернатора области или вице-губернатора области помещаютсяв дело). Копии документов и протоколов не должны содержать каких-либослужебных или прочих записей. Если поручение невозможно исполнить в установленный срок,исполнитель представляет доклад с просьбой о продлении сроковисполнения поручения. В докладе необходимо отразить объективныепричины, на основании которых невозможно исполнить поручение вустановленный срок. Если исполнитель считает, что им предприняты все меры для полногои всестороннего исполнения поручения, а дальнейшее исполнениепоручения находится в компетенции другого органа исполнительнойвласти, то вопрос о переносе дальнейшего исполнения поручения надругой орган исполнительной власти решается в рабочем порядке впределах установленного срока. Контроль исполнения порученияпереносится на другой орган исполнительной власти, в чью компетенциювходит данный вопрос, после получения резолюции Губернатора областиили вице-губернатора области. Графическая копия письма с резолюциейГубернатора области заносится в электронную базу, предназначенную дляучета и сопровождения документов, и направляется в контрольныйдепартамент аппарата Правительства области органом исполнительнойвласти Самарской области, инициировавшим перенос. Доклады, представляемые в контрольный департамент аппаратаПравительства области, оформляются в соответствии с приложением N 21 иследующими требованиями: письмо на бланке органа исполнительной власти, на которыйвозложен контроль, представляется на имя Губернатора области иливице-губернатора области; в письме должна содержаться информация, на основании которойможно сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении(снятии с контроля, продлении срока исполнения, переносе на другогоисполнителя). В заключительной части письма исполнитель вносит на рассмотрениесвое предложение о дальнейшем исполнении данного документа (например:"прошу снять данное поручение с контроля", "прошу перенести срокисполнения данного поручения"). В случае переноса срока исполнениянеобходимо указать конкретную дату следующего представления доклада. В одном отчете по нескольким документам и поручениям не должнасодержаться одновременно информация о снятии с контроля и продлениисрока исполнения. К письму необходимо приложить копию документа, об исполнениикоторого пишется доклад. В случае представления доклада об исполнениипоручения в протоколе совещания при Губернаторе области(вице-губернаторе области) или протоколе заседания Правительстваобласти необходимо приложить первую страницу протокола и страницу споручением. Указанное поручение необходимо выделить. Письмо должно быть подписано руководителем органа исполнительнойвласти либо должностным лицом, исполняющим его обязанности. Контрольный департамент аппарата Правительства области не несетответственности за содержание, а также наличие в докладестилистических, речевых и других ошибок. Графическую копию доклада с подписью руководителя органаисполнительной власти Самарской области необходимо зарегистрировать вавтоматизированной системе, предназначенной для учета и сопровождениядокументов в Правительстве области, на вкладке "Отчет исполнителя". Доклад об исполнении поручения представляется в контрольныйдепартамент аппарата Правительства Самарской области в 2-хэкземплярах, на которых ставится дата поступления. Один экземпляр сотметкой о получении возвращается исполнителю. В случае несоответствия установленным требованиям оформлениядоклады об исполнении поручений подлежат возврату исполнителям надоработку. При этом срок контроля не приостанавливается, поручениясчитаются неисполненными. Поручения подлежат снятию с контроля без представления доклада обисполнении в следующих случаях: если исполнение поручения завершилось принятием постановления(распоряжения) Губернатора области или Правительства области, то дляснятия его с контроля в контрольный департамент аппарата Правительстваобласти представляется за подписью ответственного за исполнениепоручения руководителя органа исполнительной власти письмо овыполнении поручения с указанием наименования, даты и номерасоответствующего правового акта; акты прокурорского реагирования подлежат снятию с контроля посленаправления ответа в органы прокуратуры за подписью ГубернатораСамарской области. В данном случае графическая копия ответа заноситсяв электронную базу, предназначенную для учета и сопровождениядокументов, и направляется в контрольный департамент аппаратаПравительства Самарской области должностными лицами, ответственными заисполнение данного документа; поручения в резолюциях Губернатора области на письма и обращениясчитаются исполненными, если в контрольный департамент аппаратаПравительства области представлены копия отчета, направляемогоГубернатору области, либо сведения о докладе Губернатору области пообозначенному вопросу. После проведения соответствующих мероприятий доклад направляетсяГубернатору области для принятия решения. После наложения соответствующей резолюции Губернатором областидоклад об исполнении поручения передается в контрольный департаментаппарата Правительства области. Контрольный департамент аппарата Правительства области всоответствии с резолюцией Губернатора области проводит мероприятия поснятию с контроля либо продлению сроков исполнения поручения, а такжевносит информацию в автоматизированную систему, предназначенную дляучета и сопровождения документов в Правительстве области. В случае, когда исполнитель вносит на рассмотрение своепредложение о снятии с контроля соответствующего поручения, аГубернатор области принял решение о продлении срока контроляисполнения поручения, контрольный департамент аппарата Правительстваобласти направляет в адрес исполнителя копию доклада с резолюциейГубернатора области путем занесения графической копии документа вавтоматизированную систему, предназначенную для учета и сопровождениядокументов. Контрольный департамент аппарата Правительства области не позднеечем за 5 дней до окончания срока исполнения направляет в адресисполнителя (головного исполнителя) напоминание с сопроводительнымписьмом об окончании срока исполнения поручения. Отсутствие даннойинформации не является основанием для неисполнения поручения вустановленный срок. Контрольный департамент аппарата Правительства Самарской областипо требованию заместителя председателя Правительства Самарской области- руководителя аппарата Правительства Самарской области представляетинформацию о контроле соблюдения исполнительской дисциплины органамиисполнительной власти. 15. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 15.1. Проекты писем и телеграмм оформляются и печатаются набланках установленной формы (приложение N 22). Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываютсяГубернатором области или лицом, его замещающим. Письма на бланках "Вице-губернатор Самарской области" подписываетвице-губернатор области. Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываютсязаместителями председателя Правительства области. Письма на бланках органов исполнительной власти подписываютсяруководителями органов исполнительной власти или их заместителями. Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываютсяГубернатором области или вице-губернатором области. Телеграммы категории "правительственная" подписываютсязаместителями председателя Правительства области. 15.2. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии,завизированные исполнителем, руководителем органа исполнительнойвласти, двумя редакторами-корректорами, в случае подписания письма илителеграммы Губернатором области (лицом, его замещающим) иливице-губернатором области на лицевой стороне последнего листа в нижнейего части, а также материалы, на основании которых они подготовлены. 15.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4адреса, то подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами иподписью остается в управлении делопроизводства и документооборота. 15.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адресаисполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых илителеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму илителеграмме необходимое количество копий, на которых должны бытьпроставлены почтовые адреса. 15.5. Подготовленный проект письма или телеграммы представляетсяисполнителем ответственному за делопроизводство Губернатора областиили вице-губернатора области. 15.6. Подписанные Губернатором области (лицом, его замещающим),вице-губернатором области письма и телеграммы передаются в управлениеделопроизводства и документооборота для регистрации, оформления иотправки. Письма, подписанные руководителем органа исполнительной власти,регистрируются ответственным за регистрацию и передаются исполнителемв управление делопроизводства и документооборота для отправки. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кромевоскресных и праздничных дней, с 9 до 18 ч. (до 17 ч. в сокращенныепредпраздничные дни). Примечание. В рабочие дни после 18 ч., в предпраздничные дни после 17 ч., а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются сотрудниками приемной Губернатора области. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебногохарактера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 15.7. Второй экземпляр исходящего документа, завизированногоисполнителем (при необходимости - с указателем рассылки), помещается вдело. 15.8. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, атакже с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно"обрабатываются незамедлительно. 15.9. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и взависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерскойсвязью или почтой. Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписаннаяГубернатором области и вице-губернатором области, адресованная вАдминистрацию Президента Российской Федерации, ПравительствоРоссийской Федерации, Государственную Думу, Совет Федерации,министерства Российской Федерации. Отправление фельдъегерской связьюиной корреспонденции осуществляется с разрешения руководителя аппаратаПравительства области или его заместителя. Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связьюосуществляется управлением делопроизводства и документооборота до11.00 ч. каждого рабочего дня. Обработка корреспонденции с последующейпередачей ее офицеру фельдъегерской связи осуществляется с 11.00 до13.00 ч. Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства идокументооборота после 11.00 ч., отправляется на следующий день в13.00 ч. 15.10. Документы с отметками о срочности доставки "Вручитьнемедленно" и "Срочно" оформляются вне очереди и вручаютсяприглашенному в управление делопроизводства и документооборотасотруднику органа исполнительной власти, ответственному заделопроизводство, для передачи адресату. Документы без отметок оформляются по мере поступления вуправление делопроизводства и документооборота и передаются офицеруфельдъегерской связи или в почтовое отделение. Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим,ответственными за делопроизводство Губернатора области,вице-губернатора области или руководителем органа исполнительнойвласти (его заместителем), подготовившим документ, и оформляется всоответствии с приложением N 23. 15.11. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляютсятолько через почтовые отделения связи. 16. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения <*> 16.1. К служебной информации ограниченного распространения ворганах исполнительной власти Самарской области относится несекретнаяинформация, определенная перечнем сведений, относящихся к служебнойинформации ограниченного распространения в органах исполнительнойвласти Самарской области. —————————————————————— <*> Требования настоящего раздела распространяются на порядокобращения с документами на бумажной основе и иными материальныминосителями служебной информации ограниченного распространения (фото-,кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями и др.). 16.2. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в органах исполнительнойвласти в порядке, установленном для несекретных документов, с учетомособенностей, изложенных в настоящем разделе. 16.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копийили проектов), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, работникам сторонних организаций, а такжераспространение такой информации допускаются только с разрешенияруководителя органа исполнительной власти или его заместителя. 16.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"определяется исполнителем документа, руководителем подразделения илидолжностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указаннаяпометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первойстраницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также напервой странице сопроводительного письма к такому документу. 16.5. Прием и регистрация входящих документов, а такжерегистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемыхруководителями органов исполнительной власти), содержащих служебнуюинформацию ограниченного распространения, осуществляются управлениемделопроизводства и документооборота. При этом к входящему (исходящему)номеру документа добавляется пометка "ДСП". 16.6. Печатание проектов документов и копирование документов спометкой "Для служебного пользования" осуществляются только лицами,допущенными к работе со служебной информацией ограниченногораспространения. 16.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченногораспространения: печатаются с указанием на обороте в левом нижнем углу последнеголиста каждого экземпляра документа количества отпечатанныхэкземпляров, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона идаты печатания документа; передаются сотрудникам органов исполнительной власти подрасписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешениясоответствующего руководителя. Учет размноженных документовосуществляется поэкземплярно; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках,хранилищах). 16.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, проставляется пометка "Для служебногопользования". 16.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования", утративших свое практическое значение и неимеющих исторической ценности, производится в органах исполнительнойвласти по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах ит.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующийакт. 16.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами иделами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимисяна архивном хранении в управлении делопроизводства и документооборота,осуществляется с согласия руководителя аппарата Правительства областиили его заместителя либо руководителей подразделений, готовившихдокументы (сформировавших дело). При этом указанные документы могутбыть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временноепользование на срок не более 10 дней. 16.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений)Губернатора области, Правительства области с пометкой "Для служебногопользования" органам исполнительной власти или сторонним организациямосуществляется по указанию руководителя аппарата Правительства областиили его заместителя либо по заявкам руководителей органовисполнительной власти, их готовивших. 16.12. В органах исполнительной власти не реже одного раза в годпроводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия,состав которой определяется руководителем органа исполнительнойвласти. Результаты проверки оформляются актом. В управлении делопроизводства и документооборота проверка такихдокументов, находящихся на архивном хранении, проводится не режеодного раза в 5 лет. 16.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, либо разглашенияэтой информации руководитель органа исполнительной власти информируетоб этом руководителя аппарата Правительства области (или егозаместителя) и проводит служебное расследование, о результатахкоторого докладывает руководителю аппарата Правительства области (илиего заместителю). На утраченные документы, дела и издания с пометкой"Для служебного пользования" составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. —————————————————————— Примечание. Акты на утраченные дела постоянного храненияутверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаютсядля архивного хранения. 16.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответствующие отметки. 16.15. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники органов исполнительной властимогут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотреннойобластным и федеральным законодательством ответственности. 17. Формирование дел, передача их в архив Составление номенклатуры дел 17.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков(наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения и является основой для составления описей дел для постоянногои временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного(до 10 лет включительно) хранения. 17.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяположениями об органе исполнительной власти и его структурныхподразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурамидел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся вдеятельности органа исполнительной власти, их виды, состав исодержание. 17.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатурыдел структурных подразделений (приложение N 24) и сводная номенклатурадел органа исполнительной власти (приложение N 25). 17.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется(не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным заделопроизводство, согласовывается с архивом и подписываетсяруководителем подразделения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения и представить ее ответственному заделопроизводство органа исполнительной власти. 17.5. Сводная номенклатура дел составляется ответственным заделопроизводство на основе номенклатур дел структурных подразделенийпри методической помощи архива органа исполнительной власти. 17.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной властиподписывается ответственным за делопроизводство, согласовывается сэкспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти,экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) управлениягосударственной архивной службы Самарской области и утверждается непозднее конца текущего года руководителем органа исполнительнойвласти. Согласовывается номенклатура дел с управлением государственнойархивной службы Самарской области не реже одного раза в 5 лет, если небыло коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительнойвласти. 17.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделенияоргана исполнительной власти получают выписки из соответствующих ееразделов для использования в работе. 17.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры делявляется документом постоянного срока хранения. Второй используетсяответственным за делопроизводство в качестве рабочего. Третийприменяется в архиве органа исполнительной власти. Четвертый - вуправлении государственной архивной службы Самарской области, скоторым согласовалась номенклатура дел. 17.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 17.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовываетсязаново в случае коренных изменений функций и структуры органаисполнительной власти. 17.11. Названиями разделов номенклатуры дел органа исполнительнойвласти являются названия структурных подразделений. В своднойноменклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденнойструктурой органа исполнительной власти. 17.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающиевсе документируемые участки работы органа исполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 17.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного воргане исполнительной власти цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре впределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами. Например, 12-05, где: 12 - обозначение структурногоподразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений, дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Не допускается употреблениесокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительнойвласти и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органаисполнительной власти или структурного подразделения (автордокумента); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокумента); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы(отчеты). Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуредел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией управленияархивной службы Самарской области срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с2007 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных заформирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной властидля продолжения и др. 17.14. Если в течение года в органе исполнительной властивозникают новые документированные участки работы, непредусмотренныедела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимыхдел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 17.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Формирование дел 17.16. Формирование дел представляет собой группировкуисполненных документов в дела в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержаниюсоответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в делачерновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особоценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях органов исполнительной властиформируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируютсяв отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствиис требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию исодержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года(исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела,которые формируются в течение всего периода работы данного лица ворганизации, документы выборных органов и их постоянных комиссий идр.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачкидокументов не более 4 см. Если объем дела превышает установленныенормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два илинесколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии вделе нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляютсяна каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своемусодержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этомдокументы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датампоступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитномпорядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения илисоставления присоединяются к документам, к которым они относятся.Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем вдокументе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат иномеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нееснимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч,силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА"; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения идокументы по личному составу исправления, не заверенные печатью иподписью должностного лица. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяетисполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службыделопроизводства. На документе проставляются отметка "В дело N...",дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкойфамилии и инициалов), а при необходимости - также отметка о решениивопроса, затронутого в данном документе. Группировка отдельных категорий документов 17.17. При формировании дел осуществляется следующий порядоксистематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела повидам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениямик распорядительным документам, группируются вместе с распорядительнымидокументами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, тогруппируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказовпо основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют вдело, внутри дела располагают их по номерам и датам начиная с января.Документы, послужившие основанием для издания приказа по личномусоставу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируютсяотдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельностиформируются вместе с документами, послужившими основанием для ихиздания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака(протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний ПравительстваСамарской области, протоколы совещаний и т.д.). Протоколы группируютсявместе с документами, на основании которых они готовились (повесткадня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются послепротоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Призначительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело пономерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов.Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается вхронологической последовательности, документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенномувопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в делотекущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Недопускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивкасопроводительных писем без приложений или отметок об ихместонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документыгруппируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним.Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которомуотносятся по содержанию независимо от времени составления, например:отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, подшивается в дело 2007года, а не 2008 года; план на 2008 год, составленный в 2007 году, - вдело 2008 года. Перспективные планы относятся к начальному году ихдействия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему годудействия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся ктому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходиморасполагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета офинансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной запискии приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале -объяснительная записка к отчету, затем - баланс и в конце -приложения. Последовательность приложений определяетсяпоследовательностью статей баланса или соответствующими ссылками вобъяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобамграждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения изаявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работыисполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам.Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиесяк одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторныепредложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группедокументов. Внутри группы документы располагаются в хронологическомпорядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки,обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящуюорганизацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организацииили по документам с одним названием по всем подведомственныморганизациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) приотсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело погоду подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке поназваниям сторон; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенныхработников) формируются на каждого государственного гражданскогослужащего отдельно, документы (при их наличии) группируются вследующей последовательности: опись документов, имеющихся в личном деле; письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскуюслужбу и замещении должности государственной гражданской службыСамарской области (далее - должность гражданской службы); собственноручно заполненная и подписанная гражданином РоссийскойФедерации анкета установленной формы с приложением фотографии; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должностигражданской службы (если гражданин назначен на должность порезультатам конкурса); копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрацииактов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождениевоенной или иной службы; копии документов о профессиональном образовании, профессиональнойпереподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученойстепени, ученого звания (если таковые имеются); копии решений о награждении государственными наградами,присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждениигосударственных премий (если таковые имеются); копия акта государственного органа о назначении на должностьгражданской службы; экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменныхдополнительных соглашений, которыми оформляются изменения идополнения, внесенные в служебный контракт; копии актов государственного органа о переводе гражданскогослужащего на иную должность гражданской службы, о временном замещенииим иной должности гражданской службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц,подлежащих призыву на военную службу); копия акта государственного органа об освобождении гражданскогослужащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращениислужебного контракта или его приостановлении; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшегоаттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей зааттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне егознаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможностиприсвоения ему классного чина государственной гражданской службыСамарской области; копии документов о присвоении гражданскому служащему классногочина государственной гражданской службы Самарской области (иногоклассного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); копии документов о включении гражданского служащего в кадровыйрезерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копии решений о поощрении гражданского служащего, а также оналожении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, оботстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданскойслужбы; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, еслиисполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службысвязано с использованием таких сведений; сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественногохарактера гражданского служащего; копия страхового свидетельства обязательного пенсионногострахования; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органефизического лица по месту жительства на территории РоссийскойФедерации; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинскогострахования граждан; медицинское заключение установленной формы об отсутствии угражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскуюслужбу или ее прохождению; справка о результатах проверки достоверности и полнотыпредставленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе иобязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдениигражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменныеобъяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им послеознакомления с документами своего личного дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы,предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актамиСамарской области. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке взависимости от времени их поступления; 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела погоду увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий.Запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки)формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри деларасполагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечениясохранности документов по окончании календарного года необходимораспечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника.Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевогосчета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитномпорядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельнымделом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего годарасполагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мерепоступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющеехранение архивных документов, дела с документами постоянного срокахранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший вкалендарном году последним, должен быть в деле заключительным, апервый документ календарного года должен быть в начале дела. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные втечение календарного года, группируются вместе в один разделпереписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивкадокументов производится в дело переписки текущего года с обязательнымивзаимными ссылками. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившиев разные сроки и исполненные одним решением, то они группируютсясначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - вхронологическом порядке. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 17.18. Завершенные дела постоянного срока хранения и по личномусоставу в течение двух лет остаются в структурных подразделенияхорганов исполнительной власти для справочной работы, а затем сдаются вструктурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранениеэтих документов. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивноехранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечениисроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за сохранность документов и дел в структурныхподразделениях органов исполнительной власти несут руководители служб,осуществляющих хранение документов. Подготовка документов к последующему хранению и использованиювключает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованиюосуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство вструктурных подразделениях органов исполнительной власти. Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работникаструктурного подразделения органа исполнительной власти. Экспертиза ценности документов 17.19. Экспертиза ценности документов - отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их хранения на основепринятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесениядокументов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документовсоздается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительногооргана (далее - ЭК) и при необходимости - экспертные комиссии вструктурных подразделениях органов исполнительной власти. Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и поличному составу осуществляется в структурных подразделениях органовисполнительной власти членами экспертной комиссии и работникамиструктурных подразделений органов исполнительной власти дляустановления научной, исторической и практической значимостидокументов. При проведении экспертизы ценности документов осуществляютсяследующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки кпередаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти летвключительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурныхподразделениях органов исполнительной власти; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек(в том числе с отметкой "До минования надобности"). В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяютсякачество и полнота действующей номенклатуры дел, правильностьопределения сроков хранения дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел. Отбор документов постоянного срока хранения проводится наосновании типового перечня документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбордокументов для хранения и выделение к уничтожению только на основаниизаголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока храненияподлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы свременными сроками хранения. Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру вцелях выделения из их состава документов, подлежащих постоянномухранению. По результатам экспертизы ценности документов составляются описидел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и делпо личному составу, а также акты о необнаружении документов, путирозыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) куничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовкадела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка,например: "Уничтожено 02.04.2008" или: "Передано на хранениев________по описи 04.02.2008" и т.п. Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков храненияи дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целяхизъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов,подлежащих возврату, документов временного срока хранения,неоформленных копий документов. Оформление дела 17.20. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составупри передаче из структурных подразделений органов исполнительнойвласти на архивное хранение подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проведение следующихмероприятий: подшивка или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости)согласно приложению N 26 к Инструкции; нумерация листов дела; составление листа-заверителя дела согласно приложению N 27 кИнструкции; оформление обложки дела. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительнойнадписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией чернымграфическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текстадокумента). Использование чернил или цветных карандашей при нумерациидел запрещается. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоениелитерных номеров листам, например, "1а", "1б". В случае большого количества ошибок (более пяти) проводитсяперенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашомодной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в концедела составляется новый лист-заверитель, при этом старыйлист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы,представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотнойстороне в левом верхнем углу. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется вправой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный иподшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклееныдругим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки ит.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этомвначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждоевложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов(включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке илисохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядкурасположения листов в деле. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах- на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - наотдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которойуказываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов,количество листов внутренней описи, оговариваются особенностинумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров,номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматныхлистов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), атакже указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр сколичеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовойнумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующиеизменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинныхдокументов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой насоответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистыйоборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетенобез бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа навнутренней стороне обложки дела. При наличии в деле невостребованных личных документов(удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) этидокументы вкладываются в конверт. При наличии большого количестватаких документов последние изымаются из дел, и на них составляетсяотдельная опись. Внутренняя опись документов составляется для учета документовпостоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов поличному составу, учет которых вызывается спецификой даннойдокументации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела ит.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десятилет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовкикоторых не раскрывают конкретное содержание документа (приложение N19). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе. Общее количество документов вместе с основным документомучитывается в графе "Количество документов". К внутренней описисоставляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописьюколичество включенных в нее документов и количество листов внутреннейописи. Внутренняя опись подписывается составителем. Если делопереплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, тосоставленная по установленной форме опись подклеивается к внутреннейстороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов,замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылкамина соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговаязапись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и влисте-заверителе дела указываются через знак "+". Листы дел, состоящихиз нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или частиотдельно. Дела временного (до десяти лет включительно) срока храненияподлежат частичному оформлению, допускается хранить их впапках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов вделах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Подшивка дел производится только после завершения экспертизыценности документов. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола втвердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможностисвободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены издел. Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердыхпапках, коробках или в закрытых металлических шкафах. Оформление обложки дела 17.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет)хранения и дела по личному составу оформляется по установленной формесогласно приложению N 28 к Инструкции. На обложку каждого заведенногодела выносятся следующие сведения: название органа исполнительной власти; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке вначале заведения дела, за исключением обозначения количества листов,которое проставляется на обложке после завершения дела. Название организации приводится полностью в именительном падеже,в скобках дается ее сокращенное название. Название структурногоподразделения указывается по тем же правилам. Индекс делапроставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. Приотсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правиламдля каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя,отчество уволенного в именительном падеже. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место длянаименования государственного архива, в который дела органаисполнительной власти будут приняты на государственное хранение. При изменении наименования исполнительного органа (структурногоподразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, илипри передаче дела в другой орган исполнительной власти (в другоеструктурное подразделение) на обложке дела указывается новоенаименование этого органа исполнительной власти, а прежнеенаименование органа исполнительной власти (структурного подразделения)заключается в скобки. При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложкудела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержаниекаждого тома, например: "Распоряжения Губернатора Самарской области N 1 - 100, т. 1". В заголовках дел, содержащих копии документов, указываетсяналичие копий. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы)заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затеммесяц и год, например: "19 мая 2008 года". При обозначении даты документа допускается ее сокращенноецифровое написание в том случае, если это не приводит кнеоднозначности толкования даты, например: "09.04.2008". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовыепланы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную,творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма,доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, атакже дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляютсякрайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления)самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений ит.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последнейзаписи в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являютсядаты заседаний (даты принятия решений). Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнениялица, на которое это дело заведено. Если дата документа или отдельные ее элементы определяютсяприблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределыколебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаютсяв квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютнодостоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Например: [не ранее 2006 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая1997 г.]; [не ранее 25] июня 2007 г.; 15 [января] 2007 г.; 16 августа[2006 г.]; [22 сентября 2005 г.?]. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листовв деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела,и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется:"Хранить постоянно"). Надписи на обложке дела следует производить машинописнымспособом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила,фломастеры запрещается. Допускается наклеивание листа с реквизитами обложки дела,оформленного машинописным способом, на форзац переплетенного дела вслучае, если оно имеет темную обложку. Составление и оформление описей и актов 17.22. Ежегодно по результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел.Оформление и описание дел производится в соответствии с Основнымиправилами работы архивов организаций, одобренными решением КоллегииРосархива от 06.02.2002. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного,временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу,прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник,содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивногофонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия ихсодержания. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии сноменклатурой дел. Описи дел структурных подразделений составляются в двухэкземплярах, один из которых передается вместе с документами вподразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второйэкземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурномподразделении, в котором составлялась опись. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать ихсистематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из несколькихтомов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, долженсоответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. Привнесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками деласистематизируются в хронологическом порядке, при этом полностьюпишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаютсясловами "то же", другие сведения указываются полностью (на каждомновом листе описи заголовок полностью повторяется); 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет,включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. Вконце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делаетсяссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год,дело N", которая помещается после интервала за последней описательнойстатьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается впредисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются(цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый ипоследний номера описи, а также оговариваются особенности нумерациидел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи "Примечание" используется для отметок обособенностях физического состояния дел, передаче дел другимструктурным подразделениям, наличии копий и т.д. Опись дел постоянного хранения 17.23. На основе описей дел структурных подразделенийсоставляется годовой раздел сводной описи дел органа исполнительнойвласти. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранениявключаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся втечение года в структурных подразделениях. В необходимых случаяхзаголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаютсярасшивке и переформированию. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранениясоставляется по форме согласно приложению N 29 к Инструкции. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от ихколичества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерамив соответствии с принятой систематизацией или в конец годовогораздела. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаютсяв годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В концегодовых разделов сводных описей дел за последующие годы делаетсяссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год,дела N", которая помещается после интервала за последней описательнойстатьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается впредисловии к данному годовому разделу. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии делсоставляется окончательная итоговая запись, в которой указываютсятакже основания внесенных изменений. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранениясоставляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление,список сокращенных слов, которые составляют справочный аппаратгодового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направленияхдеятельности и структуре организации за период, который охватываютдела описи; дается краткая характеристика содержания и полнотыдокументов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел,выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболеетипичные группы дел как по разновидностям документов, так и посодержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описиинформации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаютсяособенности формирования, описания и систематизации заголовков дел,наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы егосоставления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности идаты составления предисловия. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи делимеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочныйаппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений(составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов иболее мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если ониимеются). Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если вгодовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельностиданной организации или ведомственной системы, к которой она относится.Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полноенаписание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке валфавитном порядке. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся вописательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях,когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальномуи хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел.Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки насоответствующие номера дел. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах.Годовые разделы, если они не являются законченной описью, неподшиваются и не переплетаются. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежитрассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце разделаставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и датызаседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделынаправляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управлениягосударственной архивной службы Самарской области органаисполнительной власти (далее - ЭПК). После утверждения годового раздела ЭПК опись утверждаетсяруководителем органа исполнительной власти, затем первый экземплярописи передается в соответствующий государственный архив, а остальныеэкземпляры остаются в органе исполнительной власти. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи делпостоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока ихчисло не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой разделсчитается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовковдел, включаемых в законченную опись, согласовывается с управлениемгосударственной архивной службы Самарской области. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел,к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Обязательным элементом оформления законченной описи являетсятитульный лист, оформленный согласно приложению N 30 к Инструкции. На титульном листе законченной описи дел постоянного храненияуказываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов(постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.),содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место длянаписания полного названия государственного архива, в котором будутпостоянно храниться дела органа исполнительной власти. Законченная опись вместе с титульным листом и справочнымаппаратом к ней переплетается. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранениявключаются заголовки дел только после сверки их со своднойноменклатурой дел за этот же год и проверки правильности формированияи оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, приобнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения 17.24. В годовой раздел сводной описи дел временного (свышедесяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся втечение года в структурных подразделениях органа исполнительнойвласти. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогиченпорядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет)хранения составляется по форме согласно приложению N 31 к Инструкции. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи делвременного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизациизаголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляютсяоглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет)хранения печатается в двух экземплярах. Опись дел по личному составу 17.25. Годовой раздел сводной описи дел по личному составусоставляется по форме согласно приложению N 32 к Инструкции. Порядокзаполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовковв опись дел постоянного хранения. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личномусоставу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующейпоследовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описиличных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельнойописи); акты о несчастных случаях. Вышеперечисленные документы больших объемов могут выделяться всамостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки)вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, накоторое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Наличные дела государственных служащих составляется отдельная опись.Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте вструктурных подразделениях, опись личных дел представляется вуправление государственной архивной службы Самарской области. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается втрех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровойслужбы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК онподлежит согласованию с ЭПК, а затем утверждается руководителем органаисполнительной власти. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 17.26. Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение,хранятся в структурных подразделениях органов исполнительной власти доистечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, которыйсогласовывается с ЭК, утверждается руководителем органа исполнительнойвласти или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению N33 к Инструкции. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся вакт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных кданной группе. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетнимсроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут бытьвключены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года, спятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2011 года. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации 17.27. Порядок передачи и дальнейшего использования документоворганов исполнительной власти при их ликвидации или реорганизациирегулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации органовисполнительной власти. 17.28. Передача документов ликвидируемых органов исполнительнойвласти осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представительуправления государственной архивной службы Самарской области. 17.29. При ликвидации органа исполнительной власти: документы постоянного срока хранения должны быть переданы всоответствующий государственный архив; документы по личному составу должны быть переданы вгосударственное учреждение Самарской области "Самарский областнойгосударственный архив документов по личному составу" (ГУСО "СОГАДЛС"); документы с неистекшими временными сроками хранения должны бытьпереданы на архивное хранение в соответствующий государственный архивпо акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожениюдокументов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационнойкомиссией; документы, срок хранения которых истек на момент ликвидацииоргана исполнительной власти, уничтожаются ликвидационной комиссией вустановленном порядке. 17.30. При реорганизации органов исполнительной власти документыпередаются вновь возникшим органам исполнительной власти всоответствии с их компетенцией. 17.31. Перед передачей документов органов исполнительной власти вслучае ликвидации или реорганизации органов исполнительной властипроводится проверка наличия и состояния дел, а также качестванаучно-технической обработки документов, находящихся вделопроизводстве или на архивном хранении органа исполнительнойвласти. Если документы оформлены с нарушением установленных требований,то ликвидационная комиссия или реорганизуемый орган исполнительнойвласти организуют устранение указанных нарушений. Подготовка и передача документов в архив 17.32. В архив органа исполнительной власти передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. Дела с исполненными документами передаются в архив органаисполнительной власти после их завершения в делопроизводстве. Прием каждого дела производится ответственным за архив органаисполнительной власти в присутствии работника структурногоподразделения по описям. В конце каждого экземпляра описи указываютсяцифрами и прописью количество фактически принятых дел, датаприема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив органаисполнительной власти и сотрудника, передавшего дела. Документы постоянного хранения органа исполнительной власти поистечении сроков их временного хранения передаются в упорядоченномсостоянии на постоянное хранение в государственные архивы Самарскойобласти. 18. Машинописные и копировально-множительные работы Машинописные работы 18.1. Материалы служебного характера: постановления(распоряжения) Губернатора области, Правительства области,распоряжения вице-губернатора области, (приказы) органовисполнительной власти, письма Губернатора области, вице-губернатораобласти, органов исполнительной власти области, материалы к заседаниямПравительства области, совещаниям Губернатора области,вице-губернатора и т.д. - печатаются непосредственно ответственнымиисполнителями с использованием компьютерной техники. Бланкипостановлений, распоряжений, писем Губернатора области и Правительстваобласти, распоряжений и писем вице-губернатора области выдаютсяответственным за делопроизводство органов исполнительной власти вуправлении делопроизводства и документооборота под роспись. 18.2. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документпечатается, как правило, в одном экземпляре. Вторая и последующие страницы документа должны бытьпронумерованы. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углупроставляется имя файла, в котором записан текст документа. 18.3. Использованные при печатании документов бланки, имеющиеномера, подлежат учету. Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются. Копировально-множительные работы 18.4. Выполнение копировально-множительных работ производитсяцентрализованно в участке компьютерной верстки и копированиягосударственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатациизданий и сооружений", а также на копировальных аппаратах,установленных в подразделениях. 18.5. В участке компьютерной верстки и копированиягосударственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатациизданий и сооружений" копируются служебные материалы и документы позаказам ответственных работников аппарата Правительства области.Основанием для выполнения копировальных работ является заказ,оформленный на бланке установленной формы. 18.6. Материалы, подлежащие копированию, должны бытьразброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги неболее формата А3. 19. Выполнение стенографических работ 19.1. Управление делопроизводства и документооборота обеспечиваетстенографирование заседаний Правительства области, а такжемероприятий, проводимых Губернатором области. Стенографирование указанных мероприятий осуществляется позаявкам, представляемым в управление делопроизводства идокументооборота. 19.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется вспециальных тетрадях, параллельно ведется запись на магнитныхносителях. 19.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, наследующий день после проведения заседания или совещания. Текствизируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, наоборотной стороне листа. 19.4. Подлинники расшифрованных стенографических записейзаседания Правительства области хранятся в управлении делопроизводстваи документооборота в течение года, после чего формируются в дела ипередаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся вуправлении делопроизводства и документооборота в течение года, послечего уничтожаются путем размагничивания. Тетради после их заполнения хранятся в течение года в управленииделопроизводства и документооборота, а затем уничтожаются. 19.5. Один экземпляр расшифрованных стенографических записейсовещаний у Губернатора области передается ответственному заделопроизводство Губернатора области, а второй хранится в управленииделопроизводства и документооборота. 19.6. Отдельные разделы (страницы) расшифрованныхстенографических записей заседаний Правительства области выдаютсяорганам исполнительной власти, ответственным за подготовкусоответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях, и лицам,получившим поручения председательствующего на заседании Правительстваобласти. По миновании надобности они уничтожаются. 19.7. Если на обсуждение вынесен материал секретного характераили в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении егов закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этогозаседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиямисекретного делопроизводства. 20. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты 20.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативнойпередачи и приема текстов документов и служебных материаловорганизациям (от организаций) и устанавливаются в кабинетахответственных за делопроизводство или приемных руководителей. 20.2. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования",не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 20.3. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы материалы текстового, табличного или графического характера,исполненные типографским, машинописным или рукописным способом вчерном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением(первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальнойвысотой букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа,выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. 20.4. Подготовленный для передачи подлинник факсограммывизируется исполнителем и руководителем. 20.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляетлицо, назначенное ответственным за использование факсимильныхаппаратов. На подлиннике переданной или принятой факсограммы проставляютсядата и время передачи (приема) факсограммы, наименованиекорреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) иномер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Подлинник принятой факсограммы докладывается руководителю (егозаместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя)исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи,указанные функции ответственного лица могут быть возложеныруководителем на лиц, привлекаемых к дежурству. 20.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналахустановленной формы (приложение N 34) без проставления регистрационныхштампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаютсяисполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм,имеющие срок хранения один год. 20.7. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя,подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего подразделения. 20.8. Средства электронной почты предназначаются для оперативнойпередачи и приема электронных копий документов и служебных материалов. 20.9. Передача с использованием средств электронной почтыдокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования",не разрешается. Категорически запрещается передача по электронной почте секретныхдокументов. Запрещается посылать или пересылать далее электронные сообщения,не отвечающие нормам морали и этики. 20.10. Не разрешается рассылать рекламные сообщения илипересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, еслиэто не связано с выполнением должностных обязанностей. 20.11. Запрещается посылать электронные сообщения со служебныхпочтовых ящиков, пользуясь чужим почтовым именем (удостоверением). Не разрешается скрывать свои идентификаторы при посылкеэлектронной почты. 20.12. Запрещается раскрывать приложения к электронным сообщениямбез проверки их антивирусными программами. При наличии вирусовсообщение удаляется и не считается доставленным. 20.13. При написании электронных сообщений необходимоиспользовать структурированный, короткий и содержательный стиль. Еслисообщение содержит несколько вопросов или тем, то их необходимонумеровать. Начинать сообщение рекомендуется с обращения "Здравствуйте," иимени адресата. Заканчивать сообщение рекомендуется фразой "Суважением" и указанием имени отправителя. Если в письме есть просьбы или поручения, требуется четкосформулировать и пронумеровать действия, которые должен совершитьполучатель. 20.14. Каждое сообщение подписывается отправителем. Подпись подсообщением должна содержать имя и должность отправителя, наименованиеподразделения, контактную информацию. При наличии у отправителясредств электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) он должениспользовать их для подписи всех исходящих служебных электронныхписем. 20.15. Поле электронного письма "Заголовок" ("Subject") должнобыть заполнено. При отправке электронных сообщений используются следующие правилаформирования заголовка письма: префикс, обозначающий структурное подразделение; через тире - заголовок письма. 20.16. При использовании электронной почты для оперативнойотправки документов, оригиналы которых доставляются традиционнымспособом, отправитель письма указывает в заголовке письма специальныймаркер "Соответствует оригиналу". 20.17. Электронные вложения больше чем 200 Кб упаковываются передотправкой. Электронные письма и вложения не должны содержатькомпьютерных вирусов и т.п. 20.18. При отправке письма сразу более чем в пять электронныхадресов или в списке адресатов указан получатель, не являющийсяструктурным подразделением органа исполнительной власти, используетсяследующее правило: в качестве получателя указывается адресотправителя, остальные адреса указываются в поле "Скрытая копия"(bcc:). 20.19. Все служебные электронные сообщения посылаются суведомлением о прочтении. Об отправке важного сообщения отправительписьма должен сообщить адресату по телефону. Отправитель несетответственность за гарантированное получение адресатом важногоэлектронного сообщения. 20.20. При получении электронного сообщения требуется уведомитьотправителя сообщения о получении письма и сроках его рассмотрения втечение четырех рабочих часов с момента получения. 20.21. Подготовленная для передачи бумажная копия важногослужебного письма визируется исполнителем и руководителем. 20.22. Передачу и прием электронной почты от подразделения, атакже ее учет осуществляет сотрудник, назначенный ответственным за ееиспользование. По получении или после отправки служебного электронного письма,которое требуется приобщить к делу, письмо распечатывается с указаниемдаты и времени отправки, адреса получателя и отправителя (при наличииЭЦП - ее сертификат), текста сообщения и всех приложений. Эти записизакрепляются подписью ответственного лица. Бумажная копия полученного важного электронного сообщениядокладывается руководителю (его заместителю) и (или) передается суказаниями исполнителю, о чем делается пометка в соответствующемжурнале. 20.23. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются вжурналах установленной формы без проставления регистрационных штампов.Законченные делопроизводством бумажные копии электронных сообщенийсдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых)электронных сообщений, имеющие срок хранения один год. 20.24. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела электронных сообщений возлагается налиц, ответственных за использование средств электронной почты. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя,подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующегоподразделения. При получении важных сообщений, не подписанных средствамиэлектронно-цифровой подписи с действующим сертификатом, получательдолжен незамедлительно удостовериться по телефону о подлинностисообщения. При получении письма, подписанного средствами ЭПЦ, получательсообщения должен проверить, что сертификат подписи действителен намомент получения письма. 20.25. Электронные обращения граждан принимаются к рассмотрению вустановленном порядке, если они подписаны средствами ЭЦП, сертификаткоторых действителен в момент получения письма, или по решениюсотрудника управления по работе с обращениями граждан, ответственногоза обработку электронных сообщений. 20.26. Электронные сообщения, подписанные средствами ЭЦП,сертификат которых действителен в момент получения письма,обрабатываются аналогично бумажным письмам или телеграммам. 20.27. Список электронных адресов сотрудников органовисполнительной власти поддерживается в актуальном состоянии ипубликуется в установленном порядке ответственным за делопроизводство. 21. Изготовление и использование печатей и штампов 21.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности органов исполнительной власти области, производится поразрешению руководителя органа исполнительной власти. 21.2. Заявки подразделений органов исполнительной власти областина изготовление печатей и штампов направляются ответственным заделопроизводство для размещения и исполнения заказов. 21.3. Изготовленные печати и штампы учитываются с регистрациейоттисков ответственным за делопроизводство в специальном журнале.Печати и штампы выдаются под расписку руководителями (заместителями)подразделений органа исполнительной власти области. 21.4. В подразделениях органа исполнительной власти областипечати и штампы должны учитываться в специальном журнале, выдаватьсяработникам под расписку, храниться в металлических шкафах или сейфах. На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования",листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. 21.5. Печати с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области(лицом, его замещающим) (гербовая печать Губернатора Самарскойобласти) и Губернатором - председателем Правительства области (лицом,его замещающим), вице-губернатором - первым заместителем председателяПравительства области, заместителем председателя Правительства области(гербовая печать Правительства Самарской области), требующих особогоудостоверения их подлинности. Гербовая печать Правительства Самарской области ставится также накомандировочных удостоверениях и служебных удостоверениях министров ируководителей иных органов области. Гербовые печати органов исполнительной власти областипроставляются на командировочных удостоверениях и служебныхудостоверениях работников органов исполнительной власти области иподписи руководителя органа исполнительной власти области, требующейособого удостоверения ее подлинности. 21.6. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения на соответствие подлинникам. Для заверения соответствиякопии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляютзаверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию,личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Консультант управления кадров ________________ _______________________ (Личная (И.О.Фамилия) подпись) Дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органаисполнительной власти. Оттиск печати должен захватывать окончаниенаименования должности лица, подписывающего документ. Заявки на изготовление штампов с факсимильным воспроизведениемподписи Губернатора области или вице-губернатора области подписываютсяГубернатором области или вице-губернатором области соответственно. 21.7. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатораобласти, вице-губернатора, руководителя органа исполнительной властиобласти разрешается при необходимости использовать на копияхподписанных в установленном порядке документов. Использованиеуказанных штампов при оформлении подлинников всех документовзапрещается. 21.8. Ответственными за хранение и использование печатей иштампов устанавливаются: мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительстваобласти (основной) - управление делопроизводства и документооборота; мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительстваобласти (вспомогательной) - управление кадровой политики; мастичной гербовой печати органа исполнительной власти области -сотрудники, на которых возлагается эта обязанность руководителеморгана исполнительной власти; остальных металлических, мастичных печатей и штампов -соответствующие подразделения органов исполнительной власти области. 21.9. Контроль за правильностью хранения и использования печатейи штампов в подразделениях органов исполнительной власти областиосуществляет ответственный за делопроизводство. В случае утери печати,штампа ответственный за делопроизводство незамедлительно ставится визвестность. 21.10. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату ответственному лицу за делопроизводство дляуничтожения по акту. 21.11. Контроль использования печатей и штампов возлагается наруководителей подразделений. Руководитель подразделения органа исполнительной власти области,которому были выданы печать или штампы, при оставлении должностиобязан сдать их ответственному за делопроизводство. 22. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, обрабатываемыми с использованием средств вычислительной техники 22.1. Сведения конфиденциального характера определены перечнем,утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 N1111. 22.2. Ответственность за организацию обеспечения защиты сведенийконфиденциального характера при их обработке с использованием средстввычислительной техники возлагается на руководителя органаисполнительной власти. 22.3. При использовании средств вычислительной техники дляобработки сведений конфиденциального характера необходимо выполнитьмероприятия, предусмотренные разделом 5 "Требования и рекомендации позащите конфиденциальной информации, обрабатываемой вавтоматизированных системах" Специальных требований и рекомендаций потехнической защите конфиденциальной информации (далее - СТР-К),утвержденных приказом Государственной технической комиссии приПрезиденте Российской Федерации от 30.08.2002 N 282. 22.4. Основными мероприятиями по обеспечению защиты сведенийконфиденциального характера, обрабатываемых с использованием средстввычислительной техники, являются: определение перечня сведений конфиденциального характера,подлежащего обработке в органе исполнительной власти; определение состава технических средств и носителей информации, спомощью которых производится обработка сведений конфиденциальногохарактера; определение круга пользователей и режима обработки сведенийконфиденциального характера; разработка системы разграничения доступа к средствамвычислительной техники и в помещения, в которых они установлены, атакже к сведениям конфиденциального характера в средствахвычислительной техники;применение средств защиты сведений конфиденциального характера; назначение сотрудников, ответственных за обеспечение безопасностисведений конфиденциального характера. 22.5. Все устанавливаемые на средства вычислительной техникисредства защиты информации должны быть сертифицированы. 22.6. Обработка сведений конфиденциального характера сиспользованием средств вычислительной техники осуществляется сразрешения руководителя органа исполнительной власти, эксплуатирующегоэти средства, после проведения в установленном порядке их аттестациина соответствие обязательным требованиям. 22.7. Ответственность за обеспечение защиты сведенийконфиденциального характера в процессе эксплуатации средстввычислительной техники, предназначенных для их обработки, возлагаетсяна работников, производящих их обработку. 22.8. Обработка сведений конфиденциального характера сиспользованием средств вычислительной техники, имеющих выход вовнешние телекоммуникационные сети, допускается при условии выполнениятребований, изложенных в пункте 5.2.5 и разделе 6 СТР-К. 22.9. При проведении технического обслуживания и ремонта средстввычислительной техники запрещается передавать ремонтным организациямузлы и блоки с элементами накопления и хранения сведенийконфиденциального характера без предварительного гарантированногоуничтожения этой информации. 22.10. По фактам и попыткам несанкционированного доступа ксведениям конфиденциального характера, а также случаям утечки иразрушения обрабатываемых с использованием средств вычислительнойтехники сведений конфиденциального характера проводятся служебныерасследования. 22.11. Машинные носители, содержащие сведения конфиденциальногохарактера, подлежат регистрации в установленном порядке. 22.12. Хранение машинных носителей, содержащих сведенияконфиденциального характера, осуществляется в условиях, исключающихнесанкционированное копирование сведений конфиденциального характера,их хищение или уничтожение. 22.13. Перед уничтожением машинных носителей информацияконфиденциального характера, содержащаяся на них, стирается. 22.14. В органах исполнительной власти разрабатываются внутренниеинструкции по обеспечению режима при обработке сведенийконфиденциального характера с использованием средств вычислительнойтехники, которые согласуются с руководителем департамента по вопросамобщественной безопасности Самарской области и утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти Самарской области. Приложение N 1 Общие требования к оформлению документов <*> 1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти,печатаются с использованием текстового редактора WinWord или в другомсовместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 13 - 15 смежстрочным интервалом (12 - 24 пт <**>). 1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и безнего, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницахвторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковыеномера страниц проставляются посередине верхнего поля страницыарабскими цифрами без слов "страница" и "стр." и знаков препинания. 1.4. Документы в органах исполнительной власти оформляются, какправило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательныереквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформатов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и 210x 210 мм.Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Для оформления сопроводительных писем и некоторых другихдокументов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста. —————————————————————— <*> Правила оформления конкретных видов документов устанавливаюттребования, которые могут выходить за рамки общих требований. <**> Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая втекстовом редакторе WinWord для определения величины интервала. Например, 1 межстрочный интервал - 12 пт, 1,5 межстрочногоинтервала - 18 пт и т.д. При переписке между подразделениями внутри органа исполнительнойвласти бланки не используются. 1.5. В текстах законов Самарской области, постановлений(распоряжений) Губернатора области, Правительства областирекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительнойвласти, организаций. 1.6. Требования к составлению и расположению отдельныхреквизитов. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" суказанием номера экземпляра проставляются на первой страницедокумента, а также на первой странице сопроводительного письма кдокументам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченногораспространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углудокумента и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифасекретности (пометки), отделяется через 1,5 межстрочного интервала (18пт) и центрируется по отношению к нему. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется ко всем документам формата А4, заисключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотреннымдокументам, телефонограмм, телеграмм и извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (очем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных впредложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "Осостоянии..."). Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстовогополя. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Текст печатается в установленных границах полей и отделяется отзаголовка 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. Текст - основной элемент любого документа, размещается подзаголовком к тексту по ширине. Одно из главных требований к тексту -краткость, которая достигается заменой сложных предложений простыми,исключением повторов и излишних подробностей. Формулировки в служебныхдокументах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении,не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложениипомогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении,когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит передопределяющим словом. Тон служебных документов должен быть нейтральным,уважительным и доброжелательным. В письмах, факсах рекомендуетсяизбегать категоричных выражений. Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяютсуществительными (не возражает, направляет и т.д.). В распорядительныхдокументах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается отпервого лица. Так же пишут объяснительные и докладные записки,заявления. Текст строят в виде анкеты, таблицы, связного текста, а такжепутем соединения этих форм. В анкетном тексте наименования признаков(постоянная информация) выражают именами существительными вименительном падеже. В табличном тексте графы и строки (постоянная информация) должныиметь заголовки, выраженные именами существительными в именительномпадеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице,заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждойстранице. Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений,нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Таблица должна иметьзаголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Егопомещают над таблицей посередине и пишут с прописной буквы. Послезаголовка точка не ставится. Помещается таблица сразу под текстом, гдеона впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицуи в приложениях к основному документу. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второголиста. Связный текст составляют произвольно или на основе трафарета,содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменнойинформации. Тексты сложных, больших по объему документов разделяют на части,разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскимицифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составныхчастей более высокого деления. Все они разделяются точками и в конценомера ставится точка (1.1., 3.2.7., 5.3.2.4. и т.д.). Широко распространено в служебных документах применениесокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов иускоряет восприятие информации (то есть - т.е.; минута - мин.; рубль,рублей - руб.; и другие - и др.; и так далее - и т.д.). Их написаниеведется в соответствии с классификаторами технико-экономическойинформации, требованиями государственного стандарта, правилами русскойорфографии и словарем сокращений русского языка. Подпись Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочнымиинтервалами (24 - 36 пт). Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левойграницы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровнепоследней строки наименования должности без пробела между инициалами ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правымполем. Подпись обязательна для служебных документов. Должностные лицаподписывают документы в пределах своей компетенции. Документы,составляемые в органах, действующих на правах единоначалия,подписывает одно должностное лицо. На документах, принимаемыхколлегиальными органами, ставят две подписи (например, в протоколе). Две подписи и более ставят на документах, за содержание которыхотвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписываютруководитель органа и главный бухгалтер, договоры и контракты -представители договаривающихся сторон, документы, составляемыекомиссией (например, акты), - все ее члены. Подпись состоит: из наименования должности лица, подписавшего документ; личной подписи; расшифровки подписи (инициалов и фамилии). Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью,если документ оформлен не на бланке (например, в пояснительнойзаписке): Министр образования и науки Самарской области И.О.Фамилия При оформлении документа на бланке должность подписывающегоуказывается сокращенно: Министр И.О.Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицамисоставные части подписи располагают последовательно друг под другом всоответствии с занимаемой должностью подписывающих, например: Министр И.О.Фамилия Главный бухгалтер И.О.Фамилия При подписании документа несколькими равными по должности лицамиих подписи располагаются на одном уровне, например: Министр Министр образования и науки имущественных отношений Самарской области Самарской области И.О.Фамилия И.О.Фамилия В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,их подписывающих, а обязанности в составе комиссии: Председатель комиссии И.О.Фамилия Члены комиссии И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует,документ может подписать лицо, исполняющее его обязанности.Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" -грубая ошибка. Дата На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от предыдущего реквизита. Дата документа - дата его подписания или утверждения, дляпротокола - принятия решения, для акта - события. Документы,издаваемые совместно двумя или более организациями, должны иметьединую дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в такойпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцзаписывают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год -четырьмя арабскими цифрами (например, 5 июня 2008 года - 05.06.2008). В нормативных документах и документах, содержащих сведенияфинансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформлениядаты, например, 31 декабря 2007 года, 1 января 2008 года и т.д. Индекс (номер) документа На документах, оформленных на бланках, номер проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номерпроставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем жемежстрочным интервалом, с каким печатался документ. Регистрационный индекс документа, как правило, складывается изиндекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлени где будет храниться его копия после отправки, номера дела пономенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номераисходящего документа. Он может также дополняться индексамикорреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителейи т.д. На документах, составленных совместно несколькимиорганизациями, регистрационные индексы проставляются через косую линиюв порядке расположения авторов документа. Гриф утверждения, гриф согласования Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования",слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного актарасполагаются в правом верхнем углу первого листа документа ипечатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ"отделяют от последующих строк реквизита 1 межстрочным интервалом (12пт) (остальные строки реквизита печатаются также через 1 интервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самойдлинной строки, длина которой не должна превышать 9 - 10 см иограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования ихрасполагают на одном уровне. Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углупланов, отчетов, инструкций, правил, актов, трудовых соглашений и др. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально издаваемым документом. При утверждении документадолжностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (безкавычек), должности утверждающего лица, его подписи, инициалов,фамилии и даты утверждения: Утверждаю Губернатор Самарской области И.О.Фамилия от___________________N______ При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне. Если документ утверждается постановлением, решением, приказом,протоколом, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ,УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительномпадеже, его даты, номера: Утвержден распоряжением Губернатора Самарской области И.О.Фамилия от_________________N________или Утверждено приказом министерства имущественных отношений Самарской области от____________N________ Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения размещается под текстом документа ипишется с заглавной буквы, начиная от левого поля, - Приложение,всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие: если приложение упомянуто в тексте документа - указывается числолистов и экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз.; если приложение в тексте не названо, его наименование дается вотметке о приложении с указанием числа листов и экземпляров в каждом,например: Приложение: 1. Проект договора (между кем о чем) на 5 л. в 1 экз.; 2. Список (кого, чего) на 2 л. в 2 экз. Если при направлении документа в несколько адресов приложениенаправляют не по всем адресатам, в отметке о его наличии указывается,в какой адрес его посылают (Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первыйадрес). Если приложение сброшюровано, то число листов не указывают. При приложении к документу другого документа, также имеющегоприложение, отметку об их наличии оформляют следующим образом: Приложение: письмо министерства управления финансами Самарскойобласти от 12.08.2008 N 108 и приложение к нему, всего на 4 л. В приложении к распорядительному документу (постановлению,приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) напервом его листе в правом верхнем углу пишут "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указаниемнаименования документа, его даты и регистрационного номера. Реквизит "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатается прописными буквами, а такжецентрируется с наименованием документа, его датой и регистрационнымномером относительно самой длинной строки, например: Приложение к приказу министерства имущественных отношений Самарской области от_____________N______ Визы Согласование проекта документа оформляется визой, котораявключает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а принеобходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа последнегоэкземпляра документа в нижней его части (письмо) или в отдельном листесогласования (нормативные правовые акты, соглашения, договоры,контракты) (приложение N 3). Полистное визирование оформляется визой на оборотной сторонекаждого листа в нижней его части. Полистно визируются: законопроект, проект постановленияГубернской Думы - экземпляр, который хранится в архиве; соглашения,договоры, контракты - все экземпляры; письма - на экземплярах,остающихся в управлении делопроизводства и документооборота. Резолюция Указания на исполнение документов фиксируются в форме резолюции,включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срокисполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату. Резолюция пишется на документе или на отдельном листе,прилагаемом к документу. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа,номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой илиоборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,например: Иванов 3332210 Идентификатор электронной копии документа Идентификатор электронной копии документа - это отметка(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на последней страницедокумента и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату идругие поисковые данные, устанавливаемые органом исполнительнойвласти. Приложение N 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ, ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ 2.1. Проект постановления или распоряжения Губернатора области,Правительства области, вице-губернатора области печатается на бланкеустановленной формы шрифтом размером N 14. 2.2. Постановление и распоряжение Губернатора области,Правительства области, вице-губернатора области имеют следующиереквизиты. Герб Самарской области <*> (в цветном изображении). Наименование вида акта <*> - постановление Губернатора Самарскойобласти, Правительства Самарской области или распоряжение ГубернатораСамарской области, Правительства Самарской области, вице-губернатораСамарской области. Дата <*> акта отделяется от наименования вида акта, как правило,2 межстрочными интервалами (24 пт), оформляется цифровым способом. Номер <*> - печатается сразу после даты арабскими цифрами исостоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 20. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква"р", например, N 42-р (к порядковому номеру распоряжениявице-губернатора области - "рв", например, N 51-рв). Заголовок - печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов(24 - 36 пт) от предыдущего реквизита с одинарным межстрочныминтервалом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос,о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами (24- 36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт). —————————————————————— <*> Реквизит входит в состав бланка и печатается при егоизготовлении в типографии. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительнуючасть). Преамбула в проектах постановлений Губернатора областизавершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописнымибуквами, в проектах постановлений Правительства области завершаетсясловами "Правительство Самарской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", последнееслово печатается прописными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений(распоряжений) Губернатора области, Правительства области,вице-губернатора области, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероватьсяарабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатораобласти, Правительства области, вице-губернатора области в тексте наних обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36пт) и состоит из слов "Губернатор Самарской области" (постановления,распоряжения Губернатора области), "Губернатор - председательПравительства Самарской области" (постановления, распоряженияПравительства Самарской области), инициалов и фамилии Губернатора -председателя Правительства области. Слова "Губернатор" и "Самарскойобласти" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слово"Губернатор" центрируется по отношению слов "Самарской области". Слова"Губернатор - председатель Правительства Самарской области" печатаютсяв три строки, через 1 межстрочный интервал. Слова "председательПравительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова"Губернатор" и "Самарской области" центрируются относительно второйстроки реквизита. Подпись "Вице-губернатор - первый заместительпредседателя Правительства Самарской области" (распоряжениевице-губернатора Самарской области) состоит из должности, инициалов ифамилии вице-губернатора области. Слова "Вице-губернатор - ", "первыйзаместитель", "председателя Правительства" и "Самарской области"печатаются в четыре строки через 1 межстрочный интервал, слова"председателя Правительства" печатаются от левой границы текстовогополя, а слова "Вице-губернатор - ", "первый заместитель" и "Самарскойобласти" центрируются относительно третьей строки реквизита. Инициалыи фамилия Губернатора области (вице-губернатора области) печатаются управой границы текстового поля. Ниже подписи, через три межстрочных интервала (36 пт), от левойграницы текстового поля печатаются в одну строку фамилия исполнителя иего телефон, при отсутствии места - на оборотной стороне последнеголиста документа в левом нижнем углу. Внизу на последней странице проставляется имя файла. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатораобласти, Правительства области, вице-губернатора области печатаются наотдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстовпостановлений (распоряжений). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первойстранице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ",ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановлениеили распоряжение Губернатора Самарской области, ПравительстваСамарской области, вице-губернатора Самарской области. Все составныечасти реквизита центрируются относительно самой длинной строки ипечатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должнапревышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличиинескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к постановлению Губернатора к постановлению Правительства Самарской области Самарской области от __________________N____ от_________________N_______ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемоеположение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самомприложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или"УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора постановлением Правительства Самарской области Самарской области от _________________N_____ от __________________N______ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способомчерез 1 межстрочный интервал. Наименование вида документа-приложения(первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами иможет быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующимистроками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения отделяется от даты и номера актадополнительным интервалом 60 пт, от текста приложения - дополнительныминтервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точкав конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделовполужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицыпечатается через 1 межстрочный интервал. Если таблица печатается более чем на одной странице, наименованияграф таблицы повторяются на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10, в конце каждойстраницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноскиее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставитсяточка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документахразделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты иподпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения)Губернатора области, Правительства области, - арабскими цифрами. Вуказанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты,подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделынумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять изномера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например,1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела ипункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты принеобходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметьпорядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1). Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первогоэкземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижнейего части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визыпроставляются также на оборотной стороне каждого листа приложения. 2.3. Требования по оформлению пояснительной записки к проектампостановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительстваобласти, вице-губернатора области. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения)оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующиереквизиты. Наименование вида документа - печатается прописными буквами,отделяется от верхней границы текстового поля 2 межстрочнымиинтервалами 24 пт и выравнивается по центру. Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочнымиинтервалами 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочныйинтервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка неставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления(распоряжения), к которому подготовлена пояснительная записка. Текст - отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36пт, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 межстрочного интервала(18 пт). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование исуть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами 36пт. Подпись включает наименование должности лица, подписывающегопояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи(инициалы и фамилию). Пояснительная записка подписывается руководителем органаисполнительной власти, готовившим проект. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через один межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.4. Требования по оформлению заключения органа исполнительнойвласти по проекту постановления (распоряжения) Губернатора области,Правительства области, вице-губернатора области. Заключение по проекту постановления (распоряжения) оформляется настандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа - печатается прописными буквами,отделяется от верхней границы текстового поля межстрочным интервалом24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита межстрочныминтервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочныйинтервал шрифтом N 14 и выравнивается по центру. Точка в концезаголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления(распоряжения), по которому подготовлено заключение. Текст - отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36пт, печатается шрифтом размером N 14 через интервал 18 пт. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля.Подпись - отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт. Заключение подписывается руководителем органа исполнительнойвласти (лицом, его замещающим). Подпись включает наименование должности лица, подписывающегозаключение, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы ифамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.5. Требования по оформлению обложки к документу,представляемому на заседание Правительства области. Обложка оформляется на листе картона формата А3, сложенномпополам, изготовленном в типографии департамента управления деламиГубернатора Самарской области и Правительства Самарской области. На лицевой стороне обложки указываются следующие реквизиты. Наименование проекта документа и его заголовок - отделяются отграницы верхнего поля межстрочным интервалом 36 пт. Кем внесен проект документа - печатаются слова "Проект внесен:",под ними - название органа, внесшего проект документа. Образец прилагается. Образец Рисунок герба ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от_______________N_____ | \|/ 2-3 инт. /|\ | | Об учреждении и порядке присуждения премий Губернатора Самарской | области за выдающиеся результаты в решении технических,\|/ медико-биологических, социально-экономических и1 инт. гуманитарных проблем | \|/ 2-3 инт. /|\ | 1,25 <——————> В целях совершенствования системы премированияработников организаций, расположенных в Самарской области,постановляю: \|/1,5 инт. /|\ |——————> <———————левое правоеполе поле2,5 см 2,5 см 1. Учредить с 1 января 2008 года четыре ежегодные премииГубернатора Самарской области за выдающиеся результаты в решениитехнических, медико-биологических, социально-экономических игуманитарных проблем (далее - премии Губернатора) в размере 350,0(трехсот пятидесяти) тысяч рублей каждая. 2. Утвердить прилагаемое Положение о порядке присуждения премийГубернатора. | \|/ 3 инт. | \|/ Губернатор Самарской области И.О.Фамилия | \|/ 3 инт. | \|/ Петров 3322333 номер файла /|\ | нижнее поле не менее 2 см Образец Утверждено постановлением Губернатора Самарской области от_____________N_______ |———————————| /|\ |5 одинарных| | |межстрочных|————————>| |интервалов | | |———————————| \|/ ПОЛОЖЕНИЕ о порядке присуждения премий Губернатора Самарской области за выдающиеся результаты в решении технических, медико-биологических, социально-экономических и гуманитарных проблем | | \|/ 2 инт. /|\ | | 1. Общие положения 1.1. Премия Губернатора Самарской области за выдающиесярезультаты в решении технических, медико-биологических,социально-экономических и гуманитарных проблем (далее - премияГубернатора) присуждается в целях стимулирования научной деятельностина территории Самарской области и создания благоприятных условий дляновых научных открытий. 1.2. Премия Губернатора присуждается работникам организаций любыхорганизационно-правовых форм и форм собственности, выполняющихнаучно-исследовательские, опытно-конструкторские работы ирасположенных в Самарской области, за выдающиеся работы, открытия идостижения, результаты которых существенно обогатили отечественнуюнауку и оказали значительное влияние на социально-экономическоеразвитие Самарской области. 1.3. Премия Губернатора присуждается Губернатором Самарскойобласти. Премия Губернатора носит персональный характер и присуждаетсяодному соискателю. При наличии новых особо значимых результатов премияГубернатора может быть присуждена повторно, но не ранее чем через пятьлет. (Далее текст не приводится) ________________________ Образец Рисунок герба ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от____________N______ | \|/ 2-3 инт. /|\ | О присвоении классных чинов государственной гражданской службы Самарской области гражданским служащим министерства образования и науки Самарской области | \|/ 2-3 инт. /|\ | 1,25 см <———————> В соответствии со статьями 7, 10, 20 Закона Самарскойобласти "О государственной гражданской службе Самарской области": |\|/1,5 инт./|\ |————————> <—————————левое правоеполе поле2,5 см 2,5 см Присвоить с 5 июня 2008 года классные чины государственнойгражданской службы Самарской области гражданским служащим министерстваобразования и науки Самарской области (далее - министерство): Дроздовой Галине Валентиновне, руководителю управленияорганизационно-правового и кадрового обеспечения министерства правоеполе действительный государственный советник Самарской области 2класса; (далее текст не приводится) | \|/ 3 инт. /|\ | Вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Самарской области И.О.Фамилия Петров 3321107 Образец ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту постановления Правительства Самарской области "О внесении изменений в Положение о министерстве по вопросам семьи и демографического развития Самарской области, утвержденное постановлением Правительства Самарской области от 12.12.2007 N 258" В соответствии со статьей 1 Федерального закона от 16.04.2001 N44-ФЗ "О государственном банке данных о детях, оставшихся безпопечения родителей" региональным оператором государственного банкаданных о детях определен орган исполнительной власти субъектаРоссийской Федерации, который в случаях, установленных статьей 122Семейного кодекса Российской Федерации, организует устройство детей,оставшихся без попечения родителей, на воспитание в семьи. В действующем Положении о министерстве по вопросам семьи идемографического развития Самарской области, утвержденномпостановлением Правительства Самарской области от 12.12.2007 N 258, кполномочиям министерства относится организация устройства детей навоспитание в семьи граждан, специализированные учреждения всех типов.Однако в Положении не прописано, что министерство по вопросам семьи идемографического развития Самарской области является региональнымоператором государственного банка данных о детях, оставшихся безпопечения родителей. Учитывая вышеизложенное, предлагается дополнитьпункт 2.2 Положения абзацем следующего содержания: "министерство по вопросам семьи и демографического развитияСамарской области осуществляет функции регионального операторагосударственного банка данных о детях, оставшихся без попеченияродителей". В соответствии с постановлением Правительства Самарской областиот 30.07.2008 N 301 "О назначении и выплате единовременного пособияпри передаче ребенка на воспитание в семью" министерство по вопросамсемьи и демографического развития Самарской области определеноуполномоченным на назначение и выплату единовременного пособия припередаче ребенка на воспитание в семью. В связи с этим вноситсядополнение в пункт 2.2 Положения следующего содержания: "министерство по вопросам семьи и демографического развитияСамарской области осуществляет назначение и выплату единовременногопособия при передаче ребенка на воспитание в семью". Министр по вопросам семьи и демографического развития Самарской области И.О.Фамилия Образец ЗАКЛЮЧЕНИЕ по проекту распоряжения Губернатора Самарской области "О выделении средств из резервного фонда для финансирования непредвиденных расходов областного бюджета администрации муниципального района Красноярский Самарской области" Министерство экономического развития, инвестиций и торговлиСамарской области, рассмотрев совместно с министерством управленияфинансами Самарской области вопрос о выделении администрацииКрасноярского района средств на разработку градостроительнойдокументации, сообщает следующее. На территории населенных пунктов п. Новосемейкино, п. НижняяСолонцовка, п. Угловой, п. Городцовка, с. Молгачи Красноярского районана земельных участках площадью 598 тыс. га в рамках реализациинационального проекта "Доступное и комфортное жилье - гражданамРоссии" планируется реализовать проекты малоэтажного жилищногостроительства. Картографические материалы по рассматриваемым участкамприлагаются. Освоение этих территорий позволит построить порядка 1,5 тыс.малоэтажных жилых домов коттеджного типа общей площадью 162,2 тыс. кв.м. В настоящее время данные земельные участки относятся к землямсельскохозяйственного назначения. Согласно Земельному кодексу Российской Федерации использованиерассматриваемых земель в целях жилищного строительства возможно приусловии перевода их из земель сельскохозяйственного назначения в землипоселений. В соответствии с Федеральным законом "О переводе земель илиземельных участков из одной категории в другую" орган государственнойвласти субъекта Российской Федерации, установив или изменив границыпоселения, принимает решение о переводе земель сельскохозяйственногоназначения в земли поселений. В Самарской области соответствующиеполномочия закреплены за министерством строительства ижилищно-коммунального хозяйства Самарской области. Обязательнымусловием изменения границ поселения является внесение изменений вгенеральный план поселения. Запрашиваемые муниципальным районом денежные средства позволят всрок до 1 июня 2008 года разработать всю необходимую градостроительнуюдокументацию. После изменения границ населенных пунктов начиная соктября 2008 года планируется начать строительно-монтажные работы пообустройству вышеуказанных земельных участков коммунальнойинфраструктурой. Исходя из вышеизложенного предлагается средства в сумме... млн.руб. на разработку градостроительной документации населенных пунктовКрасноярского района выделить за счет средств областного бюджета,предусмотренных по строке "Резервный фонд для финансированиянепредвиденных расходов". По состоянию на 21 декабря 2007 годанераспределенный пределенный остаток средств резервного фонда дляфинансирования непредвиденных расходов областного бюджета с учетомпроектов распоряжений Губернатора области, находящихся насогласовании, составляет... млн. рублей. Заместитель председателя Правительства Самарской области - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области И.О.Фамилия Наумова 2420098 Абаимова 3323902 Приложение N 3 Образец ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту постановления (распоряжения) Правительства Самарской области (наименование вопроса)|——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————|| Занимаемая должность | Дата поступления | Роспись, | Инициалы, || | проекта на | дата | фамилия || | согласование и | согласования | || | роспись | | || | ответственного | | || | за | | || | делопроизводство | | ||——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————|| Вице-губернатор - первый | | | И.О.Фамилия || заместитель председателя | | | || Правительства Самарской | | | || области | | | ||——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия || Правительства Самарской | | | || области - руководитель | | | || аппарата Правительства | | | || Самарской области | | | ||——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия || Правительства Самарской | | | || области - министр | | | || экономического развития, | | | || инвестиций и торговли | | | || Самарской области | | | ||——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия || Правительства Самарской | | | || области - министр | | | || управления финансами | | | || Самарской области | | | ||——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————|| Министр имущественных | | | И.О.Фамилия || отношений Самарской области | | | || Руководитель Главного | | | И.О.Фамилия || правового управления | | | || аппарата Правительства | | | || Самарской области | | | И.О.Фамилия ||——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————|| Руководитель управления | | | || делопроизводства и | | | || документооборота аппарата | | | || Правительства Самарской | | | || области | | | ||——————————————————————————————|——————————————————|——————————————|——————————————| Примечание: Инструкция по делопроизводству (п. 4.10) предусматривает времясогласования распоряжений (соглашений, договоров, контрактов) каждымлицом до 3-х дней, постановлений - до 5 дней, законов - до 7 дней. Образец ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к постановлению (распоряжению) Губернатора Самарской области (наименование вопроса)|—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Занимаемая должность | Дата поступления | Роспись, | Инициалы, || | проекта на | дата | фамилия || | согласование и | согласования | || | роспись | | || | ответственного за | | || | делопроизводство | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Вице-губернатор Самарской | | | И.О.Фамилия || области | | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия || Правительства Самарской | | | || области - руководитель | | | || аппарата Правительства | | | || Самарской области | | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия || Правительства Самарской | | | || области - министр | | | || экономического развития, | | | || инвестиций и торговли | | | || Самарской области | | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия || Правительства Самарской | | | || области - министр | | | || управления финансами | | | || Самарской области | | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Министр образования и | | | И.О.Фамилия || науки Самарской области | | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Руководитель Главного | | | И.О.Фамилия || правового управления | | | || аппарата Правительства | | | || Самарской области | | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————|| Руководитель управления | | | И.О.Фамилия || делопроизводства и | | | || документооборота аппарата | | | || Правительства Самарской | | | || области | | | ||—————————————————————————————|———————————————————|——————————————|—————————————| Примечание: Инструкция по делопроизводству (п. 4.10) предусматривает времясогласования распоряжений каждым лицом до 3-х дней, а постановлений -до 5 дней. Образец ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к распоряжению вице-губернатора Самарской области (наименование вопроса)|————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————|| Занимаемая должность | Дата поступления | Роспись, | Инициалы, || | проекта на | дата | фамилия || | согласование и | согласования | || | роспись | | || | ответственного | | || | за | | || | делопроизводство | | ||————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия|| Правительства Самарской | | | || области - руководитель | | | || аппарата Правительства | | | || Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия|| Правительства Самарской | | | || области - министр | | | || управления финансами | | | || Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————|| Заместитель председателя | | | И.О.Фамилия|| Правительства Самарской | | | || области - министр | | | || здравоохранения и | | | || социального развития | | | || Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————|| Министр строительства и | | | И.О.Фамилия|| жилищно-коммунального | | | || хозяйства Самарской | | | || области | | | ||————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————|| Руководитель Главного | | | И.О.Фамилия|| правового управления | | | || аппарата Правительства | | | || Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————|| Руководитель управления | | | И.О.Фамилия|| делопроизводства и | | | || документооборота аппарата | | | || Правительства Самарской | | | || области | | | ||————————————————————————————|——————————————————|——————————————|————————————| Примечание: Инструкция по делопроизводству (п. 4.10) предусматривает времясогласования распоряжений каждым лицом до 3-х дней. Образец ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ к распоряжению Правительства Самарской области "О внесении на рассмотрение Самарской Губернской Думы проекта закона Самарской области "Об утверждении комплексной программы "Развитие работ в сфере гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды для обеспечения гидрометеорологической и экологической безопасности населения и экономики Самарской области" на 2007 - 2009 годы"Докладчики Ефимов Александр Иванович - руководитель Приволжского межрегионального территориального управления по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды __________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность)Содокладчики________________________________________________________________________________________________________________________________Время для обсуждения вопроса 25 минут_________________________________Список приглашенных Довбыш Владимир Николаевич-руководитель управления Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Самарской области __________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность)______________________________________________________________________Пермяков - заместитель руководителя Нижне - ВолжскогоЕвгений Владимирович бассейнового водного управления, начальник территориального отдела водных ресурсов по Самарской области______________________________________________________________________Габричидзе - начальник Главного управления МЧС России поТамази Георгиевич Самарской области______________________________________________________________________Рубаков - руководитель департамента лесного хозяйстваСергей Владимирович Самарской области______________________________________________________________________Бигильдеева - начальник Центра по мониторингу загрязненияНаталья Рифатовна окружающей среды______________________________________________________________________Согласовано Нефедов А.П. - вице - губернатор - первый заместитель председателя Правительства Самарской области __________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность)Бендусов А.И. - заместитель председателя Правительства Самарской области - руководитель аппарата Правительства Самарской области______________________________________________________________________Хасаев Г.Р. - заместитель председателя Правительства Самарской области - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской областиИванов П.А. - заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области Образец Замечания к проекту|——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| Фамилия и инициалы; | Содержание замечания | Заключение || занимаемая должность | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————|| | | ||——————————————————————————|————————————————————————————|—————————————————————| Министр, руководитель департамента (управления) _________________ (роспись, дата) Помощник министра, руководителя департамента (управления) _________________ (роспись, дата) Образец ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ к проекту постановления Правительства Самарской области "О внесении изменений в постановление Правительства Самарской области от 27.12.2004 N 91 "Об утверждении Порядка осуществления заимствований унитарными государственными (казенными) предприятиями Самарской области"Докладчики Мальцев Николай Иванович - министр имущественных отношений Самарской области______________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность)Содокладчики________________________________________________________________________________________________________________________________Время для обсуждения вопроса 5 минут _________________________________________Список приглашенных___________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Согласовано Нефедов А.П. - вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Самарской области __________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество, должность)______________________________________________________________________Бендусов А.И. - заместитель председателя Правительства Самарской области - руководитель аппарата Правительства Самарской области______________________________________________________________________Хасаев Г.Р. - заместитель председателя Правительства Самарской области - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области______________________________________________________________________Иванов П.А. - заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области______________________________________________________________________ Образец Проект Постановление Правительства Самарской области Об утверждении Положения об аппарате Правительства Самарской области Проект внесен: аппаратом Правительства Самарской области Приложение N 4 Образец Лист рассылки постановления (распоряжения) N_______ от "_____"________________2008 г.1. Руководителям министерств________________________________________________________________________________________________________________2. Руководителям департаментов______________________________________________________________________________________________________________3. Руководителям Главных управлений (управлений)____________________________________________________________________________________________4. Бендусову А.И._____________________________________________________5. Головатому А.И.____________________________________________________6. Главное правовое управление аппарата Правительства области_________7. Облпрокуратуре (2 экз.) (постановление)____________________________8. Минюст РФ (постановление)__________________________________________9. Парламентской библиотеке РФ (2 экз.) (постановление)_______________10. Королеву П.П._____________________________________________________11. Бамбурову С.П.____________________________________________________12. Тырину А.Н._______________________________________________________13. Зюзюкину А.И._____________________________________________________14. Контрольный департамент___________________________________________15. Гарант, КонсультантПлюс, Скрыльнику И.А.__________________________16. РИАЦ______________________________________________________________17. Для опубликования_________________________________________________18. Рожковой Л.А._____________________________________________________19. Рылатко М.А.______________________________________________________20. Бажуткину Г.Н.____________________________________________________21. Александровой Л.С.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________ (должность) (подпись, дата) Примечание: органам и должностным лицам, обозначенным в списке полужирнымшрифтом, рассылается в обязательном порядке (список рассылки можетменяться). Приложение N 5 Образец Управление делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Самарской области Прошу направить в________________________________________________ (наименование министерства, управления,______________________________________________________________________ организации, департамента)копию постановления (распоряжения) Губернатора Самарской области илипостановления (распоряжения) Правительства области, вице-губернатораобластиот "___"__________________г. N__________________в_________________экз. Руководитель органа исполнительной власти Самарской области подпись И.О.Фамилия "___"_____________г. Исполнитель (должность) подпись И.О.Фамилия Приложение N 6 Образец СОГЛАШЕНИЕ между Правительством Самарской области и Правительством Российской Федерации (о чем) Правительство Самарской области в лице..., действующего наосновании..., и Правительство Российской Федерации в лице...,действующего на основании..., далее именуемые Сторонами,в целях...согласились о нижеследующем: Статья 1 (Далее текст не приводится) Приложение N 7 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ РЕЗОЛЮЦИЙ ПО РАССМОТРЕННЫМ ДОКУМЕНТАМ 5.1. Проекты резолюций оформляются с использованиемсоответствующих электронных шаблонов по установленной форме на листахформата А5 и А6. 5.2. Бланк резолюции имеет следующие реквизиты. Наименование должности лица, давшего резолюцию. Ф.И.О. исполнителя (исполнителей) поручений, содержащихся врезолюции. При направлении резолюции органам исполнительной властиуказываются фамилии и инициалы их руководителей. При наличии нескольких исполнителей поручений, содержащихся врезолюции, фамилии и инициалы должностных лиц печатаются одна поддругой через один межстрочный интервал. Текст - отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочнымиинтервалами (12 - 24 пт) и печатается через один межстрочный интервал. Текст резолюции состоит из отношения к содержащимся в документахпредложениям (согласия или несогласия) или поручений и датыпредставления доклада об их исполнении. При заполнении резолюции используется шрифт Times New Romanразмера N 14 на листах формата А5, размера N 12 на листах формата А6. Подпись - состоит из личной подписи, инициалов и фамилиируководителя, давшего резолюцию. Инициалы и фамилия печатаются управой границы текстового поля и отделяются от текста 2 - 3межстрочными интервалами (24 - 36 пт). Дата подписания резолюции - оформляется словесно-цифровымспособом (17 января 2008 г.) и печатается ниже реквизита "Подпись". Образцы прилагаются. Образец А6 Рисунок герба | Рисунок герба | ГУБЕРНАТОР | ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | Алексееву П.А. (созыв) | Сидорову А.А. Петрову А.А. | Андрееву Т.И. | Согласен с предложениями |министерства управления финансами. Прошу совместно рассмотреть | Прошу подготовить совещание пои до 16 августа с.г. представить | данному вопросу. согласованные замечания и | предложения к законопроекту. | | В.В.АРТЯКОВ | В.В.АРТЯКОВ | "30" января 2008 г. | "22" января 2008 г.———————————————————————————————————|—————————————————————————————————— Рисунок герба | Рисунок герба | ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР | ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | Соколову Н.Н. | Носову Н.А. | Для рассмотрения и ответа. | Возвращается для доработки, | согласования и внесения до 27 | января с.г. в установленном | порядке | А.П.НЕФЕДОВ | А.П.НЕФЕДОВ | "15" января 2008 г. | "23" января 2008 г. | Образец А5 Рисунок герба ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ|————————————————————————————————————————————————————————————————————|| Петрову А.А. (созыв) || Иванову Н.Н. || Кирееву О.А. || Наумову В.К. || Федотову Б.Н. || Никифоровой А.Н. || || || Прошу совместно рассмотреть || и до 9 января с.г. представить || согласованные замечания и предложения || к законопроекту || || В.В.АРТЯКОВ|| || "25" января 2008 г. || ||————————————————————————————————————————————————————————————————————| Приложение N 8 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОВ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ 6.1. Оформление проектов законов Самарской области осуществляетсяв соответствии с требованиями "Методических рекомендаций поюридико-техническому оформлению законопроектов" 2003 года на основанииЗакона Самарской области "О разработке, внесении и принятии за коновСамарской области" и настоящих Правил. 6.2. Законопроект, подготавливаемый для внесения Губернаторомобласти либо Правительством области в Самарскую Губернскую Думу впорядке законодательной инициативы, печатается шрифтом размером N 14на стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правойграниц текстового поля проставляется пометка "Проект внесенГубернатором Самарской области" либо "Проект внесен ПравительствомСамарской области". Пометка печатается через 1 межстрочный интервал ивыравнивается по правой границе. 6.3. Законопроект имеет следующие реквизиты. Герб Самарской области <*> (в цветном изображении). Наименование вида акта <*> - ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ. Наименование законопроекта - отделяется от наименования вида актамежстрочным интервалам 36 пт и печатается через 1 интервал шрифтомразмером N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем". Еслизаголовок состоит из 3-х или более строк, то он печатается строчнымиполужирными буквами через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. —————————————————————— <*> Реквизиты входят в состав бланка и печатаются при егоизготовлении в типографии. Заголовок не берется в кавычки. В наименовании законопроекта о внесении изменений в законынеобходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, вкоторую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения однойи той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части онаизменяется. Например: О внесении изменений в Закон Самарской области "Об административных правонарушениях на территории Самарской области" в связи с принятием Закона Самарской области "О земле" или О внесении изменений в статью 9 Закона Самарской области "О земле" Текст - отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочнымиинтервалами и печатается через 1,5 интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу иосновную часть. Текст законопроекта может подразделяться на разделы,главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если взаконопроекте нет глав, не следует. Возможно деление разделов наподразделы, глав - на параграфы. Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, инаименование. Обозначение и наименование раздела печатается одно поддругим прописными буквами, полужирным шрифтом по центру страницы. Например: РАЗДЕЛ I ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами,и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы иабзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописнойбуквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номераподраздела, после которого ставится точка. Например: Подраздел I. Общие положения об обязательствах Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование.Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа.Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом водну строку с обозначением номера главы, после которого ставитсяточка. Например: Глава 5. Права, обязанности и ответственность в области пожарной безопасности Параграф обозначается знаком з, имеет порядковый номер,обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Наименование параграфапечатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку собозначением номера параграфа, после которого ставится точка. Например: & 1. Хозяйственные товарищества и общества Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьиимеют единую сквозную нумерацию. Статья имеет порядковый номер,обозначаемый арабскими цифрами, имеет наименование, но висключительных случаях может его не иметь. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацногоотступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирнымшрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которогоставится точка. Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьине ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы иабзацного отступа полужирным шрифтом. Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаютсяарабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскимицифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчнымибуквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.Например: Статья 33. Сертификация 1. ... . (часть 1) 2. ...; (часть 2) 1)...; (пункт 1 части 2) 2)...: (пункт 2 части 2) а) ...; (подпункт "а" пункта 2 части 2) б) ... . (подпункт "б" пункта 2 части 2)или Статья 33 1. ... . (часть 1) 2. ...: (часть 2) 1)...; (пункт 1 части 2) 2)...: (пункт 2 части 2) а)...; (подпункт "а" пункта 2 части 2) б)... . (подпункт "б" пункта 2 части 2) В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могутподразделяться на абзацы (но не более 5). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется настатьи, содержащие перечни основных понятий, используемых взаконопроекте. Подпись - отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт исостоит из слов "Губернатор Самарской области". Слова "Губернатор" и"Самарской области" печатаются в 2 строки через 1 межстрочныйинтервал. Слова "Самарской области" печатаются от левой границытекстового поля, а слово "Губернатор" выравнивается по центруотносительно этих слов. Инициалы и фамилия Губернатора Самарской области печатаются повторой строке и выравниваются по правой границе текстового поля. Визы - проставляются на оборотной стороне законопроекта(полистное визирование) и на отдельном листе согласования. Образец законопроекта прилагается. 6.4. Требования по оформлению пояснительной записки кзаконопроекту. Пояснительная записка к законопроекту оформляется шрифтомразмером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеетследующие реквизиты. Наименование вида документа - печатается прописными буквами нижеграницы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтоми выравнивается по центру. Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита межстрочныминтервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в концезаголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, ккоторому подготовлена пояснительная записка, например: к проекту закона Самарской области "О внесении изменений в статью 3 Закона Самарской области "О транспортном налоге на территории Самарской области" Текст - отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пти печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. Текст должен содержать обоснование необходимости принятиязаконопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта,его целей, основных положений, места в системе законодательства, атакже прогноза социально-экономических и иных последствий егопринятия. Подпись - отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт. Пояснительная записка подписывается руководителем - исполнителем,готовившим законопроект. Подпись включает наименование должности лица, подписывающегопояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи(инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Образцы прилагаются. /|\ |——————| |————|25 мм | \|/ |——————| |——————————————————————————————————————————————————————————| |Образец оформления проекта закона Самарской области | |—————————————————————————|————————————————————————————————| | |————————————| /|\ Проект | | | 5 одинарных| | внесен Губернатором | | | межстрочных|——————>| Самарской области | | | интервалов | | /|\ | | |————————————| | | | | |—————————————————————| | |————————————————|——————| | | | Times New Roman Cyr | | |Times New Roman Cyr 14 | |<——————>| | 16, Ж | | |———————————————————————| |<————> /|\ | |—————————————————————| | | /|\|——|——| | | | ||——|——||25 мм| | | | ||25 мм||—————| | \|/ | ||—————| | \|/ | | ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | | /|\ |—————————| | | |<——————| 2 строки| | | \|/ | 1 инт | | | |—————————| | | | | О местном самоуправлении в Самарской области | | /|\ |—————————| | | /|\ |<———————|2 строки | | | |————————|————————————| \|/ |1 инт | | | | Times New Roman Cyr | |—————————| | | | 14, Ж | | | |————————|————————————| /|\ | | \|/ |—————————————| | | \|/ |————————| | | ГЛАВА I. Общие положения |1 строка| | | |1,5 инт | | | Статья 1. Основные понятия и термины |————————| | | | | | /|\ | | | |—————————————| | | \|/ | | | | 1. В настоящем Законе понятия и термины используются| |в следующих значениях: | | | | <——————|———————————————| | | и т.д. по тексту. | Times New | | | | Roman Cyr | | | | 14, 1,5 инт. | | | <—————|———————————————| | | | | | | Губернатор | |Самарской области И.О.Фамилия| | | |"___"______2008 г. | |N_________ | | | | | | | |————————————————————|—————————————————————————————————————| /|\ |—————| |——————|25 мм| \|/ |—————| /|\ |——————| |————|25 мм | \|/ |——————| |——————————————————————————————————————————————————————————| |Образец оформления проекта закона Самарской области | |—————————————————————————|————————————————————————————————| | |————————————| /|\ Проект| | | 5 одинарных| | внесен Правительством| | | межстрочных|——————>| Самарской области| | | интервалов | | /|\ | | |————————————| | | | | |—————————————————————| | |————————————————|——————| | | | Times New Roman Cyr | | |Times New Roman Cyr 14 | |<——|———>| | 16, Ж | | |———————————————————————| |<————> /|\ | |—————————————————————| | | /|\|——|——| | | | ||——|——||25 мм| | | | ||25 мм||—————| | \|/ | ||—————| | \|/ | | ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | | /|\ |—————————| | | |<——————| 2 строки| | | \|/ | 1 инт | | | |—————————| | | О порядке решения вопросов местного значения | | поселений на территории Самарской области | | в 2008 году | | | | | | /|\ |—————————| | | /|\ |<———————|2 строки | | | |————————|————————————| \|/ |1 инт | | | | Times New Roman Cyr | |—————————| | | | 14, Ж | | | |—————————————————————| | | | | Статья 1. Вопросы местного значения поселений, | | решение которых осуществляют органы | | местного самоуправления муниципальных | | районов | | /|\ |—————————| | | |—————| 2 строки| | | \|/ | 1,5 инт | | | |—————————| | | | | 1. Органы местного самоуправления муниципальных| |районов Самарской области в 2008 году осуществляют решение| |следующих вопросов местного значения поселений,| |расположенных в границах соответствующих| |муниципальных районов: | | <——————|———————————————| | | и т.д. по тексту. | Times New | | | | Roman Cyr | | | | 14, 1,5 инт. | | | <—————|———————————————| | | | | | | Губернатор | |Самарской области И.О.Фамилия| | | |"___"______2008 г. | |N_________ | | | | | | | |————————————————————|—————————————————————————————————————| /|\ |—————| |——————|25 мм| \|/ |—————| Образец Проект внесен Правительством Самарской области Рисунок герба ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ О порядке решения вопросов местного значения поселений на территории Самарской области в 2008 году Статья 1. Вопросы местного значения поселений, решение которых осуществляют органы местного самоуправления муниципальных районов _______________________________ Текст не приводится Губернатор Самарской области И.О.Фамилия "__"___________ 2008 г. N___________ Приложение N 9 Образец Рисунок герба ПРАВИТЕЛЬСТВО САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ Председателю Самарской Губернской Думы 443006, г. Самара, ул. Молодогвардейская, 210 Телефон: 332-22-15 В.Ф.САЗОНОВУ ___________N_______________ На N________от_____________ Уважаемый Виктор Федорович! На основании статей 77 и 86 Устава Самарской областиПравительство Самарской области в порядке реализации правазаконодательной инициативы вносит на рассмотрение Самарской ГубернскойДумы проект закона Самарской области "О порядке решения вопросовместного значения поселений на территории Самарской области в 2008году". С докладом выступит Зябкина Елена Николаевна - заместительминистра управления финансами Самарской области.Приложение: 1. Проект постановления Самарской Губернской Думы. 2. Текст законопроекта на 3 листах. 3. Пояснительная записка к законопроекту. 4. Справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования. 5. Финансово-экономическое обоснование законопроекта. 6. Перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения и дополнения которых потребует принятие законопроекта. Всего 14 листов. Губернатор - председатель Правительства Самарской области В.В.Артяков Александров 2425092 N файла /|\ | нижнее поле - не менее 2 см Приложение N 10 Образец Рисунок герба Проект внесен Правительством САМАРСКАЯ ГУБЕРНСКАЯ ДУМА Самарской области четвертого созыва ПОСТАНОВЛЕНИЕ О Законе Самарской области "О порядке решения вопросов местного значения поселений на территории Самарской области в 2008 году" Рассмотрев внесенный Правительством Самарской области проектзакона Самарской области "О порядке решения вопросов местного значенияпоселений на территории Самарской области в 2008 году", СамарскаяГубернская Дума ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Принять Закон Самарской области "О порядке решения вопросовместного значения поселений на территории Самарской области в 2008году". 2. Направить данный Закон Губернатору Самарской области дляобнародования. Председатель Думы В.Ф.Сазонов Приложение N 11 ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту закона Самарской области "О пособиях на семью в Самарской области" Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами ипечатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии неменее 20 мм от левой границы текстового поля. Текст должен содержать обоснование необходимости принятиязаконопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта,его целей, основных положений, места в системе действующегозаконодательства, а также прогноз социально-экономических и иныхпоследствий его принятия. Пояснительная записка подписывается руководителем органаисполнительной власти, готовившего законопроект. Должность (подпись) (дата) Приложение N 12 ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ проекта закона Самарской области "О внесении изменений в отдельные законы Самарской области в части государственной поддержки инвестиционной деятельности в Самарской области" По данным территориального органа федеральной службыгосударственной статистики по Самарской области, на 01.01.2008 30предприятий - производителей строительных материалов относится к видудеятельности "производство прочих неметаллических минеральныхпродуктов" (ОКВЭД 26). Из них прибыльными являются 15 предприятий, то есть толькополовина производителей строительных материалов. Прибыль прибыльных предприятий данного вида деятельности за 2005год оценочно составила 249,4 млн. рублей. Прибыль, зачисляемая в областной бюджет (при ставке 17,5%)составляет: 249,4 x 0,175 = 43,6. Итого 43,6 млн. рублей. При установлении пониженной ставки по налогу на прибыль,зачисляемому в областной бюджет, в размере 13,5% выпадение по налогуна прибыль составит 43,6 - (249,4 x 0,135) = 9,9, т.е. ориентировочно10 млн. рублей. Предоставление субсидий на возмещение затрат, связанных ссертификацией и (или) патентованием продукции, оформлением и защитойправ интеллектуальной собственности предполагается в порядке,предусмотренном Законом Самарской области "Об инвестициях игосударственной поддержке инвестиционной деятельности в Самарскойобласти", по строке "Субсидии на реализацию инвестиционных проектов"приложения 4 к Закону Самарской области "Об областном бюджете на 2008год", объем которой на 2008 год составляет 60 млн. рублей. Реализация Закона Самарской области "О внесении изменений вотдельные законы Самарской области в части государственной поддержкиинвестиционной деятельности в Самарской области" не потребуетдополнительных расходов областного бюджета". Подписывается руководителем министерства, департамента,управления, готовившего обоснование. Должность (подпись) (дата) Приложение N 13 |———————————————————————————————————————————————————————————————| | Образец справки о состоянии законодательства | | в данной сфере правового регулирования | |———————————————————————————————————————————————————————————————| СПРАВКА о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования Основные положения... в настоящее время регулируются: 1) Конституцией Российской Федерации; 2) федеральными законами "..."; 3) указами Президента Российской Федерации; 4) постановлениями Правительства Российской Федерации; 5) законами Самарской области "..."; 6) постановлениями Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области. Приложение N 14 ПЕРЕЧЕНЬ нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации проекта закона Самарской области, если его реализация требует принятия нормативных правовых актов В случае принятия проекта закона Самарской области "..." необходимо принять: 1) закон Самарской области "..."; 2) постановление Правительства Самарской области "...". Приложение N 15 Образец перечня законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих отмене, изменению и дополнению в случае принятия Закона Самарской области "..." ПЕРЕЧЕНЬ законов и иных нормативных актов, подлежащих отмене, изменению и дополнению в случае принятия Закона Самарской области ... В случае принятия Закона Самарской области "..." подлежатпризнанию утратившими силу: 1) Закон Самарской области ... (далее в скобках указываютсяисточники официального опубликования акта (год издания, N, статья) и вхронологическом порядке все изменения к указанному акту); 2) статьи ... Закона ...; 3) постановление...; 4) ...; 5) принятые на их основе нормативные правовые акты органовисполнительной власти. В случае принятия Закона Самарской области "..." до вступленияего в силу необходимо внести изменения в: 1) статьи ...; 2) ...; 3) принятые на их основе нормативные правовые акты органовисполнительной власти. Приложение N 16 Образец Рисунок герба ПРАВИТЕЛЬСТВО САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от___________N_____________ О внесении на рассмотрение Самарской Губернской Думы проекта закона Самарской области "О порядке решения вопросов местного значения поселений на территории Самарской области в 2008 году | \|/ 2-3 инт 1,25 см <—————————> В соответствии со статьями 77 и 86 Устава Самарскойобласти в порядке реализации права законодательной инициативы: | \|/1,5 инт. /|\ | 1. Внести на рассмотрение Самарской Губернской Думы проект законаСамарской области "О порядке решения вопросов местного значенияпоселений на территории Самарской области в 2008 году".———————> <—————————левое правоеполе поле2,5 см 2,5 см 2. Назначить Зябкину Елену Николаевну - заместителя министрауправления финансами Самарской области официальным представителемПравительства Самарской области при рассмотрении Самарской ГубернскойДумой проекта закона Самарской области "О порядке решения вопросовместного значения поселений территории Самарской области в 2008 году" | \|/ 3 инт /|\ | Губернатор - председатель Правительства Самарской области И.О.Фамилия Александров 2425092 номер файла /|\ | нижнее поле не менее 2 см Приложение N 17 ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТЗЫВ на федеральный проект закона (наименование, стадия рассмотрения) (Дается общая оценка и излагаются конкретные замечания ипредложения по законопроекту, степень учета положений заключенияПравительства области, официальных отзывов и поправок.) Губернатор - председатель Правительства Самарской области И.О.Фамилия Приложение N 18 Самарская Губернская Дума ЗАКЛЮЧЕНИЕ на проект закона Самарской области (наименование) (Дается оценка финансово-экономических положений законопроекта иих обоснований, излагается мнение о возможности финансированияпредполагаемых расходов, связанных с реализацией данногозаконопроекта, и определяется позиция Губернатора Самарской областиотносительно целесообразности принятия законопроекта.) Губернатор Самарской области И.О.Фамилия Приложение N 19 Правила оформления протоколов заседаний, совещаний Протоколы печатаются на бланках установленной формы илистандартных листах бумаги шрифтом размером N 14. Протокол имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа - протокол. Вид заседания, совещания, например: заседания Правительства Самарской области или совещания у Губернатора Самарской области И.О.ФАМИЛИЯ При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается отграницы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтомразмером N 17 и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через1 интервал и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровымспособом и печатается через 2 межстрочных интервала (24 пт) нижепредыдущего реквизита. Номер протокола заседания Правительства области печатаетсяарабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номерапротокола. Номер протокола совещания у Губернатора области, вице-губернатораобласти состоит из знака "N", инициалов имени и фамилиипредседательствовавшего, индекса подразделения, ответственного заподготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределахкалендарного года, например N ВА-8-21. Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами впределах календарного года. Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами (24 пт)ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются. Например: от 23 января 2008 г. N 2 Текст протокола - состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилия и инициалыпредседательствовавшего (председателя) на заседании (совещании),должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрированно прописнымибуквами, под ним 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже - должностьпредседательствовавшего, ниже через 1,5 интервала (18 пт), такжецентрированно - его инициалы и фамилия прописными буквами. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем 1 - 2межстрочными интервалами (12 - 24 пт) ниже печатаются наименованиядолжностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - ихинициалы и фамилии (1 межстрочный интервал). Наименования должностеймогут быть указаны обобщенно <*>, например:руководители министерств, департаментов, управлений. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочногоинтервала (18 пт) и включает вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения. —————————————————————— <*> Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно шрифтомразмером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки.Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавшихна заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса.Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт)и включает наименование должности лица, председательствовавшего назаседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи(инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается вправом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номерэкземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочногоинтервала (18 пт) и центрируется по отношению к грифу.Образцы прилагаются. ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ______________________________________________________________________ от "20" марта 2008 г. N 7 ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ГУБЕРНАТОР - ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И.О.ФАМИЛИЯПрисутствовали:Вице-губернатор - первый заместительпредседателя ПравительстваСамарской области И.О.ФамилияЗаместители председателя ПравительстваСамарской области - И.О.Фамилия - И.О.Фамилия - И.О.Фамилия - И.О.Фамилия - И.О.ФамилияЧлены Правительства Самарской области - И.О.Фамилия - И.О.Фамилия - И.О.Фамилия - И.О.Фамилия - И.О.ФамилияГлавный федеральный инспектор поСамарской области аппаратаполномочного представителя ПрезидентаРоссийской Федерации в Приволжскомфедеральном округе - И.О.ФамилияЗаместитель министра здравоохранения исоциального развития Самарской области - И.О.ФамилияЗаместитель министра строительства ижилищно-коммунального хозяйстваСамарской области - И.О.ФамилияЗаместитель руководителя департаментаценового регулирования министерстваэкономического развития, инвестиций иторговли Самарской области - И.О.ФамилияЗаместитель директора ООО"Самарарегионгаз" - И.О.ФамилияНачальник отдела по надзору засоблюдением федеральногозаконодательства прокуратуры Самарскойобласти - И.О.ФамилияЗаместитель министра нефтехимической игазовой промышленности Самарскойобласти - И.О.ФамилияЗаместитель генерального директора ООО"Средневолжская газовая компания" - И.О.ФамилияЗаместитель генерального директора поэкономике ООО "Самарарегионгаз" - И.О.ФамилияОтветственные работники аппарата Правительства Самарской областиПредставители средств массовой информации______________________________________________________________________ I. Об утверждении розничных цен на газ природный, реализуемыйнаселению (Канадина, Нефедов, Артяков) 1. Проект принять.Голосовали единогласно. Губернатор - председатель Правительства Самарской области И.О.Фамилия Образец Для служебного пользования Экз. N_____ ПРОТОКОЛ совещания у Губернатора Самарской области И.О.Фамилия от____________N__________Присутствовали:Министры Самарской области - инициалы и фамилии в алфавитном порядкеНачальник Главного управления - инициалы и фамилияЦентрального банка РоссийскойФедерации по Самарской областиРуководители органов муниципальных - инициалы и фамилии в алфавитномобразований области порядкеДепутаты Самарской Губернской Думы - инициалы и фамилии в алфавитном порядкеУправляющий отделением Пенсионного - инициалы и фамилияфонда Российской Федерации поСамарской областиОтветственные работники аппарата - инициалы и фамилии в алфавитномПравительства области порядкеПредставители средств массовой информации______________________________________________________________________ I. Об основных направлениях агропромышленной политики Самарской области на 2008 - 2010 годы __________________________________________ (фамилия, фамилия, фамилия) 1. Одобрить проект основных направлений агропромышленной политикина 2008 - 2010 годы. 2. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Самарскойобласти (Демченко) совместно с министерством экономического развития,инвестиций и торговли Самарской области (Хасаевым), министерствомуправления финансами Самарской области (Ивановым), другимизаинтересованными органами исполнительной власти и организациямидоработать указанный проект с учетом высказанных предложений изамечаний, предусмотрев при этом: создание резервного фонда зерна и регулирование рынка зерна вобласти. (Далее текст не приводится) Губернатор - председатель Правительства Самарской области И.О.Фамилия Образец ПРОТОКОЛ совещания у вице-губернатора Самарской области И.О.Фамилия от________________N__________Присуствовали:Заместитель председателя Правительства Самарскойобласти - министр здравоохранения и социальногоразвития Самарской области - инициалы и фамилияМинистр промышленности и энергетики Самарскойобласти - инициалы и фамилияЗаместитель министра управления финансамиСамарской области - инициалы и фамилияРуководитель департамента физической культуры испорта Самарской области - инициалы и фамилияОтветственные работники аппарата ПравительстваСамарской области - инициалы и фамилия в алфавитном порядке I. О проекте закона Самарской области "О возмещении материального ущерба в связи ..." ______________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия) (Текст) II. О мерах по обеспечению ... _____________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия) (Текст) Вице-губернатор Самарской области И.О.Фамилия Образец Гриф секретности или ограничительная пометка Экз. N ПРОТОКОЛ заседания комиссии (наименование) от____________N____________ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ заместитель председателя Правительства Самарской области И.О.ФамилияПрисутствовали:Заместитель председателя - инициалы и фамилияКомиссииСекретарь Комиссии - инициалы и фамилияЧлены Комиссии - инициалы и фамилия в алфавитном порядкеРуководители органов - инициалы и фамилияисполнительной власти в алфавитном порядкеСамарской областиОтветственные работники аппарата Правительства Самарской области.Представители средств массовой информации.______________________________________________________________________ О мерах по усилению межведомственной координации и контроля за ........ __________________________________________________________________ (Фамилия, фамилия, фамилия) (Текст) Заместитель председателя Правительства Самарской области И.О.Фамилия Приложение N 20 Правила оформления проектов приказов (распоряжений) органов исполнительной власти, их должностных лиц 1. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формышрифтом размером N 14. 2. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты. Наименование органа. Название вида документа - приказ (распоряжение). Дата и номер - указанные реквизиты печатаются централизованнымспособом. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоитиз знака "N", буквы "п" для приказа и буквы "р" для распоряжения ипорядкового номера приказа (распоряжения), например: от 11 декабря2008 года N 321-п (приказ), от 15 января 2008 года N 17-р(распоряжение). Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текстаприказа. Заголовок в распоряжениях оформляется при необходимости.Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из 2 и болеестрок, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал,например: О порядке подготовки и оформления документов в аппарате Правительства Самарской области или О командировании работников министерства сельского хозяйства и продовольствия Самарской области в Шенталинский район Текст - отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36пт, печатается через интервал 18 пт от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей:констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "воисполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основаниидругого документа, то в констатирующей части указывается наименованиеэтого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проекте приказа завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:",которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исрока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются структурные подразделения или конкретныедолжностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения оподразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль заисполнением приказа (распоряжения). Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводитсяприказ (распоряжение), включаются в указатель рассылки, которыйисполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения). Приказнормативного характера должен содержать пункт об опубликовании приказав средствах массовой информации. Приложения к приказам (распоряжениям) - оформляются аналогичноприложениям к постановлениям (распоряжениям) Правительства области. Визы - включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей идату. Место расположения виз аналогично их расположению на проектахпостановлений (распоряжений) Правительства области. Подпись - состоит из слов "Министр (наименование министерства)",инициала имени и фамилии министра. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки реквизита. Инициалы и фамилия министра печатаются отправой границы текстового поля.Образец прилагается. Образец Министерство культуры и молодежной политики Самарской области РАСПОРЯЖЕНИЕ от "__"__________ г. N 5-р О порядке использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в структурных подразделениях министерства культуры и молодежной политики Самарской области В целях упорядочения использования средств компьютерной,копировально-множительной техники и факсимильной связи в структурныхподразделениях министерства культуры и молодежной политики Самарскойобласти: 1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке использованиясредств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильнойсвязи, установленных в подразделениях министерства культуры имолодежной политики Самарской области. 2. Руководителям структурных подразделений министерства культурыи молодежной политики Самарской области обеспечить строгое выполнениетребований Положения. 3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить наответственного за делопроизводство (помощника руководителя)министерства культуры и молодежной политики Самарской области. Министр культуры и молодежной политики Самарской области И.О.Фамилия Образец УТВЕРЖДЕНО распоряжением министра культуры и молодежной политики Самарской области от "___"__________г. N______ ПОЛОЖЕНИЕ о порядке использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи, установленных в подразделениях министерства культуры и молодежной политики Самарской области 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет организацию и правилаиспользования средств компьютерной, копировально-множительной техникии факсимильной связи в подразделениях министерства культуры имолодежной политики Самарской области (далее - подразделения). (Далее текст не приводится) Образец Министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области ПРИКАЗ от 28 апреля 2008 г. N 37 О Порядке составления, утверждения и ведения бюджетных смет министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области и подведомственных министерству экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области бюджетных учреждений В соответствии со статьей 221 Бюджетного кодекса РоссийскойФедерации и приказом Министерства финансов Российской Федерации от20.11.2007 N 112н "Об общих требованиях к Порядку составления,утверждения и ведения бюджетных смет бюджетных учреждений" ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый Порядок составления, утверждения иведения бюджетных смет министерства экономического развития,инвестиций и торговли Самарской области и подведомственныхминистерству экономического развития, инвестиций и торговли Самарскойобласти бюджетных учреждений. 2. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на отделфинансово-экономического учета (Корчеву). 3. Опубликовать настоящий Приказ в средствах массовой информации. 4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня его официальногоопубликования. Министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области Г.Р.Хасаев УТВЕРЖДЕН приказом министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области от 28 апреля 2008 года N 37 ПОРЯДОК составления, утверждения и ведения бюджетных смет министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области и подведомственных министерству экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области бюджетных учреждений (Далее текст не приводится) Приложение N 21 |—————————————————————————————| | Письмо на имя Губернатора | | Самарской области |————| |—————————————————————————————| | | \|/ Губернатору Самарской области|———————————————————————————|| Письмо на бланке органа | И.О.Фамилия| исполнительной власти || Самарской области ||———————————————————————————| |———————————————————————————| | - о снятии с контроля, | | о продлении сроков | |——————————| исполнения (указанного | | | документа либо | | | поручения) | | |———————————————————————————| \|/ О снятии с контроля (продлении срока исполнения) постановления Правительства Самарской области от 01.10.2008 N 121 Уважаемый Владимир Владимирович!———————————————————|————————————————————————————————|————————————————— | Информация об исполнении либо |———————————————————| объективные причины продления |————————————————— | срока исполнения с указанием |———————————————————| конкретной даты представления |————————————————— | следующего отчета |———————————————————|————————————————————————————————|————————————————— В связи с этим прошу Вас снять с контроля указанное поручение(документ) либо перенести срок контроля исполнения указанногодокумента (поручения) до 01.10.2009. <——| | | |———————————|——————————————————————————| | В случае продления исполнения | | документа (поручения) необходимо | | указать конкретную дату представления| | следующего отчета | |——————————————————————————————————————|Приложение: постановление Правительства Самарской области <———————————————| от 01.10.2008 N 121. | | | |—————————————————|—————————————| | Наименование документа, | | по которому представляется | |отчет, с приложением его копии | |———————————————————————————————| Министр |——————————————————> подпись | | | |—————————————————————|————————| | Подпись руководителя органа | | исполнительной власти либо | | исполняющего его обязанности | |——————————————————————————————| Приложение N 22 Порядок оформления проектов служебных писем и телеграмм Письма оформляются на бланках установленной формы. Письмо имеет следующие реквизиты. Дата - оформляется словесно-цифровым способом. Исходящий номер - в письмах за подписью Губернатора области ивице-губернатора области состоит из индекса должностного лица, индексавопроса и порядкового номера по единой нумерации с начала года,например: 1-43/23 (6-43/51). В письмах, подписанных руководителем аппарата Правительства,исходящий номер состоит из индекса должностного лица и порядковогономера по единой нумерации с начала года, например, 8/22. Адресат - печатается от центра текстового поля 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт) ниже границы верхнего поля страницы. Все составныечасти реквизита центрируются относительно самой длинной строки,которая ограничивается правым полем документа. Наименование органа исполнительной власти, а также наименованиедолжности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через1,5 межстрочного интервала (18 пт). Служебные письма адресуют организациям, их руководителям иликонкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на ихобращения. В состав реквизита "Адресат" входят наименование организации,органа исполнительной власти, наименование должности, инициалы ифамилия адресата. Если служебное письмо направляется частному лицу -инициалы и фамилия данного лица. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случаеего направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указательрассылки, или частному лицу. При направлении служебного письма в организацию ее наименованиепишется в именительном падеже, например: Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации При направлении служебного письма в структурное подразделениеорганизации наименование подразделения также пишется в именительномпадеже, например: Самарская Губернская Дума Комитет по сельскому хозяйству и продовольствию Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, еслиименно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения повопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательномпадеже, например: Председателю Самарской Губернской Думы И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание илиученую степень, то перед фамилией может указываться звание илистепень, например: Ректору Самарского медицинского университета, профессору И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется руководителям несколькиходнородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Руководителям органов исполнительной власти Самарской области Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначаласледует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовыйадрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например: Фамилия И.О. ул. Ленинская, д. 8, кв. 15, г. Самара, 443010 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово"Копия(и)" не указывается. Если количество адресатов письма более четырех, то составляетсяуказатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило,указывается только один адресат. При необходимости рассылки копий письма органам исполнительнойвласти наименования органов исполнительной власти приводятся вуказателе рассылки, прилагаемом к письму, независимо от количестваадресатов. Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающийосновное содержание письма, его тему. Заголовок является частьюпоискового образа документа и при регистрации письма и постановке егона контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных. Не составляется заголовок к письмам, изготовленным на бланкахформата А5, с текстом небольшого объема (менее 8 - 9 строк). Заголовокпечатается от левой границы текстового поля строчными буквами (заисключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовокрасполагается под реквизитами бланка, место для него обычно отмечаетсяуголками при типографском изготовлении бланков. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Еслиобъем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописноготекста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускаетсяпродлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Текст письма - отделяется от заголовка текста 3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1,5 интервала (18 пт). Текст излагается от первого лица множественного числа (просим,направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа(Правительство области вносит, департамент представляет и т.д.). Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату,которое печатается центрированным способом, например: Уважаемый......! Отметка о наличии приложения - отделяется от текста письма 1,5 -2 межстрочными интервалами (18 - 24 пт). Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки иподчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текстприложения печатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка онем делается ниже текста документа и оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если в тексте названо несколько приложений или если приложения втексте документа не названы, то наименования приложенных документовперечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляровкаждого документа, например: Приложение: 1. Текст законопроекта о ... на 7 л. 2. Пояснительная записка к проекту закона о .... 3. Заключение Правительства области по ... законопроекту. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса,то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например: Приложение: программа в 3 экз. Подпись - отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт). В подписи указываются полное наименование должности, личнаяподпись, инициалы и фамилия: Министр образования и науки Самарской области И.О.Фамилия Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица(министра и т.д.), наименование должности в подписи не указывается,например: Министр И.О.Фамилия Если письмо оформляется на бланке Губернатора области,вице-губернатора области то наименование должности в подписиуказывается. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписирасполагаются одна под другой в последовательности, соответствующейзанимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одногоранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваютсясоответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровкиподписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются отних дополнительным межстрочным интервалом 1,5 (18 пт), например: Министр Министр здравоохранения и образования и науки социального развития Самарской области Самарской области И.О.Фамилия И.О.Фамилия Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевойили оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Образцы прилагаются. Рисунок герба Образец ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ Председателю Самарской Губернской Думы 443006, г. Самара, ул. Молодогвардейская, 210 Телефон: 332-22-68 В.Ф.Сазонову ___________N_______________ На N_________от____________ Уважаемый Виктор Федорович! На основании статьи 95 Устава Самарской области вношу нарассмотрение Самарской Губернской Думы в порядке реализации правазаконодательной инициативы проект закона Самарской области "О внесенииизменений в Закон Самарской области "Об областном бюджете на 2008год". С докладом выступит Иванов Павел Александрович - заместительпредседателя Правительства Самарской области - министр управленияфинансами Самарской области.Приложение: 1. Проект постановления Самарской Губернской Думы. 2. Текст законопроекта на 95 листах. 3. Пояснительная записка. 4. Справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования. 5. Перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области "О внесении изменений в Закон Самарской области "Об областном бюджете на 2008 год". 6. Финансово - экономическое обоснование принятия законопроекта. Всего 104 листа. Губернатор Самарской области В.В.Артяков Иванов 3321586 N файла /|\ | | нижнее поле не менее 2 см Особенности оформления служебных писем при переписке сзарубежными корреспондентами. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты указанных писем печатаются с использованием текстовогоредактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочныминтервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редакторатип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должнысоответствовать указанным выше. Переписка Губернатора области и вице-губернатора области сзарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами иправилами государственной протокольной практики и прецедентами. Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру,чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицуподобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включаеттитул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полноенаименование его должности и название города, где он находится. Всесоставные части реквизита, кроме названия города, печатаютсяпрописными буквами. Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал ирасполагается в левом нижнем углу первого листа независимо отколичества листов письма. Например: ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУХАРАЛЬДУ VКОРОЛЮ НОРВЕГИИг. Осло Текст письма - начинается с обращения, формулируемого всоответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнемвзаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство","Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращениепечатается с красной строки. В качестве заключительной формулы вежливости используются такиефразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". Вответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент. Подпись - состоит из наименования должности лица, от именикоторого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени ифамилии. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. При оформлении проекта письма на персональном бланке наименованиедолжности не указывается. При оформлении писем других должностных лиц зарубежным адресатам: адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию)адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома,название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) илиномер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется вСША, то после названия города дается, часто сокращенное, названиештата. При адресовании писем в Великобританию может быть указаноназвание графства. Составные части реквизита излагаются впоследовательности, соответствующей традициям страны назначения; адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма.В соответствии с международными стандартами составные части реквизитавыравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должнобыть не более шести, а количество знаков в строке - не более тридцати.Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтомменьшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядкии подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами названиеместности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.),учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, какправило), и страну назначения. Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ееназвание, затем почтовый адрес. Например: American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначалауказываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, названиеорганизации, потом почтовый адрес. Например: Mr. A.Widmar, Chairman, D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются егоимя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например: Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6а pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA Дата письма - проставляется в соответствии с расположением этогореквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом. Регистрационный номер письма - проставляется в соответствии срасположением этого реквизита на бланке документа. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не являетсяобязательным реквизитом. Ссылка на регистрационный номер и дату документа - оформляетсятолько в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии срасположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизитпереносятся с поступившего документа. Текст письма - начинается, как правило, с обращения. В деловойпереписке используются следующие обращения: "Уважаемые господа" - к организации в целом; "Уважаемый господин Блэк" - к мужчине; "Уважаемая госпожа Смит" - к женщине; "Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностномулицу, фамилия которого неизвестна. В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычноопускается, остается только фамилия. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут бытьиспользованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш","Наилучшие пожелания". Текст письма печатается с красной строки в установленных границахполей. Отметка о наличии приложения - располагается под текстом письма. Варианты оформления этого реквизита приводятся в разделе "Порядокоформления проектов служебных писем и телеграмм". Подпись - включает наименование должности лица, подписавшегодокумент, его личную подпись, инициал имени и фамилию. Подпись располагается под текстом документа или под отметкой оналичии приложения. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительномаксимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности у правой границы текстового поля. Междуинициалом и фамилией пробел не ставится. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона наподлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываютсяна копии письма, остающейся в деле. Идентификатор электронной копии письма (имя файла на машинномносителе) проставляется в колонтитуле на каждой странице документа влевой части нижнего поля шрифтом Times New Roman размером N 8. Образцы прилагаются. Образец Уважаемый господин Председатель, Имею честь сообщить, что___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ С уважением, Наименование должности И.О.Фамилия __________________________________ (наименование должности) господину_________________________ (инициалы имени, фамилия) _______________________ (город, страна) Ms. Kimma Avagimova 8024 Castorav Apt # A-2 PHILADELPHIA PA 19152 USA Уважаемая госпожа Авагимова, В связи с Вашим обращением сообщаем, что ... (Далее текст не приводится) Наименование должности И.О.Фамилия Оформление проектов служебных телеграмм. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы. Телеграммы имеют следующие реквизиты. Адрес (Куда) (Кому) Текст адресата печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации: Москва, ул. Короленко, д. 8 или Санкт-Петербург, д. 15 Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края, например: Елец Липецкой области или Ханты-Мансийск Тюменской области или Анадырь Магаданской области Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала (18 пт): Администрации Агинского Бурятского автономного округа или Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа инициалы, фамилия или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций,то их наименование следует указывать обобщенно, например: Руководителям органов исполнительной власти Самарской области При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляетсяуказатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившимтекст телеграммы. На каждом экземпляре должен быть почтовый адрес. Текст - отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт). Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрированным способом, например: Уважаемый..... ! Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двухэкземплярах. Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт)и включает наименование должности лица, личную подпись, инициалыимени, отчества и фамилию. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Регистрационный номер и дата - печатаются ниже реквизита"подпись" 2 межстрочными интервалами (24 пт) и состоят из порядковогономера по единой нумерации с начала года, индекса подразделения и датырегистрации, например: HP 35-8 от 24 июля 2006 г. Наименование и адрес отправителя - указываются под чертой ивключают в себя наименование органа (аппарат Правительства Самарскойобласти), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего тексттелеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визыисполнителя и руководителя органа исполнительной власти,подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, накоторый дается ответ. Образец прилагается. 22.4.3. При оформлении международных телеграмм их адрес и текстдолжны быть напечатаны латинскими буквами. Адрес международной телеграммы печатается в следующейпоследовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или местожительство адресата (улица,номер дома); наименование пункта назначения (город, страна). Образец г. Москва, Правительство Российской Федерации И.О.Фамилия ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА Уважаемый ............. ! (ТЕКСТ) Губернатор Самарской области И.О.Фамилия______________________________________________________________________ 443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210 Правительство Самарской области Приложение N 23 Образцы оформления отметок о срочности доставки документов |————————————————————————————————————————| | СРОЧНО | | ______________________ | | (индекс подразделения) | | _____________________________________ | | (подпись) | | _____________________________________ | | (фамилия, И.О.) | | Дата_________ Время _______ч.______м. | | к N______________________________<*> | | | |————————————————————————————————————————| |————————————————————————————————————————| | ВРУЧИТЬ | | НЕМЕДЛЕННО | | ______________________ | | (индекс подразделения) | | ____________________________________ | | (подпись) | | ____________________________________ | | (фамилия, И.О.) | | Дата_________ Время ______ч.______м. | | к N_____________________________<*> | | | |————————————————————————————————————————| —————————————————————— <*> В графе "к N" проставляется учетный номер документа или его краткое наименование, например: "к N 1-43/23 с поручением" или: "к письму А.П.Нефедова от 20.02.2008". Приложение N 24 Образец Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения______________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти)______________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ __________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения) _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата_____________________________ ОПИСЬ N|————|————————|——————————|————————|———————————————|——————————|——————————————|| N | Индекс | Заголовок| Дата | Кол-во | Срок | Примечание || п/п| дела | дела | дела | листов в | хранения | || | (тома, | (тома, | (тома, | деле (томе, | дела | || | части) | части) | части) | части) | (тома, | || | | | | | части) | ||————|————————|——————————|————————|———————————————|——————————|——————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 ||————|————————|——————————|————————|———————————————|——————————|——————————————|| Название раздела ||————|————————|——————————|————————|———————————————|——————————|——————————————|| | | | | | | ||————|————————|——————————|————————|———————————————|——————————|——————————————| В данную опись внесено___________________________дел с N_________ (цифрами и прописью)по N________________, в том числе:литерные номера:______________________________________________________пропущенные номера:___________________________________________________________________________ ______________ __________________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) составителя описи) ——————————————————————————— <*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.Дата__________________________ СОГЛАСОВАНО <**> Протокол экспертной комиссии органа исполнительной власти от "___"___________N________Передал____________________________________________________________дел (цифрами и прописью)и_________________________________регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью)к документам <***>________________________ _________ ______________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)сотрудника структурного подразделения)Дата___________________Принял ________________________дел и______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно-контрольных карточек к документам________________________ ___________ _____________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) руководителя архива органа исполнительной власти)Дата____________________ —————————————————————— <**> При наличии ЭК структурного подразделения. <***> Передаются вместе с делами канцелярии. Приложение N 25 Образец Наименование органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ 00.00.0000 N_____ ________________________ ________________________ (место составления) (наименование должности руководителя органа исполнительной власти) На________________год ___________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата______________________________|————————|—————————————————|———————————|———————————————|————————————————|| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел| Срок хранения | ПРИМЕЧАНИЕ || дела | (тома, частей) | (томов, | дела (тома, | || | | частей) | части) и N | || | | | статей по | || | | | перечню | ||————————|—————————————————|———————————|———————————————|————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||————————|—————————————————|———————————|———————————————|————————————————|| Название раздела ||————————|—————————————————|———————————|———————————————|————————————————|| | | | | ||————————|—————————————————|———————————|———————————————|————————————————|___________________________________ _________ _____________________(Ответственный за делопроизводство (подпись) (расшифровка подписи) органа исполнительной власти)Дата____________________________Виза зав. архивом(лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной Протокол экспертно- комиссии органа проверочной комиссии исполнительной власти управления государственной архивной службы Самарской областиот "__"________N____ от "___"______________N_______ Председатель комиссии И.О.Фамилия Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в______году в органе исполнительной власти|————————————————————————————|———————————|————————————————————————————————————|| По срокам | Всего | В том числе || хранения | | || | |—————————————————|——————————————————|| | | переходящих | с отметкой || | | | "ЭПК" ||————————————————————————————|———————————|—————————————————|——————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||————————————————————————————|———————————|—————————————————|——————————————————|| Постоянного | | | ||————————————————————————————|———————————|—————————————————|——————————————————|| Временного (свыше 10 лет) | | | ||————————————————————————————|———————————|—————————————————|——————————————————|| Временного (до 10 лет | | | || включительно) | | | ||————————————————————————————|———————————|—————————————————|——————————————————|| ИТОГО | | | ||————————————————————————————|———————————|—————————————————|——————————————————|___________________________________ _________ _____________________(ответственный за делопроизводство (подпись) (расшифровка подписи) органа исполнительной власти)Дата__________________________Итоговые сведения переданы в архив________________________ _________ _____________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) передавшего сведения)Дата__________________ Приложение N 26 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. N____________|————|——————————|———————————|——————————|———————————|————————|——————————————|| N | Индекс | Дата | Заголовок| Количество| Номера | Примечание || п/п| документа| документа | документа| документов| листов | || | | | | | ед. хр.| ||————|——————————|———————————|——————————|———————————|————————|——————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||————|——————————|———————————|——————————|———————————|————————|——————————————|| | | | | | | ||————|——————————|———————————|——————————|———————————|————————|——————————————|Итого____________________________________документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи_____________________________ (цифрами и прописью)______________________________ _________ _____________________(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)составившего внутреннюю опись документов дела)Дата________________________ Приложение N 27 Образец ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N_____ В деле подшито и пронумеровано____________________________листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов__________________________________________; пропущенные номера листов________________________________________ + листов внутренней описи________________________________________|————————————————————————————————————————————————————————————|——————————|| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера || | листов ||————————————————————————————————————————————————————————————|——————————|| 1 | 2 ||————————————————————————————————————————————————————————————|——————————|| | ||————————————————————————————————————————————————————————————|——————————|__________________________________ _________ _____________________(наименование должности работника) (подпись) (расшифровка подписи)Дата___________________ Приложение N 28 Образец Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Код государственного архива_____ Код органа исполнительной власти___________ |——————————————————————————————|______________________________________ | Ф. N ____________________ |______________________________________ | Оп. N ____________________ |______________________________________ | Д. N ____________________ |______________________________________ | |(наименование государственного архива) |——————————————————————————————|________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения) ДЕЛО N______ТОМ N__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела)______________________________________________________________________ (дата) На_____лист|—————————————————————————————————| Хранить____| ||Ф. N __________________________ ||Оп. N _________________________ ||Д. N __________________________ ||—————————————————————————————————| Приложение N 29Наименование органа исполнительной власти Гриф утвержденияФОНД N___________________ОПИСЬ N___________________________дел постоянного храненияза___________________год|————————————————————————————————————————————————————————————————————|| Название раздела (структурного подразделения) ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| N | Индекс | Заголовок | Крайние | Количество| Примечание || п/п | дела | дела | даты | листов | ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| | | | | | ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|В данный раздел описи внесено______________________________________ед.хр. (цифрами и прописью)с N________________ по N _______________, в том числе:литерныеномера:_______________________________________________________________пропущенныеномера:_______________________________________________________________________________________ ___________ _____________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) составителя описи)______________________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) руководителя архива или лица, ответственного за хранение архивных документов)Дата________________________ УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Протокол ЭКуправления государственной органа исполнительной власти архивной службы Самарской областиот "___" ________N______________ от "__" _______N_______________ Приложение N 30_________________________________________________________(наименование государственного архива Самарской области)____________________________________________ (наименование органа исполнительной власти) ФОНД N_______________ ОПИСЬ N_____________________________________________________________________ (название описи) Крайние даты______________________ Приложение N 31Наименование органа исполнительной власти Гриф утвержденияФОНД N___________________ОПИСЬ N___________________________дел временного (свыше 10 лет) храненияза___________________год|————————————————————————————————————————————————————————————————————|| Название раздела (структурного подразделения) ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| N | Индекс | Заголовок | Крайние | Количество| Примечание || п/п | дела | дела | даты | листов | ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| | | | | | ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|В данный раздел описи внесено_________________________________ед. хр.,с N________________ по N _______________, в том числе:литерные номера:______________________________________________________пропущенные номера:___________________________________________________________________________ ___________ _____________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) составителя описи)Дата_________________________________________________ _________ _____________________(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи) ответственного за хранение архивных документов)Дата________________________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной властиот "__" _____N______________ Приложение N 32 Наименование органа исполнительной власти Гриф утвержденияФОНД N___________________ОПИСЬ N___________________________дел по личному составуза___________________год|————————————————————————————————————————————————————————————————————|| Название раздела (структурного подразделения) ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| N | Индекс | Заголовок | Крайние | Количество| Примечание || п/п | дела | дела | даты | листов | ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|| | | | | | ||——————|——————————|————————————|——————————|———————————|——————————————|В данный раздел описи внесено__________________________________ед.хр., (цифрами и прописью)с N________________ по N _______________, в том числе:литерные номера:______________________________________________________пропущенные номера:___________________________________________________________________________ ___________ _____________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) составителя описи)Дата______________________________________________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) работника службы кадров)Дата________________________ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа Протокол ЭПК исполнительной власти государственного архива Самарской областиот "__" _______N______________ от "__"___________N_______________ Приложение N 33Наименование органа исполнительной власти Гриф утвержденияАКТ N__________________________(место составления)о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранениюНа основании__________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда N____________________ (название фонда)|————|——————————|———————|——————|————————————|———————|————————|————————————|| N | Заголовок| Край- | Но- | Индекс дела| Коли- | Сроки | Примечание || п/п| дела или | ние | мера | по номенк- | чество| хране- | || | группо- | даты | опи- | латуре или | ед. | ния и | || | вой заго-| | сей | N дела | хр. | номера | || | ловок до-| | | по описи | | статей | || | кументов | | | | | по пе- | || | | | | | | речню | ||————|——————————|———————|——————|————————————|———————|————————|————————————|| | | | | | | | ||————|——————————|———————|——————|————————————|———————|————————|————————————|Итого__________________________________ед. хр. за_________________годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за_____годы утверждены, а поличному составу согласованы с ЭПК государственного архива Самарскойобласти (протокол N_______________от_____________________)________________________________ _________ _____________________ (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)проводившего экспертизу ценности документов)Дата_____________________________СОГЛАСОВАНОПротокол ЭКоргана исполнительной властиСамарской областиот______________________N_______Документы в количестве________________________ ед. хр., весом_______кг (цифрами и прописью)сданы в____________________________ на переработку по приемо-сдаточнойнакладной от_________________N__________________________________________________ _________ _____________________(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи) сдавшего документы)Дата_______________________Изменения в учетные документы внесены._____________________________ _________ _____________________(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)внесшего изменения в учетные документы)Дата_____________________________ Приложение N 34 ЖУРНАЛ учета принятых и отправленных факсограмм|————|———————————|————————————|——————————|————————|—————————|——————————|———————————|| N | Дата и | Корреспон- | Количест-| Краткое| Ф.И.О., | Фамилия | Отметка || п/п| время | дент | во листов| содер- | приняв- | испол- | о || | поступ- | отправки | факсо- | жание | шего | нителя | подшивке || | ления | (получения)| граммы | факсо- | (отпра- | и руково-| факсо- || | (отправки)| | | граммы | вившего)| дителя, | граммы в || | факсо- | | | | факсо- | под- | дело || | граммы | | | | грамму | писавшего| || | | | | | | (получив-| || | | | | | | шего) | || | | | | | | факсо- | || | | | | | | грамму | ||————|———————————|————————————|——————————|————————|—————————|——————————|———————————| Приложение N 35 Правила оформления актов Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумагишрифтом размером N 14 и имеет следующие реквизиты. Гриф утверждения - печатается в правом верхнем углу первойстраницы акта. Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатаетсяпрописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт,личную подпись, ее расшифровку и дату. Все составные части реквизита центрируются относительно самойдлинной строки. Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утвердившегодокумент, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочногоинтервала (18 пт). Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документаотделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36пт), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другойнасыщенности и выравнивается по центру. Номер - печатается арабскими цифрами после слова "АКТ" на той жестроке. Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт), печатается через 1 межстрочный интервал,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в концезаголовка не ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткоесодержание актируемого факта или события. Заголовок долженсоответствовать тексту акта, например: О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению Текст - отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (36пт) и печатается через 1,5 межстрочного интервала (18 пт). Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей <*>. Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:", послекоторого указывается наименование документа, послужившего основаниемдля составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименованиедокумента печатается в именительном падеже, например: Основание: распоряжение руководителя аппарата Правительстваобласти от 25.12.2007 N 57 "О проведении инвентаризации вычислительнойи организационной техники, установленной в структурных подразделенияхаппарата Правительства области". С новой строки от левой границы текстового поля документапечатается слово "Составлен", ставится двоеточие и далее перечисляютсяфамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например: Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.или Составлен: Председатель Фамилия И.О. Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются валфавитном порядке. Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В нейизлагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителямиакта, ее результаты. ———————————————————————————————— <*> При необходимости допускается включать в акт заключительнуючасть, которая должна содержать решения, выводы или заключениякомиссии, составившей акт. В конце текста указываются сведения о количестве напечатанныхэкземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым онинаправлены. Например: Составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр - управление делопроизводства и документооборота, 2-й экземпляр - управление кадровой политики. Количество экземпляров акта определяется количествомзаинтересованных сторон или нормативными документами,регламентирующими составление акта. Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36пт). Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами,принимавшими участие в его составлении, например: Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия Члены комиссии подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписатьего с пометкой "Замечания прилагаются". Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе иприлагается к акту. Образец прилагается. (не приводится) Приложение N 36 Правила работы с централизованной автоматизированной информационной системой документооборота и делопроизводства Централизованная автоматизированная информационная системадокументооборота и делопроизводства Правительства Самарской области(далее - АИС ДД) обеспечивает переход на электронный документооборот ипредназначена для: создания единого информационного пространства и упрощениявзаимодействия сотрудников внутри организации; сокращения сроков рассмотрения и согласования документов; сокращения длительности и упрощения процедуры передачи документоввнутри организации; обеспечения возможности получения четкой информации о состояниизапроса и местонахождении документа; обеспечения прозрачности схемы движения документов(постановлений, распоряжений, писем и т.д.); исключения возможности утери информации о местонахождениидокументов; снижения издержек на инфраструктуру хранения и движениядокументов на бумажных носителях. В подразделениях органов исполнительной власти с использованиемАИС ДД ведутся учет и регистрация документов, контроль исполненияпостановлений и распоряжений Губернатора области и Правительстваобласти, электронное согласование и визирование документов, вводрезолюций. Для внесения необходимой информации в каждом подразделении органаисполнительной власти назначается сотрудник, ответственный заделопроизводство с использованием АИС ДД и оперативный ввод информациив нее. Ответственный сотрудник обязан в течение одного рабочего днявыполнять с использованием централизованной АИС ДД ввод следующихданных: реквизиты полученных или отправляемых документов; электронный образ (копия) документа и приложений к нему; резолюции руководителя; визы на листах согласований и комментарии к ним; информации об исполнении документов. Создание учетной карточки документа ведется непосредственнымисполнителем документа. Учетная карточка создается для любогодокумента, который проходит дальнейшую регистрацию ответственным заделопроизводство. К учетной карточке в обязательном порядкеприкрепляется электронный образ (копия) документа. Регистрация документов ведется в АИС ДД с использованием единойсистемы нумерации. Стандартная нумерация ведется по следующим правилам: XXXX-K-П-П-П/N,где XXXX - краткое буквенное обозначение органа исполнительной властиот 1 до 4 символов из утвержденной номенклатуры обозначений органовисполнительной власти (обязательное поле); K - цифровой код государственного органа исполнительной власти изнумерации индексов (приложение N 2) (обязательное поле); П - цифровой или буквенный внутренний код(ы) подразделения(ий)органа исполнительной власти по иерархии (устанавливаетсяруководителем органа исполнительной власти); N - порядковый номер документа в потоке (обязательное поле). Для учета используются три потока документов - входящие,исходящие и внутренние. К внутренним документам относится всяпереписка между органами исполнительной власти и их подразделениями. Для документов, допускающих только электронное обращение, вэлектронной карточке документа указывается специальный маркер "ЭД"(электронный документ). Документы, содержащие секретные сведения или имеющие гриф "ДСП",в АИС ДД не учитываются и не регистрируются. Ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за общимсостоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов вАИС ДД. Развитие автоматизированных систем электронного документооборотав органах исполнительной власти Самарской области должно производитьсяс обеспечением совместимости с централизованной АИС ДД. Совместимостьопределяется на уровне общих реквизитов документа, определения ивизуализации маршрута движения документа и общих справочниковсотрудников, подразделений органов исполнительной власти икорреспондентов. Содержание|————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| N | | Стр. || п/п| | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 1 | Общие положения | 1 - 6 ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 2 | Прием, обработка, регистрация и | 7 - 10 || | распределение поступающей корреспонденции | || | в аппарат Правительства Самарской области | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 3 | Организация работы с документами в | 10 - 13 || | органах исполнительной власти | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 4 | Подготовка и оформление проектов | 13 - 26 || | постановлений и распоряжений Губернатора | || | области и Правительства области, | || | распоряжений вице-губернатора области. | || | Особенности согласования проектов | || | соглашений (контрактов, договоров) | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 5 | Порядок подготовки и оформления резолюций | 26 - 29 || | Губернатора области и вице-губернатора | || | области | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 6 | Особенности работы с законопроектами, | 29 - 32 || | вносимыми в Губернскую Думу в порядке | || | законодательной инициативы | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 7 | Особенности организации работы с | 33 - 34 || | проектами законов Самарской области, | || | поступившими из Губернской Думы, и | || | проектами федеральных законов | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 8 | Особенности организации работы с законами | 34 - 36 || | Самарской области, направленными | || | Губернатору области для обнародования | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 9 | Подготовка материалов к заседаниям | 37 - 39 || | Правительства области | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 10 | Порядок оформления решений, принятых на | 40 - 42 || | совещаниях, проводимых Губернатором | || | области, вице-губернатором области | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 11 | Подготовка и оформление проектов приказов | 42 - 47 || | (распоряжений) органов исполнительной | || | власти, их должностных лиц | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 12 | Организация работы с запросами и | 47 - 49 || | обращениями членов Совета Федерации, | || | депутатов Государственной Думы и | || | Губернской Думы | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 13 | Порядок работы с обращениями граждан | 49 - 53 ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 14 | Контроль исполнения документов и | 53 - 61 || | поручений | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 15 | Оформление писем и телеграмм, отправка | 61 - 64 || | исходящих документов | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 16 | Особенности работы с документами, | 64 - 68 || | содержащими служебную информацию | || | ограниченного распространения | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 17 | Формирование дел, передача их в архив | 68 - 99 ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 18 | Машинописные и копировально- | 99 - 101 || | множительные работы | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 19 | Выполнение стенографических работ | 101 - 102 ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 20 | Организация приема и передачи документов | 102 - 107 || | с использованием средств факсимильной | || | связи и электронной почты | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 21 | Изготовление и использование печатей и | 107 - 110 || | штампов | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 22 | Особенности работы с документами, | 110 - 112 || | содержащими сведения конфиденциального | || | характера, обрабатываемыми с | || | использованием средств вычислительной | || | техники | ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|| 23 | Приложения с N 1 по N 36 | 113 - 230 ||————|——————————————————————————————————————————————|———————————|