Распоряжение Губернатора Самарской области от 04.02.2005 № 32-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области
ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 4 февраля 2005 г. N 32-р Утратилo силу - Распоряжение Губернатора Самарской области от 10.12.2008 г. N 480-р ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ В целях установления единых требований к документированиюдеятельности и организации работы с документами в администрацииГубернатора области и органах исполнительной власти Самарской области: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству вадминистрации Губернатора области и органах исполнительной властиСамарской области. 2. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора области от08.05.98 N 149 "Об инструкции по делопроизводству в Администрацииобласти". И.о. Губернатора Самарской области С.А.СЫЧЕВ Утверждена распоряжением Губернатора Самарской области от 4 февраля 2005 г. N 32-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ (ДАЛЕЕ - ИНСТРУКЦИЯ) 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему организацииделопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документамив администрации Губернатора области и органах исполнительной властиСамарской области. 1.2. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляетсяотделом делопроизводства аппарата Правительства области. 1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы сдокументами в администрации Губернатора области и органахисполнительной власти Самарской возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства в администрации Губернатора области иорганах исполнительной власти Самарской области осуществляетсяпомощниками руководителя администрации Губернатора области ипомощниками руководителей органов исполнительной власти Самарскойобласти, иными сотрудниками, на которых письменным распоряжениемруководителя возлагаются эти обязанности (далее - службаделопроизводства (помощник руководителя). Руководитель службыделопроизводства (помощник руководителя) несет ответственность завыполнение возложенных на службу функций, а также осуществляетконтроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением иисполнением документов. На службы делопроизводства (помощников руководителей) возлагаютсяследующие основные функции: прием и учет поступающих в администрацию Губернатора области илиорган исполнительной власти Самарской области документов, проверкасоответствия количества документов, фактически полученныхадминистрацией Губернатора области или органом исполнительной властиСамарской области, количеству документов зарегистрированных, а такжеправильности их регистрации; передача документов на рассмотрение руководителю администрацииГубернатора области или руководителю органа исполнительной властиСамарской области и после получения соответствующих указаний -исполнителю; учет и регистрация исходящих из администрации Губернатора областиили органа исполнительной власти Самарской области документов,проверка правильности их оформления и передача их на отправку; контроль за прохождением документов в подразделенияхадминистрации Губернатора области и органов исполнительной властиСамарской области (далее - подразделения); организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов, подготовка для руководителяадминистрации Губернатора области или руководителя органаисполнительной власти Самарской области сводок об исполненных и онаходящихся на исполнении документах; проверка наличия документов, находящихся на исполнении усотрудников администрации Губернатора области или органаисполнительной власти Самарской области; ежегодная проверка наличия в подразделениях документов, дел иизданий с пометкой "Для служебного пользования" и представления вобщий отдел аппарата Правительства области соответствующих актов(приложение 19); подготовка проектов резолюций, служебных писем за подписьюруководителя администрации Губернатора области или руководителя органаисполнительной власти Самарской области и других документов; контроль за своевременным списанием в дела исполненныхдокументов; разработка номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечениеиспользования дел, находящихся в делопроизводстве и законченныхделопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивноехранение; ознакомление сотрудников администрации Губернатора области иорганов исполнительной власти Самарской области с копиями федеральныхзаконов, актов (указов и распоряжений) Президента РоссийскойФедерации, актов (постановлений и распоряжений) ПравительстваРоссийской Федерации, актов палат Федерального Собрания РоссийскойФедерации, другими документами и информационными материалами,поступившими в администрацию Губернатора области или органисполнительной власти Самарской области; организация использования в администрации Губернатора области иорганах исполнительной власти Самарской области средств факсимильнойсвязи и копировальной техники; проведение инструктажа вновь принятых в администрацию Губернатораобласти и органы исполнительной власти Самарской области сотрудниковпо вопросам организации работы с документами. 1.4. При работе с документами не разрешается вносить в нихисправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренныхнастоящей Инструкцией. 1.5. Запрещается работать с документами (оригиналами) внеслужебных помещений. Исключения: в судах, иных юрисдикционных органах,на выездных семинарах, совещаниях, в Самарской Губернской Думе и т.п.с письменного разрешения руководителя администрации Губернатора илируководителя органа исполнительной власти Самарской области. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этойинформацией. 1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомленытолько лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация,раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению(распространению) без разрешения руководителя администрацииГубернатора области или его заместителя, руководителя аппаратаПравительства области (или его заместителя), руководителя органаисполнительной власти Самарской области (или его заместителя). 1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудникиобязаны передать через службу делопроизводства (помощникаруководителя) находящиеся у них на исполнении (на контроле) документыдругому сотруднику по указанию руководителя администрации Губернатораобласти или руководителя органа исполнительной власти Самарскойобласти. 1.9. При увольнении или переходе на работу в другое подразделениесотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службуделопроизводства (помощнику руководителя). 1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителюадминистрации Губернатора области или руководителю органаисполнительной власти Самарской области, в службу делопроизводства(помощнику руководителя) и отдел делопроизводства аппаратаПравительства области. По распоряжению руководителя администрацииГубернатора области или руководителя органа исполнительной властиСамарской области проводится проверка, о результатах которойинформируется руководитель администрации Губернатора области илируководитель органа исполнительной власти Самарской области. 1.11. Переписка администрации Губернатора области с органамиисполнительной власти Самарской области или между органамиисполнительной власти Самарской области по вопросам, которые могутбыть решены в оперативном порядке и не требуют документальногооформления, как правило, не допускается. 1.12. Передача представителям средств массовой информациикакой-либо служебной информации или документов осуществляетсясоответствующими подразделениями администрации Губернатора области, ав отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) председателя(лица его замещающего) Правительства области, руководителя органаисполнительной власти Самарской области. 1.13. Экземпляр настоящей Инструкции должен иметь каждыйсотрудник администрации Губернатора области и органа исполнительнойвласти Самарской области, выдаваемый службой делопроизводства(помощником руководителя). 1.14. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдениетребований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у нихдокументов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.15. Работа с секретными документами и шифротелеграммамиосуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а повопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - всоответствии с требованиями настоящей Инструкции. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копийсекретных документов осуществляются только на специальных техническихсредствах департамента финансово-хозяйственной деятельностиПравительства области и общего отдела аппарата Правительства области. 1.16. Порядок использования средств компьютерной,копировально-множительной техники в администрации Губернатора областии органах исполнительной власти Самарской области определяетсяспециальными положениями, утверждаемыми руководителями администрацииГубернатора области и органов исполнительной власти Самарской области. 2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрацияпоступающей Губернатору области и вице-губернатору области(председателю Правительства области) корреспонденции производятся вцентрализованном порядке канцелярией общего отдела аппаратаПравительства области (далее - канцелярия). В процессе первоначальнойобработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность ицелостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимыхреквизитов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей),имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаруженииповреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов и (или)приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается вканцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третийнаправляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним можно установить адрес отправителя или время отправки иполучения документов. 2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются нарегистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: материалы информационно-справочного и рекламного характера,присланные для сведения; копии документов; газеты, журналы, иные периодические издания; поздравительные открытки, приглашения и т.п. 2.3. Регистрация поступивших документов, за исключениемписьменных обращений граждан, производится в канцелярии с вводоминформации о них в электронную базу данных. На зарегистрированныхдокументах в нижней правой части лицевой стороны первого листаосновного документа проставляется регистрационный штамп, в которомуказываются дата регистрации документа, его входящий номер. Данные о зарегистрированных документах хранятся в компьютернойсистеме не менее 5 лет. 2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляетсяканцелярией в соответствии с распределением обязанностей междуадминистрацией Губернатора области и органами исполнительной властиСамарской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ихведения. 2.5. Письма Президента Российской Федерации, председателяПравительства Российской Федерации и его заместителей, письмаминистров и иных руководителей федеральных органов исполнительнойвласти, письма руководителей высших органов государственной властигосударств - участников Содружества Независимых Государств и иныхиностранных государств, письма посольств и представительствиностранных государств, адресованные Губернатору области, направляютсяв секретариат Губернатора области, адресованные председателюПравительства области, в секретариат председателя Правительстваобласти. 2.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений Совета ФедерацииФедерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации),Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее- Государственная Дума), Самарской Губернской Думы (далее - ГубернскаяДума), распоряжений Председателя Совета Федерации, ПредседателяГосударственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации,депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы направляютсяв секретариат Губернатора области для оформления порученийадминистрации Губернатора области или органам исполнительной властиСамарской области. 2.7. Копии федеральных законов, актов палат ФедеральногоСобрания, актов Президента Российской Федерации, постановленийГубернской Думы направляются в администрацию Губернатора области илиорганы исполнительной власти Самарской области в соответствии сутвержденными указателями рассылки. 2.8. Зарегистрированные экземпляры законов Самарской областиостаются в протокольной части отдела делопроизводства аппаратаПравительства области. 2.9. Письменные обращения граждан (письма и телеграммы), а такжекорреспонденция, связанная с перепиской граждан, пересылаются вуправление по работе с обращениями граждан администрации Губернатораобласти для регистрации. 2.10. Иная корреспонденция (в том числе документы, поступившие воисполнение поручений Губернатора области или вице-губернатора области(председателя Правительства области) направляется непосредственноруководителю администрации Губернатора области или руководителяморганов исполнительной власти Самарской области в соответствии свопросами, отнесенными к сферам их ведения. 2.11. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой"Вручить лично" раскладываются в канцелярии по ячейкам дляадминистрации Губернатора области и органов исполнительной властиСамарской области. Пакет с корреспонденцией "Вручить лично"вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. Корреспонденция, адресованная органам исполнительной властиСамарской области, раскладывается по ячейкам в канцелярии безрегистрации. 2.12. Зарегистрированные в канцелярии документы, корреспонденцияс пометкой "Вручить лично", а также перерегистрируемая корреспонденцияпередаются по назначению в течение рабочего времени в день ихпоступления или при поступлении документов в нерабочее время в первыйрабочий день, следующий за днем их поступления. При этом документы сотметками "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаютсявне очереди. Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и"Срочно", поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничныедни, вручаются администрации Губернатора области и органамисполнительной власти Самарской области срочно в первый рабочий день,следующий за днем их поступления. Ошибочно поступившая в администрацию Губернатора области илиорган исполнительной власти Самарской области корреспонденциянезамедлительно возвращается с соответствующей пометкой службойделопроизводства (помощником руководителя) в канцелярию. 2.13. Документы с отметкой "Подлежит возврату" возвращаются вканцелярию в пятидневный срок. 2.14. Документы, поступившие в канцелярию после 17 час. 30 мин.(в сокращенные рабочие дни до 16 час. 30 мин.), регистрируются наследующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленногорешения. 3. Организация работы с документами в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области 3.1. Корреспонденция, поступившая на имя Губернатора области,вице-губернатора области (председателя Правительства области),анализируется соответствующим секретариатом, докладывается Губернаторуобласти, вице-губернатору области (председателю Правительства области)и направляется с резолюцией Губернатора области, вице-губернатораобласти (председателя Правительства области) в администрациюГубернатора области или органы исполнительной власти Самарской областидля рассмотрения и проработки. Все документы, рассмотренные Губернатором области,вице-губернатором области (председателем Правительства области),направляются для исполнения в администрацию Губернатора области илиорганы исполнительной власти Самарской области только через канцеляриюобщего отдела аппарата Правительства области. 3.2. Передача зарегистрированного документа из администрацииГубернатора области в орган исполнительной власти Самарской областиили из одного органа исполнительной власти Самарской области в другойпроизводится через канцелярию в следующем порядке: переадресация документов с поручениями Губернатора области ивице-губернатора области (председателя Правительства области)производится с их разрешения; переадресация документов, поступивших в администрацию Губернатораобласти или в орган исполнительной власти Самарской области изсекретариата Губернатора области, производится по указаниюруководителя (заместителя руководителя) секретариата, из секретариатапредседателя Правительства области - по указанию руководителя(заместителя руководителя) секретариата председателя Правительстваобласти; переадресация документов, направленных после регистрациинепосредственно в администрацию Губернатора области или органисполнительной власти Самарской области, производится подоговоренности между руководителями. 3.3. Прием и учет поступивших в администрацию Губернатора областиили орган исполнительной власти Самарской области документовосуществляются службами делопроизводства (помощниками руководителей). О несоответствии количества поступивших документов немедленносообщается в канцелярию. 3.4. В администрации Губернатора области и органах исполнительнойвласти Самарской области учет поступления документов ведется вэлектронной базе данных (бумажных учетных карточках, в журналахустановленной формы). Порядок использования централизованной автоматизированнойинформационной системы документооборота и делопроизводстваадминистрации Губернатора области и органов исполнительной властиСамарской области определяется приложением 25 к настоящей Инструкции. Ознакомление сотрудников с этими документами производитсяслужбами делопроизводства (помощниками руководителей) по указаниюруководителя администрации Губернатора области или руководителя органаисполнительной власти Самарской области. 3.5. О поступивших документах докладывается руководителюадминистрации Губернатора области или руководителю органаисполнительной власти Самарской области. Службой делопроизводства(помощником руководителя) в первую очередь обрабатываются документы суказаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или спометками о срочности их доставки. 3.6. Руководитель администрации Губернатора области илируководитель органа исполнительной власти Самарской областирассматривает документы в следующем порядке: документы, поступившие с 9.00 до 18.00 текущего рабочего дня,рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до17.00); документы, поступившие после 18.00 рабочего дня (после 17.00сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10.00 следующегорабочего дня с учетом срочности исполнения. Руководитель администрации Губернатора области или руководительоргана исполнительной власти Самарской области дает указанияисполнителям по организации исполнения документов, оформляя их набланке установленной формы. Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятсяслужбой делопроизводства (помощниками руководителей) в учетныекарточки (журнал, электронную базу данных), после чего документыпередаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителяадминистрации Губернатора области или руководителя органаисполнительной власти Самарской области. 3.7. Исполнители докладывают о ходе исполнения документовначальникам отделов и регулярно представляют информацию об этом вслужбу делопроизводства (помощникам руководителей), которые вносятсоответствующие данные в карточки по учету документов (журналы,электронную базу данных). 3.8. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок(календарная дата) их исполнения. В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно",которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срокисполнения, начиная с даты подписания. Если для выполнения поручения устанавливается срок более одногомесяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядокдоклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполненияи т.п.). Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению вмесячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если вследующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца) считаяс даты подписания поручения (решения). Если последний день исполненияпоручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению впредшествующий ему рабочий день. 3.9. Руководитель администрации Губернатора области илируководители органов исполнительной власти Самарской области с учетомважности содержащихся в документах вопросов: организуют подготовку предложений по их решению и вносят этипредложения на рассмотрение Губернатора области или вице-губернатораобласти (председателя Правительства области); возвращают с сопроводительным письмом органам исполнительнойвласти и иным организациям для внесения в установленном порядкеподготовленные ими в инициативном порядке проекты постановлений ираспоряжений Губернатора области, Правительства области и иных актов,если они представлены с отступлением от установленных правил; направляют на рассмотрение в органы местного самоуправлениямуниципальных образований области обращения и другие, поступившие вадминистрацию Губернатора области и органы исполнительной властиСамарской области документы, содержащие вопросы, отнесенные ккомпетенции органов местного самоуправления и не требующие решенияГубернатора области и председателя Правительства области; могут направлять соответствующие документы органам местногосамоуправления и иным организациям, в компетенции которых находятсявопросы, содержащиеся в направляемых на экспертизу документах, дляподготовки заключения. 3.10. Регистрация исходящих документов за подписью руководителяадминистрации Губернатора области или руководителя органаисполнительной власти Самарской области ведется службойделопроизводства (помощником руководителя) в журнале регистрацииисходящих документов с вводом информации о них в компьютерную базуданных. 3.11. Руководитель службы делопроизводства (помощникруководителя) не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов,находящихся у сотрудников, со сведениями, занесенными в электроннуюбазу данных, а также еженедельно составляет справку о ходе исполнениядокументов и докладывает руководителю администрации Губернатораобласти или руководителю органа исполнительной власти Самарскойобласти о состоянии работы с документами. Введенная в базу данных информация о поступивших в администрациюГубернатора области или в органы исполнительной власти Самарскойобласти документах и учетные карточки хранятся не менее 5 лет. 3.12. Исполненные документы в 10-дневный срок передаютсяисполнителями в службу делопроизводства (помощнику руководителя) дляформирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 4. Разработка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области. Особенности согласования проектов контрактов, договоров, соглашений 4.1. Постановление Губернатора области - правовой актнормативного или ненормативного характера, принимаемый Губернаторомобласти по вопросам, входящим в его компетенцию, постановлениеПравительства области - правовой акт, принятый на заседанииПравительства области. Распоряжениями Губернатора области и Правительства областиявляются правовые акты ненормативного характера, издаваемыеГубернатором области и Правительством области по вопросам, входящим вих компетенцию. Текст проекта постановления Губернатора области, Правительстваобласти нормативного характера должен содержать указание наопубликование постановления Губернатора области, Правительства областив средствах массовой информации. 4.2. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области,Правительства области разрабатывается администрацией Губернатораобласти или органом исполнительной власти Самарской области (далее -разработчик проекта) по поручению Губернатора области, вицегубернатораобласти (председателя Правительства области), данному в устной или вписьменной форме, или по собственной инициативе. К проекту прилагаютсяподлинники документов, послужившие основанием для его разработки. 4.3. Проекты актов Губернатора области, Правительства области покадровым вопросам, по вопросам награждения Почетной грамотойГубернатора области, поощрения Благодарностью Губернатора области,направления Благодарственного письма Губернатора областиразрабатываются управлением кадровой политики и государственных наградадминистрации Губернатора области. 4.4. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области,Правительства области разрабатывается в соответствии с правиламиоформления проектов постановлений и распоряжений Губернатора области,Правительства области (приложение 3) и оформляется на оригинале бланкапостановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти (образцы прилагаются). 4.5. Если в проекте содержится отсылочное положение к ранеепринятым (изданным) постановлениям (распоряжениям) Губернатораобласти, Правительства области, они или извлечения из нихприкладываются к документам, прилагаемым к проекту постановления(распоряжения) Губернатора области, Правительства области. Проект, разрабатываемый в целях исполнения федеральныхнормативных правовых актов, законов и иных нормативных правовых актовСамарской области, должен содержать отсылочное положение ксоответствующим нормам указанных актов. В проекте используются полные официальные наименования органов иорганизаций. 4.6. К проекту, оформленному в соответствии с пунктом 4.4.Инструкции, прикладываются следующие документы: лист согласования; поручение Губернатора области, вице-губернатора области(председателя Правительства области), данное в письменной форме вслучаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатораобласти, вице-губернатора области (председателя Правительстваобласти), данному в письменной форме; пояснительная записка, подписываемая руководителем разработчикапроекта (лицом, его замещающим); постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти (извлечения из них) и (или) иные нормативные правовые акты(извлечения из них) в случаях, указанных в пункте 4.5. Инструкции; судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проектапостановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти в целях их исполнения. Пояснительная записка прикладывается к проекту нормативногохарактера, а также в случае разработки проекта по устному поручениюГубернатора области, вице-губернатора (председателя Правительстваобласти) или по инициативе администрации Губернатора области илиоргана исполнительной власти Самарской области. В пояснительной записке указываются: необходимость принятия (издания) постановления (распоряжения)Губернатора области, Правительства области и его предмет; сведения о наличии устного поручения Губернатора области,вице-губернатора (председателя Правительства области) в случае, когдаразработка проекта осуществляется по устному поручению Губернатораобласти или вице-губернатора (председателя Правительства области); нормативные правовые акты, регулирующие отношения в сфереразработки и принятия проекта; сведения о нормативных правовых актах, содержащих нормы ополномочиях Губернатора области или Правительства области по принятиюразрабатываемого проекта. 4.7. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области илиПравительства области, подготовленный разработчиком проекта, сприложением документов, указанных в пункте 4.6. Инструкции,направляется им на согласование. Согласование осуществляется путем визирования листа согласования(приложение 4) и полистного визирования проекта постановления(распоряжения) Губернатора области или Правительства области. 4.8. Согласование проекта постановления (распоряжения)Губернатора области или Правительства области осуществляется вследующем порядке: сотрудник разработчика проекта, непосредственно разработавшийпроект постановления (распоряжения) Губернатора области илиПравительства области, но не ниже начальника отдела (лица, егозамещающего) - полистно; руководитель разработчика проекта (лицо, его замещающее) - листсогласования; руководитель территориального органа федерального органаисполнительной власти, органа местного самоуправления, иного органа,организации (лицо, его замещающее), указанного в тексте проектапостановления распоряжения, - лист согласования; руководитель заинтересованного органа исполнительной властиСамарской области (лицо, его замещающее) - лист согласования; руководитель Главного правового управления аппарата Правительстваобласти (лицо, его замещающее) - лист согласования; редактор-корректор - полистно; начальник отдела делопроизводства аппарата Правительства области- лист согласования; руководитель одного из управлений Главного правового управленияаппарата Правительства области (лицо, его замещающее) в соответствии сраспределением обязанностей, если визируется проект постановленияГубернатора области, Правительства области, носящего нормативныйхарактер - полистно; руководитель администрации Губернатора области (лицо, егозамещающее) (постановление, распоряжение Губернатора области) - листсогласования; руководитель аппарата Правительства области (постановление,распоряжение Правительства области) - лист согласования; председатель Правительства Самарской области (постановление,распоряжение Губернатора области, постановление Правительства области)- лист согласования. 4.9. В случаях, когда в соответствии с проектом распоряженияГубернатора области, Правительства области предусматриваетсяобразование групп, комиссий, советов и т.д., допускается устноесогласование указанного проекта с лицами, включенными в состав групп,комиссий, советов и т.д., о чем делается соответствующая запись влисте согласования. 4.10. Согласование проектов контрактов, договоров, соглашенийосуществляется путем визирования лицевой стороны последнего листаэкземпляра, остающегося в Правительстве области, и путем полистноговизирования. На лицевой стороне последнего листа экземпляра, остающегося вПравительстве области, проекта контракта, договора, соглашениявизируют: руководитель органа исполнительной власти Самарской области,разработавшего указанный проект (лицо, его замещающее); руководители заинтересованных подразделений администрацииГубернатора области и органов исполнительной власти Самарской области(лица, их замещающие); руководитель Главного правового управления аппарата Правительстваобласти (лицо, его замещающее). Полистное визирование проекта контракта, договора, соглашенияосуществляют: сотрудник разработчика проекта, но не ниже начальника отдела(лица, его замещающего); редактор-корректор; руководитель одного из управлений Главного правового управленияаппарата Правительства области в соответствии с распределениемобязанностей (лицо, его замещающее). 4.11. Проект распоряжения Губернатора области, Правительстваобласти подлежит рассмотрению в течение трех рабочих дней, следующихза днем поступления проекта распоряжения Губернатора области,Правительства области на согласование. Проект постановления Губернатора области, Правительства областиподлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней, следующих за днемпоступления проекта постановления Губернатора области, Правительстваобласти на согласование. В случаях когда проект требует дополнительного изучения,специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок,указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, может бытьувеличен по согласованию с разработчиком проекта. В случае, когда срок, указанный в абзацах первом и второмнастоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке,установленном в абзаце третьем настоящего пункта, разработчик проектавправе представить проект на утверждение Губернатору области (лицу,его замещающему), председателю Правительства области (лицу, егозамещающему), на рассмотрение заседания Правительства области безсоответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, сприложением служебной записки. 4.12. В случаях когда у лиц, согласовывающих проект, имеютсязамечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, вписьменной форме в виде отдельного документа (заключения) иприлагаются к проекту постановления (распоряжения) Губернатораобласти, Правительства области. Замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первомнастоящего пункта, согласовываются разработчиком проекта с лицом, ихсделавшим. В случаях когда замечания и (или) предложения не учтены (несняты), вопрос о разногласиях рассматривается вицегубернатором(председателем Правительства области) или на заседании Правительстваобласти. 4.13. В случаях когда в процессе согласования проектапостановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиальногохарактера, связанные с изменением концепции проекта, проект подлежитповторному согласованию в порядке, установленном в пунктах 4.7. -4.10. настоящей Инструкции. 4.14. Проект считается согласованным со дня полученияразработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласованиялибо со дня снятия замечаний органом, представившим замечания. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со днясогласования проекта, если за этот срок не было изменений взаконодательстве по данному вопросу. 4.15. В Главное правовое управление аппарата ПравительстваСамарской области проекты правовых актов и иных документовнаправляются после их согласования всеми заинтересованными органами. Вслучае если согласованное мнение заинтересованных органов по проектамправовых актов и иным документам отсутствует, указанные проекты идокументы направляются в Главное правовое управление аппаратаПравительства Самарской области с письменным обоснованиемнеобходимости принятия проекта правового акта или иного документа впредставленной на экспертизу редакции. 4.16. Проект, согласованный Главным правовым управлением аппаратаПравительства области, редактором-корректором, представляетсяразработчиком проекта начальнику отдела делопроизводства аппаратаПравительства области для окончательной проверки правильностиоформления проекта. По результатам проверки начальник отдела делопроизводствааппарата Правительства области ставит визу в листе согласования ипередает проект консультанту (помощнику) руководителя аппаратаПравительства области для организации его визирования руководителемаппарата Правительства области (постановление, распоряжениеПравительства области) или руководителю администрации Губернатораобласти (постановление, распоряжение Губернатора области). В случаях когда по результатам проверки выявлены нарушенияустановленного порядка разработки проекта, начальник отделаделопроизводства аппарата Правительства области возвращает проектразработчику проекта на доработку. Доработка проекта осуществляется в сроки, установленные в абзацахпервом и втором пункта 4.11. Инструкции начиная со дня поступленияпроекта к разработчику проекта. Проект, завизированный руководителем аппарата Правительстваобласти, руководителем администрации Губернатора области, передаетсяконсультантом (помощником) руководителя аппарата Правительства областиили консультантом (помощником) руководителя администрации Губернатораобласти начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительстваобласти для организации его визирования председателем Правительстваобласти и организации подписания (постановление, распоряжениеГубернатора области) Губернатором области (лицом, его замещающим),(распоряжение Правительства области) председателем Правительстваобласти (лицом, его замещающим). Согласованные проекты постановленийПравительства области начальником отдела делопроизводства аппаратаПравительства области вносятся в повестку дня заседания Правительстваобласти. 4.17. Ответственность за качество разработки проекта несетруководитель разработчика проекта. 4.18. Постановление (распоряжение) Губернатора области,подписанное Губернатором области, постановление (распоряжение)Правительства области, подписанное председателем Правительстваобласти, передается в протокольную часть отдела делопроизводствааппарата Правительства области для оформления и выпуска. Постановления (распоряжения) Губернатора области и постановления(распоряжения) Правительства области регистрируются раздельно впределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква"р". 4.19. Постановление (распоряжение) Губернатора области,Правительства области направляется лицам, указанным в листе рассылки,заполняемом и подписываемом сотрудником разработчика проекта,непосредственно разработавшим проект постановления (распоряжения)Губернатора области, Правительства области (приложение 5). Постановление (распоряжение) Губернатора области, Правительстваобласти, вносящее изменения и (или) дополнения в принятые актыГубернатора области, Правительства области, направляются тем лицам,которым ранее направлялись указанные акты Губернатора области,Правительства области или их правопреемникам. В случае, когда постановление (распоряжение) Губернатора области,Правительства области направляется лицам, не входящим в утвержденныеуказатели листа рассылки, сотрудник разработчика проекта,непосредственно разработавший проект постановления (распоряжения)Губернатора области, Правительства области, должен внести в указательлиста рассылки наименование указанных лиц и их почтовые адреса. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатораобласти, Правительства области осуществляется по заявке разработчикапроекта (приложение 21) либо по указанию руководителя администрацииГубернатора области (лица, его замещающего) или его заместителя,руководителя аппарата Правительства области (лица, его замещающего)или его заместителя, о чем делается отметка в соответствующемуказателе листа рассылки. 4.20. Подлинники постановлений (распоряжений) Губернатораобласти, Правительства области, пояснительные записки, листысогласования, заключения и листы рассылки остаются в протокольнойчасти отдела делопроизводства аппарата Правительства области споследующей передачей по окончании текущего года в архив. 5. Порядок подготовки и оформления резолюций Губернатора области и председателя Правительства области 5.1. Резолюции Губернатора области и председателя Правительстваобласти по рассмотренным документам оформляются на листах формата А5или А6 по установленной форме (приложение 6). 5.2. Подготовка резолюций Губернатора области и председателяПравительства области по рассмотренным документам осуществляется вследующем порядке: проекты резолюций Губернатора области и председателяПравительства области готовятся секретариатом Губернатора области,секретариатом председателя Правительства области соответственно; в проекте резолюции, содержащей поручение, указываютсяисполнители, дата его выполнения и при необходимости указания поконтролю исполнения поручения; если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматриваетсянесколько исполнителей, то определяется ответственный исполнительпоручения, который указывается первым или помечается словом "созыв"; исполнители, указанные в резолюции после первого лица, направляютему свои предложения не позднее 5 дней до окончания срока исполнения,указанного в резолюции, а первое лицо, в свою очередь, подготавливаетокончательный документ с указанием в нем всех позиций исполнителей(или с приложением их обращений (служебных записок) по данномувопросу; в проекте резолюции, выражающей отношение к поставленным вдокументе вопросам, как правило, указывается содержание вопроса(например, "Согласен с предложением..." или "Согласиться спредлагаемым решением..."). Такая резолюция адресуется организации(должностному лицу), представившей документ. 5.3. Копии оформленных резолюций в обязательном порядкерассылаются: организациям или должностным лицам, указанным в резолюции; управлению по работе с обращениями граждан, если поручение данопо письму гражданина; Губернской Думе - по запросам и обращениям депутатов ГубернскойДумы. В необходимых случаях оформленные резолюции могут рассылатьсязаинтересованным организациям, не указанным в тексте резолюции. Если резолюция оформлена на листе формата А6 и направляется болеечем в 4 адреса или на листе формата А5 и направляется более чем в 10адресов, то к ней прилагается указатель рассылки. 5.4. Резолюция, подписанная Губернатором области илипредседателем Правительства области, вместе с документами, по которымона дана, передается в канцелярию соответствующим секретариатом суказанием даты передачи для регистрации и последующей рассылки (еслисрочно, то пишется и время передачи). Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах резолюцийпосле их подписания. Каждой резолюции присваивается соответствующий регистрационныйномер, состоящий из индекса органа, готовившего проект, а такжераздела номенклатуры дел и порядкового номера поручения по единойнумерации с начала года. Указанный регистрационный номер проставляетсятакже на каждом документе, по которому дана резолюция. 5.5. Подлинник резолюции, на котором проставлена отметка оботправке ее копий адресатам, вместе с подлинниками документовнаправляется в соответствующий орган для организации контроляисполнения. Оформленная резолюция регистрируется в канцелярии. 5.6. Замена разосланных резолюций, данных Губернатором областиили председателем Правительства области, производится руководителем(заместителем) секретариата Губернатора области или председателемПравительства области. 5.7. Переадресация оформленных резолюций, даваемых Губернаторомобласти или председателем Правительства области, осуществляетсяканцелярией. 5.8. Сведения об оформленных резолюциях вводятся канцелярией вэлектронную базу данных, информация о ходе выполнения поручений,содержащихся в резолюциях, регулярно вводится администрациейГубернатора области и органами исполнительной власти Самарской области- исполнителями в их электронную базу данных. 5.9. Аналогичным образом подготавливаются и оформляются порученияруководителей министерств (департаментов, управлений). 6. Особенности работы с законопроектами, вносимыми в Губернскую Думу в порядке законодательной инициативы 6.1. Разработка проектов законов Самарской области осуществляетсяадминистрацией Губернатора области и органами исполнительной властиСамарской области в соответствии с Законом Самарской области "Оразработке, внесении и принятии законов Самарской области" на основеплана законопроектной деятельности. План законопроектной деятельности составляется аппаратомПравительства области ежегодно на основании предложений администрацииГубернатора области и органов исполнительной власти Самарской области(на полугодие). Предложения администрации Губернатора области и органовисполнительной власти Самарской области направляются в аппаратПравительства области в срок, указанный в обращении руководителяаппарата Правительства области. План законопроектной деятельности утверждается Губернаторомобласти (лицом, его замещающим). В случаях, когда возникает необходимость разработать проектзакона Самарской области, не включенный в план законопроектнойдеятельности, такой проект закона Самарской области разрабатываетсяадминистрацией Губернатора области или органом исполнительной властиСамарской области по поручению Губернатора области, данному в устнойили письменной форме, или по собственной инициативе. 6.2. Координацию деятельности по организации разработки проектазакона Самарской области и его прохождению в Губернской Думеосуществляет ответственное лицо (статссекретарь) органа исполнительнойвласти Самарской области в соответствии с Положением об организацииработы в органах исполнительной власти Самарской области повзаимодействию с Самарской Губернской Думой, утвержденнымраспоряжением Губернатора области от 29.07.2002 N 311-р. 6.3. Проект закона Самарской области оформляется в двухэкземплярах как приложение к проекту письма Губернатора области на имяпредседателя Губернской Думы (далее - письмо Губернатора области)(приложение 7). Вместе с проектом закона представляются документы,предусмотренные статьей 8 Закона Самарской области "О разработке,внесении и принятии законов Самарской области" (в 2 экземплярах): пояснительная записка, содержащая сведения осоциально-экономическом и правовом обосновании принятия проекта законаСамарской области, определяющем его цель, о краткой характеристикесодержания проекта закона Самарской области, о прогнозесоциальноэкономических, финансовых и иных последствий принятия проектазакона Самарской области, подписанная руководителем органа,подготовившего законопроект; справка о состоянии федерального и областного законодательства вданной сфере правового регулирования; перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения,дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарскойобласти; финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проектазакона Самарской области, реализация которого потребует материальныхзатрат); перечень нормативных правовых актов, принятие которых необходимодля реализации проекта закона Самарской области, если его реализациятребует принятия нормативных правовых актов; проект постановления Губернской Думы о принятии проекта законаСамарской области. А также дискета, содержащая электронные копии вышеуказанныхдокументов. 6.4. Администрация Губернатора области или орган исполнительнойвласти Самарской области, разрабатывающий проект закона Самарскойобласти (далее - разработчик проекта закона), организует согласованиепроекта закона Самарской области (второго экземпляра) и второгоэкземпляра письма Губернатора области. Согласование проекта закона Самарской области осуществляетсяпутем визирования листа согласования и полистного визирования второгоэкземпляра законопроекта и сопроводительного письма в следующемпорядке: руководитель разработчика проекта закона (лицо, его замещающее),руководитель заинтересованного органа исполнительной власти Самарскойобласти (лицо, его замещающее), руководитель Главного правовогоуправления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее),руководитель администрации Губернатора области (лицо, его замещающее),председатель Правительства области (лицо, его замещающее) - листсогласования; сотрудник, разработавший законопроект, но не ниже начальникаотдела, руководитель управления Главного правового управления аппаратаПравительства области (лицо, его замещающее), редактор-корректор -полистно. 6.5. Проект закона Самарской области с приложением письмаГубернатора области и иных документов подлежит рассмотрению вадминистрации Губернатора области, в заинтересованном органеисполнительной власти Самарской области, в Главном правовом управленииаппарата Правительства области, редактором-корректором в течение 7рабочих дней, следующих за днем поступления проекта закона Самарскойобласти. В случаях, когда проект закона Самарской области требуетдополнительного изучения, специальной проверки, истребованиядополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящегопункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проектазакона. В случае, когда срок, указанный в абзаце первом настоящегопункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке,установленном в абзаце втором настоящего пункта, разработчик проектавправе представить проект письма Губернатора области на подписьГубернатору области (лицу, его замещающему) без соответствующей визыруководителя заинтересованного органа исполнительной власти Самарскойобласти с приложением служебной записки. В случаях, когда у лиц, согласовывающих проект закона Самарскойобласти, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, какправило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения) иприлагаются к проекту закона Самарской области. Замечания и (или)предложения согласовываются разработчиком проекта закона с лицом, ихсделавшим. В случаях когда замечания и (или) предложения не учтены (несняты), вопрос о разногласиях рассматривается председателемПравительства области, на заседании Правительства области илиГубернатором области. 6.6. Ответственность за качество разработки проекта законаСамарской области несет руководитель разработчика проекта закона. 7. Особенности организации работы с проектами законов Самарской области, поступившими из Губернской Думы, и проектами федеральных законов 7.1. Проекты законов Самарской области, поступившие из ГубернскойДумы, и проекты федеральных законов (далее - законопроекты),поступившие на имя Губернатора области, рассматриваются администрациейГубернатора области или органами исполнительной власти Самарскойобласти на основании поручения Губернатора области (лица, егозамещающего). Органом, ответственным за подготовку заключения на законопроект,является администрация Губернатора области или орган исполнительнойвласти Самарской области, руководитель, которого указан первым впоручении Губернатора области (лица, его замещающего). Положительное или отрицательное заключение на законопроектоформляется на бланке Губернатора области и подлежит согласованиюответственным органом исполнительной власти Самарской области,руководителем администрации Губернатора области, руководителями другихорганов исполнительной власти Самарской области, указанными впоручении Губернатора области (лица, их замещающие), и Главнымправовым управлением аппарата Правительства области. Согласованиеосуществляется путем визирования второго экземпляра проектазаключения. Администрация Губернатора области, органы исполнительной властиСамарской области, руководители которых указаны в порученииГубернатора области (лица, его замещающего), Главное правовоеуправление аппарата Правительства области в пределах срока,определенного органом, направившим законопроект, вправе высказать своизамечания и предложения к законопроекту. Замечания и предложения кзаконопроекту оформляются на бланке администрации Губернатора областиили органа исполнительной власти Самарской области и подписываются егоруководителем (лицом, его замещающим). Проект заключения на законопроект подготавливается к сроку,определенному органом, направившим законопроект, но не позднее чем в30-дневный срок со дня поступления законопроекта на заключениеГубернатору области, если в поручении Губернатора области (лица, егозамещающего) не указан иной срок. Администрация Губернатора области, органы исполнительной властиСамарской области, руководители которых указаны в порученииГубернатора области (лица, их замещающие), вправе не давать заключениена проект закона Самарской области, внесенный Губернатором области впорядке реализации права законодательной инициативы, принятыйГубернской Думой в первом чтении и направленный на заключениеГубернатору области. В случае если орган исполнительной властиСамарской области принял решение не давать заключение на указанныйпроект закона Самарской области, он информирует об этом инициаторазаконопроекта. 7.2. Заключение на проект закона Самарской области, поступившийиз Губернской Думы, оформляется на бланке Губернатора области заподписью Губернатора области (или лица, его замещающего) иподготавливается в сроки, указанные Губернской Думой, но не позднееодного месяца со дня поступления проекта закона Самарской области вканцелярию. 8. Особенности организации работы с законами Самарской области, направленными Губернатору области для обнародования 8.1. Закон Самарской области, направленный Губернской ДумойГубернатору области для обнародования, регистрируется в канцелярии ипередается в секретариат Губернатора области для подготовкисоответствующего поручения Губернатора области (лица, егозамещающего). Первый экземпляр закона Самарской области с приложениемуказанного поручения Губернатора области (лица, его замещающего) икопии соответствующего постановления Губернской Думы о его принятиинаправляется в администрацию Губернатора области или органисполнительной власти Самарской области, к компетенции которогоотносится исполнение закона Самарской области, который в течение 10дней должен согласовать закон Самарской области и передать его дляподписания Губернатору области. Об этом незамедлительно информируетсясоответствующее подразделение администрации Губернатора области, накоторое возложены функции контроля за соблюдением сроков подготовкизакона Самарской области к обнародованию Губернатором области. Второй экземпляр закона Самарской области направляется в Главноеправовое управление аппарата Правительства области. В необходимых случаях копии закона Самарской области направляютсяв другие органы исполнительной власти Самарской области. В течение 10 календарных дней со дня поступления закона Самарскойобласти администрация Губернатора области или орган исполнительнойвласти Самарской области обеспечивает согласование закона Самарскойобласти. 8.2 Согласование закона Самарской области осуществляется путемполистного визирования (оборотной стороны) экземпляра закона Самарскойобласти, остающегося в Правительстве области: исполнителем,руководителем управления Главного правового управления аппаратаПравительства области, редактором-корректором. Руководителем, ккомпетенции которого относится исполнение закона, руководителемГлавного правового управления аппарата Правительства области,руководителями других органов исполнительной власти Самарской области(если копии закона Самарской области были им направлены насогласование), согласование закона осуществляется путем проставлениявизы в отдельном листе согласования. 8.3. Согласованный закон Самарской области (в 2-х экземплярах)направляется ответственным органом исполнительной власти Самарскойобласти с приложением копии постановления Губернской Думы о егопринятии начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительстваобласти для подготовки Губернатору области для подписания. 8.4. Закон Самарской области, подписанный Губернатором области,передается начальником отдела делопроизводства аппарата Правительстваобласти в протокольную часть отдела делопроизводства аппаратаПравительства области для его регистрации. Протокольная часть отделаделопроизводства аппарата Правительства области передает 2 экземпляра(ксерокопии) информационно-аналитическому управлению администрацииГубернатора области для организации официального опубликования законаСамарской области в средствах массовой информации. Один экземплярзакона (с визами) остается в протокольной части отделаделопроизводства аппарата Правительства области, второй направляется вГубернскую Думу. 8.5. В случае отклонения Губернатором области закона Самарскойобласти, принятого Губернской Думой, проект письменного обоснованияотклонения закона Самарской области разрабатывается ответственныморганом исполнительной власти Самарской области в течение 5календарных дней со дня поступления по согласованию с Главным правовымуправлением аппарата Правительства области. Проект письменного обоснования отклонения закона Самарскойобласти разрабатывается по поручению Губернатора области или поинициативе ответственного органа исполнительной власти Самарскойобласти или Главного правового управления аппарата Правительстваобласти. 8.6. Проект письменного обоснования отклонения закона Самарскойобласти оформляется на бланке Губернатора области. 9. Подготовка материалов к заседаниям Правительства области 9.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства области иоформление принятых на заседаниях постановлений Правительства областиосуществляются в соответствии с Регламентом Правительства области. 9.2. Материалы по вопросам, включенным в план заседанийПравительства области, вносятся на рассмотрение органамиисполнительной власти Самарской области и организациями, на которыевозложена их подготовка. Вопросы, связанные с рассмотрением проектов постановленийПравительства области, решения по которым принимаются исключительно назаседаниях Правительства области, включаются в проект повестки дняочередного заседания Правительства области по мере готовности проектовв соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции с учетом времени,необходимого для их подготовки к рассмотрению. 9.3. Подготовленные к заседанию Правительства области материалыпередаются начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительстваобласти для включения в повестку дня заседания Правительства областине позднее чем за 15 календарных дней до заседания. 9.4. К проекту постановления Правительства области прилагаютсяследующие документы: титульный лист, в котором указываются наименование вопроса,докладчик, время рассмотрения вопроса, список приглашенных нарассмотрение и завизировавших проект, перечень поступивших замечаний;лист согласования; пояснительная записка, справки, расчеты, обоснования и другиедокументы, требующиеся для рассмотрения данного вопроса; списокрассылки постановлений. Явку лиц, приглашенных на заседание Правительства области пообсуждаемым вопросам, обеспечивают отдел делопроизводства аппаратаПравительства области и исполнители документа. Орган исполнительной власти Самарской области, ответственный заподготовку вопроса для рассмотрения на заседании Правительстваобласти: осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением вустановленном порядке материалов в Правительство области; проводит согласование с другими заинтересованными органамиисполнительной власти Самарской области проектов подготавливаемыхдокументов (проекты актов в обязательном порядке согласовываются сруководителем аппарата Правительства области, Главным правовымуправлением аппарата Правительства области и полистно визируютсяисполнителем, руководителем управления Главного правового управленияаппарата Правительства области, редактором-корректором) и представляетих для рассмотрения. 9.5. Начальник отдела делопроизводства аппарата Правительстваобласти готовит проект повестки дня заседания Правительства областидля подписания председателем Правительства или его заместителем. Проект повестки очередного заседания Правительства исоответствующие материалы рассылаются участникам заседания не позднеечем за 5 дней до назначенной даты заседания. 9.6. Во время рассмотрения вопросов на заседаниях Правительстваобласти ведется стенографирование. Стенограмма оформляется в течение суток после заседания ипредставляется начальнику отдела делопроизводства аппаратаПравительства области в двух экземплярах (один из них полистновизируется сотрудником, готовившим стенограмму). Один экземпляр стенограммы с подлинником возвращается исполнителю(если данный проект принят с замечаниями) для доработки. Решения, принятые на заседании Правительства, оформляютсяпротоколом. Протокол заседания Правительства оформляется отделомделопроизводства аппарата Правительства области в течение 3 рабочихдней и подписывается председательствующим на заседании. 9.7. Постановления дорабатываются работниками, подготовившимипроект, с учетом замечаний и поручений председательствующего назаседании на основании стенограммы заседания в недельный срок (еслипредседательствующим не установлен другой срок) и с визой руководителя- исполнителя (на стенограмме в правом углу сверху) "На подпись"сдаются начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительстваобласти для визирования руководителем аппарата Правительства области иподписания председательствующим на заседании. 10. Организация работы с запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Губернской Думы 10.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениячленов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, ГубернскойДумы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее- запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и Самарской области о статусечлена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы иГубернской Думы. 10.2. По запросам готовится резолюция Губернатора области (лица,его замещающего) с необходимыми поручениями администрации Губернатораобласти и (или) органам исполнительной власти Самарской области. 10.3. В поручении по запросам устанавливается дата представленияадминистрацией Губернатора области или органом исполнительной властиСамарской области проекта ответа на запрос, которая определяетсяисходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее чемчерез 15 календарных дней со дня поступления его Губернатору области(лицу, его замещающему). 10.4. В поручении по запросам (по решению Губернатора области илилица, его замещающего) даются указания о рассмотрении администрациейГубернатора области и (или) органом исполнительной власти Самарскойобласти в соответствии с их компетенцией запроса и направлении ответачлену Совета Федерации, депутату Государственной Думы или ГубернскойДумы, а копии ответа - канцелярии. В случае, когда Губернатор области (лицо, его замещающее)определяет необходимость личного ответа на запрос, в порученииадминистрации Губернатора области и (или) органам исполнительнойвласти Самарской области даются указания о представлении Губернаторуобласти (лицу, его замещающему) проекта соответствующего ответа. Сроквыполнения поручения устанавливается исходя из необходимостипредставления ответа на запрос не позднее 15 календарных дней со дняпоступления его Губернатору области (лицу, его замещающему). Копии оформленных на соответствующих бланках резолюций,содержащих поручения Губернатора области или (лица, его замещающего),вместе с копиями запросов направляются для учета и контроля за ихисполнением в соответствующее подразделение администрации Губернатораобласти. 10.5. Проекты ответов Губернатора области (лица, его замещающего)на запросы обязательно визируются соответствующими органамиисполнительной власти Самарской области, готовившими ответ. 10.6. Обращения направляются Губернатором области (или лицом, егозамещающим) в органы исполнительной власти Самарской области илидолжностным лицам, к ведению которых относятся содержащиеся вобращениях вопросы, для рассмотрения и ответа авторам обращения. В сопроводительных письмах, подготавливаемых органамиисполнительной власти Самарской области (в соответствии со сферами ихведения), указываются сроки ответов на обращения и необходимостьпредставления копий ответов Губернатору области. Срок представленияответа на обращение не должен превышать 30 календарных дней со дняпоступления обращения Губернатору области. 10.7. При работе с корреспонденцией, получаемой из ГубернскойДумы, сотрудники администрации Губернатора области, органовисполнительной власти Самарской области должны руководствоватьсяследующим порядком: вся корреспонденция, направленная из Губернской Думы в адресГубернатора области, Правительства области, регистрируются вканцелярии и направляется на рассмотрение Губернатору области,председателю Правительства области или лицам, их замещающим; корреспонденция, рассмотренная Губернатором области,председателем Правительства области или лицами, их замещающими,направляется для исполнения в администрацию Губернатора области, органисполнительной власти области только через канцелярию; ответы на поступившую корреспонденцию из администрацииГубернатора области, органов исполнительной власти Самарской области вадрес Губернской Думы направляются в сроки, установленные Губернаторомобласти, председателем Правительства области или лицами, ихзамещающими, в иных случаях в течение 30 дней со дня поступлениякорреспонденции. Срок подготовки документов для подписания илиотклонения Губернатором области законов Самарской области не долженпревышать 10 дней со дня их поступления; отправляемым через канцелярии органов исполнительной властиСамарской области письмам в ответ на корреспонденцию, поступившую изГубернской Думы, присваивается исходящий номер, установленныйканцелярией при регистрации корреспонденции. Копии писем направляютсяв канцелярию общего отдела аппарата Правительства области для закрытиядел. 11. Порядок работы с обращениями граждан 11.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотренияписьменных и устных обращений граждан и их централизованного учетаосуществляются управлением по работе с обращениями гражданадминистрации Губернатора области. 11.2. Письменные обращения граждан Российской Федерации, а такжеиностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территорииСамарской области, поступившие в адрес Губернатора области(председателя Правительства области), регистрируются в управлении поработе с обращениями граждан (далее - управление по работе собращениями граждан), информация о них вводится в специализированнуюинформационную систему. На поступившем письме (телеграмме) на лицевой стороне первоголиста в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образцас указанием даты поступления обращения, в котором указываетсярегистрационный номер, состоящий из буквенного индекса (первая буква -фамилия гражданина, если коллективное, то "Кол"), цифры 9 (номеруправления) и порядкового номера дела (например, И-9/231 илиКол-9/200). В верхнем правом углу письма ставится порядковый номерписьма. 11.3. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости отсодержащихся в них вопросов направляются с резолюциями в администрациюГубернатора области, в органы исполнительной власти области илисопроводительными письмами в государственные органы, органы местногосамоуправления или иные организации, к ведению которых относятсяпоставленные вопросы. Граждане, подавшие обращения, извещаются опринятом решении в пятидневный срок со дня регистрации письменногообращения. 11.4. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан изодного органа исполнительной власти области в другое производитсятолько через управление по работе с обращениями граждан с учетомтребований пункта 3.2. настоящей Инструкции. 11.5. Если по письменному обращению гражданина готовится проектрезолюции Губернатора области, председателя Правительства области,руководителя администрации Губернатора области или другогодолжностного лица, содержащей необходимые поручения, то в немуказываются срок исполнения поручения, порядок ответа автору письма и,если письмо контрольное, - администрации Губернатора Самарскойобласти. Если письменное обращение гражданина не требует докладаГубернатору области, председателю Правительства области, руководителюадминистрации Губернатора области, то оно направляется ссопроводительным письмом за подписью руководителя управления по работес обращениями граждан на рассмотрение в государственные органы, органыместного самоуправления или иные организации, к ведению которыхотносятся поставленные вопросы. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядокответа автору письма и, если письмо контрольное, - администрацииГубернатора Самарской области. 11.6. Поступившие в органы исполнительной власти Самарскойобласти письменные обращения граждан учитываются службамиделопроизводства (помощниками руководителей) с учетом требованийпункта 3.3. настоящей Инструкции и рассматриваются в срок не более 15дней со дня их регистрации в управлении по работе с обращениямиграждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - всрок до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотренияписьменного обращения может быть продлен Губернатором области,председателем Правительства области, руководителем администрацииГубернатора области, но не более чем на один месяц. При этомисполнитель письменно обращается к Губернатору области, председателюПравительства области, руководителю администрации Губернатора областис просьбой о продлении срока. О принятом решении, о продлении срока рассмотрения обращениясообщается автору письма. 11.7. Если письменное обращение гражданина рассмотренонепосредственно в органе исполнительной власти Самарской области, тоавтор извещается об этом в письменной, а в отдельных случаях в устнойформе. Об уведомлении автора письменного обращения в устной формеисполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листаписьменного обращения либо на отдельном листе с указанием датыуведомления. 11.8. Подготовленные ответы и другие документы, связанные срассмотрением письменных обращений граждан в органах исполнительнойвласти Самарской области, направляются в управление по работе собращениями граждан. 11.9. Ответственность за качество и сроки подготовки ответовнесут руководители подразделений администрации Губернатора области ируководители органов исполнительной власти Самарской области, которымпоручено рассмотрение обращения. 11.10. Контроль за своевременным и полным рассмотрениемписьменных обращений граждан осуществляет управление по работе собращениями граждан. Результаты рассмотрения письменных и устных обращений, по которымбыло дано поручение Губернатора области, председателя Правительстваобласти, руководителя администрации Губернатора области, докладываютсяГубернатору области, председателю Правительства области, руководителюадминистрации Губернатора области руководителем управления по работе собращениями граждан, который вносит предложение о снятии с контроляили дополнительном рассмотрении обращения. Письменные обращения, направленные исполнителям руководителемуправления по работе с обращениями граждан, снимаются с контроляруководителем управления. В отдельных случаях результаты рассмотрениядокладываются Губернатору области, председателю Правительства области,руководителю администрации Губернатора области. 11.11. Информационно-справочную работу по поступившим обращениямграждан ведет управление по работе с обращениями граждан. 12. Контроль за исполнением документов и поручений 12.1. Контролю подлежит исполнение: поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях)Губернатора области и Правительства области; поручений, содержащихся в актах Правительства РоссийскойФедерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации; поручений Губернатора области или председателя Правительстваобласти, данных во исполнение указов, распоряжений и порученийПрезидента Российской Федерации; поручений Губернатора области или председателя Правительстваобласти, данных во исполнение федеральных законов; поручений Губернатора области или председателя Правительстваобласти, данных во исполнение актов Совета Федерации и ГосударственнойДумы; поручений Губернатора области или председателя Правительстваобласти, содержащихся в протоколах заседания Правительства области; поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатораобласти или председателя Правительства области; поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатораобласти или председателя Правительства области по рассмотреннымдокументам. 12.2. Администрация Губернатора области и органы исполнительнойвласти Самарской области контролируют исполнение перечисленных впункте 12.1. настоящей Инструкции документов и поручений по вопросам,относящимся к сфере их ведения, и незамедлительно вносят в электроннуюбазу данных текущую информацию о ходе исполнения контролируемыхдокументов и поручений. По отдельным документам, имеющим особое значение (программы,планы действий Правительства области и другие), подготавливается планконтроля, в котором указываются исполнители, а также органыисполнительной власти Самарской области, осуществляющие контроль заисполнением конкретных поручений. Учет поручений и контроль за срокамиих исполнения осуществляются соответствующими подразделениямиадминистрации Губернатора области и аппарата Правительства области. 12.3. Исполнение постановлений (распоряжений) Губернатораобласти, Правительства области контролируется органами, на которыхвозложен контроль в постановлениях (распоряжениях). Контроль засроками исполнения постановлений (распоряжений) Губернатора области,Правительства области осуществляется соответствующими подразделениямиадминистрации Губернатора области и аппарата Правительства области. 12.4. Контроль за исполнением поручений Губернатора области илипредседателя Правительства области, данных во исполнение порученийПрезидента Российской Федерации с индексом "Пр" или поручений,содержащихся в его актах; во исполнение поручений ПредседателяПравительства Российской Федерации или его заместителей, данных воисполнение федеральных законов, осуществляется должностным лицом,которому дано поручение, а учет поручений и контроль за сроками ихисполнения - соответствующими подразделениями администрацииГубернатора области и аппарата Правительства области. 12.5. Контроль за исполнением поручений Губернатора области илипредседателя Правительства области, данных во исполнение актов СоветаФедерации и Государственной Думы, содержащих рекомендации, предложенияи запросы к Губернатору области или к Правительству области, а такжепо поступившим запросам членов Совета Федерации и депутатовГосударственной Думы, Губернской Думы, берутся на контрольдолжностными лицами, которым даны соответствующие поручения по этимдокументам, а также соответствующими подразделениями администрацииГубернатора области и аппарата Правительства области. 12.6. Исполнение поручений Губернатора области, председателяПравительства области, в том числе содержащихся в протоколах совещанийу Губернатора области, председателя Правительства области, ипоручений, содержащихся в актах Губернатора области, Правительстваобласти, в протоколах заседаний Правительства области с формулировками"представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовитьпроект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительстваобласти", контролируется соответствующими органами исполнительнойвласти Самарской области, которым даны поручения. Учет этих порученийи контроль за сроками их исполнения осуществляются соответствующимиподразделениями администрации Губернатора области и аппаратаПравительства области. 12.7. Исполнение поручений Губернатора области, председателяПравительства области по итогам их поездок в города (районы) областиили на предприятия контролируются соответственно секретариатомГубернатора области и секретариатом председателя Правительства областисовместно с соответствующими подразделениями администрации Губернатораобласти и органами исполнительной власти Самарской области, которымпоручено осуществление контроля. Исполнение поручений Губернатора области, председателяПравительства области по итогам проведения "Прямых линий" илианалогичных мероприятий на телевидении, в редакциях газет и другихсредствах массовой информации осуществляется соответствующимиподразделениями администрации Губернатора области и органовисполнительной власти области и контролируется пресс-службойГубернатора области с последующим информированием граждан черезсредства массовой информации и сеть Интернет. Ответы на вопросы читателей и телезрителей готовят дляопубликования в средствах массовой информации и сети Интернетпресс-служба Губернатора области. 12.8. Поручения руководителей министерств, департаментов,управлений, администрации Губернатора области, аппарата Правительстваобласти, в том числе и содержащиеся в протоколах совещаний,проведенных у них, берутся на контроль исполнителями, которым даныпоручения, а также службами делопроизводства (помощникамируководителей). 12.9. При осуществлении своих контрольных функций соответствующееподразделение администрации Губернатора области и аппаратаПравительства области запрашивают сведения о ходе исполнения порученийу их исполнителей, руководителей органов исполнительной властиСамарской области, а также в службах делопроизводства (помощниковруководителей) органов исполнительной власти Самарской области. Соответствующие подразделения администрации Губернатора области иаппарата Правительства области готовят информацию о ходе исполнениянаходящихся на контроле актов и поручений и представляют ееГубернатору области или председателю Правительства области вустановленные им сроки. 12.10. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии стребованиями пункта 3.8. настоящей Инструкции. Сроки исчисляются вкалендарных днях начиная с даты подписания документов, содержащихпоручения. 12.11. По документам, поступившим из секретариата Губернатораобласти или секретариата председателя Правительства области, суказаниями, данными Губернатором области или председателемПравительства области в связи с обращениями на их имя, администрациейГубернатора области, органами исполнительной власти Самарской областипроводится работа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции,установленными для работы с поручениями Губернатора области,председателя Правительства области. 12.12. Головной исполнитель поручения представляет доклад снеобходимыми материалами за 5 дней до истечения установленногоГубернатором области или председателем Правительства области срока,если в поручении Губернатора области или председателя Правительстваобласти не указан иной срок. Представляемый доклад должен бытьподписан руководителем администрации Губернатора области или органаисполнительной власти Самарской области, к ведению которого относитсясоответствующий вопрос. В докладе об исполнении поручения Губернатора области илипредседателя Правительства области должны быть отражены конкретныерезультаты и содержаться сведения об информировании автора обращения кГубернатору области или председателю Правительства области. К докладуприлагается подлинник этого поручения (копии доклада и документа споручением Губернатора области или председателя Правительства областипомещаются в дело). Если исполнение поручения завершилось принятием постановления(распоряжения) Губернатора области или Правительства области, то дляснятия его с контроля в соответствующее подразделение администрацииГубернатора области или аппарата Правительства области представляетсяза подписью ответственного за исполнение поручения руководителя органаисполнительной власти Самарской области письмо о выполнении порученияс указанием наименования, даты и номера соответствующего акта. При подготовке доклада (справки) о выполнении порученияГубернатора области или председателя Правительства области ссылка наномер этого поручения обязательна. Поручения администрации Губернатора области или органуисполнительной власти Самарской области, содержащиеся в постановлениях(распоряжениях) Губернатора области или Правительства области, идругие поручения Губернатора области или председателя Правительстваобласти снимаются с контроля после получения соответствующимиподразделениями администрации Губернатора области и аппаратаПравительства области соответствующего документа с резолюциейГубернатора области или председателя Правительства области, которыйпомещается в дело. 12.13. Поручения, содержащиеся в постановлениях (распоряжениях)Губернатора области или Правительства области, протоколах заседанийПравительства области, по вопросам представления администрациейГубернатора области, органами исполнительной власти Самарской областипроектов постановлений (распоряжений) Губернатора области илиПравительства области, предложений и других материалов считаютсяисполненными, если по ним выпущены постановления (распоряжения)Губернатора области или Правительства области. Если по представленнымматериалам Губернатором области или председателем Правительстваобласти даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется наосновании этих поручений. 12.14. Поручения Губернатора области или председателяПравительства области с формулировками "представить", "внести","доложить", "информировать", "подготовить проект постановления(распоряжения) Губернатора области или Правительства области" или стребованием подготовить проект иного акта считаются исполненными, еслиматериалы не возвращены на доработку и по ним администрациейГубернатора области или органами исполнительной власти Самарскойобласти готовятся проекты соответствующих актов. В этом случаесоответствующие подразделения администрации Губернатора области илиаппарата Правительства области снимают поручение с контроля. Если попредставленным материалам или проектам Губернатором области илипредседателем Правительства области даны новые поручения, тодальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений. Поручения Губернатора области или председателя Правительстваобласти по итогам их поездок в города (районы) области снимаются сконтроля на основании представления документов администрациейГубернатора области или органами исполнительной власти, которым былопоручено исполнение поручения. 12.15. Поручения Губернатора области, данные во исполнениефедеральных законов, актов Совета Федерации, Государственной Думы иГубернской Думы, считаются исполненными после выполненияпредусмотренных этими законами или актами мероприятий (принятияпостановления (распоряжения) Губернатора области или Правительстваобласти, направления соответствующих заключений, предложений и другихматериалов). 12.16. Поручения, содержащиеся в постановлениях (распоряжениях)Губернатора области или Правительства области, протоколах заседанийПравительства области, поручения Губернатора области или председателяПравительства области снимаются с контроля соответствующимиподразделениями администрации Губернатора области или аппаратаПравительства области на основании решений, принимаемых Губернаторомобласти или председателем Правительства области. Информация об этомдоводится в 5-дневный срок после принятия решения о снятии с контролядо администрации Губернатора области или органов исполнительнойвласти, ответственных за контроль исполнения поручения. Если исполнение поручения завершилось принятием постановления(распоряжения) Губернатора области или Правительства области, тоинформация о снятии с контроля такого поручения до администрацииГубернатора области или органов исполнительной власти Самарскойобласти дополнительно не доводится. 13. Подготовка и оформление проектов приказов (распоряжений) органов исполнительной власти Самарской области, их должностных лиц 13.1. Проекты приказов (распоряжений) готовятся на основанииуказаний руководителя органа исполнительной власти Самарской областиили его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей). Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая службаоргана исполнительной власти Самарской области на основаниисоответствующих представлений или поручений. Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органаисполнительной власти Самарской области или лицом, исполняющим егообязанности. 13.2. Ответственность за подготовку проектов приказов(распоряжений), их согласование с заинтересованными сторонами несутруководители подразделений, которые готовят и вносят проекты приказов. 13.3. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к нимвизируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект. Замечания по проекту приказа (распоряжения) излагаются вприлагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения)вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежитповторному визированию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителюоргана исполнительной власти Самарской области, визируются егозаместителями (в соответствии с распределением обязанностей). 13.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланкахустановленной формы (приложение 12) и докладываются для подписи принеобходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложениесути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том,на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. 13.5. Подписанные приказы (распоряжения) направляются в службуделопроизводства органа исполнительной власти для их оформления ивыпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера поединой нумерации в пределах календарного года. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью органаисполнительной власти (службы делопроизводства) и направляютсяадресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписаннымисполнителями. Копии приказов (распоряжений) в обязательном порядке направляютсяисполнителю приказа (распоряжения). Приказы нормативного характеранаправляются прокуратуре Самарской области, а также Минюсту России исредствам массовой информации для официального опубликования. Замена разосланного приказа (распоряжения) производится поуказанию руководителя органа исполнительной власти или егозаместителя, подписавшего приказ (распоряжение). 13.6. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в течениеодного года в службе делопроизводства органа исполнительной власти, азатем передаются на архивное хранение. 14. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 14.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии справилами (приложение 13) и печатаются на бланках установленной формы. Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываютсяГубернатором области или лицом, его замещающим. Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываютсяпредседателем Правительства области или лицом, его замещающим. Письма на бланках аппарата Правительства области с угловымрасположением реквизитов подписываются руководителем аппаратаПравительства области или его заместителем, руководители органовисполнительной власти Самарской области имеют свои бланки для писем. Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываютсяГубернатором области или председателем Правительства области. Телеграммы категории "правительственная" подписываютсяруководителями министерств области, руководителем администрацииГубернатора области и руководителем аппарата Правительства области. 14.2. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии,завизированные исполнителем (руководителем органа исполнительнойвласти Самарской области, редакторомкорректором, в случае подписанияписьма или телеграммы Губернатором области (лицом, его замещающим) илипредседателем Правительства области) на лицевой стороне последнеголиста в нижней его части, а также материалы, на основании которых ониподготовлены. 14.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4адреса, то подписывается каждый экземпляр. 14.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адресаисполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых илителеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму илителеграмме необходимое количество копий, на которых должны бытьпроставлены почтовые адреса. 14.5. Подготовленный проект письма или телеграммы представляетсяисполнителем в секретариат Губернатора области или секретариатПравительства области. 14.6. Подписанные Губернатором области (лицом, его замещающим)или председателем Правительства области письма и телеграммы, иныедокументы с грифом "Утверждаю" или "Согласен" передаются секретариатомГубернатора области, секретариатом председателя Правительства областис указанием даты и времени вручения в канцелярию для регистрации иотправки. Письма, подписанные руководителем администрации Губернатораобласти, руководителем аппарата Правительства области и руководителямиорганов исполнительной власти Самарской области, регистрируются всвоих службах делопроизводства и передаются исполнителем в канцеляриюдля отправки. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кромевоскресных и праздничных дней, с 9 до 18 часов (до 17 часов всокращенные предпраздничные дни). Примечание. В рабочие дни после 18 часов, в предпраздничные днипосле 17 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммыотправляются дежурными в приемной Губернатора области. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебногохарактера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 14.7. Второй экземпляр исходящего документа, завизированногоисполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается вдело. 14.8. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, атакже с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно"обрабатываются незамедлительно. 14.9. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и взависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерскойсвязью или почтой. Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписаннаяГубернатором области и председателем Правительства области,адресованная в Администрацию Президента Российской Федерации,Правительство Российской Федерации, Государственную Думу, СоветФедерации. Отправление фельдъегерской связью иной корреспонденцииосуществляется с разрешения руководителя аппарата Правительстваобласти или его заместителя. Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связьюосуществляется канцелярией до 11.00 каждого рабочего дня. Обработкакорреспонденции с последующей передачей ее офицеру фельдъегерскойсвязи осуществляется с 11.00 до 13.00. Корреспонденция, поступившая в канцелярию после 11.00,отправляется на следующий день в 13.00. Примечания. 1. Документы с отметкой о срочности доставки "Вручить немедленно"и документы с отметкой о срочности доставки "Срочно" оформляются внеочереди и вручаются приглашенному в канцелярию сотрудникуадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области, ответственному за делопроизводство, для передачиадресату. Документы без отметок оформляются по мере поступления вканцелярию и передаются офицеру фельдъегерской связи или почтовоеотделение. 2. Срочность доставки документа определяется лицом, егоподписавшим, руководителем секретариата Губернатора области (егозаместителем), руководителем секретариата председателя Правительстваобласти (его заместителем) или руководителем органа исполнительнойвласти Самарской области (его заместителем), подготовившим документ, иоформляется в соответствии с приложением 14. 3. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляютсятолько через почтовые отделения связи. 15. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 15.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, ограничения, на распространениекоторой диктуются служебной необходимостью. 15.2. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в администрацииГубернатора области и органах исполнительной власти области в порядке,установленном для несекретных документов, с учетом особенностей,изложенных в настоящем разделе. 15.3. Передача сотрудниками администрации Губернатора области иорганов исполнительной власти Самарской области документов (их копийили проектов), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, работникам сторонних организаций, а такжераспространение такой информации допускается только с разрешенияруководителя администрации Губернатора области или его заместителя,руководителя аппарата Правительства области или его заместителя. 15.4. На документах (в случае необходимости и на их проектах),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"определяется исполнителем документа, руководителем администрацииГубернатора области или органа исполнительной власти Самарской областиили должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнемуглу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания,а также на первой странице сопроводительного письма к такомудокументу. 15.5. Прием и регистрация входящих документов, а такжерегистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемыхруководителями органов исполнительной власти Самарской области),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,осуществляется общим отделом аппарата Правительства области. При этомк входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". 15.6. Печатание проектов документов и копирование документов спометкой "Для служебного пользования" осуществляются только лицами,допущенными к работе со служебной информацией ограниченногораспространения. 15.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченногораспространения: передаются работникам администрации Губернатора области и органовисполнительной власти Самарской области под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связьюзаказными или ценными почтовыми отправлениями. При необходимости направления таких документов несколькимадресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором околокаждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылкиподписывается исполнителем и руководителем администрации Губернатораобласти или органа исполнительной власти Самарской области,готовившего документ. 15.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, проставляется пометка "Для служебногопользования". 15.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования", утративших свое практическое значение и неимеющих исторической ценности, производится в администрацииГубернатора области и органах исполнительной власти Самарской областипо акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.)делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 15.10. Ознакомление сотрудников администрации Губернатора областии органов исполнительной власти Самарской области с документами иделами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимисяна архивном хранении в общем отделе аппарата Правительства области,осуществляется с согласия руководителя аппарата Правительства областиили его заместителя, либо руководителей органов исполнительной властиСамарской области, готовивших документы (сформировавших дела). Приэтом указанные документы могут быть выданы сотрудникам администрацииГубернатора области или органов исполнительной власти Самарскойобласти под расписку во временное пользование на срок не более 10дней. 15.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений)Губернатора области, Правительства области с пометкой "Для служебногопользования" администрации Губернатора области, органам исполнительнойвласти Самарской области или сторонним организациям осуществляется поуказанию руководителя аппарата Правительства области или егозаместителя либо по заявкам руководителей органов исполнительнойвласти Самарской области, их готовивших. 15.12. В администрации Губернатора области и органахисполнительной власти Самарской области не реже одного раза в годпроводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия,состав которой определяется руководителем администрации Губернатораобласти или органа исполнительной власти Самарской области. Результатыпроверки оформляются актом, копия которого направляется в архив общегоотдела аппарата Правительства области. В архиве общего отдела аппарата Правительства области проверкитаких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не режеодного раза в 5 лет. 15.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, либо разглашенияэтой информации руководитель администрации Губернатора области илиоргана исполнительной власти Самарской области информирует об этомруководителя аппарата Правительства области (или его заместителя) ипроводит служебное расследование, о результатах которого докладываетруководителю аппарата Правительства области (или его заместителю). На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. Примечание. Акты на утраченные дела постоянного храненияутверждаются руководителем аппарата Правительства области (или егозаместителем) и передаются для архивного хранения в архив общегоотдела аппарата Правительства области. 15.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответствующие отметки. 15.15. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудники администрации Губернатораобласти и органов исполнительной власти Самарской области могут бытьпривлечены к дисциплинарной ответственности. 16. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 16.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, заводимых в администрации Губернатора областии органах исполнительной власти Самарской области, с указанием срокових хранения. 16.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировкидокументов по вопросам, внесенным для рассмотрения в Правительствообласти и подготовленным в администрации Губернатора области и органахисполнительной власти Самарской области, справочные и контрольныекартотеки. 16.3. При составлении номенклатуры дел используется переченьдокументов с указанием сроков их хранения. 16.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержитзаголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индексаадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области и цифрового обозначения вопроса. Примечание. В делах переписки после индекса проставляетсябуквенное обозначение категории срока хранения: "а" - дела переписки постоянного хранения; "б" - дела переписки временного хранения, не подлежащие передачев архив. 16.5. Номенклатура дел администрации Губернатора области илиоргана исполнительной власти Самарской области на следующий годразрабатывается до 15 ноября текущего года начальником службыделопроизводства и после согласования с общим отделом аппаратаПравительства области подписывается руководителем администрацииГубернатора области или органом исполнительной власти Самарскойобласти (приложение 15). 16.6. Сводная номенклатура дел составляется общим отделомаппарата Правительства области на основании номенклатуры деладминистрации Губернатора области и органов исполнительной властиСамарской области подписывается начальником экспертной архивнойкомиссии Правительства области и утверждается руководителем аппаратаПравительства области (приложение 16). После утверждения сводной номенклатуры дел в администрацииГубернатора области и органы исполнительной власти Самарской областинаправляются выписки из ее соответствующих разделов. 16.7. В течение календарного года с разрешения руководителяаппарата Правительства области в утвержденную номенклатуру дел могутвноситься изменения и дополнения. В случае изменения структуры в администрации Губернатора областиили органах исполнительной власти Самарской области в своднуюноменклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до еенового составления, согласования и утверждения. 16.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого календарного годауточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1января следующего года. Экспертная архивная комиссия 16.9. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел, описейдел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющихисторической ценности и практического значения, из числа наиболееквалифицированных сотрудников создается экспертная архивная комиссия,состав которой утверждается распоряжением Правительства области. 16.10. Функции экспертной архивной комиссии и организация ееработы определяются положением о ней, которое утверждаетсяруководителем аппарата Правительства области. Формирование дел в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области, оформление документов, законченных делопроизводством 16.11. Законченные делопроизводством документы сдаютсяисполнителем сотруднику службы делопроизводства администрацииГубернатора области или органа исполнительной власти Самарскойобласти, который формирует их в дела. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованияминастоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой орешении вопроса, указанием срока хранения и даты списания, которыепроставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листадокумента (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. Принеобходимости отметка о решении вопроса может быть сделана наоборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставлениеотметки о списании в дело на оформленной резолюции. Сроки хранения документов определяются исполнителем всоответствии с номенклатурой дел. 16.12. Исполненные документы формируются в отдельные дела,комплексные дела и дела переписки в соответствии с номенклатурой дел. 16.13. Отдельные дела заводятся на постановления (распоряжения)Губернатора области и Правительства области. В отдельные дела включаются инициативные письма, проектыпостановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительстваобласти, заключения на эти проекты, справки подразделений, листысогласования и другие материалы, связанные с подготовкой указанныхдокументов. 16.14. Комплексные дела заводятся на несколько документов поодному вопросу или однородным вопросам, имеющим небольшое количествоматериалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок. 16.15. Отдельные и комплексные дела относятся к тому календарномугоду, в котором приняты документы, на которые заведены эти дела. 16.16. Дела переписки заводятся по вопросам, решеннымоформленными резолюциями Губернатора области или председателяПравительства области по рассмотренным документам и их письмам. Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, вкотором решен вопрос. 16.17. В отдельные и комплексные дела формируются документы спостоянными сроками хранения. Дела переписки заводятся отдельно для документов с постояннымисроками хранения и отдельно для документов с временными срокамихранения. Систематизация документов внутри дела 16.18. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместес приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которыхпревышает 150 листов, формируются в отдельные тома. 16.19. Документы в деле постоянного срока хранения располагаютсясверху вниз в хронологическом порядке. 16.19. В комплексном деле разделы располагаются по хронологиипринятия актов сверху вниз. В комплексном деле по однородным вопросампрокладка подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле поодному вопросу прокладка подшивается перед экземпляром постановления(распоряжения) Губернатора области или Правительства области. Напрокладках проставляются номера постановлений (распоряжений)Губернатора области или Правительства области. В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между нимипомещаются прокладки одного цвета со сплошной нумерацией разделоводного года. При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в концекаждого тома на прокладке делается запись "Продолжение дела (пункта)см. том...". 16.21. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие ирассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в одинраздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении годадокументы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательнымивзаимными ссылками. 16.22. Если в деле имеются обращения нескольких организаций,поступившие в разные сроки и исполненные одним постановлением(распоряжением) Губернатора области или Правительства области, то онигруппируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - похронологии. 16.23. В случае выхода постановления (распоряжения) Губернатораобласти или Правительства области во исполнение, изменение, дополнениеактов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившиеоснованием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этомсотрудником соответствующей службы делопроизводства администрацииГубернатора области или органа исполнительной власти Самарской областиделаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты. 16.24. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению постановления (распоряжения) Губернатора области илиПравительства области, находящегося на контроле, подшиваются взаведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, тоотчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срокахранения за текущий год, а при списании этих документов на нихделается соответствующая запись. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,подшитых в разные дела, то следует необходимое количество копий этогодокумента подшить в соответствующие дела с указанием номера дела, вкотором подшит подлинник этого документа. 16.25. Если в переписке или в материалах, послуживших основаниемдля выпуска акта Губернатора области или Правительства области,имеются секретные документы, то весь комплект документов по данномувопросу передается в отдел защиты государственной тайны администрацииГубернатора области для формирования секретного дела вне зависимостиот грифа самого акта. 16.26. Включение в дело документов по актам Губернатора областиили Правительства области, принятым в разные годы, а также черновиков,вариантов, копий документов и документов, подлежащих возврату, какправило, не допускается. 16.27. Для дел переписки постоянного срока хранения составляетсявнутренняя опись по установленной форме (приложение 17). В концевнутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле,проставляется штамп "в архив", который подписывается руководителемадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области. В комплексном деле штамп "в архив" проставляется на последнемлисте каждого раздела. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списываетсякаждый том. Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архивна последнем листе тома. Учет дел 16.28. Учет дел в органах исполнительной власти Самарской областиведется в журнале регистрации дел (далее - реестр) установленной формы(приложение 18). 16.29. Реестр заводится в начале календарного года в соответствиис номенклатурой дел администрации Губернатора области или органаисполнительной власти Самарской области. Допускается ведение одногожурнала в течение нескольких лет при условии, что данные о делах,заведенных за каждый календарный год, вмещаются в него полностью. 16.30. Нумерация дел в реестре ведется в пределах календарногогода. Сначала в реестр записываются все дела переписки из утвержденнойноменклатуры дел администрации Губернатора области или органаисполнительной власти Самарской области. При этом на каждый свободныйиндекс номенклатуры резервируются два порядковых номера дела. Затем в реестр записываются дела из номенклатуры, содержащиеинформационносправочные документы и документы по организационнымвопросам деятельности администрации Губернатора области или органаисполнительной власти Самарской области. Далее в течение календарного года по мере выхода актовГубернатора области или Правительства области в реестр включаютсядела, заведенные на документы, послужившие основанием для выпуска этихактов, и письма Губернатора области о внесении проектов законовСамарской области. По мере необходимости в реестр включаются комплексные дела пооднородным вопросам с обобщенными заголовками. Каждый том многотомного дела записывается в соответствующей графереестра, в том числе приложения, сформированные в отдельные тома. 16.31. В конце календарного года руководитель службыделопроизводства администрации Губернатора области или органаисполнительной власти Самарской области делает в реестре итоговуюзапись о количестве заведенных дел. Оформление обложки дела 16.32. На обложке дела помещаются следующие реквизиты:наименование фондообразователя, наименование администрации Губернатораобласти или органа исполнительной власти Самарской области, номердела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов внем, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. Накорешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела игод. 16.33. Номер дела состоит из индекса администрации Губернатораобласти или органа исполнительной власти Самарской области, индекса пономенклатуре дел и порядкового номера по реестру. 16.34. Заголовок дела должен отражать основное содержаниедокументов. Заголовок отдельного дела должен, как правило,соответствовать заголовку акта Губернатора области или Правительстваобласти. В случае необходимости для более полного отражения содержанияподшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен. Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова,сложные синтаксические обороты. Не допускается употреблениесокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительнойвласти Самарской области, организаций. Заголовком дела переписки является формулировка, данная вноменклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. 16.35. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа внем, конечная дата - дата самого позднего документа. При этомучитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, датасправки администрации Губернатора области или органа исполнительнойвласти Самарской области, дата соответствующего акта Губернатораобласти или Правительства области. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том,является дата регистрации основного документа, приложение к которомупомещено в этот том. При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются датырезолюций, списания документов в дело и дела в архив. При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дели дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляютсяарабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложкахдел временного срока хранения указывается только год. 16.36. Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименованияфондообразователя, подразделения, год и номер дела проставляются наобложке штампом. Нумерация листов 16.37. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз,цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветнымикарандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как одинлист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополам иподшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатныеиздания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждоевложение в конверт. Фотографии и другие иллюстрированные материалынумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются каксамостоятельный том и нумеруются отдельно. 16.38. После завершения нумерации листов на внутренней сторонеобложки в конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрамии прописью указываются количество листов в данном деле, особенностиотдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставитсяразборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело, и дата. Есликоличество листов в деле изменяется, делается новая заверительнаянадпись. 16.39. Листы в делах переписки временного срока хранения ненумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этих делах напрокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых вданном разделе. 16.40. Каждое дело включает в себя не более 150 листов. Составление описей дел 16.41. По окончании календарного года службой делопроизводстваадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области в соответствии с записями в реестре составляетсяопись дел и распечатывается в 2 экземплярах. 16.42. В опись дел постоянного срока хранения (приложение 19)включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров пореестру. При этом каждый том, в том числе приложения к делам,сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельной позицией сприсвоением очередного порядкового номера. При внесении в опись дела в нескольких томах полностью пишетсязаголовок первого тома, а заголовки других томов обозначаются словами"то же", другие сведения о томах вносятся в опись полностью (на каждомновом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Приложения,сформированные в отдельные тома, вносятся в опись под своимизаголовками. При включении в опись дел по вопросам, находящимся на контроле,указываются только номер дела и заголовок, а в графе "Примечание"карандашом делается пометка "и/к" (на контроле). Передача дел в архив общего отдела аппарата Правительства области 16.43. Описи дел подписывают руководитель службы делопроизводстваадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области (с указанием даты их составления) и сотрудник архиваобщего отдела аппарата Правительства области, осуществлявший прием дел(с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остаетсяв архиве общего отдела аппарата Правительства области, а второйхранится в администрации Губернатора области или органе исполнительнойвласти Самарской области 10 лет. 16.44. Отдельные и комплексные дела сдаются в архив общего отделааппарата Правительства области в месячный срок после выходадокументов, в связи с подготовкой которых дела были заведены, илиснятия этих документов с контроля. 16.45. Законченные делопроизводством дела переписки постоянногосрока хранения по окончании календарного года передаются в архивобщего отдела аппарата Правительства области в соответствии сграфиком, утверждаемым руководителем аппарата Правительства области. 16.46. Дела, оформленные с нарушением установленных правил,возвращаются в администрацию Губернатора области или органисполнительной власти Самарской области для переоформления, котороеосуществляется сотрудником службы делопроизводства администрацииГубернатора области или органа исполнительной власти Самарской областив 10-дневный срок. 16.47. При перешивке документов из одного дела переписки в другоево внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешитыдокументы. 16.48. По указанию руководителя администрации Губернатора областиили органа исполнительной власти Самарской области к сданному в архивобщего отдела аппарата Правительства области делу может быть приобщендополнительный материал, о чем на нем делается соответствующая запись.Дополнительный материал подшивается в дело в архиве общего отделааппарата Правительства области сотрудником службы делопроизводстваадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области. 16.49. Дела временного срока хранения в течение года хранятся вадминистрации Губернатора области или органе исполнительной властиСамарской области, а затем уничтожаются по акту установленной формы(приложение 20), который согласовывается с архивом общего отделааппарата Правительства области и утверждается руководителемадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области. Прием подлинников актов Губернатора области и Правительства области 16.50. Подлинники актов Губернатора области и Правительстваобласти, справки к ним, расшифрованные стенографические записизаседаний Правительства области формируются в дела и передаются наархивное хранение по окончании календарного года. Указатели рассылки этих документов передаются одновременно с ихподлинниками. Оперативное использование архивных документов 16.51. Сотрудники администрации Губернатора области и органовисполнительной власти области допускаются к работе с архивными деламии документами, находящимися на хранении в архиве общего отделааппарата Правительства области, в целях исполнения их служебныхобязанностей. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникамадминистрации Губернатора области и органов исполнительной властиСамарской области для работы в помещении архива общего отдела аппаратаПравительства области или во временное (не более одного месяца)пользование вне этого помещения под расписку в журнале выдачидокументов. Архивные дела администрации Губернатора области и органовисполнительной власти Самарской области предоставляются сотрудникамадминистрации Губернатора области и органов исполнительной властиСамарской области, передавших эти документы на архивное хранение. Сотрудники администрации Губернатора области и органовисполнительной власти Самарской области несут ответственность засохранность полученных архивных дел и документов и использованиеполученной информации в соответствии с действующим законодательством. Запрещается изъятие документов из дел, передача сотрудникамиадминистрации Губернатора области и органов исполнительной властиСамарской области архивных документов или их копий сотрудникам другихорганов исполнительной власти Самарской области, организаций. При работе с архивными документами не разрешается вносить в нихпоправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Подлинники актов Губернатора области и Правительства области,протоколов заседаний Правительства, совещаний, соглашений с органамигосударственной власти и указатели рассылки этих документов из архиване выдаются. Ознакомление сотрудников администрации Губернатора области илиорганов исполнительной власти Самарской области с архивнымидокументами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования",осуществляется в соответствии с требованиями раздела 14 настоящейИнструкции. 16.52. Архивные документы или их копии могут предоставлятьсяорганизациям и гражданам по их письменным запросам с разрешенияруководителя аппарата Правительства области или его заместителя. 17. Машинописные и копировально-множительные работы Машинописные работы 17.1. В машбюро общего отдела аппарата Правительства областипечатаются только материалы служебного характера. 17.2. В органах исполнительной власти Самарской области, какправило, печатаются проекты постановлений (распоряжений) Губернатораобласти и Правительства области и приложения к ним, а также письма заподписью Губернатора области и председателя Правительства области,служебные письма за подписью руководителя органа исполнительной властиСамарской области, заявки и документы внутреннего характера.Подготовка документов в органах исполнительной власти Самарскойобласти осуществляется как в службах делопроизводства органаисполнительной области Самарской области, так и непосредственноответственными исполнителями с использованием компьютерной техники. 17.3. В машинописном бюро общего отдела аппарата Правительстваобласти в первую очередь печатаются проекты постановлений(распоряжений) Губернатора области и Правительства области, материалык заседаниям Правительства области, к совещаниям у Губернатора областиили председателя Правительства области, а также проекты писем заподписью Губернатора области и председателя Правительства области.Остальные материалы печатаются в порядке их поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатаниядокументов определяется начальником общего отдела аппаратаПравительства области. Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин. (после 16 час.30 мин. в сокращенные предпраздничные дни), печатаются, как правило,на следующий день. 17.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего,фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы,написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а такжетрудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопииматериалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, иностранных слов и географических названий. Применяютсятолько общепринятые сокращения слов. В случае если документ первоначально готовился в органеисполнительной власти Самарской области с использованием компьютернойтехники и если его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель,как правило, представляет электронную копию документа на дискете 3,5дюйма в формате текстового редактора WinWord или в другом, совместимомс ним. При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, онапроверяется на наличие компьютерных вирусов и т.п. В случае ихобнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материаломвозвращается исполнителю. Печатание документов под диктовку не производится. 17.5. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатаниидокументов соблюдаются установленный порядок расположения текста,правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, водном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. Вторая и последующие страницы документа должны бытьпронумерованы. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углупроставляется имя файла, в котором записан текст документа. 17.6. Использованные при печатании документов бланки, имеющиеномера, подлежат учету. Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются. 17.7. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебногопользования" вместе с черновиком передаются исполнителю. Передачаотпечатанного документа другому исполнителю запрещена. Копировально-множительные работы 17.8. Выполнение копировально-множительных работ производитсяцентрализованно в участке компьютерной верстки и копированиягосударственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатациизданий и сооружений", а также на копировальных аппаратах,установленных в других органах исполнительной власти Самарской областии их подразделениях. 17.9. В участке компьютерной верстки и копированиягосударственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатациизданий и сооружений" копируются служебные материалы и документы позаказам ответственных работников администрации Губернатора области иорганов исполнительной власти Самарской области. Основанием длявыполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланкеустановленной формы и подписанный директором государственногоучреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий исооружений". 17.10. Документы, подготовленные на заседание Правительстваобласти, законопроекты, зарегистрированные законы Самарской области,постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительстваобласти, копируются по заказам, подписанным начальником отделаделопроизводства аппарата Правительства области. 17.11. Документы, находящиеся на архивном хранении в архиве, атакже материалы из архивных дел копируются по заказам, подписаннымначальником общего отдела аппарата Правительства области. 17.12. Материалы, подлежащие копированию, должны бытьразброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги форматане более А3. 17.13. Копирование материалов и документов осуществляется впорядке их поступления. В первоочередном порядке размножаютсядокументы и материалы к заседаниям Правительства области и ГубернскойДумы, совещаниям Губернатора области и председателя Правительстваобласти. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочностькопирования документов определяется руководителем администрацииГубернатора области или органа исполнительной власти Самарской областии подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. 17.14. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы,несут ответственность за их исполнение в точном соответствии стребованиями, указанными в заказе. 17.15. На копировальных аппаратах, установленных вподразделениях, разрешается копирование служебных материаловнебольшого объема и тиража. Регистрация выполненныхкопировально-множительных работ ведется в специальных журналах(приложение 22). Ответственность за правильное использованиекопировальной техники и учет выполняемых работ несет начальник службыделопроизводства администрации Губернатора области и органаисполнительной власти Самарской области, в котором установленкопировальный аппарат. 17.16. Копирование бланков документов любого вида запрещается. 18. Выполнение стенографических работ 18.1. Отдел делопроизводства аппарата Правительства областиобеспечивает стенографирование заседаний Правительства области, атакже мероприятий, проводимых Губернатором области и председателемПравительства области. Стенографирование других мероприятий осуществляется по заявкамруководителей органов исполнительной власти Самарской области,представляемым в отдел делопроизводства аппарата Правительстваобласти. 18.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется вспециальных тетрадях, параллельно ведется запись на магнитныхносителях. 18.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, наследующий день после проведения заседания или совещания. Текствизируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, наоборотной стороне листа. 18.4. Подлинники расшифрованных стенографических записейзаседания Правительства области хранятся в отделе делопроизводствааппарата Правительства области в течение года, после чего формируютсяв дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся вобщем отделе аппарата Администрации области в течение года, после чегоуничтожаются путем размагничивания. Тетради после их заполнения хранятся в общем отделе аппаратаАдминистрации области в течение года, а затем уничтожаются. 18.5. Расшифрованные стенографические записи совещаний уГубернатора области или председателя Правительства области передаютсяв секретариат Губернатора области, секретариат председателяПравительства области, хранятся там в течение года, после чегопередаются на архивное хранение в общий отдел аппарата Правительстваобласти. 18.6. Отдельные разделы (страницы) расшифрованныхстенографических записей заседаний Правительства области выдаются ворганы исполнительной власти Самарской области, ответственным заподготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях, илицам, получившим поручения председательствующего на заседанииПравительства области. 18.7. Если на обсуждение вынесен материал секретного характераили в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении егов закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этогозаседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиямисекретного делопроизводства. 19. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты 19.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативнойпередачи и приема текстов документов и служебных материаловорганизациям (от организаций), размещенным вне помещения Правительстваобласти, и устанавливаются в службах делопроизводства администрацииГубернатора области и органов исполнительной власти Самарской областиили приемных руководителей. 19.2. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования"и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 19.3. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы материалы текстового, табличного или графического характера,исполненные типографским, машинописным или рукописным способом вчерном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением(первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальнойвысотой букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа,выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. 19.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируетсяисполнителем и руководителем администрации Губернатора области илиоргана исполнительной власти Самарской области. 19.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляетлицо, назначенное ответственным за использование факсимильныхаппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляютсядата и время передачи (приема) факсограммы, наименованиекорреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) иномер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителюадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области (его заместителю) и передается с указаниямируководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка всоответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи,указанные функции ответственного лица могут быть возложеныруководителем органа исполнительной власти Самарской области на лиц,привлекаемых к дежурству. 19.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналахустановленной формы (приложение 23) без проставления регистрационныхштампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаютсяисполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм,имеющие срок хранения один год. 19.7. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя,подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего органа исполнительной власти Самарской области. 19.8. Средства электронной почты предназначаются для оперативнойпередачи и приема электронных копий документов и служебных материалови устанавливаются на рабочих станциях сотрудников. 19.9. Передача с использованием средств электронной почтыдокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования"и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по электронной почте секретныхдокументов. Запрещается посылать или пересылать далее электронные сообщения,не отвечающие нормам морали и этики. 19.10. Не разрешается рассылать рекламные сообщения илипересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, еслиэто не связано с выполнением должностных обязанностей. 19.11. Запрещается посылать электронные сообщения со служебныхпочтовых ящиков, пользуясь чужим почтовым именем (удостоверением). Не разрешается скрывать свои идентификаторы при посылкеэлектронной почты. 19.12. Запрещается раскрывать приложения к электронным сообщениямбез проверки их антивирусными программами. При наличии вирусовсообщение удаляется и не считается доставленным. 19.13. При написании электронных сообщений необходимоиспользовать структурированный, короткий и содержательный стиль. Еслисообщение содержит несколько вопросов или тем, то их необходимонумеровать. Начинать сообщение рекомендуется с обращения "Здравствуйте" иимени адресата. Заканчивать сообщение рекомендуется фразой "Суважением," и указанием имени отправителя. Если в письме есть просьбы или поручения, требуется четкосформулировать и пронумеровать действия, которые должен совершитьполучатель. 19.14. Каждое сообщение подписывается отправителем. Подпись подсообщением должна содержать имя и должность отправителя, наименованиеподразделения, контактную информацию. При наличии у отправителясредств электронно-цифровой подписи (ЭЦП), он должен использовать ихдля подписи всех исходящих служебных электронных писем. 19.15. Поле электронного письма "Заголовок" ("Subject") должнобыть заполнено. При отправке электронных сообщений используются следующие правилаформирования заголовка письма: префикс, обозначающий структурное подразделение администрацииГубернатора Самарской области или органа исполнительной властиСамарской области; через тире - заголовок письма. 19.16. При использовании электронной почты для оперативнойотправки документов, оригиналы которых доставляются традиционнымспособом, отправитель письма указывает в заголовке письма специальныймаркер "Соответствует оригиналу". 19.17. Электронные вложения больше чем 200 Кб упаковываются передотправкой. Электронные письма и вложения не должны содержатькомпьютерных вирусов и т.п. 19.18. При отправке письма сразу более чем в пять электронныхадресов или в списке адресатов указан получатель, не являющийсяструктурным подразделением администрации Губернатора Самарской областиили органа исполнительной власти Самарской области, используетсяследующее правило: в качестве получателя указывается адресотправителя, остальные адреса указываются в поле "Скрытая копия"(bcc:). 19.19. Все служебные электронные сообщения посылаются суведомлением о прочтении. Об отправке важного сообщения отправительписьма должен сообщить адресату по телефону. Отправитель несетответственность за гарантированное получение адресатом важногоэлектронного сообщения. 19.20. При получении электронного сообщения требуется уведомитьотправителя сообщения о получении письма и сроках ответа или егорассмотрения в течение четырех рабочих часов с момента получения. 19.21. Подготовленная для передачи бумажная копия важногослужебного письма визируется исполнителем и руководителемадминистрации Губернатора Самарской области или органа исполнительнойвласти Самарской области. 19.22. Передачу и прием электронной почты от подразделения, атакже ее учет осуществляет сотрудник, назначенный ответственным за ееиспользование. По получении или после отправки служебного электронного письма,которое требуется приобщить к делу, письмо распечатывается с указаниемдаты и времени отправки, адреса получателя и отправителя (при наличииэлектронно-цифровой подписи - ее сертификат), текста сообщения и всехприложений. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Бумажная копия полученного важного электронного сообщениядокладывается руководителю администрации Губернатора Самарской области(его заместителю) или органа исполнительной власти Самарской области(его заместителю) и передается с указаниями исполнителю, о чемделается пометка в соответствующем журнале. 19.23. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются вжурналах установленной формы (приложение 24) без проставлениярегистрационных штампов. Законченные делопроизводством бумажные копииэлектронных сообщений сдаются исполнителем для подшивки в делапереданных (принятых) электронных сообщений, имеющие срок храненияодин год. 19.24. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела электронных сообщений возлагается налиц, ответственных за использование средств электронной почты. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя,подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующегооргана исполнительной власти Самарской области. При получении важных сообщений, не подписанных средствамиэлектронно-цифровой подписи с действующим сертификатом, получательдолжен незамедлительно удостовериться по телефону о подлинностисообщения. При получении письма, подписанного средствами электронно-цифровойподписи, получатель сообщения должен проверить, что сертификат подписидействителен на момент получения письма. 19.25. Электронные обращения граждан принимаются к рассмотрению вустановленном порядке, если они подписаны средствами ЭЦП, сертификаткоторых действителен в момент получения письма, или по решениюсотрудника управления по работе с обращениями граждан администрацииГубернатора области, ответственного за обработку электронныхсообщений. 19.26. Электронные сообщения, подписанные средствами ЭЦП,сертификат которых действителен в момент получения письма,обрабатываются аналогично бумажным письмам или телеграммам. 19.27. Список электронных адресов сотрудников администрацииГубернатора области, органов исполнительной власти Самарской областиподдерживается в актуальном состоянии и публикуется в установленномпорядке общим отделом аппарата Правительства Самарской области. 20. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов в администрации Губернатора Самарской области и аппарате Правительства Самарской области 20.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности администрации Губернатора области, аппарата Правительстваобласти производится по разрешению руководителя аппарата Правительстваобласти. 20.2. Заявки подразделений администрации Губернатора области,аппарата Правительства области (не имеющих статус юридического лица)на изготовление печатей и штампов направляются в общий отдел аппаратаПравительства области, который передает их в департаментфинансово-хозяйственной деятельности Правительства области дляразмещения и исполнения заказов. 20.3. Изготовленные печати и штампы учитываются с регистрациейоттисков в общем отделе аппарата Правительства области в специальномжурнале. Печати и штампы выдаются под расписку руководителю(заместителю, помощнику) подразделений администрации Губернатораобласти, аппарата Правительства области. 20.4. В подразделениях администрации Губернатора области,аппарата Правительства области печати и штампы должны учитываться вспециальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться вметаллических шкафах или в сейфах. На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования",листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. 20.5. Печати с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области,лицом, его замещающим, и председателем Правительства области,требующих особого удостоверения их подлинности. Гербовые печати проставляются также на: удостоверениях работников администрации Губернатора области,Правительства области; командировочных удостоверениях. 20.6. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения на соответствие подлинникам. Оттиск печати должензахватывать окончание наименования должности лица, подписывающегодокумент. 20.7. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи Губернатора области или председателяПравительства области и лица, ответственные за использование указанныхштампов, определяются Губернатором области или председателемПравительства области соответственно. Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведениемподписи Губернатора области или председателя Правительства областиподписывается руководителем секретариата Губернатора области ипредседателя Правительства области соответственно. 20.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатораобласти или председателя Правительства области разрешаются принеобходимости использовать на копиях подписанных в установленномпорядке документов. Использование указанных штампов при оформленииподлинников всех документов запрещается. 20.9. Ответственными за хранение и использование печатей иштампов устанавливаются: мастичной гербовой печати Губернатора Самарской области,Правительства Самарской области (основной) - отдел делопроизводствааппарата Правительства области; мастичной гербовой печати Губернатора Самарской области,Правительства Самарской области (вспомогательной) - управлениекадровой политики и государственных наград администрации Губернатораобласти; остальных металлических, мастичных печатей и штампов -соответствующие подразделения администрации Губернатора области иаппарата Правительства области. 20.10. Контроль за правильностью хранения и использования печатейи штампов в подразделениях администрации Губернатора области иаппарата Правительства области осуществляет общий отдел аппаратаПравительства области. Указанный отдел незамедлительно ставится визвестность в случае утери печати, штампа. 20.11. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампывозвращаются в общий отдел аппарата Правительства области иуничтожаются по акту, о чем в соответствующем журнале учетапроставляется отметка. 20.12. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в подразделенияхадминистрации Губернатора области и аппарата Правительства областивозлагаются на их руководителей. При смене руководителя подразделения администрации Губернатораобласти и аппарата Правительства области печати и штампы передаются поакту с отметкой в журналах учета. Приложение N 1 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ <*> 1.1. Документы, создаваемые в исполнительных органахгосударственной власти Самарской области, печатаются с использованиемтекстового редактора WinWord или в другом, совместимом с ним формате,шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 13 - 15 через 1 - 2межстрочных интервала (24 - 36 пт <**>). 1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как набланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - от2,5 до 3,5 см; правое - от 1,25 до 2,5 см, верхнее - не менее 2,5 см;нижнее - не менее 2 см. 1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницахвторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковыеномера страниц проставляются посередине верхнего поля страницыарабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 1.4. Документы в администрации Губернатора области и органахисполнительной власти Самарской области оформляются, как правило, набланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты,расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформатов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и 210x 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Для оформления сопроводительных писем и некоторых другихдокументов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста. При переписке между отделами администрации Губернатора области иорганов исполнительной власти Самарской области бланки неиспользуются. 1.5. В законах Самарской области, постановлениях (распоряжениях)Губернатора области, Правительства области рекомендуется употреблятьполные наименования органов исполнительной власти, организаций. 1.6. Требования к составлению и расположению отдельныхреквизитов.-------------------------------- <*> Правила оформления конкретных видов документов устанавливаюттребования, которые могут выходить за рамки общих требований. <**> Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая втекстовом редакторе WinWord для определения величины интервала. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" суказанием номера экземпляра проставляется на первой страницедокумента, а также на первой странице сопроводительного письма кдокументам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченногораспространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углудокумента и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифасекретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) ицентрируется по отношению к ним. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется ко всем документам, за исключениемрезолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам,телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных набумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа(о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных впредложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "Осостоянии..."). Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстовогополя. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 -36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. Подпись Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочнымиинтервалами (24 - 36 пт). Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левойграницы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровнепоследней строки наименования должности без пробела между инициалами ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правымполем. Дата На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от предыдущего реквизита. Индекс (номер) документа На документах, оформленных на бланках, номер проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номерпроставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем жемежстрочным интервалом, с каким печатался документ. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования",слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного актарасполагаются в правом верхнем углу первого листа документа ипечатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ"отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами(18 пт) (остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самойдлинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см иограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования ихрасполагают на одном уровне. Визы Согласование проекта документа оформляется визой, котораявключает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а принеобходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первогоэкземпляра документа в нижней его части или в отдельном листесогласования (приложение 4). Полистное визирование оформляется визой на оборотной сторонекаждого листа в нижней его части. На проектах законов, подготовленных к подписанию Губернаторомобласти, визы располагаются на оборотной стороне последнего листазаконопроекта на экземпляре, который хранится в архиве (полистновизируют исполнитель, руководитель управления Главного правогоуправления аппарата Правительства области и редактор-корректор). Письма визируются на экземплярах, остающихся в канцелярии общегоотдела аппарата Правительства области, на лицевой стороне последнеголиста документа. Резолюция Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции,включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срокисполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату. Резолюция пишется на документе или на отдельном листе,прилагаемом к документу. Фамилия исполнителя и номер его телефона Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевойили оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу отлевой границы текстового поля. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется напоследней странице документа в левой части нижнего поля шрифтом TimesNew Roman (Cyr) размером N 8. Приложение N 2 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области НУМЕРАЦИЯ ИНДЕКСОВ|————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| N |Буквенный| Наименование ||индексов| индекс | ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 1 | ГСО |Губернатор Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 2 | МСХ |Министерство сельского хозяйства и|| | |продовольствия Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 4 | АГ |Администрация Губернатора Самарской|| | |области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 5 | МТ |Министерство труда и социального развития|| | |Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 6 | ПП |Вице-губернатор области (председатель|| | |Правительства области) ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 7 | МЭ |Министерство экономического развития,|| | |инвестиций и торговли Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 8 | АП |Аппарат Правительства области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 9 | УГ |Управление по работе с обращениями граждан|| | |администрации Губернатора области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 10 | ДФХД |Департамент финансово-хозяйственной|| | |деятельности Правительства области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 11 | МП |Министерство промышленности, технологий и|| | |энергетики Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 13 | МФ |Министерство управления финансами|| | |Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 14 | МЗ |Министерство здравоохранения Самарской|| | |области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 15 | ДФС |Департамент физической культуры и спорта|| | |министерства культуры, молодежной политики|| | |и спорта Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 16 | МО |Министерство образования и науки Самарской|| | |области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 17 | ДК |Департамент культуры министерства|| | |культуры, молодежной политики и спорта|| | |Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 18 | ДМ |Департамент по делам молодежи министерства|| | |культуры, молодежной политики и спорта|| | |Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 19 | ГПУ |Главное правовое управление аппарата|| | |Правительства Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 20 | ДРП |Департамент развития предпринимательства|| | |Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 21 | ГУМ |Главное управление по мобилизационным|| | |вопросам Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 22 | КИ |Контрольная инспекция администрации|| | |Губернатора области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 23 | СФ |Член Совета Федерации Федерального|| | |Собрания Российской Федерации ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 24 | МКМС |Министерство культуры, молодежной политики|| | |и спорта Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 25 | МПР |Министерство природных ресурсов и охраны|| | |окружающей среды Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————|| 26 | МА |Министерство транспорта, связи и|| | |автомобильных дорог Самарской области ||————————|—————————|——————————————————————————————————————————| Приложение N 3 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ 3.1. Проект постановления или распоряжения Губернатора области,Правительства области печатается на бланке установленной формы шрифтомразмером N 14. 3.2. Постановление и распоряжение Губернатора области,Правительства области имеют следующие реквизиты <*>. Герб Самарской области (в цветном изображении). Наименование вида акта - постановление Губернатора Самарскойобласти, Правительства Самарской области или распоряжение ГубернатораСамарской области, Правительства Самарской области. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2межстрочными интервалами (24 пт), оформляется цифровым способом. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит иззнака "N" и порядкового номера документа, например N 20. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква"р", например N 42- р. Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнегокрая листа с одинарным межстрочным интервалом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос,о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами (24- 36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт). Текст печатается от левой границы текстового поля и выравниваетсяпо левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.-------------------------------- <*> Первые четыре реквизита входят в состав бланка и печатаютсяпри изготовлении бланка в типографии. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) ипостановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Губернатора областизавершается словами "ПОСТАНОВЛЯЮ:", в проектах постановленийПравительства области "Правительство Самарской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:",последнее слово печатается полужирным шрифтом. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений(распоряжений) Губернатора области и Правительства области, какправило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатораобласти или Правительства области в тексте на них обязательно делаетсяссылка. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36пт) и состоит из слов "Губернатор Самарской области" ("ПредседательПравительства Самарской области"), инициалов и фамилии ГубернатораСамарской области или председателя Правительства Самарской области.Слово "Губернатор" и "Самарской области" ("Председатель" и"Правительства Самарской области") печатаются в две строки через 1межстрочный интервал. Слова "Самарской области" и "ПравительстваСамарской области" печатаются от левой границы текстового поля, аслово "Губернатор", "Председатель" центрируется относительно второйстроки реквизита. Инициалы и фамилия Губернатора области, председателяПравительства области печатаются у правой границы текстового поля. Ниже подписи, через три межстрочных интервала (36 пт), от левойграницы текстового поля печатается в одну строку фамилия исполнителя иего телефон, при отсутствии места - на оборотной стороне последующеголиста документа в левом нижнем углу. Внизу на последней странице проставляется имя файла. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатораобласти, Правительства области печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатаниитекста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстовпостановлений (распоряжений). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первойстранице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ",ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановлениеили распоряжение Губернатора Самарской области, ПравительстваСамарской области. Все составные части реквизита центрируютсяотносительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочныйинтервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничиваетсяправым полем документа. При наличии нескольких приложений онинумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Правительства Самарской области от _________________ N ______ ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к постановлению Губернатора Самарской области от _______________ N ______ Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текстана расстоянии примерно 2 см. Длина черты - 2 - 3 см. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемоеположение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самомприложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или"УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Самарской области от _______________ N _______ УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Самарской области от _________________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовкаприложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и можетбыть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующимистроками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения отделяется от даты и номера актадополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительныминтервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка вконце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделовполужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицыможет быть напечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: <*> или 1). Текст сноски печатаетсячерез 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или послеприложения в целом под чертой. После символа сноски ее текстпечатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документахразделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты иподпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения)Губернатора области, Правительства области, арабскими цифрами. Вуказанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты,подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделынумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять изномера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например,1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела ипункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты принеобходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметьпорядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первогоэкземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижнейего части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визыпроставляются также на оборотной стороне каждого листа приложения. 3.3. Требования по оформлению справки к проектам постановлений(распоряжений) Губернатора области, Правительства области. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется настандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - печатается прописными буквами вразрядку 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже верхней границытекстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочнымиинтервалами (24 пт), печатается строчными буквами через 1 интервал,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в концезаголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления(распоряжения), к которому подготовлена справка. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24 -36 пт), печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала (18 пт). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование исуть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (24 -36 пт). Подпись включает наименование должностей лиц, подписывающихсправку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы ифамилии). Справка подписывается руководителем администрации Губернатораобласти, органа исполнительной власти Самарской области илируководителем их подразделений, готовившим проект. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через один межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 3.4. Требования по оформлению обложки к постановлениюПравительства области, представляемому на заседание Правительстваобласти. Обложки оформляются на картоне формата А3, сложенном пополам побольшей стороне листа, изготовленного в типографии департаментафинансово-хозяйственной деятельности Правительства области. На лицевой стороне обложки указываются следующие реквизиты: наименование проекта документа и его заголовок; кем внесен проект документа - печатаются слова "Проект внесен:",под ними - название организации, внесшей проект документа. Образец прилагается. Образец Герб Самарской области | | ГУБЕРНАТОР | САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | не | менее ПОСТАНОВЛЕНИЕ | 10 см от _________________ N ____________ | | \|/ | О внесении изменений в постановление Губернатора области \|/ от 27.12.99 N 371 "О составе Попечительского Совета 1 инт. Самарского областного Фонда жилья и ипотеки" | /|\ \/ \|/ | 2 - 3 инт. 1,5 1,25 см /\ инт. <———————> В связи с переизбранием мэра г. Тольятти ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Внести изменения в постановление Губернатора области /|\ от 27.12.99 N 371 "О составе Попечительского Совета Самарского областного | Фонда жилья и ипотеки": 1.1. Вывести из состава Попечительского Совета Самарского ——————> областного Фонда жилья и ипотеки (далее - Попечительский Совет) <—————— Жилкина С.Ф. левое 1.2. Ввести в состав Попечительского Совета Уткина Николая правое поле Дмитриевича - мэра г. Тольятти. поле 2,5 см 2,5 см | \|/ 3 инт. /|\ | Губернатор Самарской области И.О.Фамилия | \|/ 3 инт. /|\ | Иванов 322333 номер файла нижнее поле не менее 2 см Образец УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Самарской области от ____________ N _______ ПОЛОЖЕНИЕ об областном реестре производственных объектов, на которых нарушение производственной деятельности приводит к возникновению чрезвычайных ситуаций 1. Общие положения 1.1. Положение об областном реестре производственных объектов, накоторых нарушение производственной деятельности приводит квозникновению чрезвычайных ситуаций (далее - Положение), разработано вцелях создания механизма сбора и накопления информации опроизводственных объектах, расположенных на территории Самарскойобласти, на которых нарушение производственной деятельности врезультате аварии, террористического акта и других причин приводит квозникновению чрезвычайной ситуации (далее - информация). 1.2. Предприятия, организации, объекты жизнеобеспечениянаселения, гидротехнические сооружения (далее - организации),нарушение производственной деятельности которых может привести квозникновению территориальной, региональной, федеральной илитрансграничной чрезвычайной ситуации, подлежат регистрации в областномреестре производственных объектов, на которых нарушениепроизводственной деятельности приводит к возникновению чрезвычайныхситуаций (далее - областной реестр). (Далее текст не приводится) _________________ Образец СОГЛАШЕНИЕ между Правительством Самарской области и Правительством Российской Федерации (о чем?) Правительство Самарской области в лице..., действующего наосновании.., и Правительство Российской Федерации в лице...,действующего на основании..., далее именуемые Сторонами, в целях... согласились о нижеследующем: Статья 1 ... (Далее текст не приводится) _________________ Герб Самарской области | | ПРАВИТЕЛЬСТВО САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | не | менее РАСПОРЯЖЕНИЕ | 10 см от ____________ N _______ | | \|/ О внесении изменений в Регламент деятельности министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области, утвержденный распоряжением Правительства Самарской области от 25.03.2004 N 27-р | \|/ 2 - 3 инт. /|\ | 1,25 см | <————————> Во исполнение постановления Губернатора Самарской области \|/ от 10.11.2004 N 336 "О внесении изменений в штатное расписание 1,5 инт. администрации Губернатора области": /|\ Внести в Регламент деятельности министерства культуры, молодежной | политики и спорта Самарской области, утвержденный распоряжением | Правительства Самарской области от 25.03.2004 N 27-р, следующие изменения: | пункт 2.4. исключить; пункт 2.5. считать пунктом 2.4.; ———————> пункт 6 исключить; <————— левое пункт 7 считать пунктом 6. правое поле | поле 2,5 см \|/ 2,5 см 3 инт. /|\ | Председатель Правительства Самарской области И.О.Фамилия | \|/ 3 инт. /|\ | Иванов 322550 имя файла /|\ | нижнее поле не менее 2 см ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К ПРОЕКТУ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ "О СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКЕ ВЕТЕРАНОВ ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЫ - ТРУЖЕНИКОВ ТЫЛА, ВЕТЕРАНОВ ТРУДА, ГРАЖДАН, ПРИРАВНЕННЫХ К ВЕТЕРАНАМ ТРУДА, РЕАБИЛИТИРОВАННЫХ ЛИЦ И ЛИЦ, ПРИЗНАННЫХ ПОСТРАДАВШИМИ ОТ ПОЛИТИЧЕСКИХ РЕПРЕССИЙ" В соответствии со статьей 26.3 Федерального закона "Об общихпринципах законодательных (представительных) и исполнительных органовгосударственной власти субъектов Российской Федерации" от 06.10.99 N184-ФЗ к полномочиям органов государственной власти субъектаРоссийской Федерации по предметам совместного ведения, осуществляемымданными органами самостоятельно за счет средств бюджета субъектаРоссийской Федерации, относится решение вопросов социальной поддержкижертв политических репрессий, ветеранов Великой Отечественной войны -тружеников тыла, ветеранов труда. Кроме того, в соответствии со статьями 6, 44 Федерального закона"О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации ипризнании утратившими силу некоторых законодательных актов РоссийскойФедерации в связи с принятием федеральных законов "О внесенииизменений и дополнений в Федеральный закон "Об общих принципахзаконодательных (представительных) и исполнительных органовгосударственной власти субъектов Российской Федерации и "Об общихпринципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"от 22.08.2004 N 122-ФЗ меры социальной поддержки реабилитированныхлиц, лиц, признанных пострадавшими от политических репрессий,ветеранов Великой Отечественной войны - тружеников тыла, ветерановтруда и граждан приравненных к ним, с 01.01.2005 определяются законамии иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации иявляются расходными обязательствами субъектов Российской Федерации. Таким образом, разработка проекта закона Самарской области "Осоциальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны -тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранамтруда по состоянию на 31 декабря 2004 года, реабилитированных лиц илиц, признанных пострадавшими от политических репрессий" (далее -Закон), проводилась в рамках закрепленных за субъектами РоссийскойФедерации полномочий. Следует отметить, что при разработке Закона были приняты вовнимание изменения, внесенные в федеральные законодательные акты посоциальной поддержке отдельных категорий населения в части заменынекоторых видов льгот денежными компенсациями. В Законе такжепредусмотрены ежемесячные денежные выплаты вместо льготного проезда натранспорте, льготной оплаты услуг связи, льготной оплаты запользование радио и коллективной телевизионной антенной. Вместе с темучитывая социальную значимость льгот по оплате жилья и коммунальныхуслуг, льготного обеспечения лекарственными средствами, бесплатногозубопротезирования и обеспечения другими протезно-ортопедическимиизделиями, льготной установки квартирного телефона, обеспечениятранспортным средством, путевками на санаторно-курортное лечение помедицинским показаниям, данные меры социальной поддержки будутпредоставляться в натуральном виде. Предлагаемый Закон позволит постепенно и безболезненно перейти кновой системе социальной поддержки, формирующейся на территорииСамарской области. Министр трудаи социального развития Самарской области Г.Д.Светкина Приложение N 4 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Образец Лист согласования к постановлению (распоряжению) Правительства области (наименование вопроса)|————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————|| Занимаемая должность | Дата | Роспись, | Фамилия, || | поступления | дата | инициалы || | проекта на |согласования| || | согласование | | || | и роспись | | || |ответственного| | || |за делопроиз- | | || | водство | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Председатель Правительства| | |С.А. Сычев ||Самарской области| | | ||(постановление) | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Руководитель аппарата| | |О.В. Марголин ||Правительства Самарской| | | ||области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Первый заместитель| | |Г.Р. Хасаев ||председателя Правительства| | | ||Самарской области - министр| | | ||экономического развития,| | | ||инвестиций и торговли| | | ||Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Заместитель председателя| | |П.А. Иванов ||Правительства Самарской| | | ||области - министр управления| | | ||финансами Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Министр здравоохранения| | |Г.И. Гусарова ||Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Министр труда и социального| | |Г.Д. Светкина ||развития Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Руководитель Главного| | |Т.И. Вечканова ||правового управления| | | ||аппарата Правительства| | | ||Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Начальник отдела| | |Л.А. Рожкова ||делопроизводства аппарата| | | ||Правительства Самарской| | | ||области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————| Примечание. Инструкция по делопроизводству (п. 4.11)предусматривает время согласования распоряжений каждым лицом до 3-хдней, а постановлений до - 5 дней. Образец Лист согласования к постановлению (распоряжению) Губернатора Самарской области (наименование вопроса)|————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————|| Занимаемая должность | Дата | Роспись, | Фамилия, || | поступления | дата | инициалы || | проекта на |согласования| || | согласование | | || | и роспись | | || |ответственного| | || |за делопроиз- | | || | водство | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Председатель Правительства| | |С.А. Сычев ||Самарской области | | | || | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Руководитель администрации| | |В.П. Фомичев ||Губернатора Самарской| | | ||области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Первый заместитель| | |Г.Р. Хасаев ||председателя Правительства| | | ||Самарской области - министр| | | ||экономического развития,| | | ||инвестиций и торговли | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Заместитель председателя| | |П.А. Иванов ||Правительства Самарской| | | ||области - министр управления| | | ||финансами | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Министр здравоохранения| | |Г.И. Гусарова ||Самарской области | | | || | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Министр труда и социального| | |Г.Д. Светкина ||развития Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Руководитель Главного| | |Т.И. Вечканова ||правового управления| | | ||аппарата Правительства| | | ||Самарской области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————||Начальник отдела| | |Л.А. Рожкова ||делопроизводства аппарата| | | ||Правительства Самарской | | | ||области | | | ||————————————————————————————|——————————————|————————————|———————————————| Примечание. Инструкция по делопроизводству (п. 4.11)предусматривает время согласования распоряжений каждым лицом до 3-хдней, а постановлений до - 5 дней. При согласовании постановлений (распоряжений), касающихсякадровых вопросов в министерствах, необходимо согласованиеруководителя аппарата Правительства области. Образец Титульный лист к проекту закона Самарской области "О внесении изменений в Закон Самарской области -------------------------------------------------------------------------- "Об утверждении областной целевой программы "Развитие -------------------------------------------------------------------------- авиации общего назначения (малой авиации) в Самарской -------------------------------------------------------------------------- области на 2001 - 2005 годы" -------------------------------------------------------------------------- Докладчики Свешников Николай Всеволодович - министр промышленности, энергетики и технологий Самарской области---------------------------------------------------------------------------- (фамилия, имя, отчество, должность) Содокладчики ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Время для обсуждения вопроса 50 мин. ------------------------------------------- Список приглашенных Доронин Владимир Иванович - президент некоммерческого партнерства "Легкая авиация"-------------------------------------------------------------------------- (фамилия, имя, отчество, должность) Колыш Александр Петрович - директор некоммерческого партнерства "Легкая авиация" -------------------------------------------------------------------------- Марков Александр Анатольевич - директор общества с ограниченной ответственностью "Авантаж" ------------------------------------------------------------------------ Логунов Виталий Владимирович - начальник Приволжского территориального управления воздушного транспорта Минтранса России-------------------------------------------------------------------------Согласовано Сычев С.А. - председатель Правительства Самарской области Фомичев В.П. - руководитель администрации Губернатора области-------------------------------------------------------------------------- (фамилия, имя, отчество, должность) Марголин О.В. - руководитель аппарата Правительства Самарской области-------------------------------------------------------------------------- Хасаев Г.Р. - первый заместитель председателя Правительства Самарской области - министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарскойобласти--------------------------------------------------------------------------Иванов П.А. - заместитель председателя Правительства Самарскойобласти - министр управления финансами Самарской области--------------------------------------------------------------------------- Свешников Н.В. - министр промышленности, энергетики и технологий Самарской области--------------------------------------------------------------------------- Вечканова Т.И. - руководитель Главного правового управления аппарата Правительства Самарской области---------------------------------------------------------------------------- Колыш А.П. - директор некоммерческого партнерства "Легкая авиация"---------------------------------------------------------------------------- Образец Титульный лист к проекту постановления Правительства Самарской области "Об установлении повышающего коэффициента для определения-------------------------------------------------------------------------- восстановительной стоимости при оценке облагаемых налогом строений,--------------------------------------------------------------------------помещений и сооружений, принадлежащих гражданам на праве собственности"--------------------------------------------------------------------------Докладчики Иванов Павел Александрович - заместитель председателяПравительства Самарской области - министр управления финансамиСамарской области--------------------------------------------------------------------------- (фамилия, имя, отчество, должность) ___________________________________________________________________________Содокладчики______________________________________________________________________________________________________________________________________________________Время для обсуждения вопроса 20 минут------------------------------------------------------------ Список приглашенных ------------------------------------------------------ (фамилия, имя, отчество, должность) _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Согласовано Сычев С.А. - председатель Правительства Самарской области---------------------------------------------------------------------------- (фамилия, имя, отчество, должность) Марголин О.В. - руководитель аппарата Правительства Самарской области --------------------------------------------------------------------------Иванов П.А. - заместитель председателя Правительства Самарскойобласти - министр управления финансами Самарской области--------------------------------------------------------------------------Вечканова Т.И. - руководитель Главного правового управленияаппарата Правительства Самарской области Образец Проект Постановление Правительства Самарской области Об утверждении Положения об аппарате Правительства Самарской области Проект внесен: аппаратом Правительства Самарской области Приложение N 5 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Образец СПИСОК ОРГАНИЗАЦИЙ И ЛИЦ, КОТОРЫМ РАССЫЛАЕТСЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) N ____________ от "_____" ___________________ 2004 г. 1. Руководителям министерств Самарской области ________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Руководителям департаментов ________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Руководителям Главных управлений (управлений) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. Фомичеву В.П. <*> ________________________________________________________________________ 5. Марголину О.В. <*> ________________________________________________________________________ 6. Баранковскому А.П. <*> ________________________________________________________________________ 7. Главное правовое управление аппарата Правительства области <*> ________________________ 8. Облпрокуратуре (2 экз.) (постановление) <*> ___________________________________________ 9. Минюст РФ (постановление) <*> _________________________________________________________ 10. Парламентской библиотеке РФ (2 экз.) (постановление) <*> ______________________________ 11. Васюнину М.И. <*> _____________________________________________________________________ 12. Зюзюкину А.И. <*> _____________________________________________________________________ 13. Методический кабинет <*> ______________________________________________________________ 14. Гарант, Консультант плюс, Кузнецову В.А. <*> __________________________________________ 15. Такоевой Л.М. <*> _____________________________________________________________________ 16. РИАЦ <*> _____________________________________________________________________ 17. Анисину А.И. для опубликования ________________________________________________________ 18. Сусленникову А.А. на контроль (постановления, распоряжения Правительства области) ___________________________________ 19. Плюшкиной Н.И. на контроль (постановления, распоряжения Правительства области) ___________________________________ 20. Рожковой Л.А. _____________________________________________________________________ 21. Эрастову С.О. _____________________________________________________________________ 24. Бажуткину Г.Н. __________________________________________________________________________________________________________________________________________ (должность) (подпись,дата)-------------------------------- <*> Органам и должностным лицам, обозначенным в списке полужирнымшрифтом рассылается в обязательном порядке (список рассылки можетменяться). Приложение N 6 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ РЕЗОЛЮЦИЙ ПО РАССМОТРЕННЫМ ДОКУМЕНТАМ 6.1. Проекты резолюций оформляются по установленной форме налистах формата А5 и А6. 6.2. Бланк резолюции имеет следующие реквизиты: наименование должности лица, давшего резолюцию; исполнитель (исполнители) поручений, содержащихся в резолюции. При направлении резолюции подразделениям администрацииГубернатора области и Правительства области указываются инициалы ифамилии их руководителей. При наличии нескольких исполнителей поручений, содержащихся врезолюции, инициалы и фамилии должностных лиц печатаются одна поддругой, с отступом 1 см от левой границы текстового поля черезмежстрочный интервал 18 пт на листах формата А5 и с отступом 0,5 см отлевой границы текстового поля через один межстрочный интервал налистах формата А6. Текст отделяется от предыдущего реквизита 1-2 межстрочнымиинтервалами (12 - 24 пт) и печатается через один межстрочный интервал. Текст состоит из содержания отношения к указанным в документахвопросам либо поручений и даты представления доклада об их исполнении. При заполнении резолюции используется шрифт Times New Roman (Cyr)размера N 14. Подпись состоит из личной подписи, инициалов имени, отчества ифамилии руководителя, давшего резолюцию. Инициалы имени, отчества ифамилия печатаются у правой границы текстового поля и отделяются оттекста 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт). Дата подписания резолюции оформляется словесно-цифровым способом(17 июля 2004 г.) и печатается от границы левого поля двумямежстрочными интервалами (24 пт) ниже реквизита "Подпись". Образцы прилагаются. Образец (Формат А6) ГУБЕРНАТОР | ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ----------------------- | --------------------- | Иванову П.А. (созыв) | Иванову А.Н. | Сычеву С.А. Вечкановой Т.И. | | Согласен с предложениями министерства Прошу совместно рассмотреть и до| управления финансами Самарской области. 10 октября с. г. представить согласованные| Прошу подготовить совещание по данному замечания и предложения к законопроекту. | вопросу. | К.А.ТИТОВ | К.А.ТИТОВ | "20" августа 2004 г. | "15" ноября 2004 г. -- --------- | -- --------———————————————————————————————————————————|———————————————————————————————————————————————— | ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА | ПРЕДСЕДАТЕЛЬПРАВИТЕЛЬСТВА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ -------------------------- | --------------------------- | Иванову П.А. | Гусаровой Г.И. | Светкиной Г.Д. Для рассмотрения и ответа. | | Возвращается для доработки, согласования | и внесения до 1 декабря с. г.в установленном | порядке. | С.А.СЫЧЕВ | С.А.СЫЧЕВ | "15" октября 2004 г. "10" ноября 2004 г. -- --------- |-- -------- образец (формат А5) |———————————————————————————————————————————————————————————————| | | | ГУБЕРНАТОР | | САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | | ---------------------------- | | | | Хасаеву Г.Р. (созыв) | | Иванову П.А. | | Гусаровой Г.И. | | Емельянову В.К. | | Когану Е.Я. | | Светкиной Г.Д. | | Свешникову Н.В. | | Ушамирскому К.А. | | Вечкановой Т.И. | | | | Прошу совместно рассмотреть и до 10 декабря с. г. | | представить согласованные замечания и предложения | | к законопроекту. | | | | К.А.ТИТОВ | | | | "20" октября 2004 г. | | -- --------- | |———————————————————————————————————————————————————————————————| Приложение N 7 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ИНИЦИАТИВЫ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ НА ОСНОВАНИИ ЗАКОНА САМАРСКОЙОБЛАСТИ "О РАЗРАБОТКЕ, ВНЕСЕНИИ И ПРИНЯТИИ ЗАКОНОВ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ" Проект закона Самарской области (далее - законопроект)подготавливается для внесения Губернатором области в Губернскую Думу впорядке законодательной инициативы, печатается шрифтом размером N 14на стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правойграниц текстового поля проставляется пометка "Вносится ГубернаторомСамарской области". Пометка печатается через 1 межстрочный интервал ивыравнивается по правой границе. На расстоянии 2-х одиночных межстрочных интервалов от пометки управой границы текстового поля печатается слово "Проект". Законопроект имеет следующие реквизиты. Наименование вида акта - Закон Самарской области - отделяется отслова "Проект" 2-мя одинарными межстрочными интервалами и печатаетсяпрописными буквами размером шрифта не менее N 16 и может быть выделенополужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2-мя одинарнымимежстрочными интервалами и печатается через 1 интервал шрифтомразмером N 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?". Еслизаголовок состоит из 3-х или более строк, то он печатается строчнымиполужирными буквами через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок не берется в кавычки. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующиезаконы необходимо называть причины внесения изменений или конкретнуюнорму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократногоизменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какойименно части она изменяется. Например: О внесении изменений в Закон Самарской области "..." или О внесении изменений в статью 4 Закона Самарской области "..." Текст отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочнымиинтервалами и печатается через 1,5 интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу иосновную часть. Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы,главы, статьи. Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаютсяпрописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в концезаголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочныйинтервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левойгранице. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "Статья"печатается с красной строки с прописной буквы. Номер статьипроставляется арабскими цифрами. При отсутствии заголовка слово "Статья" и номер выделяютсяполужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. Статьи имеютединую сквозную нумерацию. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться начасти, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляетсяарабскими цифрами в пределах каждой статьи. Подпись отделяется от текста 5 межстрочными одинарнымиинтервалами и состоит из слов "Губернатор Самарской области". Слова"Губернатор" и "Самарской области" печатаются в 2 строки через 1межстрочный интервал. Слова "Самарской области" печатаются от левойграницы текстового поля, а слово "Губернатор" выравнивается по центруотносительно этих слов. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Самарской областипечатаются по второй строке и выравниваются по правой границетекстового поля. /|\ |—————| |<————|25 мм| \|/ |—————| |——————————————————————————————————————————————————————————————————————| | Образец оформления проекта закона Самарской области | |——————————————————————————————————————————————————————————————————————| | /|\ Вносится Губернатором | | |———————————| | Самарской области | | |5 одинарных| | / \| | | |межстрочных|———>| | | | |интервалов | | |————————————————|——————| | | |———————————| | |Times New Roman Cyr, 14| | | | | | Проект | | |———————————————————| | |———————————————————————| | | |Times New Roman Cyr| | | | |16, Ж | | | | |———————————————————| | | | | \|/ | <——————> | \|/ | <———————> /|\ | ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | /|\ | | | | |——|———| | /|\ |————————| | |———|———| |25 мм | | |<————|2 строки| | | 25 мм | |——————| | | |1 инт. | | |———————| | \|/ |————————| | | | | О МЕСТНОМ САМОУПРАВЛЕНИИ В САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ | | | | /|\ /|\ |————————| | | | | |2 строки| | | |—————————|—————————| |<————|1 инт. | | | |Times New Roman Cyr| \|/ |————————| | | |14, Ж | | | |———————|———————————| ГЛАВА I. Общие положения | | | | | | /|\ | | | |<————————————————————————| | | \|/ \|/ |———|————| | | |1 строка| | | Статья 1. Основные понятия и термины |1,5 инт.| | | |———|————| | | /|\ | | | |<————————————————————————| | | \|/ | | | | 1. В настоящем Законе понятия и термины используются в| | следующих значениях: | | и т.д. по тексту. /|\ | | | | | /|\ |————————|——————————| | | | |Times New Roman Cyr| | | |———————————|14, 1,5 инт. | | | |———————————————————| | | | | Губернатор | | Самарской области И.О.Фамилия | | | | "__" ___________ 2004 г. | | | | N ______________ | |——————————————————————————————————————————————————————————————————————| /|\ | |—————| |<—————|25 мм| | |—————| \|/ Первая страница принятого в первом (второго) чтении проектазакона Самарской области оформляется следующим образом: Принят в первом чтении Самарской Губернской Думой 23 марта 2004 г. постановлением N 78 /|\ |————————| |<—————|3 строки| \|/ |1 инт. | |————————| ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ /|\ |————————| |<—————|2 строки| \|/ |1 инт. | |————————| О плате за государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним и за предоставление информации о зарегистрированных правах в самарской области Первая страница принятого в целом закона Самарской областиоформляется следующим образом: ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ /|\ |————————| |<————|2 строки| | |1 инт. | \|/ |————————| ОБ ОТХОДАХ ПРОИЗВОДСТВА И ПОТРЕБЛЕНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ /|\ |————————| |<————|2 строки| | |1 инт. | \|/ |————————| Принят Самарской Губернской Думой 21 декабря 2004 года /|\ |————————| |<————|3 строки| | |1 инт. | \|/ |————————| Текст Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартныхлистах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочнымиинтервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяетсяполужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовкане ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, ккоторому подготовлена пояснительная записка, например: ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту закона Самарской области "О пособиях на семью в Самарской области" Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами ипечатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии неменее 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен содержать обоснование необходимости принятиязаконопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта,его целей, основных положений, места в системе действующегозаконодательства, а также прогноза социально-экономических и иныхпоследствий его принятия. Пояснительная записка подписывается руководителем администрацииГубернатора области, министерства, департамента, управления,готовившего законопроект. Должность (подпись) (дата) |————————————————————————————————————————————| |Образец справки о состоянии законодательства| | в данной сфере правового регулирования | |————————————————————————————————————————————| СПРАВКИ о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования Основные положения... в настоящее время регулируются: 1) Конституцией Российской Федерации; 2) федеральными законами "..."; 3) указами Президента Российской Федерации; 4) постановлениями Правительства Российской Федерации; 5) законами Самарской области "..."; 6) постановлениями Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области. |———————————————————————————————————————————————————| |Образец перечня законов и иных нормативных правовых| | актов, подлежащих отмене, изменению и дополнению | | в случае принятия Закона Самарской области "..." | |———————————————————————————————————————————————————| ПЕРЕЧЕНЬ законов и иных нормативных актов, подлежащих отмене, изменению и дополнению в случае принятия Закона Самарской области... В случае принятия Закона Самарской области "..." подлежатпризнанию утратившими силу: 1) Закон Самарской области... (далее в скобках указываютсяисточники официального опубликования акта (год издания, N, статья) и вхронологическом порядке все изменения и дополнения к указанному акту); 2) статьи...Закона...; 3) постановление...; 4)...; 5) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти. В случае принятия Закона Самарской области "..." до вступленияего в силу необходимо внести изменения и дополнения в: 1) статьи...; 2)...; 3) принятые на их основе нормативные правовые акты органовисполнительной власти. |————————————————————————————————————————————| |Образец финансово-экономического обоснования| | проекта закона Самарской области "..." | |————————————————————————————————————————————| ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ проекта закона Самарской области "О льготах на проезд на междугородном транспорте для детей, нуждающихся в санаторно-курортном лечении" По данным Министерства здравоохранения Российской Федерации, внастоящее время 600 тысяч детей находятся под диспансерным наблюдениемпо различным хроническим заболеваниям и нуждаются всанаторно-курортном лечении по медицинским показаниям. Из них численность детей в возрасте с 11 до 18 лет, то есть тогоконтингента, который не имеет льгот по проезду по другим основаниям,составляет 267 тысяч человек. Расчет затрат на возмещение предоставляемой льготы. Средняя цена билета на май-апрель 2002 года, в рублях: на железнодорожном транспорте - 173 250; на воздушном транспорте - 1 000 000; на автомобильном транспорте - 24 000; на водном транспорте (морском и речном в среднем) - 85 155. По данным на 2001 год, 80% лиц, которым были предоставленыпутевки, пользовались железнодорожным транспортом, 12% - воздушным, 6%- автомобильным и 2% - водными видами транспорта: (267000 х 80 : 100) х 173250 = 3700620000; (267000 х 12 : 100) х 1000000 = 32040000000; (267000 х 6 : 100) х 24000 = 384480000; (267000 х 2 : 100) х 85155 = 454727700. Итого 69 885 407 700. При предоставлении 50-процентной льготы по проезду детям затратына возмещение составят 69 885 407 700 : 2 = 34 942 703 850. При предоставлении 50-процентной льготы по проезду для лиц,сопровождающих ребенка, затраты на возмещение удвоятся и составят69885407700 рублей (69,9 млрд. рублей). Подписывается руководителем министерства, департамента,управления, готовившего обоснование. Должность (подпись) (дата) Приложение N 8 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Самарская Губернская Дума ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО ПРОЕКТУ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ (НАИМЕНОВАНИЕ) (Дается общая оценка и излагаются конкретные замечания ипредложения к законопроекту, степень учета положений заключенияГубернатора области официальных отзывов и поправок Губернатораобласти, а также мнение Губернатора области о целесообразностипринятия либо отклонения законопроекта). Губернатор Самарской области И.О.Фамилия Приложение N 9 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Самарская Губернская Дума ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТЗЫВ НА ПРОЕКТ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ (НАИМЕНОВАНИЕ, СТАДИЯ РАСПРОСТРАНЕНИЯ) (Дается общая оценка и излагаются конкретные замечания ипредложения к законопроекту, степень учета положений заключенияГубернатора области официальных отзывов и поправок Губернатораобласти, а также мнение Губернатора области о целесообразностипринятия либо отклонения законопроекта). Губернатор Самарской области И.О.Фамилия Приложение N 10 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Образец Самарская Губернская Дума ПОПРАВКИ К ПРОЕКТУ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ (НАИМЕНОВАНИЕ), ПРИНЯТОМУ САМАРСКОЙ ГУБЕРНСКОЙ ДУМОЙ В ПЕРВОМ ЧТЕНИИ (ДАТА) (Излагаются постатейные поправки к законопроекту, подготовленныеГубернатором области на основе материалов, представленных органамигосударственного управления. Поправки формулируются в виде изменения редакции статей,дополнения законопроекта конкретными статьями, частями, абзацами,пунктами, подпунктами, предложениями или словами либо в видепредложений об исключении конкретных статей, частей, абзацев, пунктов,подпунктов, предложений или слов. В каждой поправке, как правило, дается обоснование). Губернатор Самарской области И.О.Фамилия Приложение N 11 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ, СОВЕЩАНИЙ 11.1. Протоколы печатаются на бланках установленной формы илистандартных листах бумаги шрифтом размером N 14. 11.2. Протокол имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа - протокол. Вид заседания, совещания, например: совещания у Губернатора Самарской области И.О.ФАМИЛИЯ При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается отграницы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирнымшрифтом размером N 17 и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через1 интервал и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровымспособом и печатается через 2 межстрочных интервала (24 пт) нижепредыдущего реквизита. Номер протокола совещания у Губернатора области, председателяПравительства области состоит из знака N, а также порядкового номерапротокола в пределах календарного года, например N 21. Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами впределах календарного года. Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами (24 пт)ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются. Например: от 10 октября 2004 г. N 12 --------------------------- Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилия и инициалыпредседательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалыи фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано прописнымибуквами, под ним 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже - должностьпредседательствовавшего, затем 1,5 интервалами (18 пт) ниже - такжецентровано инициалы и фамилия прописными буквами. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:".Затем 1-2 межстрочными интервалами (12-24 пт) ниже печатаютсянаименования должностей присутствовавших, а справа от наименованиядолжностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1).Наименования должностей могут быть указаны обобщенно <*>, например: руководители министерств, департаментов, управлений. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала (18 пт) и включает вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения.-------------------------------- <*> Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованошрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последнейстроки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц,выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующеговопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) ивключает наименование должности лица, председательствовавшего назаседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи(инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается вправом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номерэкземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочныхинтервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним. Образцы прилагаются. Образец Для служебного пользования Экз. N ___ ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ У ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И.О.ФАМИЛИЯ от ___________ N _____ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ Губернатор Самарской области И.О.ФАМИЛИЯ Присутствовали: -------------- министры Самарской области - инициалы и фамилии в алфавитном порядке начальник Главного - инициалы и фамилия управления Центрального банка Российской Федерации по Самарской области руководители органов - инициалы и фамилии в алфавитном местного самоуправления порядке органов депутаты Самарской - инициалы и фамилии в алфавитном Губернской Думы порядке управляющий отделением - инициалы и фамилия Пенсионного фонда Российской Федерации по Самарской области ответственные работники - инициалы и фамилии в алфавитном администрации Губернатора порядке области и Правительства области представители средств массовой информации I. Об основных направлениях агропромышленной политики Самарской области на 2003-2010 годы ________________________________________________________ (Фамилия, фамилия, фамилия) 1. Одобрить проект основных направлений агропромышленной политикина 2004-2010 годы. 2. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Самарскойобласти (Румянцеву) совместно с министерством экономического развития,инвестиций и торговли Самарской области (Хасаевым), министерствомуправления финансами Самарской области (Ивановым), другимизаинтересованными органами исполнительной власти и организациямидоработать указанный проект с учетом высказанных предложений изамечаний, предусмотрев при этом: создание резервного фонда зерна и регулирование рынка зерна вобласти. (Далее текст не приводится) Губернатор Самарской области И.О.Фамилия Приложение N 12 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ) ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ, ИХ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ 1. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формышрифтом размером N 14. 2. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Наименование органа. Название вида документа - приказ (распоряжение). Дата и номер - указанные реквизиты печатаются централизованнымспособом. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоитиз знака "N", буквы "п" для приказа и буквы "р" для распоряжения ипорядкового номера приказа (распоряжения), например: от 11 января2005г. N 321-п (приказ), от 15 января 2005г. N 17-р (распоряжение). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текстаприказа. В распоряжениях заголовок оформляется при необходимости.Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из 2 и болеестрок, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал,например: О порядке подготовки и оформления документов в аппарате Правительства Самарской области или О командировании работников министерства сельского хозяйства и продовольствия Самарской области в Шенталинский район Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт,печатается через интервал 18 пт от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей:констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "воисполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основаниидругого документа, то в констатирующей части указывается наименованиеэтого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проекте приказа завершается словом "приказываю:",которое печатается вразрядку. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исрока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются структурные подразделения или конкретныедолжностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения оподразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль заисполнением приказа. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводитсяприказ (распоряжение), включаются в указатель рассылки, которыйисполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения). Приказнормативного характера должен содержать пункт об опубликовании приказав средствах массовой информации. Приложения к приказам (распоряжениям) оформляются аналогичноприложениям к постановлению (распоряжению) Правительства области. Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей идату. Место расположения виз аналогично их расположению на проектахпостановлений (распоряжений) Правительства области. Подпись состоит из слов "Министр (наименование министерства)",инициала имени и фамилии министра. Слова "Министр (наименование министерства)" печатаются через 1межстрочный интервал, от левой границы текстового поля, а слова"Самарской области" по центру относительно первой строки реквизита.Инициал имени и фамилия министра печатаются от правой границытекстового поля. Образец прилагается. Образец Министр культуры, молодежной политики и спорта Самарской области РАСПОРЯЖЕНИЕ от "___" _________ г. N 5-р О порядке использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в структурных подразделениях министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области В целях упорядочения использования средств компьютерной,копировальномножительной техники и факсимильной связи в структурныхподразделениях министерства культуры, молодежной политики и спортаСамарской области: 1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке использованиясредств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильнойсвязи, установленных в подразделениях министерства культуры,молодежной политики и спорта Самарской области. 2. Руководителям структурных подразделений министерства культуры,молодежной политики и спорта Самарской области обеспечить строгоевыполнение требований Положения. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить наруководителя службы делопроизводства (помощника руководителя)министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области. Министр культуры, молодежной политики и спорта Самарской области И.О.Фамилия Образец УТВЕРЖДЕНО распоряжением министра культуры, молодежной политики и спорта Самарской области от "___"____________г. N____ ПОЛОЖЕНИЕ о порядке использования компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи, установленных в подразделениях министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее Положение определяет организацию и правилаиспользования средств компьютерной, копировально-множительной техникии факсимильной связи в подразделениях министерства культуры,молодежной политики и спорта Самарской области (далее -подразделения). (Далее текст не приводится) ___________________________ Образец Министерство экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области ПРИКАЗ от 31 мая 2004 г. N 2 О распределении субсидий на строительство или приобретение жилья работниками организаций бюджетной сферы, государственными и муниципальными служащими Самарской области на 2004 год В соответствии с пунктом 3 статьи 1 Закона Самарской области "Опорядке предоставления работникам организаций бюджетной сферы,государственным и муниципальным служащим Самарской области,нуждающимся в улучшении жилищных условий, субсидий на строительствоили приобретение жилья" приказываю: 1. Распределить средства на предоставление субсидий настроительство или приобретение жилья работниками организаций бюджетнойсферы, государственными и муниципальными служащими Самарской областина 2004 год, предусмотренные Законом Самарской области "Об областномбюджете на 2004 год" (в приложении 6 по отрасли "Жилищноестроительство"), согласно приложению. 2. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации. Министр экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области Г.Р.Хасаев Приложение к приказу министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области от 31 мая 2004 года N 2 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СРЕДСТВ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СУБСИДИЙ НА СТРОИТЕЛЬСТВО ИЛИ ПРИОБРЕТЕНИЕ ЖИЛЬЯ РАБОТНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ БЮДЖЕТНОЙ СФЕРЫ, ГОСУДАРСТВЕННЫМИ И МУНИЦИПАЛЬНЫМИ СЛУЖАЩИМИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ НА 2004 ГОД (Далее текст не приводится) ____________________________ Приложение N 13 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ 13.1. Письма оформляются на бланках установленной формы. 13.2. Письмо имеет следующие реквизиты: Дата - оформляется словесно-цифровым способом. Исходящий номер в письмах за подписью Губернатора области ипредседателя Правительства области состоит из индекса органаисполнительной власти области или должностного лица (приложение 2),индекса вопроса и порядкового номера по единой нумерации с началагода, например: 1-43/23 (6-43/51). В письмах, подписанных руководителем органа исполнительной властиобласти, исходящий номер состоит из индекса органа исполнительнойвласти области и порядкового номера по единой нумерации с начала года,например 8/22. Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт) ниже границы верхнего поля. Все составные частиреквизита центрируются относительно самой длинной строки, котораяограничивается правым полем документа. Наименование органа исполнительной власти Самарской области, атакже наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5межстрочными интервалами (18 пт). Служебные письма адресуют организациям, их руководителям иликонкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на ихобращения. В состав адресата входят наименование организации (органаисполнительной власти Самарской области), наименование должности,инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресованочастному лицу - инициалы и фамилия лица. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случаеего направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указательрассылки, или частному лицу. При направлении служебного письма в организацию ее наименованиепишется в именительном падеже, например: Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации При направлении служебного письма в структурное подразделениеорганизации наименование подразделения также пишется в именительномпадеже, например: Самарская Губернская Дума Комитет по сельскому хозяйству и продовольствию Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, еслиименно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения повопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательномпадеже, например: Председателю Самарской Губернской Думы И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание илиученую степень, то перед фамилией может указываться звание илистепень, например: Ректору Самарского медицинского университета профессору И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется руководителям несколькиходнородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Органам местного самоуправления Самарской области Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначаласледует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовыйадрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например: Фамилия И.О. 443010, г. Самара, ул. Ленинская, д. 8, кв. 15 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово"Копия(и)" не указывается. Если количество адресатов письма более четырех, то составляетсяуказатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило,указывается только один адресат. При необходимости рассылки копий письма администрации Губернатораобласти, органам исполнительной власти Самарской области наименованияприводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму независимо отколичества адресатов. Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающийосновное содержание письма, его тему. Заголовок является частьюпоискового образа документа и при регистрации письма и постановке егона контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных. Не составляется заголовок к письмам, изготовленным на бланкахформата А5, с текстом небольшого объема (менее 8-9 строк). Заголовокпечатается от левой границы текстового поля строчными буквами (заисключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовокрасполагается под реквизитами бланка, место для него обычно отмечаетсяуголками при типографском изготовлении бланков. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков.Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строкмашинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то егодопускается продлевать до границы правого поля с выравниванием поцентру. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами ипечатается через 1,5 интервала (18 пт). Текст письма излагается от первого лица множественного числа(просим, направляем и т.д.) или от 3-го лица единственного числа(Правительство области вносит, министерство представляет и т.д.). Допускается начинать текст письма с уважительного обращения кадресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый..............! Приложение отделяется от текста 1,5 - 2 межстрочными интервалами(18 - 24 пт). Слово "Приложение" печатается с красной строки и подчеркивается.После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложенияпечатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка онем делается ниже текста документа по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. ___________ Если в тексте названо несколько приложений или если приложения втексте документа не названы, то наименования приложенных документовперечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляровкаждого документа: Приложения: 1. Текст законопроекта о...на 7 л. в 2 экз. ----------- 2. Пояснительная записка к проекту закона о...на 3 л. 3. Заключение Правительства области по...законопроекту на 3 л. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса,то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. ----------- Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например: Приложение: программа в 3 экз. ----------- Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт). Если письма оформляются на бланке, то подпись включаетсокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы ифамилию: Министр И.О.Фамилия Если письмо оформляется на бланке Губернатора области,председателя Правительства области то наименование должности в подписиуказывается. Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываютсяполное наименование должности, личная подпись, инициалы имени иотчества, фамилия: Министр управления финансами Самарской области И.О.Фамилия При подписании письма несколькими должностными лицами их подписирасполагаются одна под другой в последовательности, соответствующейзанимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одногоранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются,соответственно, левой и правой границами текстового поля, арасшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей иотделяются от них дополнительным интервалом 1,5 (18 пт), например: Министр Министр здравоохранения образования и науки Самарской области Самарской области подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевойили оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Образцы прилагаются. Образец ГУБЕРНАТОР Председателю САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ Самарской Губернской Думы 443006, г. Самара ул. Молодогвардейская, 210 В.Ф.Сазонову телефон 32-22-68 ____________ N ____________ На __________ от __________ Уважаемый Виктор Федорович! На основании статьи 95 Устава (Основного Закона) Самарскойобласти вношу на рассмотрение Самарской Губернской Думы в порядкереализации права законодательной инициативы проект закона Самарскойобласти "О внесении изменений в Закон Самарской области "Об областномбюджете на 2004 год". С докладом выступит Иванов Павел Александрович - заместительпредседателя Правительства Самарской области - министр управленияфинансами Самарской области. Приложения: 1. Проект постановления Самарской Губернской Думы. 2. Текст законопроекта на 95 листах. 3. Пояснительная записка. 4. Справка о состоянии законодательства в данной сфере правовогорегулирования. 5. Перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения илидополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области"О внесении изменений в Закон Самарской области "Об областном бюджетена 2004 год". 6. Финансово-экономическое обоснование принятия законопроекта. Всего 104 листа. Губернатор Самарской области И.О.Фамилия Иванов 321586 13.3. Особенности оформления служебных писем при переписке сзарубежными корреспондентами. 13.3.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках.Проекты указанных писем печатаются с использованием текстовогоредактора Win Word шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 смежстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версийтекстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалыдолжны соответствовать указанному выше. 13.3.2. Переписка Губернатора области и председателяПравительства области с зарубежными адресатами осуществляется всоответствии с нормами и правилами государственной протокольнойпрактики и прецедентами. Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру,чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицуподобного ранга зарубежного государства адресат включает титул,инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименованиедолжности лица и название города. Все составные части реквизита, кроменазвания города, печатаются прописными буквами. Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левомнижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.Например: ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ ХАРАЛЬДУ V КОРОЛЮ НОРВЕГИИ г. Осло Текст письма начинается с обращения, формулируемого всоответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнемвзаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство","Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращениепечатается с красной строки. В качестве заключительной формулы вежливости используются такиефразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". Вответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент. Подпись включает наименование должности лица, от имени которогопосылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициалы ифамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 интервал и центруется относительно самой длинной строки. При оформлении проекта письма на персональном бланке наименованиедолжности не указывается. 13.3.3. При оформлении писем других должностных лиц зарубежнымадресатам: Адресат включает инициалы имени и фамилию (имя и фамилию)адресата; должность адресата; наименование организации (фирмы); номердома, название улицы; название населенного пункта, почтовый код(индекс) или номер почтового маршрута; название страны. Если письмонаправляется в США, то после названия города дается, частосокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританиюможет быть указано название графства. Составные части реквизитаизлагаются в последовательности, соответствующей традициям страныназначения. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма.В соответствии с международными стандартами составные части реквизитавыравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должнобыть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Еслив строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшегоразмера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки иподчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами названиеместности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон),учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, какправило), и страну назначения. Если письмо адресуется организации, сначала указывается ееназвание, затем почтовый адрес. Например: American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначалауказываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, названиефирмы, потом почтовый адрес. Например: Mr.A.Widmar, Chairman, D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются егоимя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например: Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA 13.3.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположениемэтого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии срасположением этого реквизита на бланке документа. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не являетсяобязательным реквизитом. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляетсятолько в письмахответах. Ссылка проставляется в соответствии срасположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизитпереносятся с поступившего документа. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловойпереписке используются следующие обращения: "Уважаемые господа" - к организации в целом; "Уважаемый господин Блэк" - к мужчине; "Уважаемая госпожа Смит" - к женщине; "Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностномулицу, фамилия которого неизвестна. В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычноопускается, остается только фамилия. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут бытьиспользованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш","Наилучшие пожелания". Текст письма печатается с красной строки в установленных границахполей. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. Варианты оформления этого реквизита приводятся в разделе"Оформление проектов писем". Подпись включает наименование должности лица, подписавшегодокумент, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой оналичии приложения. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительномаксимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности у правой границы текстового поля. Междуинициалами и фамилией пробел не ставится. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона наподлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываютсяна копии письма, остающейся в деле. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется вколонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой частинижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 8. Образцы прилагаются. Образец Уважаемый господин Председатель, Имею честь сообщить, что ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ С уважением,Наименование должности И.О.Фамилия_________________________(наименование должности)господину _______________(инициалы имени, фамилия)_________________________(город, страна) Ms. Kimma Avagimova 8024 Castorav Apt # A-2 PHILADELPHIA PA 19152 USA Уважаемая госпожа Авагимова, В связи с Вашим обращением сообщаем, что (Далее текст не приводится) Наименование должности И.О.Фамилия 12.4. Оформление проектов служебных телеграмм. 12.4.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы. 12.4.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) Текст адресата печатается через 1 межстрочный интервал. В состав адресата входит полный или условный телеграфный адресорганизации: Москва, ул. Короленко, д. 8илиСанкт-Петербург, д. 15, "Восход" Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей областиили края, например: Елец Липецкой области Ханты-Мансийск Тюменской области Анадырь Магаданской области Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала (18 пт): Администрации Агинского Бурятского Автономного округаилиАдминистрации Волгоградской области При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа инициалы, фамилия или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций,то их наименование следует указывать обобщенно, например:Органам местного самоуправления области При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляетсяуказатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившимтекст телеграммы. На каждом экземпляре должен быть почтовый адрес. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт). Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый...................! Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двухэкземплярах. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы ифамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Исходящий номер и дата печатаются 2 межстрочными интервалами (24пт) ниже реквизита "подпись" и состоят из порядкового номера по единойнумерации с начала года, индекса подразделения и даты регистрации,например: HP 35-8 от 24 октября 2004г. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя наименование органа (Правительства Самарской области),фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визыисполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, атакже время сдачи телеграммы на отправку. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, накоторый дается ответ. 12.4.3. При оформлении международных телеграмм их адрес и текстдолжны быть напечатаны латинскими буквами. Адрес международной телеграммы печатается в следующейпоследовательности: наименование адресата (в именительном падеже);наименование организации или место жительства адресата (улица, номердома); наименование пункта и страны назначения (город, страна). Образец прилагается. Образец г. Москва, Правительство Российской Федерации И.О.Фамилия ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА Уважаемый..................! (ТЕКСТ) Губернатор Самарской области И.О.Фамилия_____________________________________________ 443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210 Правительство Самарской области Приложение N 14 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ОБРАЗЦЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОТМЕТОК О СРОЧНОСТИ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ |————————————————————————————————————————| | СРОЧНО | | ______________________ | | (индекс подразделения) | | ______________________________________ | | (подпись) | | ______________________________________ | | (Фамилия И.О.) | | Дата ________ Время ________ ч.____ м. | | к N_______________________________ <*> | | | |————————————————————————————————————————| |————————————————————————————————————————| | ВРУЧИТЬ | | НЕМЕДЛЕННО | | ______________________ | | (индекс подразделения) | | ______________________________________ | | (подпись) | | ______________________________________ | | (Фамилия И.О.) | | | | Дата _________ Время ________ ч.____ м.| | к N_______________________________ <*> | | | |————————————————————————————————————————|-------------------------------- <*> В графе "к N" проставляется учетный номер документа или егократкое наименование, например: "к N 1-43/23 с поручением" или "к письму С.А.Сычева от 20.06.2004". Приложение N 15 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование подразделения) на ______________ год|—————————————|———————|—————————|————————|——————————|| Индекс |Индекс |Заголовок| Срок |Примечания||подразделения|вопроса| дела |хранения| ||—————————————|———————|—————————|————————|——————————| Руководитель министерства (департамента, управления), руководитель секретариата И.О.Фамилия "___"_______________ г.СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела аппарата Правительства области И.О.Фамилия "___"_______________ г. Приложение N 16 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата Правительства Самарской области Подпись И.О.Фамилия Дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Правительства Самарской области на ________________ год|———————————————————————————————————————————————————|| Наименование раздела ||—————————————|———————|—————————|————————|——————————|| Индекс |Индекс |Заголовок| Срок |Примечания||подразделения|вопроса| дела |хранения| ||—————————————|———————|—————————|————————|——————————| Начальник общего отдела аппарата Правительства области И.О.ФамилияОДОБРЕНОПротокол заседания экспертной архивной комиссииПравительства Самарской областиот "___"________________ г. N ______ Приложение N 17 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Архив за _________ г. ___________________________________ (наименование органа исполнительной власти Самарской области) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдела переписки N _______________________ том N _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________|———————|—————————|—————————|———————————|——————————|——————————|| Кем | Дата | N |N раздела и|Количество|Примечание||внесено|документа|документа|содержание | листов | || | | | вопроса | раздела | ||———————|—————————|—————————|———————————|——————————|——————————|| | | | | | ||———————|—————————|—————————|———————————|——————————|——————————|Сдал ______________________________________ "____"___________ г.Принял в архив ________________________ "____"___________ г.(подписи, инициалы, фамилии) Приложение N 18 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ДЕЛ (РЕЕСТР)|—————|——————————————————————————|—————————|——————————————|———————————————————————————||Дата | Номер дела |Заголовок| Дата, номер | Сдано в архив ||заве-|———————|———————|——————————| дела |постановления,|—————|——————————|——————————||дения|индекс |индекс |порядковый| |распоряжения, |номер|количество| подпись ||дела |подраз-|вопроса| номер | | протокола, |тома | листов |сотрудника|| |деления| | дела | |инициативного | | | архива и || | | | | | письма | | | дата ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————|| | | | | | | | | ||—————|———————|———————|——————————|—————————|——————————————|—————|——————————|——————————| Приложение N 19 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Архив за __________ г. ___________________________________ (наименование органа исполнительной власти Самарской области) ОПИСЬ ОТДЕЛЬНЫХ, КОМПЛЕКСНЫХ ДЕЛ И ДЕЛ ПЕРЕПИСКИ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ, СДАННЫХ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ|———|—————|—————————|——————————|————————————————|——————————|| N |Номер|Заголовок|Количество| Год, месяц |Примечание||п/п|дела | дела | листов в |——————|—————————| || | | | деле |начала|окончания| || | | | | дела | дела | ||———|—————|—————————|——————————|——————|—————————|——————————|| | | | | | | ||———|—————|—————————|——————————|——————|—————————|——————————|Сдал ______________________________________ "____"___________ г.Принял в архив ________________________ "____"___________ г.(подписи, инициалы, фамилии) Приложение N 20 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумагишрифтом размером N 14 и имеет следующие реквизиты. Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницыакта. Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатаетсяпрописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт,личную подпись, ее расшифровку и дату. Все составные части реквизита центрируются относительно самойдлинной строки. Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утвердившегодокумент, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочнымиинтервалами (18 пт). Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документаотделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36пт), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другойнасыщенности и выравнивается по центру. Номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова"АКТ" на той же строке. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами (36 пт), печатается через 1 интервал, выделяетсяполужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовкане ставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткоесодержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать навопрос, о чем составлен акт, например: О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (36 пт)и печатается через 1,5 интервала (18 пт). Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей <*>. Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:", послекоторого указывается наименование документа, послужившего основаниемдля составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименованиедокумента печатается в именительном падеже, например: Основание: поручение руководителя аппарата Правительства областиот 25.03.2004 N 37 "О проведении инвентаризации вычислительной иорганизационной техники, установленной в структурных подразделенияхаппарата Правительства области". С новой строки от левой границы текстового поля документапечатается слово "Составлен", ставится двоеточие, и далееперечисляются фамилии и инициалы составителей акта или составкомиссии, например:Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. или Составлен: Председатель: Фамилия И.О. Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются валфавитном порядке. Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В нейизлагаются цели, задачи и суть работы, проделанной составителями акта,ее результаты.-------------------------------- <*> При необходимости допускается включать в акт заключительнуючасть, которая должна содержать решения, выводы или заключениякомиссии, составившей акт. В конце текста указываются сведения о количестве напечатанныхэкземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым онинаправлены. Например: Составлен в двух экземплярах: 1-й экземпляр - общий отдел аппарата Правительства области, 2-й экземпляр - министерства экономического развития, инвестицийи торговли Самарской области. Количество экземпляров акта определяется количествомзаинтересованных сторон или нормативными документами,регламентирующими составление акта. Подпись отделяется от текста 3межстрочными интервалами (36 пт). Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами,принимавшими участие в его составлении, например: Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия Члены комиссии подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписатьего с пометкой "Замечания прилагаются". Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе иприлагается к акту. Образец прилагается. Образец УТВЕРЖДАЮ Руководитель министерства (департамента, управления) или руководитель секретариата подпись И.О. Фамилия дата АКТ N ______ О выделении дел с истекшими сроками хранения на уничтожение по _________________________ __________________________________________________________________ (министерству, департаменту, управлению, аппарату, секретариату) Составлен: ___________________________________________________ (число, месяц, год) Экспертная комиссия ____________________________________________________________________________________________________________ В составе председателя__________________________________________________________________ заместителя председателя__________________________________________________________________ членов__________________________________________________________________руководствуясь "Перечнем типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроковхранения", издание Москва, ВНИИДАД и Росархив, 2000, отобрала какне имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическоезначение следующие документы:__________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти Самарской области)|———|———|—————————————|——————————|————————|——————————|| N |Год|Заголовки дел|Количество| Сроки |Примечания||п/п| | | дел |хранения| ||———|———|—————————————|——————————|————————|——————————|_________________________________________________________ Итого дел В данный акт на уничтожение внесено _____________________ дел. (прописью)Председатель комиссииЗаместитель председателя комиссииЧлены комиссииДокументы сданы на переработку______________________________________________________________ (подпись лица, уничтожившего документы) Приложение N 21 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области Отдел делопроизводства аппарата Правительства Самарской области Прошу направить в ____________________________________________ (наименование министерства, управления,__________________________________________________________________ организации, департамента)постановление (распоряжение) Губернатора Самарской области илипостановление (распоряжение) Правительства областиот "___"_____________________ г. N ________________ в _______ экз. Исполнитель (должность) подпись И.О.Фамилия Руководитель органа исполнительной власти Самарской области подпись И.О.Фамилия"___"__________________ г. Приложение N 22 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ЖУРНАЛ УЧЕТА КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ|———|————————————|———————————|————————|————————|————————————|| N |Наименование|Исполнитель| Кто |Оригинал| Количество ||п/п|копируемого | |разрешил|листов/ |снятых копий|| | документа | | |страниц | листов/ || |(материала) | | | | страниц ||———|————————————|———————————|————————|————————|————————————| Приложение N 23 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ОТПРАВЛЕННЫХ ФАКСОГРАММ|———|———————————|—————————————|———————————|———————————|——————————————|—————————————|———————————|| N | Дата и |Корреспондент|Количество | Краткое | Ф.И.О., | Фамилия | Отметка о ||п/п| время | отправки | листов |содержание | принявшего |исполнителя и| подшивке || |поступления| (получения) |факсограммы|факсограммы|(отправившего)|руководителя,|факсограммы|| |(отправки) | | | | факсограмму |подписавшего | в дело || |факсограммы| | | | |(получившего)| || | | | | | | факсограмму | || | | | | | | | || | | | | | | | || | | | | | | | ||———|———————————|—————————————|———————————|———————————|——————————————|—————————————|———————————| Приложение N 24 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ОТПРАВЛЕННЫХ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ СООБЩЕНИЙ|———|————————————|—————————————|——————————|——————————|——————————————|—————————————|—————————|| N |Дата и время|Корреспондент|Количество| Кратное | Ф.И.О., | Фамилия |Отметка о||п/п|поступления | отправки | листов |содержание| принявшего |исполнителя и|подшивке || | (отправки) | (получения) |сообщения |сообщения |(отправившего)|руководителя,|сообщения|| | сообщения | | | | сообщение |подписавшего | в дело || | | | | | |(получившего)| || | | | | | | сообщение | ||———|————————————|—————————————|——————————|——————————|——————————————|—————————————|—————————| Приложение N 25 к инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ Централизованная автоматизированная информационная системадокументооборота и делопроизводства (далее - АИС ДД) администрацииГубернатора Самарской области и органов исполнительной властиСамарской области предназначена для: создания единого информационного пространства и упрощениявзаимодействия сотрудников внутри организации; сокращения сроков рассмотрения и согласования документов; сокращения длительности и упрощения процедуры передачи документоввнутри организации; обеспечения возможности получения четкой информации о состояниизапроса и местонахождении документа; обеспечение прозрачности схемы движения документов(постановлений, распоряжений, писем и т.д.); исключения возможности утери информации о местонахождениидокументов; снижения издержек на инфраструктуру хранения и движениядокументов на бумажных носителях. В подразделениях администрации Губернатора области и органахисполнительной власти Самарской области с использованием АИС ДДведется учет и регистрация документов, контроль исполненияпостановлений и распоряжений Губернатора области и Правительстваобласти, учет фактов согласования и визирования документов, вводрезолюций. Для внесения необходимой информации в каждом подразделенииадминистрации Губернатора области и органа исполнительной властиСамарской области назначается сотрудник, ответственный за оперативныйввод информации в АИС ДД. Ответственный сотрудник обязан в течение одного рабочего днявыполнять с использованием централизованной АИС ДД ввод следующихданных: реквизиты полученных или отправляемых документов; при наличии технической возможности текст документа и приложенийк нему или краткое содержание документа; резолюции руководителя; визы на листах согласований и комментарии к ним; информации об исполнении документов. Создание учетной карточки документа ведется ответственнымсотрудником либо непосредственным исполнителем документа. Учетнаякарточка создается для любого документа, который проходит дальнейшуюрегистрацию в службах делопроизводства подразделений. Регистрация документов ведется в АИС ДД с использованием единойсистемы нумерации. Стандартная нумерация ведется по следующим правилам: ХХХХ-К-П-П-П-T/Nгде ХХХХ - краткое буквенное обозначение органа исполнительной властиот 1 до 4 символов из утвержденной номенклатуры обозначений органовисполнительной власти Самарской области (обязательное поле); К - цифровой код органа исполнительной власти Самарской областииз нумерации индексов (приложение 2) (обязательное поле); П - цифровой или буквенный внутренний код(ы) подразделения(ий)администрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области по иерархии (устанавливается руководителемадминистрации Губернатора области или органа исполнительной властиСамарской области; N - порядковый номер документа в потоке (обязательное поле). Для учета используются три потока документов - входящие,исходящие и внутренние. К внутренним документам относится всяпереписка между администрацией Губернатора области, органамиисполнительной власти Самарской области и их подразделениями. При поступлении информации о приходе документа, работа с нимначинается только после получения бумажного оригинала. Для документов,допускающих только электронное обращение, в электронной карточкедокумента указывается специальный маркер "Только электронная версия". Документы, содержащие секретные сведения или имеющие гриф ДСП, вАИС ДД не учитываются и не регистрируются. Руководитель службы делопроизводства (помощник руководителя)осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства,прохождением и исполнением документов в АИС ДД. При отсутствии в подразделении компьютерной программыавтоматизации документооборота и делопроизводства выбор и приобретениесистемы ведется с учетом ее совместимости с централизованной АИС ДЦ,эксплуатируемой в администрации Губернатора области и органахисполнительной власти Самарской области. Совместимость определяется науровне общих реквизитов документа, определения и визуализации маршрутадвижения документа и общих справочников сотрудников и подразделений.Используемые в администрации Губернатора области и органахисполнительной власти Самарской области компьютерные системыавтоматизации документооборота и делопроизводства поэтапно оснащаютсямодулями, обеспечивающими указанную совместимость с централизованнойАИС ДД.