Распоряжение Губернатора Самарской области от 08.05.1998 № 149-р
Об инструкции по делопроизводству в Администрации области
ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 8 мая 1998 г. N 149-р Утратилo силу - Распоряжение Губернатора Самарской области от 04.02.2005 г. N 32-р ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ В целях установления единых требований к документированиюдеятельности и организации работы с документами: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству вАдминистрации области. 2. Признать утратившими силу распоряжения: администрации области от 18.01.93 N 23-р "Об организации контроляза исполнением распорядительных документов администрации области ивышестоящих органов"; Главы администрации области: от 30.12.94 N 707-р "О порядке рассмотрения обращений депутатов"; от 12.01.95 N 11-р "О порядке подготовки и представлениядокументов, вносимых администрацией области на рассмотрение ГубернскойДумы"; от 02.12.96 N 382-р "Об организации контроля и проверкиисполнения поручений Президента Российской Федерации". Губернатор Самарской области К.А.ТИТОВ Приложение к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрацииобласти (далее - Инструкция) определяет систему веденияделопроизводства и устанавливает порядок учета, подготовки,прохождения, размножения и рассылки служебных документов, контроляисполнения, оформления архивных документов, их хранения ииспользования. 1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводствав структурных подразделениях Администрации области (далее -подразделениях) возлагается на их руководителей. 1.3. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могутбыть решены в оперативном порядке и не требуют документальногооформления, не допускается. 1.4. При работе с документами, поступившими в Администрациюобласти, не разрешается вносить в них исправления и работать с нимивне служебных помещений. 1.5. С содержанием проектов постановлений и распоряженийГубернатора области, поручений Губернатора области и его заместителей,других служебных документов могут быть ознакомлены только лица,имеющие отношение к их исполнению. 1.6. Об утрате документа немедленно докладывается руководителюподразделения и сообщается руководителю аппарата Администрацииобласти. Руководителем подразделения назначается служебноерасследование, о результатах которого информируется руководительаппарата Администрации области. 1.7. Взаимодействие со средствами массовой информации, передачаим какой-либо служебной информации или документов осуществляетсяпресс-службой Губернатора области и другими уполномоченными на толицами. 1.8. Сотрудники Администрации области несут персональнуюответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции исохранность находящихся у них документов. 1.9. Общий отдел с настоящей Инструкцией знакомит каждогосотрудника Администрации области под роспись. 1.10. Правила работы с документами, имеющими гриф "Секретно",регламентируются специальной инструкцией. 2. Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции 2.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающейкорреспонденции производится (в централизованном порядке) канцеляриейобщего отдела аппарата Администрации области (далее - канцелярией). В процессе первоначальной обработки проверяются правильностьдоставки и целостность поступающей корреспонденции. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителюсотрудниками канцелярии, осуществляющими первичную обработкукорреспонденции. Все конверты, бандероли, посылки вскрываются. Конверты, имеющиепометку "лично", не вскрываются и передаются консультантусоответствующей приемной без регистрации. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов илиприложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается вканцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третийнаправляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним можно установить адрес отправителя или время отправки иполучения документов. 2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются нарегистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: - материалы информационно-справочного характера, присланные длясведения; - копии документов, в том числе переданные по факсу; - газеты, журналы, иные периодические издания; - поздравительные открытки и т. п. 2.3. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой"лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению,как правило, в день их поступления. 2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляетсяканцелярией в соответствии с распределением обязанностей междуструктурными подразделениями Администрации области, а также с учетомвопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденциянезамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию. 2.5. Письма и телеграммы граждан, а также корреспонденция,связанная с перепиской граждан, пересылается в отдел по работе собращениями граждан. 2.6. Иная корреспонденция направляется непосредственноруководителям департаментов или управлений в соответствии с вопросами,отнесенными к сферам их ведения. 2.7. Зарегистрированные экземпляры постановлений и распоряженийГубернатора области остаются в протокольной части общего отдела. 2.8. Копии постановлений и распоряжений Губернатора области поодному экземпляру передаются в контрольную инспекцию для осуществленияконтроля. 2.9. Копии постановлений и распоряжений, заверенные печатьюпротокольной части общего отдела, направляются в соответствии суказателем рассылки. 2.10. Регистрация поступивших документов производится вканцелярии. В нижней правой части документа печатается регистрационныйштамп установленного образца, указывается регистрационный номер, датапоступления документа. При регистрации поступившего документа в компьютер илирегистрационную картотеку вводятся следующие данные: вид документа,его исходящий номер и дата, корреспондент, краткое содержаниедокумента, количество листов основного документа и листов приложения кнему. В дальнейшем в компьютере или в учетной карточке отмечаются всесведения, относящиеся к прохождению документа (исполнитель, резолюциируководства, дата прохождения документа) (приложение N 1). Учетная карточка печатается в 2-х экземплярах, один из которыхостается в канцелярии, а другой передается вместе с документом поназначению. Данные о зарегистрированных документах хранятся в канцелярии 5лет. 2.11. Зарегистрированные документы с учетной карточкой передаютсяв подразделения. Передача документов в структурные подразделенияАдминистрации области (писем, телеграмм, копий указов ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений Правительства РоссийскойФедерации, нормативных документов палат Федерального СобранияРоссийской Федерации) осуществляется под роспись лиц, ответственных задокументационное обеспечение. Документы с поручениями Губернатора области и его заместителейпередаются в канцелярию, а затем адресатам незамедлительно. 3. Организация работы с документами в Администрации области 3.1. Все документы, в том числе рассмотренные Губернаторомобласти и его заместителями, направляются для исполнения вподразделения только через канцелярию общего отдела. 3.2. Передача зарегистрированного документа из одногоподразделения в другое производится через общий отдел с согласияруководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом производитсяпереадресовка документа, а на оборотной стороне регистрационнойкарточки указывается фамилия руководителя подразделения, которомупередается документ, и дата передачи. 3.3. Прием и учет поступивших в подразделение зарегистрированныхобщим отделом документов осуществляется службами подразделения. Документы, поступившие непосредственно в подразделения(незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться вобщий отдел на регистрацию либо регистрируются в подразделениях,которым предоставлено право самостоятельной регистрации. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками,характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки. 3.4. Руководители подразделений организуют исполнение поступившихк ним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должнасодержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характереисполнения документа, подпись руководителя и дату. Рассмотрение документов руководителем подразделения производитсяв день их поступления. 3.5. Учет поступивших в Администрацию области копий федеральныхзаконов, актов палат Федерального Собрания, указов и других актовПрезидента Российской Федерации, постановлений и распоряженийПравительства Российской Федерации ведется в журналах установленнойформы. Ознакомление сотрудников подразделений с этими документамипроизводится службами делопроизводства подразделений. 3.6. Поступившие в подразделение федеральные законы, указы идругие акты Президента Российской Федерации, Правительства РоссийскойФедерации с поручением Губернатора области или его заместителейнаправляются на исполнение в день поступления. 3.7. При составлении и оформлении документов сотрудникиподразделений должны руководствоваться следующими основнымитребованиями: Общие требования 3.7.1. Содержание документа должно быть ясным, кратким,обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложеннойв нем информации. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметьзаголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. На лицевой стороне последнего листа основного исходящегодокумента в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номерего служебного телефона, например: Иванов 32-10-58. Отправляемому из подразделения документу присваивается исходящийномер, который состоит из индекса подразделения и порядковогорегистрационного номера документа (например:10/546). Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (принеобходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствиис номенклатурой дел. Адресование 3.7.2. На отправляемых документах указывается реквизит "адресат".Документы адресуются организации, структурному подразделению,должностному или частному лицу. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. При направлении документа в организацию или ее структурныеподразделения без указания должностного лица наименование пишут вименительном падеже, например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами При направлении документа должностному лицу название организацииуказывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - вдательном, например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту Иванову А. И. При направлении документа должностному лицу (руководителюорганизации) наименование организации входит в наименование должностиадресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже,например: Генеральному директору АО "Самарахлебопродукт" Сидорову И. И. При направлении документа конкретному должностному лицунаименование организации указывается в именительном падеже,наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименованиеструктурного подразделения входит в состав наименования должности,например: Департамент по экономике Администрации области Начальнику отдела сводных прогнозов и программ социально-экономического развития области Петровой И. И. При направлении документа в несколько однородных организаций ихназвания следует указывать обобщенно, например: Главам местного самоуправления Самарской области Полный почтовый адрес указывается при направлении документаразовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами,например: Редакция журнала "Новый мир" 103306, ГСП, Москва, К-6 Малый Путинковский пер.,1/2 Каждая составная часть реквизита "адресат" должна начинаться сновой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизитазнаки препинания не ставятся, в середине строк сохраняются. Переносслов не рекомендуется. Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждыйэкземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляетсясписок на рассылку и на каждом документе проставляется только одинадресат. Адрес не проставляется на документах, направляемых вправительственные учреждения и постоянным корреспондентам: в этихслучаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа частному лицу вначале указываютпочтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 443110, г. Самара, ул. Осипенко,300, кв.100 Иванову И. И. Удостоверение документа 3.7.3. Документы подписываются должностными лицами в соответствиис предоставленными им полномочиями. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их вдействие: документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическуюсилу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится посредством грифа утвержденияили издания соответствующего правового акта. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Нормативный правовой акт необходимо составлять в тех случаях,когда требуются пояснения, например, необходимо оговорить сроквведения нормативного правового акта или определить ответственных заего исполнение. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ",наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи,ее расшифровки и даты, например: УТВЕРЖДАЮ Директор департамента по социальной политике ___________________________ (подпись, фамилия, инициалы) "____" ____________________ (дата) При утверждении документа руководителем вышестоящей или стороннейорганизации в наименование должности включают наименованиеорганизации. Если документ утверждается постановлением, распоряжением, то грифутверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО (печатается прописнымибуквами без кавычек), согласованное в роде и числе с наименованиемутверждаемого документа, название вида решения, его дату и номер,например: (слово УТВЕРЖДЕНО должно быть посредине по отношению к дальнейшимслова) УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Самарской области от 21 октября 1997 года N 310 Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левомверхних углах документа. Содержание и структура текста 3.7.4. Содержание и структура текста документа строятся взависимости от его функционального назначения (вида). Общим требованием к тексту документа является лаконичность,ясность и точность его изложения. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения кадресату, которое печатается центрованным способом. Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле всоответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации. Содержание издаваемых распорядительных документов не должнопротиворечить изданным ранее или дублировать их. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь об этомссылку в тексте. Текст документа делится, как правило, на две части: в первойвводной (констатирующей) - излагается причина, цель составлениядокумента, даются ссылки на основополагающие документы, во второй -содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения. Текст сложных по содержанию документов (положение, устав,инструкция и др.) делится на разделы, подразделы, статьи, пункты иподпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела можетсостоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой(например,1.1). Номер пункта может состоять из номеров раздела,подраздела и пункта, разделенных точками (например,1.1.1). Пункты принеобходимости могут разделяться на подпункты, которые должны иметьпорядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,1.1.1.2). Текст документов излагается, как правило, от третьего лицаединственного числа либо от первого лица множественного числа. Отпервого лица единственного числа излагается текст: постановлений,распоряжений, приказов и т. п., а также документов, исходящих отконкретного лица (заявления, докладные записки и т. п.). В нормативных правовых актах коллегиальных органов используетсяформа изложения текста от третьего лица. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий)помещаются, как правило, в конце предложения (без абзаца). Терминология должна соответствовать установленнойзаконодательными и другими нормативными правовыми актами. К терминам,которые могут быть непонятны адресату, а применение их в текстедокумента необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках).Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В документах допускаются сокращения, установленные действующимиправилами орфографии, стандартами, в частности, допускаютсяобщепринятые сокращения и аббревиатуры наименований высших и местныхорганов власти. Сокращения наименования должности допускаются только в текстедокумента. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в реквизите"подпись"). При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах,выписках инициалы следует располагать после фамилий. Подпись документа 3.7.5. Проекты документов, отчеты о выполнении контрольныхдокументов представляются на подпись соответствующими должностнымилицами, исходя из их компетенции, полностью оформленными,проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, наосновании которых документ готовился. Служебные документы подписывают: на бланке Губернатора области - Губернатор области или лицо, егозамещающее; на бланке Администрации области - заместители Губернатораобласти; на бланках структурных подразделений - руководители структурныхподразделений или лица, их замещающие. Бланки документов 3.7.6. Документы, направляемые в сторонние организации, а такжепостановления и распоряжения Губернатора области оформляются набланках определенного образца, изготовленных типографским способом(приложения NN 2, 3). Бланки заказываются и выдаются общим отделом под роспись всекретариат Губернатора области, приемные заместителей Губернатораобласти. Комитеты, департаменты, управления, отделы и другиеструктурные подразделения Администрации области получают бланки дляподготовки документов - в приемных заместителей Губернатора области,которым они подведомственны. В Администрации области применяются следующие утвержденные бланкидля писем: "Губернатор области"; "Администрация области"; структурных подразделений Администрации области (департаментов,комитетов, аппарата) (приложения NN 4-6). Образцы бланков структурных подразделений Администрации областиразрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются ихруководителями по согласованию с руководителем аппарата Администрацииобласти. Право использования бланка департамента, комитета, управления ихструктурными подразделениями определяется руководителем департамента,управления, комитета при утверждении положений о структурныхподразделениях и распределении обязанностей. Учет использования бланков ведется в секретариате Губернатораобласти, приемных заместителей Губернатора области. Использование ксерокопий чистых бланков Губернатора области иАдминистрации области запрещается. Бланки Губернатора Самарской области, Администрации области неприменяются для внутренней переписки, приказов по подразделениям, атакже для подготовки документов, подписываемых несколькимируководителями различных органов управления. "Внутренней" считается переписка между структурнымиподразделениями Администрации области, а также между должностнымилицами названных структур. Наименование вида документа 3.7.7. Наименование вида документа указывается на всехдокументах: постановление, распоряжение, протокол, справка, кромеслужебных писем. Приложение к документу 3.7.8. При наличии приложений к документам информационногохарактера (письмам, справкам, актам и т. д.) под текстом основногодокумента (до реквизита "подпись") делается отметка, которая включаетв себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) иколичестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 4 экз. Если наименования приложений в тексте не указываются, ихперечисляют в отметке о приложении, например: Приложения:1. ______________ на 20 л. в 2 экз. (наименование) 2. ______________ на 10 л. в 1 экз. (наименование) Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 17.05.94 N 01-4/172 и приложениек нему, всего на 7 л. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например: Приложение: брошюра в 2 экз. Приложения к нормативным правовым актам (постановлениям,распоряжениям) могут быть оформлены в виде таблиц, перечней, списков ит. п. Ссылка о наличии такого вида приложений дается в текстедокумента, а не оформляется самостоятельным реквизитом. Например: "Выделить... согласно приложению N 1". На первой странице приложения в правом верхнем углу помещаетсяотметка с указанием документа, к которому относится приложение.Например: Приложение N 1 к распоряжению Губернатора Самарской области от 5.11.95 N 590-р Приложения нумеруются, если их несколько. При наличии приложения к письму на нем указывается: Приложение к письму от ______N____ Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графытаблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны бытьсогласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез 1 интервал в конце каждой страницы или после приложения в целомпод чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописнойбуквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. Дата документа 3.7.9. Датой документа в зависимости от его вида и назначенияявляется дата его подписания, утверждения или составления. Элементыдаты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. Например: 01.11.95. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера,применяется словесно-цифровой способ оформления дат:1 ноября 1996года. 4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области Общие требования Постановление - нормативно-правовой акт, издаваемый Губернаторомобласти для разрешения наиболее важных и принципиальных задачсоциально-экономического развития области. Распоряжение - нормативно-распорядительный акт, издаваемыйГубернатором области по вопросам оперативного управления и имеющий,как правило, разовый или порученческий характер. 4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений ираспоряжений Губернатора области производится в соответствии спорядком, установленным настоящей Инструкцией. 4.2. Ответственность за качество подготовки проектовпостановлений и распоряжений Губернатора области, их согласование сзаинтересованными сторонами несут исполнители документовдепартаментов, комитетов, управлений, отделов, которые вносят этидокументы. 4.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области поличному составу готовятся отделом государственной службы и кадроваппарата Администрации области на основании соответствующихпредставлений. Основные требования к составлению и оформлению проектов постановлений и распоряжений Губернатора области 4.4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора областипечатаются на лазерном принтере на бланках установленной формы всоответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этихдокументов. 4.5. Содержание проектов постановлений и распоряжений Губернатораобласти должно быть увязано с ранее изданными постановлениями ираспоряжениями Губернатора области по рассматриваемым вопросам. 4.6. Текст проекта постановления Губернатора области, какправило, состоит из констатирующей части и постановляющей части. В констатирующей части указываются фактические обстоятельства имотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а такжесодержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми онопринимается и не включаются положения нормативного характера. В проектах распоряжений Губернатора области констатирующая частьможет отсутствовать. Преамбула в проектах постановлений Губернатора областизавершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ". Постановляющая часть проекта постановления Губернатора области,как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскимицифрами с точкой. 4.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области вслучае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля заих выполнением. 4.8. В проектах постановлений и распоряжений Губернатора областииспользуются официальные, предусмотренные нормативными правовымиактами, наименования органов и организаций. 4.9. Постановления и распоряжения Губернатора области должныиметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание, фамилиюисполнителя документа и номер служебного телефона, располагающийся налицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнеголиста документа в левом нижнем углу. Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, контрактов, договоров, соглашений 4.10. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора областиподлежат согласованию, которое оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего, его должность,расшифровку подписи и дату согласования. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первогоэкземпляра проекта документа или на отдельном листе согласования. 4.11. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания попроекту постановления (распоряжения) Губернатора области излагаютсяотдельно и прилагаются к проекту документа. 4.12. Если в процессе согласования в проект вносятся существенныеизменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проектвнесены уточнения редакционного характера, не изменившие егосодержания. 4.13. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора областивизируются: исполнителем (полистно) и руководителем соответствующегоструктурного подразделения; заместителем Губернатора области, курирующим данный вопрос; должностным лицом, которому в документе (проекте постановления,распоряжения) предусматриваются задания или поручения; корректором (полистно); начальником правового управления (если оно носит нормативныйхарактер, то полистно еще визирует начальник отдела правовогоуправления); руководителем аппарата Администрации области. Приложения проектов постановлений и распоряжений визируютсяполистно исполнителем документа, корректором. Приложения, имеющие нормативный характер, полистно визируютсятакже начальником отдела правового управления Администрации области. Контракты, договоры, соглашения визируются полистно начальникомотдела правового управления Администрации области, заместителемГубернатора области и корректором. Время согласования документов каждым лицом и проверкиправильности оформления в общем отделе не должно превышать 3-х дней, апостановлений Губернатора области - 5 дней. Если для подготовкизаключения требуется больший срок, то он согласовывается сисполнителем документа. После истечения установленного срокаисполнитель вправе передать документ с пояснительной запискойисполнителя на подпись Губернатору области без визы согласующейстороны. 4.14. Приложения к проекту постановлений и распоряженийГубернатора области подписываются руководителем соответствующегоподразделения. 4.15. После окончания согласования и визирования документпоступает к консультанту заместителя Губернатора области, которыйвместе с работниками, готовившими проект документа, проверяетправильность оформления документа в соответствии с требованиями,вносит необходимые исправления или возвращает на доработку,откорректированный проект представляет на рассмотрение заместителюГубернатора области. 4.16. Для рассмотрения возникших в процессе согласования проектаразногласий руководитель подразделения, готовившего проект, совместнос лицом, сделавшим замечание, вырабатывает согласованный варианттекста. Замечания снимаются лицом, их сделавшим, кроме редакционныхзамечаний, на которых пометку "учтено" ставит консультант заместителяГубернатора области. Если согласие не достигнуто, то вопрос о разногласияхрассматривается заместителем Губернатора области, координирующимработу подразделения, готовившего проект, а в необходимых случаяхвыносится на рассмотрение заседания коллегии Администрации области. 4.17. Завизированный заместителем Губернатора области проектдокумента сдается консультантом заместителя Губернатора работникуобщего отдела, ответственному за подготовку документов для проверкиправильности оформления, для дальнейшего визирования руководителемаппарата Администрации области и подписания Губернатором области(распоряжение) или для включения в повестку дня коллегии Администрацииобласти (постановление). 4.18. Документы, подготовленные с нарушением установленногопорядка и не прошедшие необходимого согласования, могут бытьвозвращены руководителям, внесшим проекты постановлений и распоряженийГубернатора области. 4.19. Подписанные Губернатором области постановления ираспоряжения передаются в протокольную часть для их оформления ивыпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единойнумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно дляпостановлений и распоряжений Губернатора области. К порядковому номеру распоряжения Губернатора области добавляется(через дефис) буква "р". Копии постановлений и распоряжений Губернатора областинаправляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному иподписанному исполнителем документа (приложение N 10). 5. Особенности подготовки совещаний и оформления протоколов и поручений Губернатора области 5.1. Организация проведения совещаний у Губернатора области и егозаместителей возлагается на соответствующие секретариаты (приемные). Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом в срок до3 дней. 5.2. Ответственность за оформление протоколов возлагается насоответствующий секретариат (приемную). 5.3. Протокол совещания составляется совместно сотрудникамисоответствующего секретариата (приемной) и сотрудниками подразделений,к сфере ведения которых относятся рассмотренные на совещании вопросы(приложение N 11). 5.4. Проект протокола визируется сотрудниками, его готовившими. 5.5. В протоколе указывается дата, время и место проведениясовещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должностьпредседательствующего. По каждому рассмотренному вопросу указывается, кто выступил, исодержание принятого решения, с определением ответственного заисполнение и срок выполнения. 5.6. В заголовок текста протокола следует включать наименованиесовещательного органа, которым проводится совещание. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.Вводная часть текста протоколов располагается под реквизитом"заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь","Присутствовали", "Повестка дня". Разделы строятся по единой схеме: 1. Слушали - выступили - решили; 2. Слушали - выступили - решили; и т. д. Раздел "Выступили" может отсутствовать, если протокольное решениепринимается без обсуждения. В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части текстапротоколов указываются инициалы и фамилии председателя и секретарясовещания. В разделе "Присутствовали" при количестве участников свыше 15человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. Вэтом случае к протоколу прилагается список участников совещания. Приколичестве участников до 15 человек в протоколе в разделе"Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания впорядке субординации должностей. В разделе "Слушали" указываются только фамилии докладчиков, а вразделе "Выступили" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросуповестки дня без текстов докладов и выступлений. В разделе "Решили" излагается текст принятых на совещании решенийс указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроковисполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения. 5.7. Каждый раздел протокола, соответствующий рассматриваемомувопросу, нумеруется римской цифрой. Заголовки разделов подчеркиваются,под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавшихна совещании при рассмотрении каждого вопроса, излагаются принятые насовещании решения. 5.8. Протокол совещания подписывается председательствующим насовещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этомпроизводится соответствующая запись в тексте решения. 5.9. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате, гдеему присваивается номер, который состоит из инициалов (имени ифамилии) председательствующего на совещании, индекса подразделения,ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номерапротокола, который присваивается секретариатом (приемной) в пределахкалендарного года (например: АР-4-П-5). К протоколу совещания прилагается указатель рассылки. 5.10. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, тодопускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола. 5.11. Копии протоколов совещаний у заместителей Губернатораобласти оформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения,ответственного за подготовку совещания. При этом на первом листекаждой копии протокола (в правом верхнем углу) этот сотрудник долженуказать наименование и при необходимости почтовый адрес организации,которой направляется копия протокола. Копии протокола (безвоспроизведения подписи председательствующего) заверяются печатью,которая проставляется в общем отделе. 5.12. Для оформления отправки протокола его копии и указательрассылки передаются в канцелярию общего отдела. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри Администрации,указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым онинаправляются. 5.13. После отправки копий протокола совещаний указатель рассылкис отметкой о дате отправки помещается в соответствующее дело. 5.14. Указания по исполнению документа фиксируют в формепоручения (резолюции), включающей фамилию исполнителя, содержаниепоручения и срок исполнения, подпись автора резолюции, ее расшифровку,дату. 5.15. Резолюция, как правило, оформляется на отдельномспециальном бланке А6. Бланк резолюции скрепляется с документом иявляется его неотъемлемой частью. На бланке поручения Губернатораобласти или его заместителей делается пометка на лицевой стороне вправом верхнем углу или внизу после даты резолюции, к какому конкретнодокументу относится данная резолюция с указанием даты и номерадокумента, например: письмо от _ 14.11.97 N 1-46/1991. Резолюция можетбыть оформлена и на самом документе. 5.16. Если документ направляется на исполнение в организацию, невходящую в структуру Администрации области, то в резолюции обязательноуказывается наименование этой организации. 5.17. Если документ ставится на контроль, то на документе ирезолюции ставится соответствующий штамп. 6. Особенности работы с законопроектами в Администрации области Общие требования 6.1. Разработка проектов законов Самарской области (далееименуются - законопроекты) осуществляется подразделениямиАдминистрации области по поручению Губернатора области в соответствиис принимаемыми им программами и планами законопроектной деятельности. Ответственные за разработку законопроекта и своевременное егопредставление определяются в поручении Губернатора области. 6.2. Законопроекты и сопроводительные материалы, внесенные снарушением требований к их составлению, оформлению и согласованию,незамедлительно возвращаются исполнителям. 6.3. Ответственность за качество и оформление вносимых назаседание коллегии Администрации области законопроектов исопроводительных материалов, их согласование с заинтересованнымидолжностными лицами и организациями несут руководители подразделенийАдминистрации области, вносящих законопроекты. Основные требования к составлению и оформлению законопроектов 6.4. Текст законопроекта должен представлять собой нормативныепредписания, изложенные в виде статей. Каждая статья начинается сослова "Статья" с соответствующим порядковым номером, например: "Статья15". Статьи имеют единую нумерацию. В зависимости от содержания и объема законопроект может бытьподразделен на разделы и главы, объединяющие несколько связанных междусобой статей. 6.5. В статьи законопроекта, содержащие нормы, действие которыхне ограничено сроком, не включаются нормы, имеющие временное значение. При необходимости в законопроекте предусматривается порядоквступления закона в силу. 6.6. При составлении текста законопроекта следует соблюдатьлогическую последовательность изложения, применять во всех возможныхслучаях простые предложения, использовать прямой порядок слов впредложении, использовать устойчивые, соответствующие нормам права иязыка слова и словосочетания. 6.7. К законопроектам, его разделам и главам, а в некоторыхслучаях к статьям составляется заголовок, обозначающий предметрегулирования. Заголовок законопроекта располагается ниже наименованиядокумента, например: Проект Закон Самарской области "О физической культуре и спорте" 6.8. Законопроект, внесенный на заседание коллегии Администрацииобласти, должен быть завизирован руководителями, подготовившими(вносящими) законопроект, или лицами, их замещающими, а такжеруководителями других заинтересованных органов и организаций. Законопроект оформляется как приложение к постановлениюГубернатора области, где одним из пунктов должен быть "Одобритьприлагаемый проект Закона Самарской области (наименование) и направитьего для рассмотрения в Самарскую Губернскую Думу". К законопроекту прилагается: пояснительная записка с социально-экономическим и правовымобоснованием необходимости принятия акта, предложениями о разработкенормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализацииданного законодательного акта, финансово-экономическим обоснованием (вслучае внесения проекта, реализация которого потребует дополнительныхматериальных и иных затрат). 7. Порядок внесения законопроектов в Самарскую Губернскую Думу 7.1. Для внесения Губернатором области законопроекта в СамарскуюГубернскую Думу необходимо подготовить: проект решения Самарской Губернской Думы по данному проектузаконодательного акта (приложение N 12); пояснительную записку к законопроекту с социально-экономическим иправовым обоснованием необходимости принятия акта, предложениями оразработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо дляреализации данного законодательного акта, финансово-экономическимобоснованием (в случае внесения проекта, реализация которого потребуетдополнительных материальных и иных затрат); сопроводительное письмо на имя Председателя Самарской ГубернскойДумы (приложение N 13), которое визируется (второй экземпляр)исполнителем, готовившим законопроект, правовым управлением,корректором и исполнителем, его подготовившим. Необходимым условием внесения проекта в Самарскую Губернскую Думутакже является представление справки о состоянии законодательства вданной сфере правового регулирования, перечня законов и иныхнормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятиякоторых потребует принятие данного законопроекта. 7.2. После принятия Самарской Губернской Думой закон направляетсяГубернатору области для подписания и опубликования. 7.3. Губернатор области в течение 10 дней с момента поступлениязакона подписывает его или отклоняет. При отклонении закона в Самарскую Губернскую Думу готовитсяписьменное обоснование Губернатора области, где предлагается новаяредакция законопроекта либо изменение отдельных его разделов, глав,статей и их частей и пунктов. Законопроект, рассмотренный и принятый Самарской Губернской Думойповторно, подлежит подписанию Губернатором области и опубликованию втечение 7 дней. 8. Подготовка материалов к заседаниям коллегии Администрации области 8.1. Проекты постановлений для рассмотрения на коллегииАдминистрации области передаются работнику общего отдела,ответственному за подготовку документов, для включения в повестку днязаседания коллегии не позднее чем за 7 календарных дней до заседания. 8.2. К проекту постановления прилагаются следующие документы: - титульный лист, в котором указываются наименование вопроса,какой орган вносит проект на рассмотрение, докладчик, времярассмотрения вопроса, список приглашенных на рассмотрение изавизировавших проект, перечень поступивших замечаний; - лист согласования; - пояснительная записка, справки, расчеты и др. документы,требующиеся для рассмотрения данного вопроса; - список рассылки постановлений. Явку лиц, приглашенных на заседание коллегии по обсуждаемымвопросам, обеспечивают общий отдел и исполнители документа. 8.3. После заседания коллегии постановления дорабатываютсяработниками, готовившими проект, с учетом замечаний и порученийГубернатора области на основании стенограммы заседания коллегии внедельный срок (если Губернатором области не установлен другой срок) ис визой заместителя Губернатора области "на подпись" сдаются работникуобщего отдела, ответственному за подготовку документов, на визированиеруководителю аппарата и на подпись Губернатору области. 8.4. Документы, требующие решения Губернской Думы, направляютсядля рассмотрения в Самарскую Губернскую Думу с письмом-представлениемГубернатора области. 9. Контроль исполнения документов и поручений 9.1. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контрольисполнения включает постановку документа на контроль, проверкусвоевременного доведения документа до исполнителя, предварительнуюпроверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатовконтроля исполнения документов, информирование Губернатора и егозаместителей. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременноеи качественное исполнение документа. Контролю подлежит исполнение: - законов Российской Федерации; - указов и распоряжений Президента Российской Федерации; - постановлений и распоряжений Правительства РоссийскойФедерации; - актов палат Федерального Собрания; - постановлений и распоряжений Губернатора области и другихдокументов, содержащих контрольные сроки исполнения и поручения. 9.2. Заместители Губернатора области, директора департаментов,председатели комитетов, начальники управлений и отделов организуютконтроль по существу вопросов, относящихся к сферам их ведения ифункциональным обязанностям, сроками и формой исполнения. Руководители департаментов, комитетов, управлений, отделов и иныхструктурных подразделений Администрации области обязаны не позднеетрех дней рассматривать сообщения, опубликованные в средствах массовойинформации, о нарушении подчиненными им должностными лицами своихдолжностных и функциональных обязанностей и в двухнедельный срок смомента опубликования указанных сообщений направляют копии материалових рассмотрения в контрольную инспекцию Администрации области и всоответствующие средства массовой информации. Руководитель подразделения определяет из числа ответственныхсотрудников исполнителя, обеспечивающего контроль, сбор, обработку иобобщение информации, подготовку необходимых документов или докладов исправок о ходе и результатах исполнения документов и поручений. Контрольное делопроизводство, оперативное внесение информации оходе исполнения контролируемых документов и поручений обеспечиваетконсультант заместителя Губернатора области. 9.3. Поручения заместителей Губернатора области контролируютконсультанты и структурные подразделения, подготовившие документы. 9.4. Контроль за сроками и формой исполнения осуществляетконтрольная инспекция аппарата Администрации области. Контрольная инспекция обеспечивает подготовку материалов доистечения срока исполнения (предварительный) и после истечения срока(последующий) по регистрационным картам установленного образца(приложение N 14). Регистрационные карты систематизируются по исполнителям, срокамисполнения, группам документов. Данные регистрационных карт вводятся вкомпьютер. 9.5. При осуществлении своих функций контрольная инспекциявзаимодействует с консультантами заместителей Губернатора области, аименно: запрашивает и получает необходимые материалы о ходе выполнениядокументов; вносит предложения руководителям подразделений по упорядочениюконтроля исполнения, состоянии исполнительской дисциплины; проводит контроль фактического исполнения документов,достоверность оформления отчетов об исполнении. 9.6. В случае контроля документа несколькими департаментами,комитетами координация работы по исполнению осуществляетсядепартаментом, комитетом или ответственным лицом, указанным вдокументе или резолюции первым. Необходимость размножения документа иколичество копий определяется лицом, организующим исполнение. 9.7. Исполнение поручений с формулировками "представить","внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и т. д.контролируется соответствующими подразделениями. Данные поручениятакже берутся на учет и контроль контрольной инспекцией. 9.8. Информация о ходе исполнения документов готовитсяконтрольной инспекцией и направляется заместителю Губернатора области,руководителю аппарата к 5-му числу каждого месяца (по состоянию на 1-ечисло). Предварительная информация (в порядке предупредительногоконтроля) направляется заместителю Губернатора области до 20-го числакаждого месяца. 9.9. Поручения с конкретной датой исполнения исполняются вуказанные в них сроки. Если в тексте документа или резолюции срок исполнения не указан,срок не должен превышать 1-го месяца. Более длительный срок исполнения может быть установлен длякатегории сложных документов (мероприятий, программ, прогнозов и т.д.), требующих сбора информации, расчетов, анализа. Срок исполненияустанавливается Губернатором области. 9.10. Срок исполнения документа может быть продлен Губернаторомобласти. Просьба об изменении срока исполнения направляется Губернаторуобласти в письменном виде, с изложением мотива продления, не позже чемза 5 дней до истечения срока исполнения. 9.11. Представление на имя Губернатора области о снятии сконтроля исполненного по контрольным срокам документа оформляетсяответственным за исполнение должностным лицом, подписываетсязаместителем Губернатора области. 9.12. Документы вышестоящих органов снимаются с контроля послепринятия по данным в них поручениям соответствующего распорядительногодокумента Губернатора области или материалов по существу вопроса срезолюцией Губернатора области. Снятие этих документов с контроля не предполагает прекращения ихдействия и работы с ними ответственных служб. 9.13. Представленные на снятие с контроля постановления ираспоряжения Губернатора области снимаются с контроля Губернаторомобласти. 10. Машинописные и копировально-множительные работы Машинописные работы 10.1. В Администрации области печатаются только материалыслужебного характера. 10.2. Печатание документов осуществляется в общем отделе, а такжев других подразделениях, где, как правило, печатаются проектыпоручений Губернатора области, его заместителей, служебные письма,заявки, документы внутреннего характера. 10.3. В первую очередь печатаются проекты постановлений ираспоряжений Губернатора области, материалы к совещанию у Губернатораобласти и его заместителей. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителямиподразделений или заместителем руководителя аппарата Администрацииобласти. 10.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастныхкрасителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Непринимаются для печатания материалы, написанные небрежно инеразборчиво, правленые карандашом, а также трудночитаемыефаксимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения словприменяются только общепринятые. 10.5. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета.При печатании документов соблюдаются установленный порядокрасположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документы, подготавливаемые в Администрации области и структурныхподразделениях, печатаются с использованием, как правило, текстовогоредактора Ami-Pro версии 3.1. или Word for Windows версии 6.0 и вышешрифтом Times New Roman Cyr размером N 14 через 1,5 и 2 интервала. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке,так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 2,5 см; правое - 2,5 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см. При оформлении текста документа на двух и более страницах втораяи последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрамипосередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страницадокумента или приложения не нумеруется. Документы, направляемые в федеральные органы власти, АппаратПрезидента Российской Федерации, печатаются, как правило, через 1,5интервала. На готовых документах проставляются инициалы машинистки и номерфайла на лицевой стороне последнего листа. Копировально-множительные работы 10.6. Выполнение копировально-множительных работ в Администрацииобласти производится централизованно в финансово-хозяйственномдепартаменте Администрации области, а также на отдельных копировальныхаппаратах, установленных в других подразделениях. 10.7. Разрешается копирование только документов и материаловслужебного характера. 10.8. Основанием для выполнения копировальных работ являетсязаказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанныйответственным сотрудником подразделения, а при изготовлении более 1000листов копий - его руководителем. Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которыехранятся в течение года. 10.9. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях,разрешается копирование срочных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техникинесет работник подразделения, в кабинете которого установленкопировальный аппарат. 10.10. Материалы, подлежащие копированию, должны бытьразброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом настандартных листах бумаги формата A3, А4 или А5. Как правило, этодолжны быть первые экземпляры или рукописные тексты, отвечающиенеобходимым техническим требованиям. 10.11. Сотрудники копировально-множительного бюрофинансово-хозяйственного департамента Администрации области,выполняющие электрографические работы, несут ответственность засоответствие количества снятых копий документов получаемым заказам.Заказы выполняются в порядке их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди. Срочность их выполненияопределяется руководителем подразделения или финансово-хозяйственногодепартамента. Копирование бланков документов любого вида запрещается. 11. Выполнение стенографических работ 11.1. Общий отдел обеспечивает в первую очередь стенографированиезаседаний коллегии Администрации области, а также мероприятий,проводимых Губернатором области и его заместителями. Стенографирование других мероприятий осуществляется по заявкамруководителей подразделений, представляемым руководителю аппаратаАдминистрации области. 11.2. Стенографирование всех мероприятий выполняется вспециальных тетрадях. Фонограммы заседания ведутся на магнитофонныхлентах установленного формата. 11.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, вдень заседания. Текст расшифрованной стенограммы печатается в 2-хэкземплярах. 11.4. Подлинники и расшифровка стенографических записей хранятсяв течение года. 11.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характераили в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении егов закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этогозаседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиямисекретного делопроизводства. 12. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 12.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указаниемсроков их хранения. 12.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировкидокументов по вопросам, внесенным для рассмотрения в Администрациюобласти и подготовленным в подразделениях, справочные картотеки, атакже номенклатура дел. 12.3. При составлении номенклатуры дел используется переченьдокументов с указанием сроков их хранения, который разрабатываетсяГосархивом совместно с общим отделом и после его одобрения экспертнойкомиссией Администрации области утверждается руководителем аппаратаАдминистрации области. 12.4. Номенклатура дел аппарата Администрации области в концекаждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится вдействие с 1 января следующего года. Экспертная комиссия Администрации области 12.5. Для рассмотрения описей дел постоянного хранения и актов науничтожение документов, не имеющих научной ценности и практическогозначения, из числа наиболее квалифицированных сотрудниковподразделений создается экспертная комиссия Администрации области,состав которой утверждается распоряжением Губернатора области. 12.6. Функции экспертной комиссии Администрации области иорганизация ее работы определяются положением о ней, котороеутверждается руководителем аппарата Администрации области. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством 12.7. Законченные делопроизводством документы в 10-дневный сроксдаются исполнителем сотруднику службы делопроизводства подразделения,который формирует их в дела. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованияминастоящей Инструкции и списаны исполнителем "в дело" с отметкой орешении вопроса, указанием срока хранения и даты списания, которыепроставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листадокумента (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. Принеобходимости отметка о решении вопроса может быть сделана наоборотной стороне первого листа документа. Сроки хранения документов определяются исполнителем всоответствии с номенклатурой дел и перечнем документов с указаниемсроков их хранения. 12.8. Исполненные документы формируются в отдельные дела,комплексные дела и дела переписки. 12.9. Отдельные дела заводятся на постановления, распоряженияГубернатора области. Отдельные дела относятся к тому календарному году, в которомприняты эти документы. 12.10. Комплексные дела заводятся на несколько документов поодному вопросу или однородным вопросам, имеющим небольшое количествоматериалов, комплексному делу дается обобщенный заголовок. 12.11. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным поручениямии письмами Губернатора области или его заместителей, а также повопросам, рассмотренным в подразделениях. 12.12. В отдельные и комплексные дела формируются документы спостоянными сроками хранения. Дела переписки заводятся отдельно для документов с постояннымисроками хранения и отдельно для документов с временными срокамихранения. Систематизация документов внутри дела 12.13. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместес приложениями, указанными в тексте документов. 12.14. Документы в деле постоянного срока хранения располагаютсясверху вниз в хронологическом порядке. Разделы в комплексном деле располагаются в порядке хронологиипринятия решений сверху вниз, составляются описи, на которыхпроставляются номера документов Губернатора области или егозаместителей или номера постановлений и распоряжений. В делах переписки разделы располагаются сверху вниз со сплошнойнумерацией разделов для одного года. 12.15. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие ирассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в одинраздел переписки. При возобновлении переписки по истечении годадокументы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательнымивзаимными ссылками. 12.16. При перешивке документов из одного дела переписки в другоево внутренней описи указывается, куда перешит документ. 12.17. Если в деле имеются обращения нескольких организаций,поступившие в разные сроки и исполненные одним поручением илипостановлением (распоряжением), то они группируются сначала покорреспондентскому, а внутри группы - по хронологическому признаку. 12.18. В случае выхода постановления или распоряжения Губернатораобласти во исполнение, изменение, дополнение постановления илираспоряжения, принятых в предшествующие годы, документы, послужившиеоснованием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этомсотрудником службы делопроизводства соответствующего подразделенияделаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти документы. 12.19. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению постановления или распоряжения Губернатора области илиправительственные документы, находящиеся на контроле, подшиваются взаведенное на это постановление дело. Если на постановление дело незаводилось, то отчетные документы подшиваются в дело перепискипостоянного срока хранения за текущий год, а при списании этихдокументов на них делается соответствующая запись. Справка о снятии с контроля подшивается в заведенное на данноепостановление дело. Справки о снятии с контроля отдельных пунктов постановлений,подготовленные подразделениями-соисполнителями, подшиваются в этихподразделениях в дела переписки постоянного срока хранения. 12.20. Если в переписке или в материалах имеются секретныедокументы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается вотдел секретного делопроизводства для формирования секретного дела внезависимости от грифа самого постановления. 12.21. Включение в дело документов по постановлениям, принятым вразные годы, а также черновиков, вариантов, копий документов идокументов, подлежащих возврату, как правило, не допускается. 12.22. Для дел переписки постоянного срока хранения составляетсявнутренняя опись по установленной форме (приложение N 15). В концевнутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле. Учет дел 12.23. Учет дел в подразделениях ведется в журнале регистрациидел (далее именуется - реестр). 12.24. Порядковые номера дел в реестре присваиваются сначаладелам переписки с первого номера по количеству индексов, включенных вноменклатуру дел, затем отдельным и комплексным делам - по мере выходапостановлений, на которые они заведены. 12.25. По окончании календарного года в конце реестра делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел. Оформление обложки дела 12.26. На обложке дела помещаются следующие реквизиты:наименование фондообразователя, наименование подразделения, номердела, заголовок, крайние даты дела, количество листов в нем, фамилииисполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. На корешке ивнутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год. 12.27. Номер дела состоит из индекса подразделения, индексавопроса по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру. 12.28. Заголовок дела должен отражать основное содержаниедокументов. За основу заголовка дела переписки берется формулировка,данная в номенклатуре дел, при этом не рекомендуется использоватьвводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускаетсяупотребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименованийорганов исполнительной власти, учреждений. 12.29. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа внем, конечная дата - дата самого позднего документа. При этомучитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, датасправки подразделения, дата соответствующего постановления Губернатораобласти. При обозначении крайних дат дела не учитываются даты списаниядокументов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя. При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дели дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляютсяарабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложкахдел временного срока хранения указывается только год. 12.30. Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименованиеподразделения, год, номер дела проставляется на обложке штампом. Нумерация листов 12.31. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз,цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветнымикарандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как одинлист в правом верхнем углу, лист, сложенный и подшитый за середину,как 2 листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числепечатные изделия, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются наоборотной стороне в левом верхнем углу. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются каксамостоятельные тома и нумеруются отдельно. 12.32. После нумерации листов в конце каждого дела на внутреннейстороне обложки делается заверительная надпись, в которой прописьюуказываются фактическое количество листов в данном деле и особенностиотдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.) и дата,ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело. Есликоличество листов в деле изменяется, заверительная надписьсоставляется вновь. 12.33. Листы в делах переписки временного срока хранения ненумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этих делах напрокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых вданном разделе. 12.34. В каждое дело подшивается не более 250 листов. Передача дел в архив 12.35. Законченные делопроизводством дела переписки постоянногосрока хранения хранятся в подразделении, как правило, в течение года,а затем сдаются в архив в соответствии с графиком, утверждаемымруководителем аппарата. 12.36. Дела переписки временного срока хранения в течение годахранятся в подразделении, а затем уничтожаются по акту установленнойформы (приложение N 16), который согласовывается с архивом иутверждается руководителем подразделения. 12.37. В подготовленном к сдаче в архив деле перепискипостоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи, а вотдельном деле - в правом нижнем углу документа, которым законченвопрос, проставляется штамп "в архив", который заверяется подписьюруководителя подразделения. Каждый раздел комплексного дела списывается в архив отдельно.Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждыйтом. 12.38. Дела, оформленные с нарушением установленных правил,возвращаются в подразделение для переоформления, котороеосуществляется в 10-дневный срок сотрудником службы делопроизводстваподразделения. 12.39. По указанию руководителя подразделения к сданному в архивделу может быть приобщен дополнительный материал, о чем на документеделается соответствующая запись. Дополнительный материал подшивается вдело непосредственно в архиве сотрудником службы делопроизводстваподразделения. Составление описей дел 12.40. По окончании календарного года сотрудником службыделопроизводства подразделения в соответствии с записями в реестресоставляется опись дел в 2-х экземплярах. В опись дел постоянного срока хранения сначала вносятся делапереписки, а затем отдельные и комплексные дела, в том числе сданные вархив в течение этого года. 12.41. Если тома имеют одинаковое наименование, то в описи вместоповторения заголовка пишется "то же", все остальные реквизиты делауказываются полностью. Приложение к делу вносится в опись под своимнаименованием. 12.42. Описи дел подписывают начальник службы делопроизводстваподразделения (с указанием года, месяца, числа их составления) исотрудник архива, осуществляющий прием дел. Первый экземпляр описипередается в архив, а второй хранится в подразделении 15 лет. 12.43. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатораобласти передаются в архив вместе с материалами по окончаниикалендарного года. Использование архивных документов 12.44. Документы, находящиеся на хранении в архиве,предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещенииархива или во временное (не более одного месяца) пользование внеархива под расписку в журнале выдачи документов. Указанные сотрудникинесут ответственность за сохранность полученных архивных материалов. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области иматериалы к ним из архива не выдаются, за исключением представленияподлинников документов в судебные органы, органы следствия и дознания. 12.45. Архивные документы или их копии могут предоставлятьсяорганизациям и гражданам по их письменным запросам с разрешенияруководителя аппарата Администрации области. 13. Порядок работы с письмами граждан 13.1. Работа с письмами граждан ведется в Администрации области всоответствии с законодательством Российской Федерации и нормативнымидокументами по делопроизводству. 13.2. Поступившие в Администрацию области письма регистрируются вотделе писем и приема граждан. 13.3. Если по письму готовится поручение руководителяАдминистрации области конкретным исполнителям - работникамАдминистрации области, то параллельно заявителю направляется сообщениеза подписью начальника отдела писем и приема граждан, что письмополучено и находится на рассмотрении. В поручениях руководителя обязательно оговаривается срок ихисполнения, порядок ответа авторам писем, а при необходимости и докладруководителю. 13.4. Если письмо гражданина содержит вопросы, отнесенные ккомпетенции структурных подразделений Администрации области, органовместного самоуправления, то оно направляется с сопроводительнымписьмом за подписью должностного лица Администрации области нарассмотрение в орган, к компетенции которого отнесены поставленные вписьме вопросы. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядокответа автору письма, а при необходимости и Администрации области. О принятом решении информируется автор письма. 13.5. Если письмо рассмотрено непосредственно в отделе писем иприема граждан, то автор извещается об этом в письменной, а вотдельных случаях в устной форме. Об устном уведомлении автора делается запись на свободном оттекста поле письма, после чего оно направляется в архив отдела писем иприема граждан. 13.6. Контроль за своевременным, объективным и полнымрассмотрением писем граждан, поступивших в Администрацию области,осуществляет руководитель отдела писем и приема граждан. Письмо, по которому было поручение с требованием доложить орезультатах рассмотрения, снимается с контроля тем должностным лицом,которое давало поручение, на основании информации или иногодокументального подтверждения его исполнения. 13.7. Переадресовка писем из одного департамента или отдела вдругое осуществляется через отдел писем и приема граждан. 13.8. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дня ихрегистрации в отделе писем и приема граждан, а письма, не требующиедополнительного изучения и проверки, - в срок не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продленруководителем, давшим соответствующее поручение, о чем сообщаетсяавтору письма. 14. Организация работы с запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания и депутатов Самарской Губернской Думы 14.1. В работе с запросами и обращениями членов Совета Федерации,депутатов Государственной Думы Федерального Собрания, депутатовСамарской Губернской Думы следует руководствоваться федеральнымзаконодательством, Уставом Самарской области, Законом Самарскойобласти "О статусе депутатов Самарской области". 14.2. В качестве обращения члена Совета Федерации, депутата(депутатов) рассматривается письмо, написанное на бланке члена СоветаФедерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания, илидепутата Самарской Губернской Думы, имеющее соответствующую подпись(подписи) и дату. 14.3. Обращения членов Совета Федерации, депутатов регистрируютсяв канцелярии аппарата Администрации области. На обращения заводятсяучетные карточки установленной формы. На первом листе обращения членаСовета Федерации, депутата (депутатов) ставится регистрационный штамп,в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа. Обращения членов Совета Федерации, депутатов, сопровождающиеписьма граждан, направляются на рассмотрение в отдел писем и приемаграждан аппарата Администрации области, где и регистрируются. 14.4. Зарегистрированные обращения членов Совета Федерации,депутатов передаются Губернатору области для рассмотрения инаправления поручения заместителям Губернатора, директорамдепартаментов, председателям комитетов, другим должностным лицам иподготовки ими ответов депутатам. 14.5. По результатам рассмотрения обращений членов СоветаФедерации, депутатов в соответствии с поручением Губернатора областимогут готовиться постановления, распоряжения Губернатора области. Копии поручений заместителей Губернатора области вместе с копиямиобращений членов Совета Федерации, депутатов направляются должностнымлицам, которым даны поручения, а также авторам обращений. Копии поручений заместителей Губернатора области в обязательномпорядке консультантами заместителей Губернатора области направляютсяконтрольной инспекции аппарата Администрации области. 14.6. Информация об исполнении поручений по выполнению обращенийчленов Совета Федерации, депутатов в копии направляется в контрольнуюинспекцию аппарата Администрации области. 14.7. Поручения по обращениям члена Совета Федерации, депутатаили депутатов исполняются в установленные сроки. Если требуетсядополнительная проверка или изучение каких-либо вопросов, то следует в3-дневный срок уведомить об этом члена Совета Федерации, депутата, откоторого поступило обращение. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации,депутату не позднее 20 дней со дня поступления обращения вАдминистрацию области. 14.8. Обращения членов Совета Федерации, депутатов и материалы поих рассмотрению формируются в канцелярии аппарата Администрацииобласти в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 15. Организация исполнения поручений Президента Российской Федерации 15.1. Подписанные Президентом Российской Федерации поручения,запросы Администрации Президента Российской Федерации, федеральныхминистерств и ведомств со ссылкой на поручение Президента РоссийскойФедерации и прилагаемые к ним документы, поступившие в Администрациюобласти по любым формам доставки (почтовая связь, фельдсвязь,электронная почта, специальная документальная связь, нарочным и т.д.), в обязательном порядке доставляются и регистрируются канцелярией,спецчастъю, сектором специальной документальной связи аппаратаАдминистрации области по принадлежности. 15.2. Текст поручения Президента Российской Федерации и другиеуказанные в п.1 документы направляются Губернатору области или лицу,временно исполняющему его обязанности. 15.3. Организует работу по исполнению поручения ПрезидентаРоссийской Федерации и резолюции Губернатора области по существувопроса и осуществляет контроль за исполнением заместитель Губернатораобласти, руководитель департамента, председатель комитета, начальникотдела, управления. 15.4. Контроль за отработкой и обобщением поступающей информации,подготовкой документов или материалов о ходе и результатах выполненияпоручений в установленные сроки осуществляет консультант (помощник)заместителя Губернатора области. 15.5. Контроль за сроком исполнения поручения ПрезидентаРоссийской Федерации и исполнения резолюции по нему Губернатораобласти осуществляет заведующий секретариатом Губернатора области. 15.6. Поручения Президента Российской Федерации исполняются вуказанные в них сроки. Срок исполнения, не указанный в поручении, установленАдминистрацией Президента - один месяц от даты подписания. Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленныхвопросов с пометкой "оперативно" - в течение 10 дней. 15.7. Продление срока исполнения поручения Президента РоссийскойФедерации для должностных лиц исполнительной власти областинедопустимо. В связи с чем применяется система "упреждающего контроля"о ходе исполнения поручений и итогах проделанной работы черезконтрольную инспекцию аппарата Администрации области. 15.8. Контрольная инспекция аппарата Администрации областиосуществляет контроль за исполнением поручений Президента РоссийскойФедерации. 15.9. Материалы по поручению Президента Российской ФедерацииГубернатору области или территориальным службам исполнительной властинаправляются в установленный срок в Администрацию ПрезидентаРоссийской Федерации, если в исполнении поручения присутствуетнесколько должностных лиц федеральных органов власти и органов властисубъектов Федерации - материалы направляются должностному лицу,указанному в поручении первым. 15.10. Информация в Администрацию Президента Российской Федерацииоб исполнении поручения подписывается Губернатором области или лицом,временно его замещающим. 16. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 16.1. Проекты писем печатаются на бланках установленной формы,проекты телеграмм на бумаге формата А-4. Письма на бланках "ГубернаторСамарской области" подписываются Губернатором или его заместителем,при возложении на него исполнения обязанностей Губернатора. Письма на бланках "Администрация Самарской области" подписываютсязаместителями Губернатора, на бланках аппарата Администрации областиподписываются заместителем Губернатора - руководителем аппаратаАдминистрации области, его заместителем и начальниками отделоваппарата. Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываютсяГубернатором области или лицом, его замещающим. Телеграммы категории "правительственная" подписываютсязаместителями Губернатора области. 16.2. Проекты писем и телеграмм должны быть краткими. Текст телеграммы излагается без союзов и предлогов (если при этомне искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаковпрепинания, без переноса слов и исправлений и не должен превышать 2страницы машинописного текста. Подпись в телеграмме оформляетсяотдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица,подписавшего телеграмму (инициалы не указываются). К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированныеисполнителем и руководителем подразделения на лицевой сторонепоследнего листа в нижней его части, а также материалы, на основаниикоторых они подготовлены. На лицевой стороне последнего листа документа указываетсяфамилия, номер служебного телефона ответственного исполнителя. 16.3. Если письмо или телеграмма содержит не более 4 адресов, топодписывается каждый экземпляр. 16.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адресаисполнителем составляется указатель рассылки в 2-х экземплярах суказанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмменеобходимое количество копий. 16.5. Подписанные письма или телеграммы передаются исполнителем вобщую канцелярию для регистрации и отправки. Прием писем и телеграммосуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 9 до18 часов (срочных - по телефону через дежурного приемной Губернатораобласти до 20 часов). Примечание. В рабочие дни после 20 часов, а также в воскресные ипраздничные дни телеграммы отправляются через дежурных приемнойГубернатора области (по телефону). Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются ивозвращаются исполнителям на доработку. 16.6. В общей канцелярии письму или телеграмме присваиваетсясоответствующий регистрационный номер, состоящий из индексасоответствующей приемной, раздела номенклатуры дел и порядковогономера по единой нумерации с начала года и даты регистрации(например:6-30/114 от 06.07.96). 16.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степеньсрочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со срокамиисполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно. 16.8. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и взависимости от срочности доставки адресатам отправляетсяфельдъегерской связью (через спецчасть) или почтой. Документы с отметкой "срочно" оформляются и передаются вуправление фельдъегерской связи для доставки в соответствии с графикомгородских маршрутов фельдъегерей. Документы без отметок, характеризующих срочность их доставки,оформляются по мере поступления в общую канцелярию или спецчасть ипередаются в отдел фельдъегерской связи или почтовое отделение. Примечания: 1. Документы с отметкой "Весьма срочно" оформляются сразу жепосле поступления их в спецчасть и доставляются адресатам независимоот графика городских маршрутов фельдъегерей. 2. Степень срочности обработки и доставки документа определяетсятолько руководителем подразделения, подготовившим документ, или лицом,его подписавшим. 17. О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации области 17.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется наподготавливаемых в Администрации области, а также в подведомственныхей департаментах, комитетах, отделах, управлениях (далее -организациях) документах, содержащих служебную информациюограниченного распространения. 17.2. Положение не распространяется на порядок обращения сдокументами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 17.3. К служебной информации ограниченного распространения немогут быть отнесены: законодательные и другие нормативные акты, устанавливающиеправовой статус органов государственной власти, органов местногосамоуправления, организаций, общественных объединений, а также права,свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях,экологическую, метеорологическую, демографическую,санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую дляобеспечения безопасности функционирования населенных пунктов,производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом; документы, содержащие информацию о деятельности органовгосударственной власти и органов местного самоуправления, обиспользовании бюджетных средств и других государственных и местныхресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, заисключением сведений, отнесенных к государственной тайне; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов,информационных системах органов государственной власти, органовместного самоуправления, общественных объединений, организаций,представляющие общественный интерес или необходимые для реализацииправ, свобод и обязанностей граждан. 17.4. Необходимость проставления на документах пометки "Дляслужебного пользования" определяется Губернатором области,заместителями Губернатора области, а в их отсутствие директорамидепартаментов, заместителями председателей комитетов, начальникамиструктурных подразделений. 17.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесениидокументированной информации к информации ограниченногораспространения, несут персональную ответственность за обоснованностьпринятого решения и за соблюдение ограничений пользования даннойдокументацией. 17.6. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземплярапроставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, наобложке и титульном листе издания, а также на первой страницесопроводительного письма к таким документам. 17.7. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Дляслужебного пользования" осуществляется работниками службделопроизводства подразделений Администрации области, которым порученприем и учет несекретных документов. 17.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования": учитываются отдельно от несекретной документации, а если объемдокументации незначителен, то разрешается вести их учет совместно сдругими несекретными документами. В регистрационной карточке документас пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП"; печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левомнижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количествоотпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебноготелефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнемуглу проставляются дата печатания, инициалы имени и фамилииспециалиста, печатавшего документ; передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешениясоответствующего руководителя. Учет размноженных документовосуществляется поэкземплярно; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках,хранилищах). 17.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебногопользования". 17.10. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебногопользования", утративших свое практическое значение и не имеющихнаучной и исторической ценности, производится в подразделенияхАдминистрации области по акту. В учетных карточках об этом делаетсяотметка со ссылкой на соответствующий акт. 17.11. За утрату документов с пометкой "Для служебногопользования", разглашение информации ограниченного распространения илинарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию,работники Администрации области и организаций привлекаются кдисциплинарной ответственности. 18. Изготовление и использование печатей и штампов 18.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности Администрации области, производится по разрешениюдиректора финансово-хозяйственного департамента. 18.2. Общий отдел передает заявки на изготовление печатей иштампов в финансово-хозяйственный департамент Администрации областидля размещения и исполнения заказов. 18.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в общемотделе и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающимза их использование и сохранность. 18.4. Печати с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения ихподлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должензахватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ. 18.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность общий отдел. 18.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в финансово-хозяйственный департамент, гдеони уничтожаются, о чем составляется акт. 18.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается наруководителей подразделений. 18.8. При оставлении должности сотрудником, которому были выданыпечать или штамп, он обязан сдать их в общий отдел. Приложение N 1 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 2 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 3 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 4 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 5 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 6 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 7 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 8 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 9 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 10 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р СПИСОК организаций и лиц, которым рассылается постановление (распоряжение) N ________ от "____" _____________ г. (представляется вместе с проектом постановления (распоряжения)1. Заместителям Губернатора области ______________________________ (фамилия, инициалы)__________________________________________________________________2. Департаменту по экономике _____________________________________3. Департаменту финансов _________________________________________4. Контрольной инспекции _________________________________________5. Облпрокуратуре - 2 экз. _______________________________________6. Организационному отделу _______________________________________7. Облкомитету госстатистики______________________________________8. Отделу юстиции ________________________________________________9. Минюсту России ________________________________________________10. Парламентской библиотеке РФ - 2 экз. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение N 11 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Образец ПРОТОКОЛ совещания (заседания) (наименование совета, комиссии и иного консультативного органа при Губернаторе Самарской области)от 199 г. N------------------------------------------------------------------ СамараПредседательствовал (фамилия и инициалы)ПРИСУТСТВОВАЛИ:Заместители Губернатора (фамилии и инициалы в алфавитном порядке)Директора, работники (фамилии и инициалыдепартаментов в алфавитном порядке)Председатели, работники (фамилии и инициалыкомитетов в алфавитном порядке)Руководители отделов, (фамилии и инициалыуправлений в алфавитном порядке)Работники аппарата (фамилии и инициалыАдминистрации области в алфавитном порядке)1. Слушали: (название вопроса)2. Выступали: ____________________________________________________ (фамилии выступавших)3. Решили:и т.д.Председатель совещания подпись И.О.Ф.Протокол составил подпись И.О.Ф. Приложение N 12 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 13 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р Предоставляется по требованию. Приложение N 14 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА о выполнении постановления, распоряжения Администрации области от ___________________________ N _________Название документа _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Установлен срок выполнения или представления отчета __________________________________________________________________________________________________________________________________________________Контроль за выполнением осуществляет т. __________________________ Зам. Губернатора области _____________________________ (подпись)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Установлен дополнительный срок (сроки)____________________________________________________________________________________________________________________________________ Оборотная сторона Перечень прилагаемых документов на заключение о снятии решения сконтроля____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Считать возможным решение снять с контроля__________________________________________________________________ Зам. Губернатора области _____________________________ (подпись)__________________________________________________________________"_______" ___________________ 199 г.____________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________ Приложение N 15 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДЕЛА N _______|———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| NN | Входящ.| NN | От кого и краткое содержание | Колич.| || п.п | NN | документа| | листов| || | | и дата | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————|| | | | | | ||———————|————————|——————————|————————————————————————————————|———————|————| Приложение N 16 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. N 149-р УТВЕРЖДАЮ Начальник общего отдела ________________________________ "_____" _________________ 199 г. АКТ о подготовке дел с истекшим сроком хранения за _______________ годы Руководствуясь Перечнем типовых документов, образующихся вдеятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений,организаций, предприятий с указанием сроков хранения, М.1989 г.,отобраны к уничтожению документы ________________________________________________________________________________________|————|——————————————|———————————————|———————————|—————————|| NN | Крайние даты | Заголовки дел | Количество| Сроки || п/п| | | томов | хранения||————|——————————————|———————————————|———————————|—————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||————|——————————————|———————————————|———————————|—————————|Акт составила Ф.И.О.(должность)СОГЛАСОВАНО:Директор департамента Ф.И.О.(председатель комитета,начальник управления,отдела)